«Професійна лексика діловода. Стиль сучасного ділового письма. Основні правила написання документів»

Про матеріал

Презентація створена в рамка вивчення навчального предмета «Діловодство та управлінська документація» у закладах професійної освіти. Містить теоретичну частину, словничок-довідничок основних термінів та вправи на закріплення матеріалу. Професійна лексика діловода охоплює терміни, професіоналізми та усталені звороти, що стосуються документообігу, управління, юридичних процесів і кадрової справи, як-от "реєстрація", "номенклатура справ", "заява", "клопотання", "характеристика", "циркуляр", "штамп", "юридична сила", "засвідчення", що роблять мовлення точним, чітким та офіційним для фахівців.

Перегляд файлу

Офіційно -діловий стиль — це стиль, що обслуговує

адміністративно-господарську діяльність, законодавство та інші ділянки пов’язані з діловодством, звітністю та документацією, є необхідним для зв’язку державних і громадських установ як між собою, так і з населенням, для оформлення різного роду документів.

Сучасне ділове письмо, що належить до офіційно-ділового стилю, має чіткі підстилі: адміністративно-канцелярський (заяви, накази), дипломатичний (угоди, ноти) та законодавчий (закони, постанови), головні риси якого — точність, офіційність, відсутність емоційності та використання стандартних формул для передачі інформації без двозначності в діловій сфері.

Документ (від лат. documentum — повчальний приклад, взірець) — матеріальний об’єкт, що містить у зафіксованому вигляді інформацію, оформлений у заведеному порядку і має юридичну силу відповідно до чинного законодавства.

Документування — сам процес створення документів тобто їх підготовка, складання, оформлення та виготовлення.

Документообіг — рух документів у структурі з часу їх створення чи одержання до завершення виконання або відправлення.

Дублікат (від лат. dublicatus — подвоєний) —примірник документа, що створюється на заміну оригіналу, і який має однакову з оригіналом силу.

Заява — документ, що містить прохання чи пропозицію особи (про прийом на роботу, надання відпустки, матеріальної допомоги тощо); публічне офіційне повідомлення з проханням чи пропозицією.

Звіт — документ, що містить відомості про виконання плану, завдання, підготовки заходів, доручень і проведення заходів; подається вищій посадовій особі чи установі.

Конфіденційний документ — таємний, довірчий, той, що не підлягає розголошенню чи публікації.

Ліцензія — дозвіл державних органів на здійснення зовнішньо-торговельної діяльності.

Наказ — основний розпорядний документ, який видає керівник підприємства, організації чи установи на правах єдиноначальності і в межах своєї компетенції.

Накладна — обліковий документ, який дає право на отримання чи відправлення вантажів та матеріальних цінностей.

Нарада — це такий вид управлінської діяльності, коли певна кількість учасників збирається в певному місці в обумовлений час для обговорення і прийняття рішень за раніше поставленими питаннями.

Номенклатура справ — систематизований перелік чи список найменувань справ, які заведені в діловодстві установи, з терміном їх зберігання та оформлення в установленому порядку.

Реєстраційний номер — порядковий номер, що присвоюється вхідним чи вихідним документам при їх реєстрації, що є частиною індексу діловодства.

Ревізія (від лат. revisio — перегляд) — вивчення діяльності певної установи чи посадової особи з метою перевірки правильності і законності дій.

Реєстрація документів — запис коротких даних про документ і проставлення на ньому індекса й дати реєстрації .

Резолюція (від лат. resolutio — дозвіл) — письмова вказівка керівника установи виконавцю про характер і терміни виконання документа; завершальна частина судового рішення.

Реквізити — обов’язкові елементи службового документа.

Циркуляр (від лат. circulus — коло, circularis — круговий) — різновид інструктивного листа вищого органу, що видається на додаток і роз’яснення до раніше випущеного документа; розсилається певному колу підвідомчих установ або підлеглим посадовим особам.

Штамп (від нім. stampe — печатка) — відбиток штемпеля на документі; шаблон, трафарет, клеймо.

Штемпель — прилад з випуклим стороннім зображенням малюнка чи напису, що слугує для одержання відбитку, накладання печатки, клейма.

Для фахівців з бухгалтерського обліку вираз «поставити на баланс» ясна, як білий день. У простого обивателя така фраза може викликати безліч питань, що поставити, куди поставити, який баланс і так далі. Жаргон бухгалтерів, як і українська мова на місці не стоїть. Цей жаргон обростає новими поняттями, виразами, абревіатурами, словами і йде в ногу з часом. На одному сайті була опублікована лаконічна скарга однієї дівчини бухгалтера іншому: «Це просто кошмар: баланс висить, бухи, які сидять на матеріалах, неправильно рознесли накладні. Ще косяки в документах за сейлзамі необхідно виловлювати. І не забути простежити за новачком касиром, щоб він опердень закрив».