Оновлений Порядок ведення обліку дітей дошкільного, шкільного віку, вихованців та учнів: алгоритм дій закладу освіти

Постановою КМУ від 25.02.2026 №241 було внесено зміни до Порядку ведення обліку дітей дошкільного, шкільного віку, вихованців та учнів (далі – Порядок). Що змінилось у системі збору та обробки даних дітей, зокрема тих, хто не охоплений навчанням? Розбираємось докладно!

Що передбачає оновлений Порядок

Порядок встановлює правила збору, обробки та актуалізації інформації про дітей, які здобувають дошкільну та повну загальну середню освіти, а також визначає відповідальних суб’єктів, які беруть участь у веденні обліку.  Документом виділяє декілька категорій дітей:

• діти дошкільного віку – діти віком немовляти (до одного року), раннього та дошкільного віку;
• діти шкільного віку – діти віком від семи років (яким на початок навчального року виповнилося сім років) до 18 років, які мають здобувати повну загальну середню освіту;
• вихованці – діти, які здобувають дошкільну освіту в закладі освіти;
• учні – діти, які здобувають повну загальну середню освіту за однією з форм, визначених законодавством;
• діти, не охоплені навчанням – діти шкільного віку, які не здобувають загальну середню освіту за будь-якою формою, у тому числі учні, які не відвідують навчальні заняття у закладі освіти протягом 10 робочих днів поспіль з невідомих або без поважних причин.

Важливо

Відсутність учня на заняттях може бути визнана поважною лише за наявності відповідного підтвердження. Таким документом може бути:

• медична довідка, видана закладом охорони здоров’я;
• письмове пояснення одного з законних представників дитини, складене у довільній формі.

Лише за наявності одного з таких документів відсутність учня може бути визнана обґрунтованою.

Як здійснюється облік дітей

Ведення обліку здійснюється у закладі освіти чи іншому суб’єкті освітньої діяльності, що провадить освітню діяльність у сфері дошкільної освіти та/або забезпечує здобуття загальної середньої освіти. Для цього використовується програмно-апаратний комплекс «Автоматизований інформаційний комплекс освітнього менеджменту» (далі – АІКОМ) з дотриманням вимог Закону України «Про захист персональних даних». До ведення обліку залучаються відповідальні працівники:

• закладів освіти;
• органів управління у сфері освіти;
• служб у справах дітей.

Для ведення обліку в АІКОМ створюється та опрацьовується профіль дитини, який містить такі дані:

• прізвище, власне ім’я та по батькові (за наявності);
• дата і місце народження;
• свідоцтво про народження (серія та номер);
• задеклароване/зареєстроване або фактичне місце проживання (перебування);
• громадянство, документ, що посвідчує особу та підтверджує громадянство України (за наявності);
• документ, що посвідчує спеціальний статус дитини (за наявності). Це може бути довідка ВПО, довідка про звернення за захистом в Україні, посвідчення біженця (із зазначенням серії та номера);
• унікальний номер запису в Єдиному державному демографічному реєстрі (за наявності);
• податковий номер (реєстраційний номер облікової картки платника податків з Державного реєстру фізичних осіб - платників податків) (за наявності);
• місце, форма здобуття освіти (заклад освіти чи сім’я у випадку здобуття освіти за сімейною формою);
• рік навчання (клас/група).

Слід зазначити, що інформація з АІКОМ подається Мінфіну відповідно до порядку електронної інформаційної взаємодії. У разі виявлення розбіжностей Мінфін подає МОН рекомендації щодо їх усунення.

Ведення обліку дітей у закладі освіти

Працівники закладів освіти, які відповідають за ведення обліку, виконують такі дії в межах своїх посадових обов’язків:

• вносять інформацію про заклад освіти для автоматичного розрахунку вільних місць;
• створюють профіль дитини під час першого зарахування до закладу освіти та невідкладно вносять необхідну інформацію до нього;
• вносять до профілю дитини інформацію про її зарахування, відрахування (вибуття) та переведення на підставі відповідних рішень закладів освіти;
• фіксують у профілі дитини факт невідвідування закладу освіти протягом десяти робочих днів поспіль без поважних причин або без пояснення, додаючи позначку «не охоплена (не охоплений) навчанням»;
• оновлюють або уточнюють інформацію в профілі протягом двох робочих днів після отримання нових даних. 

Особливу увагу слід звернути на наступне правило:

Після відрахування або переведення учня до іншого закладу освіти інформація про його нове зарахування має бути внесена до профілю протягом десяти робочих днів. Якщо цього не відбудеться, у системі автоматично з’явиться позначка «не охоплена (не охоплений) навчанням». Ця позначка буде видалена лише після того, як до профілю внесуть інформацію про нове зарахування дитини.

Використання державних реєстрів

Під час створення профілю дитини система використовує інформацію з державних реєстрів, що дозволяє підтвердити достовірність персональних даних.

Дані про народження

Інформація про прізвище, ім’я та по батькові дитини, дату і місце її народження отримується з Державного реєстру актів цивільного стану громадян на підставі серії та номера свідоцтва про народження. Якщо у реєстрі відсутні необхідні дані, вони вносяться відповідно до документів, поданих одним із законних представників дитини.

Дані про громадянство

Відомості про громадянство дитини та документ, що посвідчує особу і підтверджує громадянство України, отримуються з Єдиного державного демографічного реєстру. У разі відсутності таких даних у реєстрі інформація вноситься на підставі документів, поданих законними представниками.

Дані про місце проживання

Інформація про задеклароване або зареєстроване місце проживання дитини може отримати з:

• Єдиного державного демографічного реєстру;
• інформаційної системи Державної міграційної служби;
• реєстрів територіальних громад.

Якщо в зазначених реєстрах такі дані відсутні, один із законних представників може подати до закладу освіти документ, який підтверджує фактичне місце проживання дитини. Це може бути:

• паспорт громадянина України одного із законних представників;
• довідка про взяття на облік внутрішньо переміщеної особи;
• документ, що підтверджує право власності на нерухоме майно;
• рішення суду щодо користування житловим приміщенням;
• договір найму або оренди житла;
• акт обстеження умов проживання;
• інший офіційний документ, що містить відомості про місце проживання дитини або її законних представників.

Для вихованців або учнів, які вже зараховані до закладу освіти, але інформація про їхнє зареєстроване місце проживання відсутня у реєстрах, відповідні дані вносяться до профілю на підставі відомостей з особової справи дитини.

Дані про подальше навчання

Інформація про місце здобуття повної загальної середньої освіти учнями, які після здобуття базової середньої освіти були зараховані або переведені до закладів професійної чи фахової передвищої освіти, отримується з Єдиної державної електронної бази з питань освіти.

Дії у разі виявлення дітей, не охоплених навчанням

У разі виявлення дітей, не охоплених навчанням, відповідальні працівники закладів освіти:

• вносять в АІКОМ інформацію до профілю дитини про те, що вона не охоплена навчанням;
• інформують за допомогою електронних комунікацій уповноважені підрозділи органів Національної поліції з метою вжиття заходів, визначених законодавством.

Вибуття дитини за кордон

Якщо дитина шкільного віку виїжджає на постійне проживання за межі України, до її профілю вноситься відповідна інформація. Підставою для цього є:

• заява одного з законних представників, подана в довільній формі. У заяві обов’язково зазначаються реквізити паспорта громадянина України для виїзду за кордон, з яким перетинає державний кордон дитина шкільного віку, або її проїзного документа із записом про вибуття на постійне проживання за межі України чи відміткою про взяття на постійний консульський облік у дипломатичному представництві або консульській установі України за кордоном;
• копій (сканованих копій, фотокопій) відповідних підтвердних документів. 

У такому випадку у профіль дитини відмітка «не охоплена (не охоплений) навчанням» не вноситься.

Контроль та відповідальність

Працівники закладів освіти несуть дисциплінарну відповідальність у разі:

• невнесення інформації до профілю дитини;
• несвоєчасного внесення даних;
• внесення недостовірної інформації під час створення або оновлення профілю.

Контроль за веденням обліку в закладі освіти здійснює його засновник або уповноважений орган управління освітою. Водночас Порядок прямо забороняє залучати працівників закладів освіти до діяльності територіальних підрозділів Національної поліції або служб у справах дітей, пов’язаної з розшуком і поверненням до навчання дітей, які не охоплені освітнім процесом.

Щоб освітянам було легше орієнтуватися у нормативних вимогах щодо організації освітнього процесу, команда освітнього проєкту «На Урок» постійно відстежує законодавчі новини та готує їх детальні роз’яснення. Долучайтеся до нашої спільноти у Facebook та стежте за новими матеріалами й анонсами.