Формування справи

визначення належності документів до певної справи та їх облік по журналу реєстрації внутрішніх документів;

це комплекс процесів, спрямованих на підготовлення справи до зберігання та користування;

групування виконаних службових документів у справи відповідно до номенклатури справ.

повне або часткове (спрощене);

повне або вибіркове;

завжди повне.

не підшиваються і аркуші не нумеруються;

підшиваються і аркуші нумеруються;

підшиваються, якщо вони завірені в установленому порядку.

групують у різні справи;

групують у хронологічному порядку у справу не більше 250 аркушів;

формують в одну справу за алфавітним порядком.

розміщуються в спеціальних шафах у канцелярії для наступного зберігання;

здаються в архів для наступного зберігання і використання;

передаються в спеціальні фонди, бібліотеки для наступного зберігання й використання.

окремою нумераціює;

валовою нумерацію;

не нумерують.

в правому верхньому кутку простим м’яким олівцем або механічним нумератором. 

по центру на верхньому полі простим м’яким олівцем або механічним нумератором. 

в правому нижньому кутку простим м’яким олівцем або механічним нумератором. 

валовою нумерацією аркушів справи;

окремою нумерацією;

взагалі не нумерують.

обліковий документ, який містить відомості про порядкові номери документів справи, їх індекси, дати, заголовки і номери аркушів справи, на яких розміщений кожен документ.

перелік документів що стосуються одного питання чи виду діяльності;

облік кількості аркушів у справі і фіксації особливостей їх нумерації.

засвідчувальний напис.

внутрішній опис.

перелік справ.

4 проколи;

3 проколи;

довільна кількість проколів.

у тверду обкладинку з картону;

у папку на зав’язка;

у папку скорошивач.

скріплюються печаткою;

скріплюються тільки підписом керівника;

проставляється дата формування справи.

за географічною ознакою

за хронологічним або логічною ознакою

за авторською ознакою

180 листів при товщині 3,5 см

290 листів при товщині 5 см

250 аркушів при товщині 4 см.