ІТК Складання службових листів. Оформлення ділової документації іноземною мовою

№ з/п

Обладнання, матеріали, нормативні документи

Зміст роботи адміністратора

1

ПК, телефон, Інтернет, папір

Службові листи - це узагальнена назва великої групи управлінських документів, які є основним засобом обміну інформацією юридичних осіб між собою, а також із громадянами.

Службові листи складають від імені організації, структурного підрозділу або посадової особи. Приватні листи надходять від громадян із запитами про видачу довідок різного характеру, наприклад, з метою підтвердження фактів навчання, трудового стажу, архівних довідок, копій чи витягів з документів організації, а також зі зверненнями (пропозиціями, заявами, скаргами) щодо суттєвих змін у роботі організацій чи усунення серйозних недоліків та зловживань.

Ініціативним уважають службовий лист, який спонукає адресата дати відповідь адресантові. Тематика цих листів не обмежена. Зокрема, різновидами ініціативного листа є лист-прохання, лист-вимога, лист-запит, лист-пропозиція тощо.

Під час складення та оформлення ініціативного листа слід мати на увазі, що:

- дату й реєстраційний індекс листа проставляють у день його підписання;

- адресатом може виступати організація, структурний підрозділ, посадова особа або громадянин. Адресат може бути узагальненим, якщо лист надсилають відразу багатьом однорідним організаціям або їхнім керівникам.

- заголовок до листа формулює відповідальний виконавець;

- якщо в тексті надають обґрунтування пропозиції, запиту, прохання, то роблять посилання на відповідні нормативно-правові акти;

- у разі надсилання будь-яких документів разом з листом, у ньому оформлюють відмітку про наявність додатків;

- ініціативний лист зазвичай підписує керівник організації чи інша посадова особа (заступник керівника організації, керівник структурного підрозділу), яка має право підпису документів;

- у листі обов’язково надають відомості про виконавця: прізвище, ім’я, по батькові й номер його службового телефону.

Лист-прохання - це ініціативний лист, метою якого є одержання у відповідь інформації щодо товарів, послуг, взаємовигідних відносин, необхідних організації автору листа, відгуків та рецензій на проекти нормативних документів. Приводом для складання листа-прохання може бути будь-яка управлінська ситуація.

Зразок оформлення тексту листа - прохання

Просимо Вас забронювати одномісний номер економ-класу на ім’я Романова Станіслава Володимировича з 07 по 12 вересня 2024 року (п’ять ночей).

Оплату клієнт здійснюватиме самостійно кредитною карткою Visa («Приват Банк») № 1111 2222 3333 4444.

Будемо вдячні за письмове підтвердження бронювання.

Найчастіше текст такого листа складається з двох частин - вступної та основної. Вступна частина містить обґрунтування прохання, основна - його безпосередній виклад. Між тим обґрунтування може бути відсутнє, якщо воно є очевидним або коли задоволення подібних прохань є обов’язковою функцією організації-адресата.

Бажано в тексті одного листа формулювати не більше одного прохання.

Лист-вимога - це ініціативний лист, метою якого є примушення адресата до виконання зобов’язань у разі серйозного порушення ним раніше прийнятих домовленостей і безрезультативності неодноразових усних нагадувань або ігнорування листів-нагадувань.

Зразок оформлення тексту листа вимоги

Згідно з договором поставки від 25 серпня 2024 року № 37/58, Ваше підприємство взяло на себе зобов’язання щодо розвантаження вагонів з вугіллям, що надходить залізницею, та його доставки на нашу адресу. Утім у жовтні–листопаді 2024 року було затримано розвантаження 30 вагонів, унаслідок чого виникла загроза зупинки ТЕЦ.

Вимагаємо терміново забезпечити розвантаження вагонів з вугіллям та його доставку. В іншому разі, відповідно до пункту 5.3 договору, Вам будуть пред’явлені штрафні санкції в розмірі 0,01% за кожний день затримки.

Текст листа-вимоги має складну структуру. Так, у вступній частині згадують про умови попередньо укладених домовленостей з обов’язковим посиланням на відповідні документи (акт, договір, контракт, угоду тощо), в яких ці домовленості зафіксовано й засвідчено належним чином. В основній частині висувають вимогу про необхідність виконання зобов’язань. У заключній дозволяється згадати про можливість уживання адекватних заходів щодо адресата в разі подальшого невиконання зобов’язань.

Лист-пропозиція - це ініціативний лист переважно комерційного характеру, який адресують потенційному діловому партнерові з пропозицією товарів, послуг, співпраці на взаємовигідних умовах.

Зразок оформлення тексту листа - пропозиції

Пропонуємо Вам продовжити розпочату в минулому році роботу з підбору інвесторів у Європі для здійснення програми реконструкції об’єктів соціальної сфери (готелів, магазинів, ресторанів, кафе, салонів краси тощо), яка може бути корисною обом сторонам. У реалізації програми разом з Вашою фірмою візьмуть участь ПП «Спецбуд», ПАТ «Регіонсервіс», ТОВ «Зелене місто», представники яких зможуть проконсультувати Вас стосовно даної програми.

Якщо такого листа адресатові надсилають уперше, то в його тексті бажано викласти не лише саму пропозицію, а й інформацію про організацію-автора.

Лист-пропозиція може адресуватися як одній, так і відразу кільком організаціям.

Лист-відповідь - це службовий лист, в якому дають відповідь на ініціативний лист. Отже, зрозуміло, що листи-відповіді завжди пов’язані з відповідними ініціативними листами, а тому їх мають зберігати в одній справі, усе подальше листування з певної теми, проблеми або питання відповідальна особа має укладати у справу так само. При цьому лист, в якому було проініційовано якусь тему, завжди має залишатися зверху. У тексті листа-відповіді дають позитивну або негативну відповідь на кожне питання, що було порушено в ініціативному листі.

Зразок оформлення тексту листа-відповіді

У листі від 05.01.2024 ви підтвердили свою згоду виконати наше замовлення на умовах, що діяли впродовж усього періоду співробітництва.

Ми були здивовані, отримавши Вашу пропозицію щодо зміни термінів поставки й оплати. На жаль, ми не можемо погодитися на отримання відразу всієї партії товару, оскільки наші складські приміщення не мають достатньої площі для його зберігання.

Стосовно запропонованого підвищення оптових цін зауважимо, що це неодмінно призведе до підвищення роздрібних цін, а відповідно, зважаючи на нестабільне економічне становище в регіоні, різко знизить попит на відповідні товари.

У зв’язку з цим, на жаль, ми змушені анулювати наше замовлення від 30.12.2023

Зразок оформлення тексту листа-відповіді

На Ваш запит від 06.09.2024 відповідаємо, що документи Запорізького будівельного підприємства за 2000-2010 рр. до архіву на зберігання не надходили, у зв’язку з чим підтвердити Ваш трудовий стаж за зазначений період не можемо.

Особливостями складання й оформлення листа-відповіді є такі:

- у листі обов’язково оформлюють реквізит «Посилання на реєстраційний індекс і дату ініціативного листа, на який дають відповідь»;

- адресують лист авторові відповідного ініціативного листа;

- у тексті не роблять посилання на реєстраційний індекс і дату ініціативного листа, на який дають відповідь;

- у разі надання негативної відповіді (відмови) у тексті формулюють її чітке обґрунтування.

2.

ПК, телефон, Інтернет, папір

Оформлення службових листів іноземною мовою

Існують певні стандарти для оформлення ділових листів англійською мовою. Вкрай необхідно створити гарне перше враження на самому початку вашого листа. Використовуйте правильне привітання. При необхідності, якщо формальний лист не в електронному вигляді, вказуйте адресу і прізвище адресату у верхньому правому куті. І потім починайте писати текст.

Обов’язково переконайтеся, що ім’я і прізвище людини написані правильно. Використовуйте «Dear Sir/Madam», якщо ви не знаєте кому адресується лист.

Бізнес-листи, як правило, завжди носять формальний характер, і тон листа завжди має бути ввічливим.

Листи-скарги повинні бути також ввічливими і не занадто емоційними. Наприклад, якщо була несвоєчасна доставка і вона затримала строки виробництва, то коректно буде написати:  «The delivery was six days late and that caused severe disruption to our production.»

Якщо ви повідомляєте погані новини або складаєте вибачення, потрібно дуже ввічливо і тактично вказати причини проблеми. Можна використовувати вирази: «I regret to inform you», «Unfortunately» або «I’m afraid that».

Формат ділових листів являє собою послідовність таких елементів:

- Name and Address of Recipient  (ім’я отримувача і адреса).

- Date (дата).

- Reference (посилання).

- Salutation (привітання).

- Body (головна частина).

- Closing (підсумок).

- Signature (підпис).

- Typist initials (ініціали відправника).

- Enclosures (додатки).

Зразок ділового листа

Дуже важливо, щоб ділові листи були написані без помилок, а також дотримуючись загальних правил написання подібних документів. Ваш лист – це (перше) враження про вас.