Довідковий посібник Бюджетування в BAS

Бюджетування як частина системи управлінського обліку призначене для вирішення комплексу задач з організації зв'язку стратегічних цілей підприємства з фінансово-економічними планами, спрямованими на їх досягнення. Управління стратегічними цілями може здійснюватися з використанням схем різноманітного планування, в тому числі з можливістю залучення даних з інших джерел (наприклад, планів продажів, виробництва, купівель, рухів грошових коштів).

Основними завданнями, які розв'язуються в рамках бюджетування, є:

● прогнозна оцінка фінансової спроможності підприємства та його структурних одиниць з урахуванням різних фінансово-економічних чинників;

● оперативний контроль фінансових процесів;

● зміцнення фінансової дисципліни.

Доступність цього розділу визначається функціональною опцією НДІ і адміністрування – Настройка розділів – Бюджетування і планування – Бюджетування.

Учасники процесу бюджетування

Учасники процесу бюджетування і їх функції:

● Адміністратор бюджетування:

● встановлення і зміна настройок бюджетування,

● перегляд даних бюджетування.

● Адміністратор бюджетної моделі:

● перегляд настройок бюджетування,

● створення і зміна примірників бюджетів,

● перегляд даних бюджетування.

● Учасник бюджетного процесу:

● перегляд настройок бюджетування,

● створення і зміна примірників бюджетів,

● перегляд даних бюджетування.

Структура і основні поняття бюджетування

Фінансове планування майбутньої діяльності підприємства в рамках бюджетування оформляється в інформаційній базі за допомогою взаємозалежної системи бюджетів.

Бюджет – схема відповідності доходів і витрат підприємства в заданому часовому інтервалі. Бюджети є інструментами корпоративного управління, що представляють собою фінансовий план майбутніх операцій, і використовуються для планування, контролю та оцінки ефективності діяльності підприємства, а саме:

● прогнозу фінансового стану підприємства;

● порівняльного аналізу запланованих і фактично отриманих результатів;

● оцінки виявлених відхилень.

Всі бюджети можуть бути умовно розділені на наступні групи:

● основні бюджети (бюджет доходів і витрат, бюджет руху грошових коштів, прогнозний баланс);

● операційні бюджети (план продажів, план виробництва, план купівель, план прямих матеріальних витрат і т. д.);

● допоміжні бюджети (план капітальних вкладень, кредитний план, бюджети податків);

● додаткові (спеціальні) бюджети (бюджет розподілу прибутку, плани окремих проектів і програм).

Особливе місце в представленому переліку займає група основних бюджетів, оскільки в неї входять тільки підсумкові форми бюджетного процесу. Причому дані бюджетні форми тісно пов'язані між собою і формуються на підставі бюджетів, що входять до складу інших груп. До типових підсумкових форм бюджетів належать:

● Бюджет доходів і витрат (БДВ) – план доходів і витрат на майбутній період, який розраховує прогнозні значення: обсягу продажів, собівартості реалізованої продукції, комерційних і управлінських витрат, витрат фінансового характеру (відсотки до виплати по позиках, податків до сплати і т. д.). Результатом форми БДВ є розрахунок прогнозної величини прибутку і оцінка рентабельності підприємства в заданому часовому інтервалі. Форма і склад статей БДВ визначаються довільним чином в залежності від необхідного для підприємства ступеню деталізації;

● Бюджет руху грошових коштів (БРГК) – основний фінансовий документ з управління поточним фінансовим оборотом підприємства. Періодичність його складання може бути довільною. БРГК є найбільш змінним з основних бюджетів в процесі поточної діяльності підприємства, так як складається і затверджується перед початком кожного місяця (кварталу). За допомогою БРГК забезпечується оперативне управління фінансуванням усіх господарських операцій підприємства – наприклад, планування величини надходження власних коштів і оцінка потреби в позиковому капіталі. Результатом даної форми бюджету є оцінка величини залишків грошових коштів підприємства в заданому інтервалі планування;

● Прогнозний баланс – призначений для цілей планування залишків по основних статтях бухгалтерського балансу: необоротні активи, запаси і витрати, дебіторська заборгованість,грошові кошти, довгострокові пасиви, кредиторська заборгованість і т. д. Результат даної форми – це оцінка прогнозної величини вартості майна (активів) та джерел їх виникнення (пасивів) у підприємства.

Типовий склад бюджетів може бути представлений в наступному вигляді:

Організація і настройка базової політики підприємства в сфері бюджетування здійснюється в рамках використовуваних моделей.

Модель бюджетування

Модель бюджетування – сукупність правил, що визначають в заданому часовому інтервалі послідовність формування пов'язаної системи бюджетів в рамках організацій та/або підрозділів підприємства.

Для кожної з моделей встановлюється регламент бюджетного процесу, що виражається у визначенні послідовності дій з формування бюджетів. При цьому доступні варіанти планування як «знизу вгору» (підготовка бюджетів в підрозділах з подальшим затвердженням зведеного бюджету керівництвом), так і «зверху вниз» (постановка зведеного плану продажів керівництвом з подальшим уточненням за видами номенклатури в підрозділах). Управління бюджетним процесом може здійснюватися в ручному та автоматичному режимах.

Перелік варіантів моделей доступний зі списку Бюджетування і планування – Настройки та довідники – Бюджетування – Моделі бюджетування. При цьому під варіантами маються на увазі бюджетні моделі, які використовувалися, використовуються або тільки плануються до використання.

Для кожної моделі визначаються правила, що дозволяють прогнозувати фінансові результати діяльності не тільки всієї компанії в цілому, а й різних її структурних підрозділів, зафіксованих у фінансовій структурі підприємства. При цьому доступно як спільне, так і незалежне використання бюджетів організацій та/або підрозділів.

При реєстрації моделі бюджетування для неї передбачена настройка, що дозволяє здійснювати за допомогою заданих лімітів контроль за порядком витрачання грошових коштів (НДІ і адміністрування – Настройка розділів – Казначейство – Контролювати перевищення лімітів).

Можливість використання в заданому часовому інтервалі конкретної моделі бюджетування регулюється за допомогою статусів. При цьому в якості робочої версії моделі (в статусі Діє) для заданого періоду може бути визначено будь-яку кількість моделей.

Вибір моделі, яка використовується за замовчуванням (якщо їх більше однієї), здійснюється на підставі статистики. Як джерела статистики використовуються документи Примірник бюджету.

Однією з ключових особливостей моделі бюджетування є можливість її безболісного коригування (заміни) без здійснення попередніх системних настройок. При цьому для нової моделі автоматично підтримується планування на підставі планових і фактичних даних, успадкованих від попередньої моделі. Наприклад, в поточному періоді модель бюджетування мала аналітику тільки по організаціях, але з'явилася потреба в деталізації до підрозділів. В даному випадку нова модель бюджетування з доданою аналітикою по підрозділах не буде роздільником обліку – всі дані бюджетів, оформлені в рамках попередньої моделі бюджетування, будуть також доступні і для нової моделі.

При побудові моделі бюджетування можуть бути враховані дані, введені в суміжних розділах (наприклад, плани продажів, купівель, виробництва).

Безпосередній настройці моделі бюджетування передує заповнення наступних елементів:

● Статті бюджетів;

● Показники бюджетів;

● Нефінансові показники;

● Зв'язки показників бюджетів;

● Правила отримання фактичних даних;

● Сценарії.

У наведеному переліку ключовими при формуванні бюджетних форм є статті (обороти) і показники (залишки) бюджетів.

Статті бюджетів

Статті бюджетів – перелік дохідних і витратних фінансових показників, які включаються в структуру бюджетів і є основним об'єктом планування. За допомогою статей бюджету в обліковій системі реалізується механізм «подвійного запису», при якому обороти за статтею бюджету збільшують значення одних залишкових показників і зменшують значення інших. В якості статей бюджетів можуть використовуватися, наприклад: виторг від реалізації, надходження грошових коштів від інвестиційної діяльності, амортизація основних засобів, витрати на утримання автотранспорту та ін. Склад бюджетних статей визначається на етапі складання і затвердження бюджетів і залежить від організації і видів діяльності підприємства.

Статті бюджетів зберігаються в списку Бюджетування і планування – Настройки та довідники – Бюджетування – Статті бюджетів і в загальному випадку відповідають господарським операціям, здійснюваним в рамках фінансово-господарської діяльності підприємства. Для статей бюджету передбачено опційне використання шести настроюваних аналітик. Перелік доступних видів аналітик зберігається в списку Бюджетування і планування – Настройки та довідники – Бюджетування – Аналітики статей бюджетів. За допомогою даних аналітик досягається необхідна глибина деталізації для використовуваних статей бюджетів. В якості таких аналітик можуть бути задіяні, наприклад, довідники оперативного обліку Номенклатура, Статті витрат та ін.

Облік даних за статтями бюджету може здійснюватися як по кількості, так і по валюті – або по двох ознаках одночасно. Наприклад, обороти за статтею Гуртові продажі можуть бути представлені в розрізі аналітики Договір, а облік – здійснюватися як по показнику Кількість, так і по показнику Валюта. Одиниця вимірювання може бути задана в бюджетній статті або отримана за одним з об'єктів аналітики, зазначених для даної статті. Використання загальної одиниці вимірювання дозволяє уникати помилок – наприклад, при здійсненні наступних операцій підсумовування при формуванні бюджетних форм.

Встановлення початкових значень для статей бюджетів здійснюється за допомогою настроюваних правил.

Для аналізу поточних оборотів за статтями бюджетів з відбором за сценарієм і періодом планування передбачений звіт Бюджетування і планування – Звіти з бюджетування і планування – Бюджети – Оборотна відомість по статтях бюджетів.

Показники бюджетів

Показники бюджетів – перелік залишкових характеристик, які визначають кількісні підсумки в розрізі залишків, які формуються на підставі оборотів по відповідних статтях бюджетів. При цьому значення показників бюджетів не плануються безпосередньо, а розраховуються автоматично в залежності від планових оборотів по зв'язаних статтях бюджетів.

Показники бюджетів зберігаються в списку Бюджетування і планування – Настройки та довідники – Бюджетування – Показники бюджетів і є, по суті, статтями прогнозного балансу, який можна отримати після закінчення процесу формування планових даних. Для показників бюджетів допускається використання до шести настроюваних аналітик. Параметри облікових даних по показниках бюджетів аналогічна застосовуваної для статей бюджетів.

Показники визначають перелік операцій (оборотів по статтях бюджету або залишків по показниках), що включаються в той чи інший бюджет. Наприклад, в бюджет руху грошових коштів (БРГК) включаються дані по операціях, що змінюють залишок грошових коштів, до бюджету доходів і витрат (БДВ) – операції, що впливають на прибуток підприємства, а залишкові показники беруть участь у формуванні структури прогнозного балансу. Встановлення початкових значень для показників бюджетів здійснюється за допомогою настроюваних правил.

Для проведення план-фактного аналізу показників бюджетів і їх аналітик передбачений звіт Бюджетування і планування – Звіти з бюджетування і планування – Бюджети – Оборотно-сальдова відомість по показниках бюджетів.

Нефінансові показники

Нефінансові показники – перелік допоміжних значень для використання в розрахунках і отримання планових оборотів за статтями бюджетів з можливістю розподілу за періодами і аналітиками. Наприклад, це може бути розрахунок бюджетних статей фонду оплати праці за планованою чисельністю та окладами або організація багатовимірних профілів розподілу, таких як розрахунок сезонних коливань в залежності від груп товарів. В якості нефінансових показників можуть бути задіяні: ставка рефінансування, планова кількість роздрібних магазинів, чисельність персоналу, займана площа і т. д.

Перелік нефінансових показників реєструється в списку Бюджетування і планування – Настройки та довідники – Бюджетування – Нефінансові показники.

У загальному випадку до нефінансових показників можуть бути віднесені:

● коефіцієнти,

● ціни,

● середні значення,

● характеристики (числові).

У разі якщо нефінансовий показник містить грошові та/або кількісні характеристики, для нього додатково уточнюються джерело валюти і одиниця вимірювання. Порядок визначення джерела валюти і одиниці вимірювання аналогічний раніше розглянутому для статей бюджетів. Нефінансові показники можуть бути деталізовані до організації, підрозділу і сценарію (закладка Деталізація і періодичність). Використання додаткової деталізації по періодах дозволяє встановлювати різні повторювані значення, наприклад грудень кожного року. Період дії нефінансового показника може бути як безстроковим, так і обмеженим рамками заданого періоду.

Для групи нефінансових показників з ідентичною деталізацією додатково можуть бути створені шаблони, що дозволяють сформувати зручний інтерфейс для групового введення значень показників з урахуванням об'єктів деталізації. Передбачено заповнення значень нефінансових показників на підставі різних джерел. В цьому випадку для них може бути настроєна схема компонування даних (СКД), а також правила заповнення аналітик з використанням як напередвизначених, так і власних схем компонування даних.

Реєстрація значень нефінансових показників здійснюється за допомогою документа Значення нефінансових показників.

Статті бюджетів, показники бюджетів, нефінансові показники є загальними для всіх моделей бюджетування. Наприклад, якщо введено реєстр статей бюджетів, то при переході до нової моделі бюджетування даний реєстр статей буде збережений.

Значення нефінансових показників і шаблони введення

Значення нефінансових показників – документ, що дозволяє за замовчуванням реєструвати в обліковій системі значення одного нефінансового показника бюджету по одному набору об'єктів деталізації. Як об'єкти деталізації можуть бути задіяні, наприклад, такі виміри, як організація та підрозділ. Реєстрація нефінансових показників може здійснюватися вручну або за допомогою налаштованих шаблонів і проводиться з робочого місця Бюджетування і планування – Бюджети – Значення нефінансових показників.

Безпосередня настройка шаблонів здійснюється в покроковому режимі з використанням вбудованого помічника:

● На першому кроці помічник дозволяє відібрати перелік тільки сумісних нефінансових показників (які мають однакову деталізацію), для введення яких створюється шаблон. При цьому найменування шаблону після вибору переліку показників формується автоматично.

● На другому кроці визначається варіант розміщення реквізитів: всі поля в шапці; в простій (складній) таблиці. Отриманий варіант можна відразу ж відобразити за допомогою відповідної команди.

● На третьому кроці помічника визначається порядок розташування полів в таблиці в залежності від вибраного на попередньому кроці варіанту розміщення.

●

На заключному етапі помічника при необхідності настроюється алгоритм заповнення значень, що транслюються з інших джерел за допомогою шаблонних і створених самостійно схем компонування даних.

За підсумками настройки шаблону його подальше використання доступно з документів Значення нефінансових показників за допомогою вибору виду операції Введення значень за шаблоном.

Зв'язки статей і показників бюджетів

Зв'язки показників бюджетів – список статей та показників бюджетів, для яких за допомогою настройок визначено механізм впливу статей на відповідний показник.

Настройка зв'язків здійснюється в списку Бюджетування і планування – Настройки та довідники – Бюджетування – Зв'язки показників бюджетів. Також зв'язку між показниками і статтями бюджетів можуть бути настроєні з окремих списків Статті бюджетів і Показники бюджетів за допомогою гіперпосилань Залежні показники і Зв'язки показника відповідно.

У момент настройки для кожної пари впливаючої статті і залежного бюджетного показника створюється правило із зазначенням характеру впливу (збільшує або зменшує його цільове значення), коефіцієнта впливу та необхідності трансляції аналітики. Ця настройка призначена для можливості коректного планування і аналізу бюджетного процесу (коректності розрахунку залишкових значень показників, які використовуються в бюджетних формах).

Перевірити коректність настройки пов'язаних статей з правилами отримання фактичних даних показників бюджетів можна безпосередньо з форми списку Зв'язки показників бюджетів за допомогою звіту Перевірка зв'язків показників бюджетів.

Введення фактичних даних

Формування фактичних даних в бюджетуванні здійснюється за допомогою настроюваних правил отримання фактичних даних. Настройка правил проводиться для кожної статті і показника бюджету в робочому місці Бюджетування і планування – Настройки та довідники – Бюджетування – Правила отримання фактичних даних. Для використання фактичних даних при побудові бюджетів в конфігурації передбачений напередвизначений сценарій Фактичні дані.

За допомогою правил здійснюється формування фактичних оборотів за статтями бюджетів і початкових значень показників бюджетів на підставі даних інформаційної бази.

Настройка правил отримання фактичних даних може здійснюватися в двох режимах:

● по статтях і показниках бюджетів;

● по джерелах отримання фактичних даних.

Перший режим дозволяє настроювати джерела отримання фактичних даних безпосередньо для кожної статті і показника бюджету і призначений, в першу чергу, для досвідчених користувачів. Другий режим призначений для користувачів, які віддають перевагу отриманню спочатку переліку всіх доступних джерел і тільки потім, оцінивши всі можливі варіанти, приступити до настройки зв'язків даних джерел зі статтями і показниками бюджетів. Причому якщо для показника було налаштоване більш одного правила, то при формуванні бюджетних форм значення по даному бюджетному показником будуть підсумовуватися автоматично. Як джерела фактичних даних можуть виступати:

● Оперативний облік – джерелами даних є Господарські операції з можливістю визначення джерела суми для вибраної операції;

● Регламентований облік – джерелами даних є залишки і обороти по рахунках відповідного плану рахунків;

● Довільні дані – є можливість настроїти довільну схему отримання будь-яких доступних в обліковій системі фактичних даних.

З допомогою розширеного режиму (гіперпосилання Використовувати розширену настройку заповнення аналітик) визначається спосіб заповнення кожної з аналітик в момент отримання фактичних даних.

З метою оптимізації проведення план-фактного аналізу для документів з налаштованими правилами отримання фактичних даних передбачені варіанти як оперативного, так і відкладеного відображення в інформаційній базі. Можливість вибору необхідного варіанту визначається функціональними опціями в розділі НДІ і адміністрування – Настройка розділів – Бюджетування і планування – Бюджетування – Автоматично запускати фонове завдання розрахунку збережених даних при проведенні документів і Автоматично запускати фонове завдання розрахунку збережених даних бюджетування зі звітів. Після встановлення даних опцій для бюджетних документів (примірники бюджетів) стає доступним відображення в обліковій системі результатів їх розрахунків як за розкладом (за допомогою фонового завдання), так і вручну. У свою чергу, для бюджетних звітів з'являється можливість отримувати попередження про необхідність їх переформування, якщо в звітному періоді були виявлені невідображені документи.

Сценарій

Сценарій – перелік доступних версій планів фінансового стану підприємства, що використовуються в рамках загального часового інтервалу. Сценарій є своєрідним роздільником обліку при формуванні різних планів фінансово-господарської діяльності. Як приклади можна навести такі сценарії: квартальний; квартальний з урахуванням зовнішніх факторів. Настройка сценаріїв здійснюється в списку Бюджетування і планування – Настройки та довідники – Бюджетування – Сценарії бюджетування.

За замовчуванням в конфігурації присутній напередвизначений сценарій Фактичні дані, за допомогою якого ідентифікуються фактичні дані, що зберігаються в обліковій системі. Додатково для цілей контролю за витрачанням грошових коштів з використанням механізму заявок реалізований допоміжний напередвизначений сценарій Виконання бюджету. За допомогою даного сценарію контролюється тип джерела даних по лімітах грошових коштів в момент проведення документів Заявка на витрачання коштів.

Порівняння різних фінансових планів підприємства можливо за допомогою мультивалютних сценаріїв з використанням сум:

● у валюті операції;

● у валюті сценарію;

● у валюті управлінського обліку;

● у валюті регламентованого обліку.

Валюта операції визначається настройками статті бюджету. Підсумки перераховуються в вибрану валюту на підставі курсу сценарію з можливістю зазначення прогнозних значень валют і джерел їх отримання, що дозволяє використовувати однакові значення прогнозних курсів при порівнянні різних сценаріїв.

Види бюджетів

Види бюджетів – перелік бюджетів, що настроюються в рамках вибраної моделі бюджетування. На підставі даного переліку здійснюється моделювання (прогноз) фінансового стану підприємства, з можливістю подальшого проведення план-фактного аналізу. Вид бюджету визначає ієрархічну структуру об'єднаних в групи статей і показників бюджетів, а також їх аналітик. Як аналітики можуть виступати, наприклад, Контрагенти, Співробітники, Статті руху грошових коштів тощо.

Настройка видів бюджетів проводиться у списку Бюджетування і планування – Настройки та довідники – Бюджетування – Види бюджетів. Виділяють бюджети, призначені для введення (коригування) та аналізу даних. Перші визначають структуру документа Примірник бюджету, другі – структуру бюджетних звітів.

Процес використання даних видів бюджетів може бути представлений на схемі.

Різниця у формуванні видів бюджетів полягає в роздільному встановленні для виду бюджету прапорця Використовувати для введення плану. У разі його встановлення формується документ Примірник бюджету, якщо ж прапорець знятий – формується Бюджетний звіт. Причому встановлення даного прапорця тягне за собою наступні обмеження з використання аналітичних функцій:

● заборона на використання вимірів Сценарій, Організація, Підрозділ;

● заборона на використання нефіксованого списку об'єктів аналітики.

В рамках вибраного виду бюджету (як для введення, так і для аналізу даних) можуть бути сформовані бюджетні форми довільного рівня складності, які регулюються вибором необхідного типу таблиці (проста або складна) і виміром. Просту таблицю доцільно використовувати у випадках, коли, наприклад, не потрібно порівнювати між собою значення в комірках (аналітика в колонках не використовується). У разі використання складної таблиці користувачеві доступна можливість застосування формул для завдання довільних зв'язків між окремими комірками. Даний варіант доцільно застосовувати при різних складних розрахунках (наприклад, при розрахунку валового прибутку на підставі продажів і собівартості товарів). В якості доступних вимірів при формуванні структури бюджету можуть виступати організації, підрозділи, період, різні аналітики тощо.

Настройка структури виду бюджету здійснюється за допомогою конструктора бюджетів, в якому визначається зовнішній вигляд майбутніх бюджетних форм.

Форма конструктора бюджетів складається з двох частин. У лівій частині відображаються доступні елементи, а в правій – структура виду бюджету, що складається з обраних в лівій частині елементів. Безпосередня настройка структури здійснюється за допомогою перетягування елементів в праву частину. У структуру можуть бути включені наступні елементи:

● Заголовок звіту і Нередагований текст – елементи особливо актуальні для видів бюджетів, які використовуються для аналізу даних бюджетування. При формуванні заголовка і нередагованого тексту можуть використовуватися напередвизначені параметри;

● Статті бюджетів і Нефінансові показники – елементи, актуальні для введення і аналізу планових даних. У структурі видів бюджетів, які використовуються як для введення, так і для планових даних, можуть використовуватися механізми заповнення за даними бюджетування, тобто заповнення з використанням фактичних і планових даних, наявних в інформаційній базі, з різними відборами;

● Показники бюджетів – елементи, актуальні для аналізу планових даних. Для вибраного бюджетного показника зазначається конкретне значення (оборот, початковий залишок, надходження, видаток, кінцевий залишок), настройки відбору і границі періоду отримання даних;

● Похідні показники – елементи, актуальні для аналізу проміжних даних. Формула для отримання значення похідного показника описується в спеціальному інтерфейсі і може включати в себе оберти по статтях бюджетів, значення показників бюджетів і нефінансових показників, функції, логічні і арифметичні оператори;

● Таблиця – елементи, актуальні для розміщення статей бюджетів, показників бюджетів (включаючи нефінансові), а також об'єктів аналітики і деталізації. Підтримуються різні комбінації підпорядкування аналітик і статей один одному – як в колонках, так і рядках таблиць. Наприклад, припускається підпорядкування статей періоду або аналітикам і, навпаки, комбінування вкладеності аналітик, періодів і статей;

● Вимір – елементи, актуальні як при введенні, так і при аналізі планових даних. Перелік доступних встановлених вимірів варіюється в залежності від прапорця Використовувати для введення плану;

● Група та Формула по групі – елементи, призначені для формування ієрархічної структури виду бюджету, а також отримання проміжних підсумків по групі. За допомогою формули по оборотам статей бюджетів і значенням показників, що входять в групу, можна отримати суму, обчислити максимальне, мінімальне або середнє значення, розрахувати відхилення (в тому числі у відсотках) і відсоток виконання плану.

У виді бюджету передбачено використання напередвизначених способів середньострокового планування: на фіксований період або ковзний. У першому випадку зазначається тільки конкретний період планування, а в другому – кількість періодів, на які буде формуватися бюджет.

За допомогою змінного планування (у виді бюджету зазначається спосіб планування Ковзний) можуть бути вирішені завдання з оперативної коригування планів підрозділів і організацій підприємства, виходячи з фактичних результатів фінансово-господарської діяльності за попередні періоди. Формування бюджетних форм в даному випадку супроводжується уточненням дати, від якої формується бюджет. При цьому дату закінчення система розрахує автоматично, виходячи з настройок виду бюджету.

Як роздільник планів майбутніх періодів на основі прогнозних даних використовується границя фактичних даних. Наприклад, при формуванні в жовтні місяці бюджетів на наступний рік встановлюється границя з початком за 2 місяці до початку періоду планування. Для кожного виду бюджету зазначаються правила визначення границі фактичних даних.

Примірник бюджету

Примірник бюджету – документ, призначений для первинного планування і коригувань планових даних за видами бюджетів в розрізі сценарію, а також по організації і підрозділу, якщо вони були задіяні на етапі формування моделі бюджетування. Перелік примірників бюджетів розташовується в списку Бюджетування і планування – Бюджети – Примірники бюджетів. При формуванні документа можливість вибору необхідного виду бюджету обмежена тими видами, для яких при формуванні був попередньо встановлений прапорець Використовувати для введення плану.

Крім основних об'єктів аналітичного обліку, до яких відносяться сценарії, організації та підрозділи, примірником бюджету визначаються також і додаткові об'єкти аналітичного обліку. В якості останніх можуть бути задіяні аналітики статей бюджетів з однойменного довідника.

Введення планових значень здійснюється в табличному представленні, зі структурою таблиці, яка визначається на етапі формування відповідного виду бюджету. При використанні в структурі виду бюджету аналітичних розрізів статей бюджетів введення даних може здійснюватися в режимі Редагування списком. Даний режим дозволяє здійснювати додавання об'єктів аналітичного обліку, надає зручний механізм копіювання даних (наприклад, в усі періоди), а також введення приміток по обраних комірках.

При заповненні документа плановими значеннями здійснюється автоматичний перерахунок різних показників і підсумків – наприклад, розрахунок граф Разом і Похідні показники. Дана можливість регулюється за допомогою відповідної команди, і після її активації оновлення значень в комірках документа відбувається автоматично. При використанні зазначеної можливості необхідно враховувати обсяги даних, що потребують перерахунку, і при їх великій кількості автоматичний перерахунок рекомендується відключати. Для подібних випадків призначена окрема команда Оновити, що дозволяє оновлювати тільки раніше наведені дані. За необхідності передбачена можливість обчислення і обробки даних за допомогою зовнішнього інструменту MS Excel.

Управління документами Примірник бюджету здійснюється за допомогою статусів, доступність яких визначається включеною в моделі бюджетування настройкою Затверджувати бюджети. Наявність статусу в документі дозволяє організувати роботу над бюджетом (планом) в два етапи: Підготовка та Затвердження. Причому редагування документа допускається у всіх статусах, крім статусу Затверджено, а введення планових даних у всіх статусах за винятком Скасовано.

Для документів Примірник бюджету за необхідності доступний механізм версіонірованія, який визначається за допомогою відповідної настройки в розділі НДІ і адміністрування – Адміністрування – Обслуговування системи-Версіонування об'єктів – Настройки зберігання.

Для підвищення наочності в звіт порівняння версій (гіперпосилання Історія змін) доданий висновок секції Табличні документи.

Для документа доступні наступні друковані форми:

● друк бюджету;

● друк бюджету списком (без групувань).

Форма Друк бюджетів списком призначена для формування спрощеного варіанту документів Примірник бюджету без відображення полів з підсумками. Форма Друк бюджетів призначена для формування аналітичної записки до примірника бюджету, для сумових комірок якого були використані примітки. Перед друком в дані друковані форми можуть бути внесені ручні зміни.

Підсумковий аналіз даних, введених в документ Примірник бюджету, здійснюється за допомогою бюджетних звітів, в яких передбачена настройка відбору даних з урахуванням встановлених для документів статусів.

Бюджетні звіти

Бюджетні звіти – робоче місце, призначене для аналізу балансу виконання бюджетів відповідно до визначеної в виді бюджету структурою. Бюджетний звіт може бути сформований як на підставі примірника бюджету, так і на підставі виду бюджету. При цьому формування звітів по документах Примірник бюджету можливо, тільки якщо для останнього встановлений статус Підготовлено, До затвердження або Затверджено.

Формування бюджетних звітів здійснюється зі списку Бюджетування і планування – Бюджети – Бюджетні звіти. Бюджетний звіт формується за зазначеними в настройках звіту періоду, сценарієм, організацією і підрозділом. Відбори за сценарієм, організацією і підрозділом можуть бути відсутніми, якщо вони були попередньо зазначені у виді бюджету. Вибір дати актуальності в настройці звіту дозволяє отримувати різні версії планових даних з урахуванням внесених коригувань. Наприклад, в січні введений бюджет на березень (в документі Примірник бюджету встановлена дата «січень», а період планування – березень). У лютому в цей же бюджет внесені коректування (в документі Примірник бюджету встановлена дата «лютий», а період планування – березень). В результаті бюджетний звіт з датою актуальності «січень» відобразить в плані на березень початкові суми плану, а з датою актуальності «лютий» – вже з урахуванням коректувань.

Бюджетні звіти можуть бути трьох основних типів:

● Бюджет – виводить тільки планові значення;

● Порівняння сценаріїв – дозволяє порівнювати різні плани і контролювати відхилення по бюджетних статтях;

● План-фактний аналіз – дозволяє порівнювати вибраний сценарій бюджетування з фактичними даними, отриманими за зазначений період.

Для побудови звітів План-План, План-Факт, План-План-Факт в цілях порівняння різних сценаріїв необхідно використовувати види бюджетів, у яких прапорець Використовувати для введення плану не встановлено. Це дозволяє використовувати додатковий елемент звіту Сценарій. При цьому настройка звітів План-Факт і План-План з розрахунком відхилення в сумовому або процентному відношенні досягається зазначенням в групі, підпорядкованій періоду, одночасно декількох сценаріїв (наприклад, Місячний план і Місячний план з урахуванням зовнішніх факторів) і встановленням формули по групі зі значенням Відхилення.

Контроль грошових коштів

В рамках вирішення задач бюджетування передбачена можливість контролю за витрачанням грошових коштів за допомогою встановлюваних для статей бюджетів лімітів. При цьому контроль відхилень здійснюється в рамках документа Заявка на витрачання грошових грошових коштів (в момент його проведення), а безпосереднє управління лімітами визначається за допомогою правил, що настроюються у списку Бюджетування і планування – Настройки та довідники – Моделі бюджетування – Правила лімітування витрачання грошових коштів.

Використання незалежного документа з введення лімітів Ліміти витрачання грошових коштів блокується автоматично в момент встановлення функціональної опції НДІ і адміністрування – Настройка розділів – Бюджетування і планування – Бюджетування.

Контроль за перевищенням лімітів може бути налаштований за будь-якими аналітиками, доступними для документа Заявка на витрачання грошових коштів. В якості таких аналітик можуть бути, наприклад, використані статті руху грошових коштів, партнери, підрозділи тощо.

Ліміти грошових коштів встановлюються в рамках вибраної моделі бюджетування. Для однієї моделі може бути визначено необмежену кількість лімітів з різним ступенем деталізації і періодичності (день, тиждень, місяць, декада, квартал, півріччя, рік).

Схема контролю лімітів витрачання грошових коштів може бути представлена в наступному вигляді.

Передбачена можливість комбінованої настройки лімітів – наприклад, загального ліміту за статтею руху грошових коштів і додаткового ліміту за партнером. Контроль сумових значень лімітів здійснюється в рамках бюджетного сценарію. При цьому якщо сценарій не зазначено, то джерелом будуть усі сценарії, в розрізі яких встановлено ліміт по заданій статті.

Всі ліміти поділяються на такі типи:

● дозволяючі – дозволяють проведення заявок на витрачання грошових коштів, якщо сума заявки не перевищила залишок по лімітах (якщо перевищення відбулося, то проведення заявки на витрачання грошових коштів буде автоматично заблоковано);

● додаткові – виконують функцію завдання додаткового ліміту до основного (наприклад, визначений ліміт за обраною статтею грошових коштів, а потрібно додатково встановити ліміт на партнера);

● інформаційні – інформують про перевищення ліміту при проведенні заявки на витрачання грошових коштів, але не блокують її проведення.

Формування бюджетів за даними планування

З метою підвищення інтеграційних можливостей передбачено оперативне використання в бюджетуванні даних, отриманих з інших джерел. В якості останніх можуть бути задіяні, наприклад, плани продажів, купівель, виробництва тощо.

Причому в разі використання документів планування, що відносяться до торгово-закупівельної діяльності підприємства (Плани продажів і Плани купівель), передбачені механізми автоматичного відображення:

● планів оплат,

● аналітики Контрагент,

● статей руху грошових коштів (РГК).

Відображення планів оплат

Для елементів списку Бюджетування і планування – Настройки та довідники – Планування запасів – Види планів передбачена група настройок Відображати по статтях бюджетування. В рамках зазначеної групи регулюється можливість відображення в бюджетуванні (в розрізі вибраних статей бюджетів) плану оплат – як до, так і після відвантаження товарів (робіт). Вибір варіанту оплати регулюється за допомогою окремого прапорця Виділяти оплати (після відвантаження).

Доступність групи настройок Відображати по статтях бюджетування визначається попереднім встановленням у виді плану прапорця Із зазначенням плану оплат, який, в свою чергу, є залежним від тих параметрів планування (За кількістю і сумою), які уточнюються для вибраного у виді плану сценарію.

Під час настройки відображення оплат за даними планування може бути як визначена відповідність між усіма оплатами в рамках загальної статті бюджетів, так і встановлена індивідуальна стаття для кожної із запланованих оплат.

Заповнення групи Відображати по статтях бюджетування в формі елемента Види планів в подальшому дозволяє здійснювати оперативне відображення планів оплат на підставі документів планування за зазначеними у виді планів статей бюджетів.

Використання аналітики «Контрагент»

Автоматичне заповнення аналітики Контрагент в джерелах даних бюджетування на підставі документів План продажів і План купівель здійснюється в наступних випадках:

● в документі План продажів зазначено оферту або договір, а в документі План купівель – оферту;

● в документах План продажів і План купівель зазначений Партнер (клієнт або постачальник), але не зазначено оферту, а також попередньо відключена можливість незалежного ведення контрагентів і партнерів (не встановлений прапорець НДІ і адміністрування – Настройка розділів – CRM і маркетинг – Настройка CRM – Незалежно вести партнерів і контрагентів);

● в статті бюджетів зазначена аналітика Контрагент.

Якщо прапорець Незалежно вести партнерів і контрагентів встановлено, для автоматичного відображення аналітики Контрагент досить, щоб у вихідних документах План продажів (План купівель) у відповідних полях Договір (Оферта) був зазначений необхідний контрагент, тобто заповнені поля Контрагент в договорі з клієнтом (оферті, що містить умови продажів).

Відображення статей руху грошових коштів (РГК)

Можливість автоматичного відображення в джерелах даних бюджетування статей РГК на підставі документів План продажів і План купівель визначається наступними умовами:

● в документі План продажів зазначено оферту або договір;

● в документі План купівель зазначено оферту;

● в статті бюджетів використовується попередньо встановлена аналітика Стаття РГК.

Для виконання зазначених умов в договорі з клієнтом і оферті, що містить умови продажів повинні бути введені необхідні статті РГК.

Звіти з бюджетування

Всі бюджетні звіти, розташовані в списку Бюджетування і планування – Звіти з бюджетування і планування, підрозділяються на наступні групи:

● відомості для аналізу даних бюджетування і план-фактного аналізу;

● звіти з контролю бюджетного процесу;

● перевірочні звіти.

До першої групи належать звіти Оборотна відомість за статтями (показниками) бюджетів. До другої групи належать звіти Задачі бюджетного процесу і Статистика з виконання задач бюджетного процесу. До останньої групи належать звіти Перевірка зв'язків показників бюджетів, Зв'язки показників бюджетів, Значення нефінансових показників, а також Ліміти витрачання грошових коштів.

docx

Завантажити

Зберегти на потім

Додав(-ла)

Підгурська Олена

Пов’язані теми

Інші навчальні предмети, Матеріали для друку

Додано

26 лютого

Переглядів

Оцінка розробки

Відгуки відсутні