Навчальна презентація "Поняття документу. Призначення та класифікація документів. Документообіг. Загальні правила оформлення документів"

Інформатика. Вибірковий модуль «Основи електронного документообігу»Урок 1. Поняття документу. Призначення та класифікація документів. Документообіг. Загальні правила оформлення документів. Викладач: Колеснікова Ю. В.

Навчальна мета: Ознайомити здобувачів освіти з поняттями документу, його класифікацією, призначенням. Розглянути основні правила оформлення документів. Виховна мета: Розвивати інформаційну компетентність здобувачів освіти. Тип уроку: Заняття засвоєння нових знань

Сутність поняття «документ»ДСТУ 2732-94. Документ - це матеріальний об'єкт, що містить у зафіксованому вигляді інформацію, оформлений у зведеному порядку і має відповідно до чинного законодавства юридичну силу. ДСТУ 2392-94. Документ - це записана інформація, що може розглядатися як одиниця під час здійснення інформаційної діяльності. ДСТУ 3017-95. Документ - матеріальний об'єкт, що містить інформацію, закріплену створеним людиною способом для її передавання в часі та просторі.

Класифікація документів1. За найменуванням2. За змістом і спеціалізацією3. За призначенням4. За походженням5. За місцем укладення6. За напрямком (спрямуванням)7. За способом створення, структурними ознаками (формою) і ступенем стандартизації та регламентації8. За ступенем складності9. За стадіями відтворення10. За терміном виконання11. За ступенем секретності (гласності)12. За юридичною силою13. За технікою відтворення14. За терміном зберігання

Реквізити документа. Кожний документ складається з окремих елементів, які називаються реквізитами. Сукупність реквізитів, розташованих у певній послідовності на бланку, називається формуляром. Формуляр-зразок — це модель побудови однотипних документів.

Реквізити документа1.        державний герб;2.        емблема організації;3.        зображення нагород;4.        код підприємства;                                                        5.        код документа;6.        назва міністерства чи відомства;                             7.        назва підприємства (установи, організації, фірми);8.        назва структурного підрозділу;9.        індекс підприємства зв'язку, поштова й телеграфна адреси, номер телетайпа (абонентського телеграфу), номер телефону, номер рахунку в банку;10.     назва виду документа;11.     дата;12.     індекс (вихідний номер документа);13.     посилання на індекс і дату вхідного документа;14.     місце складання чи видання;15.     гриф обмеження доступу до документа;16.     адресат;17.     гриф затвердження;18.     резолюція;19.     заголовок до тексту;20.     позначка про контроль;21.     текст;22.     позначка про наявність додатка;23.     підпис;24.     гриф погодження;25.     візи;26.     відбиток печатки;27.     позначка про завірення копії;28.     прізвище виконавця та номер його телефону (позначка про виконавця);29.     позначка про виконання документа й направлення його до справи;30.     позначка про перенесення даних на машинний носій;31.     позначка про надходження.

Формуляр-зразок ОРД формату А4 (ГОСТ 6.3 S-90) (реквізити (в кружечках) розташовані паралельно короткій стороні аркуша)

Формуляр-зразок ОРД формату А4 (ГОСТ 6.38-90) (реквізити розташовані паралельно довгій стороні аркуша)

Формуляр-зразок ОРД формату А5 (ГОСТ 6.38-90)

Формуляр-зразок ОРД формату А4 з кутовим розташуваннямпостійних реквізитів

Приклади оформлення документів

Документообіг. Документообіг — це рух службових документів на підприємстві з моменту їх створення або одержання до завершення виконання або відправлення.

Види документообігу– централізований документообіг (вся документація централізовано реєструється)– децентралізований документообіг (допускається реєстрація документів у кількох місцях за умови річного документообігу 100 тисяч і більше, а також за наявності територіально уособлених структурних підрозділів та певних особливих умов роботи)– змішаний документообіг (найбільш важлива внутрішня документація та листування керівництва реєструється у канцелярії, решта документів – у структурних підрозділах )

Загальні правила оформлення документів. Для друкування текстів службових документів використовується гарнітура Times New Roman, шрифт розміром 12-14 друкарських пунктів. Дозволяється використовувати шрифт розміром 8-12 друкарських пунктів для друкування реквізиту "Прізвище виконавця і номер його телефону", виносок, пояснювальних написів до окремих елементи" тексту документа або його реквізитів тощо. Під час друкування заголовків дозволяється використовувати напівжирний шрифт (прямий або курсив). Текст документів на папері формату А4 рекомендовано друкувати через 1-1,5 міжрядкового інтервалу, а формату А5 - через 1 міжрядковий інтервал.

Практична вправа Виготовити шаблон бланку для службового листа з кутовим розташуванням постійних реквізитів.

Домашнє завдання. Виготовити бланк наказу (лицьовий бік аркуша) організації, що пройшов державну реєстрацію за прикладом.