П. т. 2.4. Складання та оформлення довідково-інформаційної документації: телеграми, телефонограм, факсів, оголошень, види листів

Тема 2: Складання та оформлення службової документації на підприємстві, установі, організаціїПідготував Майстер в/н Владислав КАРАБУТП. т. 2.4. Складання та оформлення довідково-інформаційної документації: телеграми, телефонограм, факсів, оголошень, види листів

Мета уроку: Навчальна – навчити учнів у процесі уроку виробничого навчання складати довідково інформаційні документи Розвивальна – розвивати пізнавальну активність та самостійність роботи діловода. Виховна – виховувати в учнів пунктуальність, точність та відповідальність.

Інструктаж з охорони праціПри виконанні навчально-виробничих вправ:виконувати тільки ту роботу, яка передбачена темою уроку;під час виконання завдання використовувати тільки ті знаряддя праці, які передбачені темою уроку;під час виконання навчально-виробничих вправ використовувати канцелярське приладдя тільки за призначенням;знати і виконувати вимоги нормативних актів з охорони праці та пожежної безпеки.пам’ятати про особисту відповідальність за недотримання вимог і правил з охорони праці та пожежної безпеки;підтримувати належні санітарні умови на робочому місці.

Інструктаж щодо правил поведінки в умовах воєнного стану. ЩО РОБИТИ ПРИ СИГНАЛІ «ПОВІТРЯНА ТРИВОГА» Негайно прямувати до найближчих захисних споруд, укриттів. Швидко одягнутися. Закрити вікна, вимкнути усі електричні та нагрівальні прилади, перекрити газ, загасити печі, вимкнути світло. Взяти «тривожну валізу»ЩО РОБИТИ, ЯКЩО ВИЯВИЛИ ПІДОЗРІЛИЙ ПРЕДМЕТ? Не наближатися до предмета, не пересувати його або брати до рук. Необхідно негайно повідомити поліцію або дорослих про знахідку! ЩО РОБИТИ ПІД ЧАС ОБСТРІЛУ СТРІЛЕЦЬКОЮ ЗБРОЄЮ? Сховатися у захищеному приміщенні (ванній кімнаті) Якщо ви потрапили під стрілянину на відкритому місці, краще впасти на землю та закрити голову руками. Згрупуйтеся, ляжте в позу ембріона. ЩО РОБИТИ ПІД ЧАС АРТОБСТРІЛІВ? Не залишайтеся в підʼїздах, під арками та на сходових клітках. Негайно лягайте на землю, туди, де є виступ або хоча б невелике заглиблення. ЩО РОБИТИ ПІД ЧАС АРТИЛЕРІЙСЬКИХ ОБСТРІЛІВ СИСТЕМАМИ ЗАЛПОВОГО ВОГНЮ? Ховайтеся в підвалі або в іншому заглибленому приміщенні. Не виходьте з укриття, не перечекавши хоча б 10 хвилин після обстрілу.

Інструктивно технологічна карта. ФАКС - узагальнена назва різноманітних за змістом документів, що безпосередньо за допомогою телекомунікативного зв'язку та принтера надходять до організації, установи, підприємства, фірми. Факси пишуться на бланках підприємства для зовнішніх документів. Оформлення факсу відповідає оформленню службового листа. Головні вимоги до тексту факсу - лаконічність, простота викладу. Факс складається в одному примірнику, який після передачі по апарату зберігається у справі. Більш детально можна передивитись наступне відео: https://youtu.be/Dw. VI4 Xfbp4c

Реквізити:1) назва документа (факс);2) дата;3) назва адресата, установи, яка передає факс;4) прізвище, посада особи, що підписала документ;5) назва організації й службової особи - одержувача факсу;6) текст. Текст факсу складається без скорочень.

ОГОЛОШЕННЯ - це інформація про майбутній масовий захід. Реквізити:1) заголовок;2) дата;3) час та місце проведення заходу, його назва;4) порядок денний або короткий виклад змісту заходу;5) адреса та номери телефонів організації, яка проводить захід.

За формою викладу оголошення бувають: письмові, мальовані, друковані в газетах, журналах. До них належать афіші, що рекламують кінофільми, концерти, вистави тощо. В оголошеннях, крім чіткої мови, важливості теми, цікавості змісту, велике значення має оформлення: написання слів різними шрифтами, добір кольорів, симетричність розміщення повідомлень, а по радіо і телебаченню - час повідомлень, чіткість вимови, оригінальність композиції тексту. Розрізняють організаційні та рекламні оголошення. Організаційні мають на меті лише повідомити про масовий захід. Рекламні оголошення закликають до активної участі чи співпраці. Тому з метою увиразнення пропонованих послуг у рекламних оголошеннях графічно виділяють дієслова в неозначеній формі (на -ти, -ть)У прислівники (зручно, надійно, швидко, якісно) або ж назву пропонованої послуги (столярне приладдя, шпалери, фурнітура тощо).

СЛУЖБОВА ТЕЛЕГРАМА - узагальнена назва різноманітних за змістом документів, переданих, як правило, телеграфом. Телеграми надсилаються у найтерміновіших випадках" коли інші види зв'язку не можуть забезпечити вчасного повідомлення інформації адресатові. Залежно від призначення службові телеграми бувають внутрішні і зовнішні. Внутрішні службові телеграми поділяються на вищі державні, державні, термінові, звичайні. У першу чергу обслуговуються вищі державні та державні телеграми, потім - з помітками "Звіт" і т. ін. До категорії термінових належать телеграми, оплачувані за терміновим тарифом, службові з помітками: Термінова; Метео, а також Термінова телефонна розмова. Всі інші вважаються звичайними. Реквізити службової телеграми:1) назва виду документа (телеграма);2) відмітка про категорію та вид телеграми;3) адреса;4) текст;5) номер посилання (якщо телеграма надсилається у відповідь);6) вихідний номер;7) підпис;8) адреса відправника;9) дата відправлення.

Вимоги до оформлення1. Телеграма пишеться суцільним текстом без переносів. Розпочинається дієсловом у множині чи в однині.2. Службові телеграми пишуть у двох примірниках: 1-й - до відділення зв'язку; 2-й - до справи (копія),3. Текст телеграми містить лише словесну інформацію (знаки №, - (мінус), + (плюс), 0, % (процент), цифри пишуться словами).4. Гранична стислість мови телеграм виявляється в тому, що кількість дієслівних форм мінімальна, прикметників майже немає, прислівники вживаються рідко. Заперечення не не вилучають. Телеграми можуть бути написані шифром або кодом. Розділові знаки у вигляді скорочень крпк, км вживають лише тоді, коли вони впливають на зміну змісту.5. У тому разі, коли телеграми надсилають службові особи, котрі перебувають у відрядженні, під рискою відправник зазначає, крім власного прізвища, ще й посаду, ким і яким номером видано йому посвідчення про відрядження, а також серію, номер, місце і дату видання паспорта.6. Телеграми пишуться на друкарських машинках, на комп'ютерах великими літерами з двома інтервалами між рядками. Від руки треба писати великими літерами, чітким, розбірливим почерком темним чорнилом.7. Між окремими словами роблять пропуск на два інтервали. Текст відокремлюється від адреси трьома інтервалами.8. Телеграми пишуть лише з лицьового боку телеграфного бланка або чистого аркуша паперу.9. Підпис ставлять окремим рядком, відступивши від тексту.10. Якщо телеграма є відповіддю на одержану кореспонденцію, то вихідний номер другої ставлять перед початком тексту телеграми, а вихідний номер телеграми-відповіді - у кінці тексту, перед підписом.

Реквізити телефонограми:1) назва документа - заголовок;2) номер і дата телефонограми. Слово Телефонограма, її номер і дату надходження пишуть у першому рядку. Дата телефонограми - дата її передачі;3) назва організації і службової особи - відправника телефонограми;4) назва організації і службової особи - одержувача телефонограми;5) текст телефонограми має бути таким стислим, як і текст телеграми. Треба уникати слів, що важко вимовляються, і складних зворотів. Слова пишуть повністю без скорочень. У тексті телефонограми може бути не більше 50 слів;6) підпис службової особи - керівника організації або його заступника (в окремих випадках - керівників відділів);7) у графах передано і прийнято зазначають посаду, ініціали, прізвище того, хто передає, того, хто приймає, і номери їхніх телефонів. На багатьох підприємствах використовуються спеціальні бланки, на яких занотовують телефонограми. ТЕЛЕФОНОГРАМА - термінове повідомлення, передане адресатові телефоном. Телефонограми використовують для документального оформлення усних телефонних переговорів. Це один з видів усної ділової кореспонденції.

Види листів: Розрізняють:приватні листиділові листи (Службовий лист)а мотивом написання листи поділяються на:лист-відповідьлист-вітаннялист-вибаченнялист-нагадуваннялист-співчуттялист з подякоюрекомендаційний лис. Етикет листування — це звичай, традиція, котра складалася впродовж років існування листування. Писати лист (насамперед діловий) прийнято лише з одного боку аркуша паперу — зворот повинен залишатися чистим. Починати послання треба зі звертання та привітання. Завершуючи його, вказують адресу й число написання. Діловий лист повинен мати вихідний (канцелярський) номер. Листи-поздоровлення посилаються заздалегідь, для того, щоб адресати отримали їх напередодні або у день свята. Виняток становить Новий рік — термін поздоровлень у цьому разі, може розтягнутись на весь перший тиждень опісля новорічної ночі. Зазвичай у листах з великої літери пишуть всі особові й присвійні займенники, що стосуються особи адресата (Ти, Ви, Тебе, Тобі, Вам, Вас, Твій, Ваш, з Вами тощо), а також іменники, що є назвами найближчих родичів адресата («Ваша Мама», «Як здоров'я Твоєї Дружини?»). Відповіді на листи дають відразу ж, або якнайбільше у термін до двох тижнів. Якщо відбулась затримка з відповіддю, то пишуть вибачення, можливо пояснивши причину затримки, і лише після цього приступають до основного змісту листа. Лист (у сучасному розумінні) — написаний чи надрукований на папері або електронний текст, що звернений до деякої фізичної або юридичної особи (осіб). Існують також так звані відкриті листи (тобто, по суті, неприватні) — письмові звернення до певної громади, багатьох осіб.

Службові листи пишуть чи друкують на бланку або чистому аркуші паперу. Основні реквізити листа за державним стандартом такі:1. Державний Герб. Має бути розташований у центрі верхнього берега або над серединою рядка з назвою організації.2. Емблема організації, установи чи підприємства (не відтворюють, якщо на бланку розміщено зображення Державного Герба України).3. Зображення державних нагород. Розташовуються у верхньому лівому кутку на рівні реквізитів 07,08.4. Код організації установи чи підприємства. Зазначається за ЄД-РПОУ після реквізиту "Довідкові відомості про організацію" (09).5. Повна назва установи, організації чи підприємства - автора листа. Відтворюється угорі ліворуч за допомоги штампа або друкарським способом.6. Назва структурного підрозділу. Дозволяється друкувати машинописним способом у верхньому лівому кутку.7. Індекс підприємства зв'язку, поштова й телеграфна адреси, номер телетайпа, номери телефону, факсу. Розташовують у верхньому лівому кутку, оформляють відповідно до поштових правил. Для здійснення розрахунково-грошових операцій на бланках листів указують номер розрахункового рахунка у відділенні банку.8. Дату (день, місяць, рік) записують здебільшого словесно-цифровим способом (24 серпня 2009 р.). На бланках дату листа ставлять ліворуч угорі на спеціально відведеному для цього місці. Якщо лист написаний не на бланку, то дату вказують під текстом зліва.

9. Адресат. Листи адресують організації, установі чи підприємству, службовій або приватній особі. Назву установи і структурного підрозділу подають у називному відмінку, а найменування посади й прізвище - у давальному. Якщо листа адресовано керівникові установи, назва якої входить у найменування посади, то прізвище й посаду подають у давальному відмінку, а назву установи - у родовому. В адресі можна вказувати лише назву посади, без прізвища та ініціалів особи, яка цю посаду обіймає. Це припустимо тільки за умови, якщо ця посада - єдина в установі, організації чи на підприємстві. Якщо особа, якій надсилають листа, має вчене звання або науковий ступінь, то ці відомості подають перед прізвищем. Ступені й звання можна записувати у скороченій формі. До реквізиту "адресат" може входити поштова адреса. Слід пам'ятати: якщо лист адресовано установі, поштову адресу вказують після назви установи, структурного підрозділу й прізвища службової особи. Реквізити адресата друкують праворуч у верхній частині сторінки. Кожний елемент - назву установи, підрозділу, посаду, прізвище та ініціали особи, поштову адресу - подають з нового рядка і з великої літери. На конверті повторюють адресу отримувача листа, починаючи з "Кому", а потім указують "Куди".10. Будь-який службовий лист повинен мати заголовок до тексту, що містить стислий виклад його основного змісту.11. Текст листа складається з двох частин: опису фактів або подій, що послужили підставою для написання листа; висновків і пропозицій.12. Позначення про наявність додатка роблять ліворуч під текстом із нового рядка.13. Підписує службовий лист переважно керівник установи (організації, підприємства), його заступник чи керівник структурного підрозділу. Якщо лист написано на бланку установи, то зазначають лише посаду, ініціал(и) та прізвище особи, яка підписує лист (назву установи не повторюють). Якщо лист написано не на бланку, то вказують повну назву установи, посаду, ініціал(и) та прізвище особи, котра підписує лист.

Картка завдань. В текстовому редакторі Word створити телеграму відповідно до інструктивно-технологічної карти2. В текстовому редакторі Word створити телефонограму відповідно до інструктивно-технологічної карти3. В текстовому редакторі Word створити лист на власний розсуд відповідно видів листів які вказані в інструктивно-технологічній карті3. В текстовому редакторі Word створити факс відповідно до інструктивно-технологічної карти