Презентація на тему: "Діловодство. Поняття діловодства. Організація документообігу. "

Діловодство. Поняття діловодства. Організація документообігу.

Діловодство в роботі підприємств, установ та організацій займає одне із провідних місць в системі управління. Це пов′язане з тим, що без документування управлінських дій, без контактів з іншими партнерами (підприємствами, організаціями, установами, фірмами) не існувало б жодного підприємства. Термін «діловодство (справочинство)» в усному мовленні з'явився приблизно в ХVІІ ст. й означає сам процес вирішення справи — «діло (справу) вирішувати». Так як у ході вирішення будь-якого питання виникали документи, щоб закріпити досягнуту домовленість, прийняте рішення, уже в ХVІ ст. вживається слово діло як «зібрання документів, що відносяться до будь-якого питання». Вперше в цьому понятті слово «діло (справа)» зафіксовано в документах у 1584 році.

Документування й організацію роботи з документами, тобто весь процес з часу створення документа й до його знищення чи передачі на зберігання до архіву забезпечує діловодство (справочинство) як галузь діяльності, основними елементами якого є письмові документи. Отже, діловодство (справочинство) — це галузь ведення службових і ділових документів, яка полягає в документуванні відповідної діяльності та документообігу, тобто русі документів всередині установи, має переважно службовий характер. Відносини, що складаються під час діловодства, становлять сферу дії так званого службово-виконавчого права. Від правильної організації діловодства багато в чому залежить успіх діяльності органів державної влади, а також суб'єктів господарської діяльності. Діловодство в установах може бути частково або повністю централізоване. Його ведення покладається на спеціальні служби — управління справами, канцелярії чи секретаріати. Загальне керівництво роботою служб діловодства здійснюється керівниками установ, на яких покладається у межах наданих їм прав ряд обов'язків і які відповідають за організацію діловодства в установі.

Загальні правила діловодства охоплюють документування управлінської діяльності установ, яка здійснюється шляхом видання розпорядчих документів відповідно до актів законодавства. Діловодство включає правила складання текстів та оформлення службових документів встановленої форми на бланках установи (крім деяких внутрішніх документів) за відповідними вимогами до тексту документа, який повинен мати обов'язкові реквізити. Окремий порядок і правила ведення встановлені для діловодства за зверненнями громадян в органах державної влади і місцевого самоврядування, об'єднаннях громадян, в установах, організаціях незалежно від форм власності, в засобах масової інформації. За окремим порядком здійснюється діловодство для документів, що містять державну чи комерційну таємницю, яка охороняється законом. Цей порядок визначається спеціальними нормативно-правовими актами.

забезпечення своєчасного і якісного створення документів (документування)Організація діловодства умовно ділиться на дві частини:організація роботи з документами: одержання — передача, обробка, облік, реєстрація, контроль, зберігання, підготовка до архіву, знищення. Документування – це процес створення документів, а документаційне забезпечення управління - це технологічний цикл комплексу робіт з готовими документами (що надійшли в установу, створені і функціонують в ній, та ті, що направляються в інші установи).

Особливості сучасного діловодства полягають насамперед у переведенні його на державну мову, широкому застосуванні комп'ютерних систем оброблення та друкування документів, необхідності дотримання вимог чинних державних стандартів у цій галузі. Документ — основний вид писемного ділового мовлення. Він фіксує і передає інформацію, підтверджує її достовірність та об'єктивність. Значення документа та діловодства для суспільства полягає передусім у тому, що з їх допомогою відображаються взаємовідносини, які виникають у процесі фіксування відносин службового та приватного характеру між юридичними або фізичними особами в повсякденному житті.

Особливо велике значення має діловодство в здійсненні дієвого контролю за виконанням рішень, оскільки видати наказ чи винести резолюцію — це лише перша стадія керівництва. Перевірка ж виконання є головною ланкою в організації роботи будь-якої установи чи закладу. Добре налагоджена організація діловодства передбачає відповідний контроль за виконанням прийнятих рішень. Це одночасно дає змогу виявити допущені помилки, уникнути їх у майбутньому та надає роботі апарату управління конкретності й оперативності. У зв'язку з цим документи перетворюються на незамінні довідники, а з плином часу набувають науково-історичної цінності та стають джерелом знань.

Документообіг на підприємстві — процес перманентний. Його організацію хоч і передбачено нормативкою, однак жодних часомеж для підприємств у цій площині не відведено. Втім коли, як не з початку нового року,налаштовувати та вдосконалювати процес документообігу? Тут дається взнаки не лише одвічне людське бажання в новому році покращити простір довкола себе. Але й закриття попереднього року, підбиття підсумків, річна інвентаризація, підготовка до річної звітності напевно показали тонкі місця, в яких документообіг “кульгає”. Тож саме час їх ліквідувати.

Суть документообігу. Під документообігом зазвичай розуміють рух службових документів на підприємстві з моменту їх створення або одержання до завершення виконання або відправлення. Усі наявні на підприємстві документи умовно можна поділити на:вхідні — створені контрагентами, з якими воно має ділові зв’язки та веде госпдіяльність;вихідні — безпосередньо створені на ньому та надані контрагентам;внутрішні — пов’язані з організацією роботи підприємства, трудовою дисципліною тощо. З огляду на цей умовний поділ документи можуть проходити такі етапи: виписка, приймання, попередній розгляд, реєстрація, передання до виконання, безпосередньо виконання, відправлення, передання на зберігання та ін. Тож організованим можна вважати документообіг у тому разі, коли послідовність прохо­дження документом таких етапів чітко зафіксовано, разом із часовими межами та відповідальними за їх рух на кожному етапі.

Узагальнивши все сказане, можна зробити деякі висновки: 1. Документи мають державне значення, відображаючи суспільні відносини, характер державного ладу та державну політику в різних її проявах, суть взаємовідносин владних інституцій з територіальними спільнотами громадян. 2. Документи мають юридичне значення, фіксуючи підвалини правових відносин фізичних та юридичних осіб і регулюючи їхні дії. 3. Документи мають соціально-психологічне значення, відіграючи роль суспільно-стабілізуючого чинника, закріплюючи у людини розуміння наявності сталих загальноприйнятих норм суспільної поведінки.

Тепер, коли перед державою та суспільством постало багато нових завдань і значно зріс обсяг інформації, стали більш жорсткими й вимоги до якості документів, термінів їх виконання та доведення до виконавців. Тому найважливішим напрямом поліпшення діловодства є повна автоматизація та комп'ютеризація ділових процесів, застосування новітніх засобів та технологій. Це допоможе зекономити час та зусилля на малопродуктивну ручну працю, пошуки необхідних матеріалів.

Домашнє завдання: Відгадайте слова, які зашифровані у ребусі