Наукова розробка "Впровадження інформаційних технологій діловодства"

ВПРОВАДЖЕННЯ ІНФОРМАЦІЙНИХТЕХНОЛОГІЙ ДІЛОВОДСТВА

Можна виділити два підходи до вдосконалювання документаційного забезпечення управлінської діяльності

Удосконалювання виконання окремих видів робіт шляхом застосування універсальних ІТ. Такий підхід орієнтується, у першу чергу, а мінімальний рівень ризику, дає можливість відразу оцінити ефект від впровадження нових ІТ. Він виправданий, як уже було сказано вище, у малі й середні по розмірі організаціях, фірмах, при відсутності можливості й необхідності комплексного підходу до рішення проблеми, а також у фірмах, де специфіка основної діяльності і її діловодство не дають можливість ефективно використати типові рішення.

Комплексне впровадження ІТ в усі сфери ДЗУ. Цей підхід дозволяє створити єдиний інформаційний простір в організації. Для його реалізації використають спеціалізовані комплексні ІТ. Він є найбільш ефективним способом рішення проблеми в цілому, але вимагає наявності більших ресурсів (фінансових, трудових, людських та інших), модернізації організаційної структури організації, тривалого тимчасового періоду реалізації. Така стратегія характерна для великих організацій.

Комплексні системи орієнтовані на створення єдиного інформаційного простору на підприємстві, в організації. Рішення такого складного завдання повинне базуватися на єдиному методологічному підході до автоматизації рішення різних діловодних функцій, єдиному комплексі взаємозалежних технологій, що реалізують цей підхід, а також на єдиному технічному й програмному комплексі, що забезпечує функціонування вищезгаданого комплексу технологій. Неодмінною умовою функціонування таких систем , як помітила В.І. Андрєєва, є сумісність з сформованою інфраструктурою, оскільки інформаційна система повинна стати частиною інформаційної системи підприємства.

Актуальність впровадження таких систем обумовлена наступної. ДЗУ безпосередньо впливає на якість прийняття управлінських рішень. З ростом масштабів підприємства й чисельності його співробітників питання про ефективність ДЗУ ставати ще більш актуальним. До основних проблем, що виникають при цьому, можна віднести:

 - втрата цілісної картини, яка відбуваєтся в керівництві;

 - порушення злагодженого механізму діяльності структурних підрозділів й, як наслідок, падання якості обслуговування клієнтів, здатності підтримувати зовнішні контакти;

 - зниження продуктивності праці, а через виникнення відчуття недоліку в ресурсах - невиправданий ріст штату.

Рішення зазначених проблем у масштабах великої організації на основі автоматизації окремих робочих місць секретаря-референта, менеджера, бухгалтера або керівника – не завжди ефективно. Основними недоліками такого підходу є: відсутність способів організації електронного інформаційного обміну між співробітниками й підрозділами організації; відсутність функціонального зв'язку автоматизації прикладних процедур з автоматизацією діловодних робіт.

Стосовно завдань діловодства розрізняють системи, орієнтовані на автоматизацію:

- діловодства в цілому;

- тільки документообігу;

- тільки архівних і пошукових функцій;

- контролю й обліку документів.

Відмітною властивістю універсальних систем є їхня можливість рішення великої кількості завдань діловодства, з них можливо зазначити наступні універсальні властивості системи:

1) відкритість – можливість додавання нових функцій і розширення вже наявних;

2) ієрархічна система зберігання документів з необмеженою кількістю рівнів вкладеності папки в папку реалізована у всіх системах. Той самий документ може входити до складу декількох папок. У ряді систем розширені можливості зберігання за рахунок установлення зв'язків між документами (так називані зв'язані документи);

3) маршрутизація документів здійснюється спеціальними моделями систем, відповідальними за документообіг. Використовуєтся вільна й тверда маршрутизація документів. У першому випадку будь-який користувач, що бере участь у документообігу, може за своїм розсудом змінити існуючий маршрут проходження документів. При твердій маршрутизації маршрути проходження документів строго регламентовані. Однак маршрут може змінюватися при виконанні яких-небудь заздалегідь заданих умов;

4) наявність засобів розмежування повноважень і контроль за доступом до документів;

5) автоматичне відстеження версій і документів;

6) наявність утиліт для перегляду документів різного формату;

7) можливість анотування документів;

8) підтримка різних клієнтських програм.

Система автоматизації діловодства може бути реалізована як у вигляді самостійної розробки, так й у вигляді спеціальних модулів у складі корпоративних інформаційних систем підприємства.

Вибір системи комплексної автоматизації діловодства стосується компетенції діловодних служб. З огляду на те, що на ринку програмного забезпечення в цей час представлено безліч продуктів, що ставляться до класу систем комплексної автоматизації, як закордонних, так і вітчизняних виробників, завдання вибору ставати значно складніше. Фахівці важають, що при ухваленні рішення про впровадження системи комплексної автоматизації діловодства необхідно визначити список вимог до системи, після чого зробити вибір. Таким чином, необхідно проаналізувати предметну область і провести переговори із продавцями/розроблювачами систем на предмет задоволення поставлених вимог. Таким чином, можна виділити кілька груп вимог:

 - бізнесу-вимоги;

 - вимоги до програмного забезпечення.

Перша група містить опис процесів, що беруть участь у діловодстві організації, які передбачається автоматизувати. Друга група містить обмеження й побажання до програмного забезпечення системи й супутніх питань.

Незважаючи на розмаїтість комплексних систем автоматизації ДЗУ, їхню основу формують наступні типові інформаційні технології:

1.               Технології обробки зображень документів (Imaging System). Призначені для введення, обробки, зберігання й пошуку графічних образів паперових документів, сформованих на основі сканування.
2.               Технологія оптичного розпізнавання символів (Optical Character Recognition - OCR). Призначена для одержання із графічного образа паперового документа електронної копії у форматі текстового файлу. Дана технологія часто інтегрується з технологією обробки зображення документів. На основі технології OCR можна автоматизувати, наприклад, процес одержання електронної копії з документа, що прийшов по факсу.
3.               Системи управління документами (СУД). Призначені для автоматизації зберігання, пошуку й управління документами, представленими в електронному виді різними форматами. Це багатофункціональні документальні інформаційні системи, орієнтовані на обробку (текстової) інформації зі слабкою структурою. Системи типу СУД дозволяють крім типових функцій розвинених документальних інформаційних систем (наприклад, індексування, різноманітні способи доступу до документа і його складових частин - розділам, багаторівневий захист даних) реалізовувати функції управління документом на рівні його структурних компонентів (установлення зв'язку між компонентами, об'єднання частин документа), контролю версій документа, обміну документами по мережі, публікацій документів на Web-сайті й інше. Даний клас систем вважається універсальним, якій автоматизує весь комплекс завдань, покладених на діловодство: від розробки й створення проекту документа до списання в справу, включаючи документообіг і зберігання документів.
4.               Системи управління контентом (від англійського content – зміст, суть). Забезпечують процес відстеження створення, доступу, контролю й доставки інформації аж до рівня розділів документів.
5.               Системи автоматизації ділових процедур (WorkFlow System). Призначені для забезпечення колективної обробки документів у процесі реалізації різних бізнес-процесів. Базові технології систем даного типу дозволяють описати будь-який бізнес-процес (тому невід'ємною частиною таких систем є графічний редактор маршруту робіт), а також спроектувати й організувати найбільш раціональну маршрутизацію документів відповідно до заданої послідовності дій (кроків) по виконанню як конкретної роботи, так і по системі взаємозалежних робіт. У результаті прописується маршрут документа по всім робочих місцях, визначаються права доступу до документа й коло функціональних обов'язків виконавців у кожній крапці маршруту. Можлива тверда, вільна й змішана маршрутизація, з паралельним і послідовним виконанням робіт. Дані системи застосовуються, насамперед, для автоматизації документообігу й рутинних багатокрокових офісних операцій.
6.               Технології організації електронної взаємодії виконавців на основі постійного обміну документами. Системи, що реалізують ці технології, відносять до типу groupware - програмні системи для робочих груп. До основних завдань, які вони вирішують, відносять завдання зберігання, перегляду й спільного використання документів. Крім того, вони можуть здійснювати маршрутизацію документів, календарне планування. Ефективність функціонування такої системи забезпечується такими її найважливішими компонентами, як розвинена система захисту документів, у тому числі система управління доступом до документів, системи синхронізації змін у різних базах даних, система обміну інформацією.

 На сьогоднішній момент такий розподіл систем досить умовно, тому що останні версії найбільш популярних систем намагаються поєднувати всі ці й ще багато інших технологій.

Сучасний офіс уже неможливо представити без комп'ютерної техніки. Але в області роботи з документами дотепер у багатьох організаціях фахівці, на яких покладене ведення діловодства, використають комп'ютер як друкарську машинку з пам'яттю набору й роздруківки текстів. У той же час комп'ютерні технології дозволяють автоматизувати весь цикл роботи з документами: від створення й редагування документів, їхньої реєстрації, контролю виконання, інформаційно-довідкової роботи, ведення адресних книг й інших баз даних, організації руху документів усередині компанії, установи, фірми (візування, узгодження документів), прийом-передача документів до організації повнотекстового електронного архіву.

Тому усе більше компаній сьогодні розуміють, що їхня ефективна робота, поліпшення інформаційно-документаційного обслуговування сфери управління, підвищення продуктивності і якості роботи управлінського апарата в цілому не можливі без впровадження сучасних технологій і спеціального програмного забезпечення. При цьому, кожна організація, установа, фірма вибирає свій шлях удосконалювання документаційного забезпечення управління (ДЗУ) на базі впровадження сучасних інформаційних технологій.

Найпоширенішим підходом до рішення даного завдання для дрібних і середніх підприємств є вдосконалювання виконання окремих видів робіт шляхом застосування універсальних інформаційних технологій (ІТ). Подібна стратегія, орієнтована на існуючу структуру підприємства досить проста в реалізації.

Вона може бути реалізована як на окремому комп'ютері, так й у рамках локальної мережі. Причому багато сучасних комп'ютерних систем і технології багатофункціональні й орієнтовані на виконання ряду діловодних функцій.

Для систематизації безлічі універсальних ІТ відповідно до основних етапів процесу ДЗУ й типовими функціями організаційного управління варто розбити процес ДЗУ на ряд етапів:

 - підготовка, створення й оформлення документів;

 - прийом-передача документів;

 - організація руху документів усередині організації;

 - реєстрація й контроль виконання;

 - інформаційно-довідкова робота;

 - збереження документів.

Найбільш відомими ІТ, використовуваними при оформленні документів є: текстовий, табличний і графічний редактори/процесори. Як текстовий редактор у більшості випадків використовують MS Word інтегрованого пакета MS Office. Використання різних компонентів цього пакета має масу переваг: повна сумісність окремих компонентів, тобто можливість передачі інформації з однієї програми в іншу; однаковість методів роботи й інше. MS Word надає також багато можливостей для оформлення тексту: різні стилі оформлення, різні шрифти; можливості виготовлення й вставки малюнків, таблиць; редагування, перевірка правопису, багатомовна підтримка; створення форм і бланків; можливості створення й редагування повідомлень електронної пошти; різноманітні операції по роботі зі складними за структурою документами які мають багато сторінок .

В якості табличного редактора вибирають MS Excel пакета MS Office. Маючи широке коло можливостей по автоматичному обчисленню, електронні таблиці дозволяють також знаходити в бізнесі ключові крапки, впливаючи на які можна малими витратами досягти помітних результатів, оцінити віддачу майбутніх проектів. MS Excel надає широкі можливості по оформленню документів, пошуку в них потрібної інформації, оформленню результатів пошуку, побудові діаграм різного типу.

Ілюстративний матеріал – важливий елемент будь-якого документа. Одним з найбільш популярних засобів його створення є комп'ютерна графіка. У цей час існує велику кількість програм комп'ютерної графіки від найпростішого графічного редактора типу Paint, що входить у комплект стандартних програм системи Windows, до складних професійних програм.

Найбільш різноманітні й багатофункціональні ІТ, призначені для зберігання інформації, організації до неї доступу й виконання довідково-інформаційної роботи. Найбільш проста технологія, що не вимагає спеціального програмного забезпечення, базується на можливостях, надаваних системою Windows. Вона дозволяє створити систему папок для зберігання документів відповідно до номенклатури справ організації, організувати доступ до документів.

Для організації зберігання об'ємних документів або для організації архівного зберігання використовуються технології стиску інформації, реалізовані програмами-архіваторами. Використання подібних програм дає не тільки можливість значно заощаджувати дисковий простір на комп'ютері, але й швидко передавати велика кількість документів при їхньому пересиланні по електронній пошті або передачі на дискетах. Найпоширенішими програмами-архіваторами є WinZip й WinRar.

Зберігання документів у пам'яті комп'ютера припускає електронну форму подання документа. Основною технологією перекладу паперових документів в електронну форму є сканування. Сканування – це технологічний процес, у результаті якого створюється графічний образ паперового документа. Для перетворення графічного образа паперового документа в текстовий документ використають технологію розпізнавання образів. Найбільше широко відома й поширена програма FineReader, здатна забезпечити висока якість розпізнавання й зручність застосування.

Для організації зберігання великого обсягу інформації, доступу до неї й виконання довідково-інформаційної роботи використовується технологія баз даних. Також технологія баз даних дозволяє автоматизувати виконання різних діловодних функцій: реєстрацію документів і контроль їхнього виконання, здійснення довідкової роботи з документів організації, складання описів документів тривалого строку зберігання перед здачею в архів, одержання після закінчення діловодного року вибірки у вигляді акту про виділення документів, строки яких минули, до знищення й інші. Поряд із цим, бази даних дозволяють одержати довідку по законодавчій базі, по системі нормативно-методичних документів, що визначають порядок рішення розглянутого питання. Найбільше поширення для організації баз даних одержала система Access пакета Ms Office. Це порозумівається її простотою в освоєнні, зручністю в експлуатації, більшим спектром функціональних обов'язків.

Особливе місце серед універсальних ІТ займають мережні інформаційні технології, що забезпечують функцію прийому й передачі інформації. Це забезпечується за допомогою об'єднання комп'ютерів у локальну й глобальну мережу (Internet). Локальну часто застосовують усередині організації для обміну інформацією між підрозділами, а глобальну - для передачі й прийому інформації від территоріально-віддалених центрів. Програмним засобом, що забезпечує зв'язок з Інтернетом і роботу в ньому, найчастіше є Internet Explorer.

На основі мережних ІТ реалізуються оперативні засоби зв'язку, такі як: електронна пошта й факсимільний зв'язок.

Як паперові, так й електронні документи мають свої переваги й одночасно й обмеження, пов'язані з носієм інформації. У таблиці 1(додаток 1), складеної Е.Н. Филенко, наведені основні з них.Таким чином, паперові й електронні документи мають свої переваги. Традиційні документи мають переваги, пов'язані з папером як носієм інформації, що важливо для довгострокового зберігання інформації зі збереженням можливості сприйняття. З іншого боку, необхідно використовувати переваги електронних документів при роботі з копіями документів, оригінали яких існують на паперових носіях, тому що в сфері управління головна вимога - оперативність, своєчасність, швидкість одержання й доведення інформації і її повнота. Для оперативного інформаційного забезпечення (насамперед - доведення інформації і її пошуку в інформаційному фонді) електронні документи мають незаперечні переваги. Тому для ефективної організації документаційного забезпечення управлінської діяльності краще сполучення документів на паперовому й електронному, а при необхідності - і на інших носіях інформації стосовно до конкретних завдань.

Для рішення тих проблем, які вказані вище, великі підприємства, що мають філії або територіально віддалені підрозділи, прибігають до впровадження й використання корпоративних інформаційних систем. Корпоративна інформаційна система - система, користувачем якої може бути тільки обмежене коло осіб, певний її власником або угодою учасників корпоративної інформаційної системи.

Однієї з найважливішої складової корпоративної інформаційної системи є система електронного управління документами.

Основні цілі створення загалькорпоративної системи електронного управління документам:

1. Формування єдиної політики й координування робіт в області електронного управління документами.
2. Вироблення корпоративних стандартів роботи з електронними документами.
3. Ефективне управління документами протягом усього їхнього життєвого циклу (створення, розробка, узгодження, твердження, реєстрація, зберігання, контроль виконання, робота, розсилання, використання, маршрутизація, архивування).
4. Оптимізація існуючих ділових процесів.
5. Створення інформаційних порталів. Системи електронного управління документами, що володіють засобами спільної роботи, дають можливість накопичувати й використати інформацію в розподіленому корпоративному середовищі на основі застосування єдиних бізнесів-правил, контексту й метаданних.

Система електронного управління документами (СЕКД) реалізує наступні функції:

• управління життєвим циклом. Можливість управління документами протягом усього їхнього життєвого циклу - від розробки, редакції, узгодження, твердження до поширення й архивування.
• Розподілена робота з документами. СЕУД дозволяє співробітникам, що працюють у різних територіально вилучених підрозділах, спільно використати документи на локальних серверах, зберігаючи при цьому цілісність документів у масштабі всієї розподіленої організації.
• Широкий набір засобів управління документами. СЕУД забезпечує всі основні функції управління документами:

- реєстрація документів

- розсилання

- постановка на контроль виконання

- контроль версій

- повнотекстовий пошук

- ведення контрольних журналів

 - робота із шаблонами

 - повідомлення про зміни й інші.

•                   Редагування/узгодження/твердження. СЕУД управляє всім інтерактивним циклом редагування й внесення змін у документи аж до остаточного твердження.
•                   Багаторівневий контроль версій. Дозволяє структурувати і зберігати всі чернетки документів.
•                   Захист даних. СЕУД на базі Lotus Domino надає потужні кошти захисту даних:

 - засобу захисту й шифрування промислового рівня

 - повномасштабні засоби ідентифікації користувачів

 - засобу RSA й SSL

•                   Підтримка широкого вибору клієнтів. Можливість спільної роботи в масштабах всієї корпоративної мережі з використанням для цього web-браузерів або клієнтів Notes. Для доступу й збереження документів у СЕУД можливе використання файлів будь-яких офісних додатків, спільних із протоколом ODMA.
•                   Масштабованість системи. Передбачено можливість впровадження системи з невеликого кроку, а потім розгортання й нарощування функціонала системи.

 Ядро СЕУД реалізує стандартні процеси роботи із вхідними, вихідними й внутрішніми документами. Отже, для даного блоку системи доцільно використати вже готові програмні рішення.

Вибір ефективної СЕУД (класифікація систем електронного управління документами) є сьогодні, імовірно, ключовою проблемою більшості вітчизняних організацій і підприємств. Особливо це важливо для нових ринкових інститутів, багато хто з яких не мають сформованої системи управлінських правил і технологій. Установлення порядку руху документів, або управління документацією організації полягає в створенні умов, що забезпечують зберігання необхідної документної інформації, її швидкий пошук і доведення її до споживачів у встановлений термін і з найменшими витратами. Таким чином, воно містить у собі організацію документообігу, включаючи технологію особистої роботи виконавців, створення інформаційно-пошукових систем по документах організації, контроль їхнього виконання.

Системи електронного управління документами (ЕУД) покликані забезпечити наступні процеси: створення, управління доступом і поширення більших обсягів документів у комп'ютерних мережах, а так само забезпечувала контроль над потоками документів організації. Часто ці документи зберігаються в спеціальних сховищах або в ієрархії файлової системи. Типи файлів, які, як правило, підтримують системи ЕУД, включають текстові документи, образи, електронні таблиці, аудіо-, відеодані й документи Web. Загальними можливостями систем ЕУД є створення документів, управління доступом, перетворення й безпека.

Системи електронного управління документами включають:

1) системи електронного документування (діловодства);

2) системи електронного документообігу;

3) корпоративні системи електронного управління документами.

Перші системи управління документами будувалися як вертикальні додатки й були призначені для використання невеликими групами фахівців, що працюють у територіальній близькості друг від друга із сильно структурованими документами. Для забезпечення ефективної діяльності сучасних установ системи електронного управління документами повинні задовольняти наступним вимогам:

•                 Масштабованість. Система повинна підтримувати різну кількість користувачів й її здатність нарощувати потужність повинна визначатися тільки потужністю апаратного забезпечення, на якому вона встановлена.
•                 Розподілення. Архітектура системи повинна підтримувати взаємодію територіально розподілених структурних підрозділів організації. При цьому як комунікаційні засоби можуть бути використані різноманітні канали зв'язку.
•                 Модульність. Система ЕУД повинна складатися з окремих модулів, інтегрованих між собою, що забезпечує можливість поетапного впровадження системи.
•                 Відкритість. Відкрита архітектура системи дозволяє, по-перше, швидко розширювати платформу управління документами у відповідь на появу нових бізнесів-мет, по-друге, інтегрувати систему з іншими прикладними програмами, які використаються в організації, по-третє, інтегрувати управління документами з більш широкими стратегічними ініціативами, такими як управління знаннями. Система повинна мати відкриті інтерфейси для можливої доробки й інтеграції.
•                 Надійність. Система повинна мати технічні й програмні засоби, що забезпечують надійну й безперебійну роботу системи при різних видах збоїв.
•                 Захищеність. Гнучкість управління доступом до всього спектра документів, від електронної пошти до дискусійних баз даних, від відеокліпів до формалізованих документів всіх типів.
•                 Доступність. Можливість забезпечення доступу до документів через web-браузери, настільні додатки й інші загальнодоступні типи клієнтів. Підтримка різних категорій користувачів (локальних, вилучених, мобільних).
•                 Підтримка стандартів. Підтримка стандартів на різних етапах життєвого циклу електронного документа.
•                 Комплексна функціональність (підтримка повного життєвого циклу роботи з документами ). Автоматична підтримка розподіленого управління різними інформаційними матеріалами (документами) протягом усього їхнього життєвого циклу, від створення до резензування, твердження, поширення й архівування. Забезпечення повного життєвого циклу роботи з документами включає автоматизацію роботи з образами документів, управління записами й потоками робіт, управління контентом і так далі.

Таким чином, у цей час більшість організацій намагаються впровадити такі програмні системи, які надають не тільки засіб формування електронних справ і контроль версій, але й мають широкий спектр можливостей по поширенню документів й інформації в рамках всієї організації, засобами управління контентом і знаннями на базі web-технологій, забезпечують підтримку документоориентованих бізнесів-процесів.

Як відзначалося вище, існує можливість переходу організації на електронний документообіг (як системи електронного управління документами),але з використанням спеціального програмного забезпечення – системи автоматизації діловодства й документообігу (САДД). В. Э. Баласанян виділяє на теоретичному рівні існування двох рівнів автоматизації документаційної діяльності: технологічний й управлінський, у ході яких установлюються можливі шляхи створення САДД для російських підприємств. Починаючи від створення якоїсь системи управління, «вибудовуючи» під неї нормативно-методичну основу, персонал і програмне забезпечення, закінчуючи використанням як основу традиційно сформовану систему управління, віддаючи їй якісно новий потенціал за рахунок можливостей сучасних інформаційних технологій.