Презентація на тему :"Система діловодства та її роль у підвищенні ефективності управлінської діяльності"

Про матеріал

Головними завданнями діловодства є забезпечення ефективного процесу документознавчого управління, створення документів, а також зберігання й забезпечення доступу до документів.

Перегляд файлу

Системаділоводства таїїрольупідвищенні ефективності управлінськоїдіяльності

Етапи управлінського процесу:

1. Отримання інформації – збір даних із зовнішніх та внутрішніх джерел (звіти, дослідження, статистика).

2. Оброблення інформації – аналіз, інтерпретація та систематизація даних для ухвалення рішень. 3. Передавання інформації – донесення рішень, вказівок або інформаційних повідомлень до працівників чи підрозділів через різні канали (накази, розпорядження, службові записки).

Обмінінформацією–цецентральний елементфункціїкомунікаційв управлінні, щозабезпечуєвзаємодію міжкерівниками, підрозділамита працівникамиорганізації.

Комунікаціїдозволяютьпередаватита отримуватинеобхіднуінформаціюдля прийняттярішень, координаціїдійі досягненняцілей.

Складові системи діловодства:

1. Підсистема документації:

• Включає різноманітні документи, які створюються та використовуються в організації (накази, протоколи, звіти тощо).

• Регламентує типи документів та їх структуру.

2. Підсистема документування:

• Охоплює процеси складання, оформлення та реєстрації документів.

• Забезпечує правильність і своєчасність оформлення документів.

3. Підсистема документаційного забезпечення:

• Включає методи, засоби та ресурси, необхідні для організації діловодства (стандарти, технології, програмне забезпечення).

• Займається забезпеченням документів для виконання управлінських завдань.

Документи можна класифікувати за різними критеріями. Основні з них: 1. За змістом: 4. За способом створення:

•Управлінські документи: накази, •Офіційні документи: видаються органами розпорядження, протоколи. влади, підприємствами.

•Інформаційні документи: листи, довідки, звіти. •Внутрішні документи: створюються в межах •Фінансові документи: рахунки, накладні, організації для внутрішнього користування. фінансові звіти.

2. За юридичною силою: 5. За терміном зберігання:

•Нормативно-правові документи: закони, •Тимчасові документи: створюються для постанови, інструкції. виконання короткострокових завдань.

•Юридичні документи: контракти, угоди, акти. •Постійні документи: зберігаються на тривалий термін (наприклад, трудові книжки). 3. За формою:

•Письмові документи: паперові або електронні.

•Устні документи: усні розпорядження, наради.

Правиласкладаннятексту

документа

1. Дотримання офіційноділового стилю:

Використання формального, нейтрального мовлення без емоційних оцінок.

Уникання жаргону, сленгу та неформальних виразів.

Використання стандартних термінів і фраз, що відповідають галузі діяльності.

2. Об'єктивність змісту та лаконічність викладення:

Факти та інформація повинні бути точними, без особистих думок і припущень.

Викладення має бути стиснутим, без зайвих слів і повторів, чітко формулюючи основну думку.

Уникати надмірних деталей, що не стосуються теми документа.

3. Логічна побудова тексту:

Структура документа повинна бути зрозумілою і послідовною: чіткий вступ, основна частина та висновок.

Використання підзаголовків та списків для покращення сприйняття інформації.

Чітке формулювання переходів між абзацами та частинами тексту, що забезпечує логічну зв'язність.

Технологіяпідготовкитаоформленнядокументів1ч.

1. Оформлення документа:

•Використання стандартних бланків: Вибір відповідного бланка або формату документа

•Дотримання реквізитів: Правильне заповнення всіх необхідних реквізитів •Стиль і шрифт: Використання офіційноділового стилю, шрифт стандартного розміру та обраної типографіки •Оформлення тексту: Використання абзаців, нумерації, списків для покращення читабельності.