Презентація на тему "Стиль ділового листування. Логічні елементи тексту та порядок його викладення"

Стиль ділового листування. Логічні елементи тексту та порядок його викладення. Підготувала вчитель інформатики. Шабельна Інна Григорівна

Стиль ділового листування Зараз, коли контакти ділових людей вийшли на зовсім інший професійний та міжнародний рівень, змінюють­ся також погляди на ведення листування. Це не просто важлива частина ділових стосунків, але й персоніфіка­ція партнера з його діловими й особистими якостями. Загальні протокольні вимоги до офіційного листування, метою якого є засвідчення адресатові поваги з урахуван­ням рангів між відправником і адресатом, ґрунтуються на принципах рівності, поваги та взаємної коректності.

Види офіційної кореспонденції: офіційне листування між державними установами різних країн, іноземними представництвами та їх посадовими особами (ноти, меморандуми, пам’ятні записки); цей вид кореспонденції використовується головним чином у дипломатичній практиці;ділові (комерційні) листи, що мають напівофіційний характер і широко практикуються при організації ді­лових контактів між фірмами, організаціями тощо.

Організація повинна використовувати власні фірмові бланки з реквізитами (логотипом, спеціальним шрифтом, контактними даними і повною назвою). При оформленні листа слід дотримуватися типової розмітки сторінки. Загалом листи пишуться на лицьовій стороні бланка. Якщо йдеться про декілька листів, то використовується також лицьові сторони і на кожній з них ставиться номер. Офіційно-діловий стиль службового листа передбачає короткий виклад змісту, конкретне формулювання, вживання штампів і шаблонних зворотів. Правила оформлення ділового листа

Загальна структура службового листа наступна. Вступна частина. Починається лист з шанобливого звернення. Далі слідує вступ, де стисло вказується намір, констатація факту, введення в суть вирішуваних проблем. В основній частині описується подія, ситуація, що склалася, змістовний аналіз і вагомі докази. Заключна частина містить обґрунтовані висновки у вигляді переконливого прохання, прийнятної пропозиції, делікатного нагадування, зваженої думки, можливої відмови. Підпис у ввічливій формі.

Види службових листівІнформаційні – в яких керівництовом чи органами влади і управління різних рівнів розсилаються матеріали офіційного характеру. У них можуть міститися нормативні документи, правила поведінки, додатки тощо. Такі листи підписуються керівником. Листи повідомлення — зазвичай направляються юридичними особами та індивідуальними підприємцями на адресу своїх партнерів, клієнтів чи держструктур. Вони сповіщають про зміни, що відбулися, наприклад: зміну адреси розташування, платіжних реквізитів, наявності заборгованості, призупинення дії і т.п. Супровідні — використовуються для відправки документації (каталогів, протоколів, нормативних актів), які не мають адресної частини. Гарантійні — адресуються організаціям і окремим суб’єктам та включають в себе зобов’язання і підтвердження (оплата праці, послуг, оренди, якість і терміни виконання роботи, повернення кредиту). Ці листи підписуються керівником організації та бухгалтером і обов’язково засвідчуються печаткою. Листи претензії — складаються юридичними або фізичними особами у разі виявлення раніше обумовлених в письмовому вигляді порушень з метою відшкодування збитків. До тексту додаються акти документування, що підтверджують обгрунтованість претензій і мають доказову силу. Листи-запити — направляються з наміром отримання інформації, офіційних даних або документів. Листи-сповіщення — інформують про майбутні заходи і запрошують до участі. У них вказується місце, час проведення, програма і організаційні моменти. Підписуються відповідальною особою. Листи-прохання — поширений вид ділового листування. Ці послання використовуються при зверненні однієї організації до іншої з проханням надання послуги, узгодження дій, отримання відомостей про товар тощо. Листи-відповіді — є відповідями на листи-запити або пропозиції. Вони можуть бути позитивними або негативними. Листи-запрошення, листи-подяки, листи-привітання та інші види службових листів.

Різновиди ділових листів

Логічні елементи тексту та порядок його викладення. Вступу / зазначається привід, що став причиною укладання документа, викладається історія питання та інші. Доказу / викладається суть питання: докази, пояснення, що супроводжуються цифровими розрахунками, посиланнями на законодавчі акти та інші матеріали. Закінчення / формулюється мета заради якої складено документ.

Виконайте вправиhttps://learningapps.org/4031920 https://learningapps.org/4047540

Завдання на картках: Скласти лист-подяку місцевим підприємцям від імені вчителів та учнів школи за благодійний внесок в ремонт школи. Скласти лист-вітання колективу школи з нагоди 50-річчя закладу від вдячного випускника. Скласти лист-прохання від дирекції школи про проходження виробничої практики на базі місцевого господарства.

Домашнє завдання  Уявіть, що поруч із вашою школою відкривають кафе. Напи­шіть від імені адміністрації офіційний лист до виконкому з проханням розглянути питання про недоцільність розташу­вання такого закладу поруч зі школою.