Базові поняття діловодства

Базові поняття діловодства. Автор: Прозоров Олексій

Діловодство в роботі підприємств, установ та організацій займає одне із провідних місць в системі управління. Це пов′язане з тим, що без документування управлінських дій, без контактів з іншими партнерами не існувало б жодного підприємства. Діловодство – це управлінська діяльність, що охоплює питання документування та організації роботи з документами в установі, що виникли під час та у процесі проведення виробничих дій. Роль діловодства

Термін «діловодство (справочинство)» з'явився у ХVІІ столітті, вказуючи на процес вирішення справ. Цей термін стосувався документів, які фіксували узгоджені рішення та питання. У ХVІ столітті слово «діло (справа)» вже вживалося для опису зібрання документів, пов'язаних з конкретними питаннями. Перший документ, де зустрічається слово «діло (справа)», датується 1584 роком."Еволюція терміну

Діловодство в установах може бути частково або повністю централізоване. Його ведення покладається на спеціальні служби — управління справами, канцелярії чи секретаріати. Загальне керівництво роботою служб діловодства здійснюється керівниками установ, на яких покладається у межах наданих їм прав ряд обов'язків і які відповідають за організацію діловодства в установіЦентралізоване діловодство

Основні правила включають документування управлінської діяльності через видання розпорядчих документів відповідно до законодавчих актів. Організація діловодства розділяється на дві частини: створення документів (документування) та організація роботи з ними, включаючи одержання, передачу, обробку, облік, реєстрацію, контроль, зберігання, підготовку до архіву та знищення. Основні правила

Документування - це створення документів, а документація - технологічний процес роботи з готовими документами. Система документування охоплює всі процеси створення документів у різних організаціях. У Законі України "Про інформацію" документ визначається як матеріальна форма інформації, зафіксована на різних носіях. Управлінський документ містить інформацію, що стосується управління. Документування та Документація

Це дані (статистичні), технологічні, комерційні, тощо. Інформація повинна бути достовірною, своєчасною, адресною. Електронний документ - документ, інформацію в якому зафіксовано у вигляді електронних даних, включаючи обов’язкові реквізити документу. Значення документа та діловодства для суспільства полягає у відображенні взаємовідносин, що виникають між юридичними або фізичними особами, будь то службові чи особисті відносини в повсякденному житті.Інформація

Діловодство відіграє особливо важливу роль у забезпеченні ефективного контролю за виконанням рішень. Видання наказів та резолюцій - лише початок управління. Контроль за виконанням має вирішальне значення, оскільки він дозволяє виявити помилки, уникнути їх у майбутньому та забезпечує конкретність та оперативність в управлінні. Контроль за виконанням

Юридична сила документа - його здатність викликати правові наслідки. Створений документ повинен виконувати свої функції. Це досягається через організацію роботи з ним, включаючи рух та зберігання, в процесі діяльності організації. Юридична сила документа

Інформаційна система, що забезпечує збір документів (включення документів в систему), їх обробку, управління документами і доступ до них, становить систему електронного документообігу. Класифікація документів – це їх поділ на класи за найзагальнішими ознаками подібності або відмінності та формування на цій основі справ. Передусім відокремлюють певні системи документації та документування. Система документації – це сукупність документів взаємопов′язанихміж собою, що взаємодіють і створюють цілісні утворення із певними формами. Електронний документообіг

Мета класифікації документів полягає у:- підвищенні оперативності роботи апарату управління й відповідальності виконавців шляхом розмежування функцій, структурних підрозділів і обов′язків виконавців, чіткого розподілу інформації;- економії праці завдяки використанню інформаційно-довідкового апарату (предметно-тематичного каталогу). Мета класифікації

Дякую за увагу!