7 Анатомія

У понеділок бухгалтер отримав від менеджера акт виконаних робіт за січень. Менеджер пояснює: «Я знайшов його у пошті тільки зараз». У графіку документообігу взагалі не визначено, коли менеджер має передавати акти бухгалтеру. Яку проблему потрібно вирішити першою?

Менеджер каже бухгалтеру: «Я передаю документи через месенджер, коли згадаю». Ти проводиш аудит методом «Слідопит». Яке уточнення найкраще допоможе знайти слабке місце процесу?

На підприємстві продаж проходить так: заявка клієнта → рахунок → видаткова накладна → відвантаження → підпис клієнта → бухгалтерія. Під час перевірки з'ясувалося, що комірник іноді отримує замовлення лише усним повідомленням менеджера. Який висновок найбільш правильний?

Ти створюєш матрицю відповідальності для акта виконаних робіт. Який набір полів найкраще перетворює її на робочий інструмент контролю?

На підприємстві щомісяця губляться оригінали ТТН. Водії передають їх менеджерам особисто, але строк передачі та факт отримання ніде не фіксуються. Яке рішення найкраще відповідає логіці графіка документообігу?

За місяць підприємство опрацювало 300 вхідних, 180 вихідних та 120 внутрішніх документів. Керівник хоче оцінити реальне навантаження документообігу. Який показник потрібно взяти?

Бухгалтер отримав електронний акт, але не може зрозуміти, хто саме його погодив і коли документ був переданий. Який елемент графіка найбільше допоміг би уникнути цієї ситуації?

Після впровадження графіка менеджери кажуть: «Ми не знали, що акт потрібно передавати наступного робочого дня». У графіку цей строк зазначений, але працівників із ним не ознайомили. Який висновок правильний?

Директор запитує: «Навіщо нам графік документообігу, якщо бухгалтер і так знає, які документи потрібні?» Яка відповідь найкраще пояснює його практичну цінність?

Ти прийшов у відділ закупівель і питаєш: «Як до вас потрапляє рахунок постачальника?» Працівник відповідає: «Менеджер пише мені у Viber». Яке наступне питання найкраще продовжує метод «Слідопит»?

Менеджер передає бухгалтеру акти «коли згадає». У графіку документообігу строк передачі актів не визначений. Що потрібно зробити першочергово?

Під час аудиту менеджер каже: «Замовлення приходить мені в месенджер, а потім я телефоную комірнику». Яке питання методу «Слідопит» найкраще поставити далі?

На підприємстві рахунок постачальника зберігається у пошті менеджера, а бухгалтер бачить лише видаткову накладну. Який ризик виявлено?

Комірник отримує заявку на товар усно, закупівельник — повідомленням у чаті, а бухгалтер отримує накладну. Що потрібно зробити під час проєктування документообігу?

За місяць підприємство отримало 450 вхідних документів, створило 250 вихідних і 100 внутрішніх. Який загальний обсяг документообігу?

Видаткову накладну створює менеджер, перевіряє комірник, підписує уповноважена особа, а бухгалтер відображає операцію в обліку. Що найкраще покаже цю систему?

У графіку написано: «Акт передати бухгалтеру своєчасно». Чому це слабке формулювання?

Працівник, відповідальний за передачу документів, звільнився. У графіку зазначено його прізвище. Що є слабким місцем такого графіка?

Бухгалтер отримує ТТН через два тижні після перевезення. Водій передає документи менеджеру, а менеджер — бухгалтеру без визначеного строку. Де найімовірніше знаходиться проблема?

Після обробки документів бухгалтер складає їх у спільну папку без систематизації. Який етап життєвого циклу документа потребує вдосконалення?

Під час перевірки документа бухгалтер бачить правильну суму, але відсутній підпис відповідальної особи. Чи можна вважати документ належно перевіреним?

Менеджер каже: «Я надіслав акт бухгалтеру». Бухгалтер каже: «Я його не отримував». Який контрольний механізм варто передбачити в графіку?

У закупівлях ланцюжок виглядає так: потреба → заявка → рахунок → погодження → замовлення → накладна → бухгалтерія. Який підхід найкраще використовувати перед створенням матриці?

Підприємство має 1 000 вхідних, 700 вихідних і 300 внутрішніх документів за квартал. Керівник хоче зрозуміти, який потік найбільший. Який потік є найбільшим?

На підприємстві бухгалтер самостійно визначає, коли менеджери мають передавати документи. Чому це небезпечна модель?

У графіку документообігу зазначено: «Менеджер — акт — бухгалтер». Чого критично бракує для реального контролю?

Після зміни структури підприємства частину функцій відділу закупівель передали логістам. Старий графік документообігу залишився без змін. Яка дія правильна?

Під час аудиту бухгалтер запитує працівника: «Хто передає документ далі?» Працівник відповідає: «Зазвичай я, але іноді колега». Що це сигналізує?

Менеджер створює акт, але не перевіряє суму та номенклатуру перед передачею бухгалтеру. Яку контрольну точку доцільно закріпити в маршруті?

У компанії документи надходять до бухгалтерії через електронну систему, але ніхто не контролює, чи всі документи отримані в установлені строки. Який елемент потрібно посилити?