Міністерство освіти і науки України

Олевський Міжшкільний навчально-виробничий комбінат

трудового навчання і професійної орієнтації учнів

 

 

 

 

 

 

 

ЗБІРНИК

ІНСТРУКЦІЙНИХ КАРТ

для проведення лабораторно-практичних занять

з предмета «Секретарська справа з основами діловодства»

з професії 4115 «Секретар-друкарка»

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Олевськ 2016

 

АНОТАЦІЯ

Збірник інструкційних карт для проведення лабораторно-практичних занять з професії «Секретар-друкарка».

Збірник розроблений відповідно до навчальної програми предмета «Секретарська справа з основами діловодства» Державного стандарту професійно-технічної освіти з професії 4115 «Секретар-друкарка», кваліфікація: Секретар-друкарка.

Збірник інструкційних карт призначений на допомогу вчителям професійно-теоретичної підготовки  професійно-технічних навчальних закладів у проведенні уроків.             

Розробила:

Сібірьова Лілія Федорівна – вчитель з професії «Секретар-друкарка»

Схвалено міжпрофесійною цикловою комісією Олевського МНВК протокол №_______ від “____”____________20___року.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Вступ

 

Збірник інструкційних карт з професії «Секретар-друкарка» розроблений вчителем професійно-теоретичної підготовки Олевського МНВК в якому ведеться підготовка спеціалістів із названої професії, з метою єдиного підходу до проведення уроків та формування в учнів практичних умінь і навичок.

Інструкційні картки складені відповідно до типової навчальної програми з предмета «Секретарьска справа з основами діловодства" Державного стандарту професійно-технічної освіти з професії «Секретар-друкарка», кваліфікація (секретар-друкарка).

У збірнику подаються інструкційні картки призначені для проведення вправ із відпрацювання методів і прийомів виконання основних операцій. Якщо в учнів виникають труднощі при складанні чи оформленні документів, вони, самостійно звертаючись до відповідних інструкційних вказівок, розміщених у картках, без додаткових пояснень вчителя, виконати  роботу.

Застосування інструкційних карток на уроках лабораторно-практичних занять підвищує рівень самостійності учнів, сприяє розвитку логічного мислення, сприяє вихованню сучасної людини, що володіє інформаційною культурою, привчає їх до використання в роботі навчальної документації.

Головною метою інструкційних карток є розвиток творчої особистості учнів, яка має міцні знання, уміє самостійно ними оволодівати та застосовувати не лише у професійній сфері, а й  в повсякденному житті.

Інструкційні картки стануть у нагоді вчителям при проведенні уроків

та для якісного відпрацювання майбутніми секретарями умінь, знань та навичок.

 

 

 

 Зміст                                            

Вступ………………………………………………………………………..

ТЕМА 3. ПІДГОТОВКА ДО СКЛАДАННЯ  І ОФОРМЛЕННЯ СЛУЖБОВИХ ДОКУМЕНТІВ

ІНСТРУКЦІЙНА КАРТКА № 1.  ЛПЗ № 1 «Робота з формуляром-зразком»  (1 год.)……………………………………………………………………..

ІНСТРУКЦІЙНА КАРТКА № 2. ЛПЗ № 2 «Оформлення службових листів» (2 год.)…………………………………………………………………….

ІНСТРУКЦІЙНА КАРТКА № 3. ЛПЗ  № 3 «Оформлення адреси, телеграми, телефонограми» (1 год.) …………...................................

ІНСТРУКЦІЙНА КАРТКА № 4.  ЛПЗ № 4 «Скласти та оформити довідку, пояснювальну та доповідну записки» (2 год.)………………………

ІНСТРУКЦІЙНА КАРТКА № 5. ЛПЗ № 5 «Скласти та оформити акт службовий (побутовий)» (2 год.)……………………………………

ІНСТРУКЦІЙНА КАРТКА № 6. ЛПЗ № 6 «Оформлення організаційно-розпорядчих документів: протоколів, витягів з них» (1 год.)…………

ІНСТРУКЦІЙНА КАРТКА № 7-8.  ЛПЗ № 7 «Оформлення організаційно-розпорядчих документів: наказів з основної діяльності, витягів з них» (2 год.)………………………………………………………………………… ІНСТРУКЦІЙНА КАРТКА № 9. ЛПЗ № 8 «Оформлення організаційно-розпорядчих документів: розпоряджень, вказівок, витягів з них» (2 год.)…

ІНСТРУКЦІЙНА КАРТКА № 10-11. ЛПЗ № 9 «Оформлення договірної документації: договорів з  господарської діяльності, акту виконаних робіт»

(2 год.)…………………………………………………………………………

ТЕМА 4. ДОКУМЕНТИ З ОСОБОВОГО СКЛАДУ.

ІНСТРУКЦІЙНА КАРТКА № 12. ЛПЗ № 10. «Скласти і оформити: заяви про прийом на роботу та на підставі їх оформити накази.» (1 год)…….

 ІНСТРУКЦІЙНА КАРТКА № 13. ЛПЗ № 10. «Скласти і оформити: заяви про звільнення з роботи та на підставі їх оформити накази.» (1 год.)…..

ІНСТРУКЦІЙНА КАРТКА № 14. ЛПЗ № 10. «Скласти і оформити: заяви про надання відпустки та на підставі їх оформити накази.» (1 год)………

ІНСТРУКЦІЙНА КАРТКА № 15. ЛПЗ № 11. «Скласти та оформити характеристику (на конкретну особу, групу, клас)» (1 год.)……………..

ІНСТРУКЦІЙНА КАРТКА № 16. ЛПЗ № 11. Скласти та оформити власну автобіографію. (1 год.)………………………………………………………

ІНСТРУКЦІЙНА КАРТКА № 17. ЛПЗ № 11. Скласти та оформити власне резюме. (1 год.)………………………………………………………………

ІНСТРУКЦІЙНА КАРТКА № 18. ЛПЗ № 11. Скласти та оформити доручення, розписку. (1 год.)……………………………………………..

ІНСТРУКЦІЙНА КАРТКА № 19. ЛПЗ  № 12 «Заповнити особову картку з обліку кадрів Оформити анкетні форми.» (1 год.)……………………..

 

ІНСТРУКЦІЙНА КАРТКА № 20.  ЛПЗ  № 13 «Заповнення бланку трудової книжки та витяг з неї.» (1 год.) …………………………………………

ІНСТРУКЦІЙНА КАРТКА № 21. ЛПЗ № 13«Заповнення бланку трудової книжки та витяг з неї.» (1 год.)…………………………………………

ІНСТРУКЦІЙНА КАРТКА № 22. ЛПЗ.  № 14 «Зняття та завірення копій  документів, що входять в особову справу» Оформлення особової справи.

(1 год.)…………………………………………………...........................

ТЕМА 5. РЕЄСТРАЦІЯ ДОКУМЕНТІВ

ІНСТРУКЦІЙНА КАРТКА № 23. ЛПЗ № 15 «Вправи з реєстрації документів. Робота з вхідною  документацією» (1 год.)…………………

ІНСТРУКЦІЙНА КАРТКА № 24. ЛПЗ № 15 «Робота з вихідною  документацією». (1 год.)………………………………………………….

ІНСТРУКЦІЙНА КАРТКА № 25. ЛПЗ № 15 «Робота з внутрішньою документацією». (1 год.)…………………………………………………

ІНСТРУКЦІЙНА КАРТКА № 26. ЛПЗ  № 16 «Контроль за виконанням  документів» (1 год.)…………………………………………………….

ТЕМА 6. ФОРМУВАННЯ ТА ОФОРМЛЕННЯ СПРАВ

ІНСТРУКЦІЙНА КАРТКА № 27. ЛПЗ № 17 « Складання та оформлення номенклатури справ» (1 год.)……………………………………………

 ІНСТРУКЦІЙНА КАРТКА № 28. ЛПЗ № 18 «Формування та оформлення особової справи тимчасового та тривалого зберігання». (1 год.)……

ТЕМА 7. ПІДГОТОВКА ДОКУМЕНТІВ ДО ПЕРЕДАЧІ У ВІДОМЧИЙ АРХІВ.

ІНСТРУКЦІЙНА КАРТКА № 29. ЛПЗ № 19 «Визначення практичні цінності документа. Оформлення акта на знищення документів»

(1 год.)…………………………………………………………………….

ІНСТРУКЦІЙНА КАРТКА № 30 ЛПЗ № 20 «Сортування документів за справами для подальшого їх зберігання». (1 год.)……………………..

ТЕМА 8. РОБОТА СЕКРЕТАРЯ В ОФІСІ.

ІНСТРУКЦІЙНА КАРТКА № 31. ЛПЗ № 21 «Організація, підготовка та обслуговування  нарад секретарем» (2 год.)…………………………

ІНСТРУКЦІЙНА КАРТКА № 32. ЛПЗ № 22 « Складання програми прийому або презентації» (2 год.)………………………………..........

 

 

 

 

Лабораторно-практичне заняття № 1

 

Тема: «Робота з формуляр-зразком»

Мета: навчитись оформляти реквізити документів, розвивати охайність та відповідальність щодо оформлення документів на персональному комп’ютері; виховувати цілеспрямованість в досягненні поставленої мети, бережливе ставлення до комп’ютерної  техніки, любов до обраної професії.

          Лабораторне і методичне забезпечення:

1. Персональні комп’ютери;

2. Методичні рекомендації;

3. Роздатковий матеріал.

ІНСТРУКЦІЙНА КАРТКА № 1

 ПОРЯДОК ВИКОНАННЯ

1. Опрацюйте теоретичні відомості.
2. Виконайте практичне завдання.
3. Виконайте контрольне тестування.

 Теоретичні відомості

Для організаційно-розпорядчих документів використовується папір форматом А4 (297 х 210мм) та А5 (146 х 210мм). Для окремих видів документів, які містять таблиці та графіки (відомості), можна використовувати формат АЗ (297 х 420мм). Формуляр зразок встановлює такий склад реквізитів та їх розташування.

1. Державний герб.

2.  Емблема організації,

3.  Зображення державних нагород.

4. Код підприємства, установи або організації.

5. Код форми документа.

6. Найменування міністерства або відомства (вищої організації або засновника). засновника).

7 Найменування підприємства, установи або організації - автора документа.

8. Назва структурного підрозділу.

9. Індекс підприємства зв'язку, поштова та телеграфна адреса, номер телефону та телетайпу, факс, номер рахунку у банку.

10. Назва виду документа.

11. Дата.

12. Індекс (номер) документа.

13. Посипання на індекс та дату вхідного документа.

14. Місце складання або видання.

15. Гриф обмеження доступу до документа.

16. Адресат.

17. Гриф затвердження.

18. Резолюція.

19. Заголовок до тексту.

20. Відмітка про контроль.

21. Текст.

22. Відмітка про наявність додатків.

23. Підпис.

24. Гриф погодження.

25. Візи.

26. Печатка.

27. Відмітка про за свідчення копій.

28. Прізвище виконавця та його номер телефону.

29. Відмітка про виконання документа та направлення його до справи.

30. Відмітка про перенесення даних на машинний носій.

31. Відмітка про надходження.

32. Запис про державну реєстрацію.

 

Реквізити документа        Не робиться відступ від межі лівого поля:  Дата документа  Заголовок до тексту  Відмітка про наявність додатків  Прізвище виконавця і номер телефону  Найменування посади у реквізитах “Підпис” та Гриф “Погодження”  Засвідчувальний напис “Згідно з оригіналом”  Слів “НАКАЗУЮ”, “СЛУХАЛИ”, “ВИСТУПИЛИ”, “ВИРІШИЛИ”, “ЗОБОВ’ЯЗУЮ”

Текст документа:  Times New Roman,  шрифт 12-14 друкарських пунктів.  8-12 для реквізитів «Прізвище виконавця і номер його телефону», виносок, пояснювальних написів до елементів тексту.  формат А 4 – 1-1,5 міжрядковий інтервал  формат А 5 – 1 міжрядковий інтервал.

 

 Практичне завдання

1. Виконайте практичну роботу:

1.              Завантажити комп’ютер.
2.              Відкрити текстовий редактор Word.
3.              Встановити поля згідно стандартів:  ліве – 30 мм, праве – 20 мм, верхнє – 20 мм, нижнє – 20 мм., міжрядковий інтервал 1,5 см.
4.              Розмір шрифту – 14, шрифт - Times New Roman.
5.              Надрукувати та оформити реквізити згідно правил:

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

6.  Запишіть висновок:  __________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

3.Оберіть правильний варіант відповіді.

 КОНТРОЛЬНЕ ТЕСТУВАННЯ

1. Чи можна зазначати вчене звання, науковий ступінь у реквізиті «Підпис» службових документів?

а ) так;

б ) ні, ДСТУ 4163-2003 не передбачає такого елемента в підписі.

2. Оберіть правильний варіант назви посади:

а ) завідуючий канцелярією;

б ) завідувач канцелярією;

в ) завідувач канцелярії.

3. Адресат документа — Василь Петрович Кіт. Як зазначити адресата в давальному відмінку?

а) Василю Петровичу Кіт;

б) Василю Петровичу Коту.

4. Вкажіть де правильно оформлено:

а) ЗАТВЕРДЖЕНО

    Наказ відділу освіти

    22 квітня 2013 р. №153

б)     «Затверджено»

     Наказ відділу освіти

вітня 2013 р. №153

5. Оберіть де правильно оформлено реквізит «Підпис»

а) Начальник відділу освіти         підпис        ініціали, прізвище.

б) Начальник відділу освіти         підпис       прізвище,  ініціали.

6. Напис, зроблений керівником установи на документі, що містить вказівки щодо виконання цього документа, називається:

а) візою;

б) резолюцією;

7.Головний реквізит службового документа, що відображає його зміст, називається:

а) текстом;

б) заголовком.

8.Реквізит «адресат» у документах розташовується:

а) з правого боку у верхній частині сторінки;

б) з правого боку у нижній частині сторінки;

 

 

4. Підсумок лабораторно-практичного заняття.

Заповніть листок самооцінювання.

5. Виставлення оцінок.

6. Повідомлення домашнього завдання.

 ЛІТЕРАТУРА

Гуревич Р.С., Кадемія М.Ю., Черниш Т.М., Шевченко Л.С. Діловодство: Навчальний посібник. Частина ІІІ. Електронний документообіг. – Вінниця: ТОВ “Діло”, 2007.

Сучасне діловодство: зразки документів, діловий етикет, інформація для ділової людини / Уклад.: Н.Г. Горголюк, І.А. Казімірова; За ред.                     В.М. Бріціна. – К.: “Довіра”, 2007.

Вербицька Т.С., Чіннікова В.П. Секретарська справа та сучасне справочинство. – Львів: Оріяна-Нова, 2001.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Таблиця самооцінювання

 

Критерії оцінювання	Зміст завдання			Сума балів
	Встановити поля згідно стандартів:  ліве – 30 мм, праве – 20 мм, верхнє – 20 мм, нижнє – 20 мм., міжрядковий інтервал 1,5 см.	Розмір шрифту – 14, шрифт - Times New Roman.	Надрукувати та оформити реквізити
Завдання виконане самостійно, без допомоги вчителя, в повному обсязі –  4 бали
Завдання виконане самостійно, але має незначні помилки -  3 б
Завдання виконане самостійно, але не в повному обсязі - 2 б
Завдання виконане, але з допомогою вчителя – 1 б
Завдання виконане під керівництвом вчителя – 0,5 б
Максимальна оцінка 12 балів
Оцінка вчителя

 

 

 

 

ЛАБОРАТОРНО-ПРАКТИЧНЕ ЗАНЯТТЯ № 15
 

Тема: “Робота з вихідною документацією”
Мета: 
 

вивчити правила реєстрації документів згідно Примірної інструкції з діловодства;навчити правильно реєструвати вихідні документи;
розвивати охайність та відповідальність щодо оформлення та реєстрації документів на персональному комп’ютері; виховувати цілеспрямованість в досягненні поставленої мети, бережливе ставлення до комп’ютерної  техніки, любов до обраної професії.

       Лабораторне і методичне забезпечення:

1. Персональні комп’ютери;

2. Методичні рекомендації;

3. Роздатковий матеріал. 

 

ІНСТРУКЦІЙНА КАРТКА № 24

 

 ПОРЯДОК ВИКОНАННЯ

4. Опрацюйте теоретичні відомості.
5. Виконайте практичне завдання.
6. Дайте відповіді на контрольні запитання.

 

 Теоретичні відомості

Реєстрації підлягають усі вихідні документи, що потребують обліку і виконання, незалежно від способу їх створення та надіслання адресату.

Вихідні документи завжди реєструють окремо від вхідних документів. Окрім того, вихідну кореспонденцію слід реєструвати окремо від відповідей на звернення громадян, відповідей на запити на інформацію, а також документів, що надсилаються з використанням засобів електрозв’язку — факсограм, телефонограм, електронних документів та документів у сканованій формі.

 

 Практичне завдання

1. Ознайомтесь зі зразком форми реєстрації вихідних документів.

 

2 Ознайомтесь зі зразком журналу реєстрації вихідних документів.
3 Виконайте п. 2  практичного завдання.

Етап 1 (З’ясувати вихідні дані документа, вимоги до їх оформлення).

Етап 2. Зареєструвати вихідні документи в журналі вихідної кореспонденції:

- 03.09.17р. ТОВ “Шаблон” надсилає претензійний лист про недостачу обладнання у ТОВ “ІСКРА”;

- 03.09.07р. ТОВ “Шаблон” надсилає рахунок ТОВ “Хортиця” № 478 від 30.08.17р.;

- 03.09.07р. ТОВ «Шаблон» надсилає замовлення ТОВ «Волинь» № 968 від 27.08.17р.

 Етап 3.  Переглянути документи та обрати ті, які потрібно зареєструвати в журналі.

 Етап 4. Запишіть висновок:  __________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

 Контрольні запитання

1. Скільки раз реєструється документ в установі?
2. Які документи не підлягають реєстрації?
3. Які існують форми реєстрації документів?
4. У яких випадках використовуються журнали реєстрації?

4. Підсумок лабораторно-практичного заняття.
5. Виставлення оцінок.

6. Повідомлення домашнього завдання.

 ЛІТЕРАТУРА

1.   Гуревич Р.С., Кадемія М.Ю., Черниш Т.М., Шевченко Л.С. Діловодство: Навчальний посібник. Частина ІІІ. Електронний документообіг. – Вінниця: ТОВ “Діло”, 2007.
2.   Сучасне діловодство: зразки документів, діловий етикет, інформація для ділової людини / Уклад.: Н.Г. Горголюк, І.А. Казімірова; За ред.                     В.М. Бріціна. – К.: “Довіра”, 2007.
3.   Вербицька Т.С., Чіннікова В.П. Секретарська справа та сучасне справочинство. – Львів: Оріяна-Нова, 2001.
4. Електронний журнал: СЕКРЕТАР-РЕФЕРЕНТ.

 

Директору ТОВ «ІСКРА»

Корабльову М.П.

 

Шановний Миколо Петрович!

Повідомляємо Вас про недостачу  торговельного обладнання, яка була зафіксована офіційним поштовим перевізником у присутності  керівника пошти, який підписав вказаний акт-повідомлення і тим самим визнав нестачу вантажу.

Наші збитки від недостачі товару склали  50230 грн.

Просимо Вас розглянути нашу претензію та перерахувати вказану суму на наш рахунок у можливо короткий термін.

Додаток: акт-повідомлення від  02.10.2017 № 847-852.

З повагою

Директор ТОВ «Шаблон»     В.С.Серебров

 

 

Начальнику Центру колективного                         користування    металообробним обладнанням

ТОВ «Волинь»

 

Замовлення № 968

 

на виконання робіт  Центром колективного користування металообробним обладнанням. 

 

Назва робіт: встановлення металевих теплиць.

Виробничі та фінансові умови: 1.Наявність креслення: так. 2.Наявність матеріалу: так. 3.Фінансування буде здійснено за рахунок коштів: договору № 2356  гранту № 253, накладних витрат НДС, субрахунку.

 

Директор ТОВ «Шаблон»     В.С.Серебров