Облік дітей дошкільного та шкільного віку: як зміниться Порядок у 2024 році

Постановою КМУ від 05.09.2023 №985 було внесено зміни до Постанови КМУ від 13.09.2017 №684 та затверджено нову редакцію Порядку ведення обліку дітей дошкільного, шкільного віку, вихованців та учнів (далі – Порядок). Цей документ вже опублікований в офіційних виданнях, зокрема в «Урядовому кур’єрі» (№188 від 19.09.2023)  та «Офіційному віснику України» (№ 90 від 10.11.2023), тож набув чинності, проте його норми застосовуватимуться з 01.07.2024. Яких новацій зазнає система збору та обробки даних учнів і вихованців? Розбираємось докладно!

Цей Порядок визначає механізм ведення обліку дітей, який здійснюється з метою забезпечення ними здобуття дошкільної та повної загальної середньої освіти. Документом визначено такі категорії дітей:

• діти дошкільного віку – діти віком до шести (семи) років;
• діти шкільного віку – діти віком від семи років (яким на початок навчального року виповнилося сім років) до 18 років, які мають здобувати повну загальну середню освіту;
• вихованці – діти, які здобувають дошкільну освіту в закладі освіти;
• учні – діти, які здобувають повну загальну середню освіту за однією з форм, визначених законодавством;
• діти, не охоплені навчанням – діти шкільного віку, які не здобувають загальну середню освіту за будь-якою формою, у тому числі учні, які не відвідують навчальні заняття у закладі освіти протягом 10 робочих днів поспіль з невідомих або без поважних причин.

Поважна причина відсутності учня підтверджуються відповідною медичною довідкою закладу охорони здоров’я або письмовим поясненням одного з законних представників дитини, поданим у довільній формі.

Облік дітей ведеться з використанням програмно-апаратного комплексу «Автоматизований інформаційний комплекс освітнього менеджменту» (далі – АІКОМ) з дотриманням вимог Закону України «Про захист персональних даних» відповідальними працівниками:

• закладів освіти;
• органів управління у сфері освіти;
•  служб у справах дітей.

Для ведення обліку в АІКОМ створюється та опрацьовується профіль дитини, який містить такі дані:

• прізвище, власне ім’я та по батькові (за наявності);
• дата і місце народження;
• свідоцтво про народження (серія та номер);
• задеклароване/зареєстроване або фактичне місце проживання (перебування);
• громадянство, документ, що посвідчує особу та підтверджує громадянство України (за наявності);
• документ, що посвідчує спеціальний статус дитини (за наявності), зокрема довідка про взяття на облік внутрішньо переміщеної особи, довідка про звернення за захистом в Україні, посвідчення біженця (серія та номер);
• унікальний номер запису в Єдиному державному демографічному реєстрі (за наявності);
• податковий номер (реєстраційний номер облікової картки платника податків з Державного реєстру фізичних осіб - платників податків) (за наявності);
• місце, форма здобуття освіти (заклад освіти чи сім’я у випадку здобуття освіти за сімейною формою);
  рік навчання (клас/група).

Слід зазначити, що інформація з АІКОМ подається Мінфіну відповідно до порядку електронної інформаційної взаємодії. У разі виявлення розбіжностей Мінфін подає МОН рекомендації щодо їх усунення.

Ведення обліку дітей у закладі освіти

Відповідальні працівники закладів освіти згідно зі своїми посадовими обов'язками забезпечують у межах своєї компетенції ведення обліку, а саме:

• вносять інформацію про заклад освіти для автоматичного розрахунку вільних місць;
• створюють профіль дитини під час першого зарахування до закладу освіти та невідкладно вносять необхідну інформацію до нього;
• вносять до профілю дитини інформацію про її зарахування, відрахування (вибуття) та переведення на підставі відповідних рішень закладів освіти. Зауважити! Після відрахування/переведення учня до іншого закладу освіти наступний запис про його зарахування має бути внесений  до профілю протягом десяти робочих днів. Якщо це не  буде зроблено, у профілі дитини автоматично зявиться відмітка «не охоплена (не охоплений) навчанням», яка буде видалена після внесення інформації про її зарахування до закладу освіти;
• фіксують у профілі дитини інформацію про невідвідування нею закладу освіти з невідомих або без поважних причин протягом десяти робочих днів підряд шляхом внесення відмітки «не охоплена (не охоплений) навчанням»;
• актуалізують інформацію у профілі дитини протягом двох робочих днів з дати її надходження.

Під час створення профілю дитини за допомогою електронної інформаційної взаємодії використовуються державні реєстри, які підтверджують інформацію про:

1. Прізвище, власне ім’я та по батькові (за наявності) дитини, дату та місце народження – дані отримуються з Державного реєстру актів цивільного стану громадян за запитом щодо серії та номера свідоцтва про народження. У разі відсутності у реєстрі зазначеної інформації ці дані вносяться відповідно до документів, наданих одним із законних представників дитини.

2. Громадянство дитини, а також про документ, що посвідчує особу та підтверджує громадянство України – з Єдиного державного демографічного реєстру. У разі відсутності у реєстрі зазначеної інформації ці дані вносяться відповідно до документів, наданих одним із законних представників дитини.

3. Задеклароване/зареєстроване місце проживання (перебування) дитини – з Єдиного державного демографічного реєстру та/або відомчої інформаційної системи ДМС, та/або реєстрів територіальних громад. У разі відсутності в реєстрах цієї інформації один із законних представників дитини може подати/надіслати до закладу освіти один із таких документів, який підтверджує фактичне місце проживання (перебування) дитини (його копію, скановану копію чи фотокопію):

• паспорт громадянина України одного з законних представників дитини (тимчасове посвідчення громадянина України, посвідка на постійне проживання, посвідку на тимчасове проживання, посвідчення біженця, посвідчення особи, яка потребує додаткового захисту, посвідчення особи, якій надано тимчасовий захист, довідку про звернення за захистом в Україні);
• довідка про взяття на облік внутрішньо переміщеної особи за формою, визначеною законодавством;
• документ, що засвідчує право власності на відповідне нерухоме майно (свідоцтво про право власності, витяг з Державного реєстру речових прав на нерухоме майно, договір купівлі-продажу, дарування тощо);
• рішення суду, яке набрало законної сили, про надання особі права на вселення до житлового приміщення, визнання за особою права користування житловим приміщенням або права власності на нього, права на реєстрацію місця проживання;
• документ, що засвідчує право користування житлом, зокрема кімнатою в гуртожитку (договір найму/піднайму/оренди тощо, укладений між фізичними особами (за умови його реєстрації відповідно до ст. 158 Житлового кодексу України або нотаріального посвідчення) чи між юридичною і фізичною особами);
• акт обстеження умов проживання за формою, визначеною законодавством;
• інший офіційний документ, що містить інформацію про місце проживання (перебування) дитини та/або одного з законних представників.

Для зарахованих вихованців чи учнів закладу освіти, у яких  відсутня інформація про задеклароване/зареєстроване місце проживання у реєстрах,  вноситься інформація  до профілю згідно з даними їх особових справ.

4. Місце здобуття повної загальної середньої освіти учня, який здобув базову середню освіту та був зарахований (переведений) до закладу професійної (професійно-технічної), фахової передвищої освіти – з Єдиної державної електронної бази з питань освіти.

У разі вибуття дитини шкільного віку на постійне проживання за межі України до профілю дитини вноситься відповідна інформація на підставі:

• заяви одного з батьків дитини чи інших її законних представників, поданої в довільній формі. У заяві обов’язково зазначаються реквізити паспорта громадянина України для виїзду за кордон, з яким перетинає державний кордон дитина шкільного віку, або її проїзного документа із записом про вибуття на постійне проживання за межі України чи відміткою про взяття на постійний консульський облік у дипломатичному представництві або консульській установі України за кордоном;
• копій (сканованих копій, фотокопій) відповідних підтвердних документів. 

У такому випадку у профіль дитини відмітка «не охоплена (не охоплений) навчанням» не вноситься.

Контроль за веденням обліку закладом освіти здійснює його засновник або уповноважений ним орган управління у сфері освіти. Порядком заборонено залучати працівників закладів освіти до діяльності територіальних органів Національної поліції та служби у справах дітей, пов’язаної з розшуком та поверненням до навчання дітей, не охоплених навчанням.

Ведення обліку дітей в органах управління у сфері освіти 

Відповідальні працівники органів управління у сфері освіти забезпечують у межах своєї компетенції ведення обліку, а саме:

• вносять інформацію про територію обслуговування, закріплену за закладами освіти, та оновлюють її протягом двох робочих днів з дати її надходження;
• актуалізують інформацію про наявність вільних місць у закладах освіти;
• отримують зведену інформацію про дітей, не охоплених навчанням, у розрізі закладів освіти своїх територіальних громад та за потреби надсилають такі записи до уповноважених служб у справах дітей;
• формують статистичний звіт про кількість дітей дошкільного та шкільного віку, у тому числі дітей, не охоплених навчанням, за формою та у порядку, що затверджені МОН.

Ведення обліку дітей у службах у справах дітей

Відповідальні працівники служби у справах дітей забезпечують у межах своєї компетенції ведення обліку, а саме:

• створюють пошукові запити щодо дітей, у тому числі не охоплених навчанням, та провадять діяльність відповідно до законодавства, пов’язану з їх залученням (поверненням) до навчання;
• виявляють дітей дошкільного та шкільного віку, інформація про яких відсутня в АІКОМ та/або Державному реєстрі актів цивільного стану громадян, створюють профілі таких дітей та/або інформують про таких дітей орган опіки і піклування за місцем їх проживання або перебування для сприяння в оформленні їм свідоцтв про народження (у разі відсутності);
• вносять зміни до профілю дитини, якщо вони отримали інформацію про неї під час виконання службових (посадових) обов’язків;
• інформують органи управління у сфері освіти щодо необхідності забезпечення здобуття освіти дітьми, неохопленими навчанням.

Аби освітянам було легше та зручніше опрацьовувати нормативні вимоги до організації освітнього процесу, команда Освітнього проєкту «На Урок» намагається оперативно відслідковувати новини законодавства та готувати їх детальний огляд. Тож долучайтеся до нашої спільноти у Facebook і телеграм-каналі та слідкуйте за анонсами!