Передавання електронних документів. Зберігання електронних документів. Забезпечення конфіденційності електронних документів. Електронний офіс.

цифровий офіс

сучасний офіс

ІКТ- система

SMART- система

електронний офіс

5 стадій

2 стадії

3 стадії

7 стадій

10 стадій

4

2

6

3

10

SMART засоби

електронні архіви і сховища даних

електронні засоби опрацювання текстів

ІКТ-технології

регіональні і глобальні комп’ютерні мережі

координація діяльності всередині і зовні організації

реалізація можливості ефективно підтримувати і розвивати зв’язки з партнерами, успішно пристосовуватись до швидкозмінюваної економічної ситуації

допомога у виробленні і прийнятті ефективних рішень

виключення затримок і помилок при опрацюванні інформації, документів

включення фірми до інформаційних структур ринкової економіки країни та світу, доступ до комерційних баз даних, проведення електронного маркетингу, рекламних та інформаційних заходів

має бути забезпечена можливість відновлення електронного документа у тому форматі, в якому він був створений, відправлений або одержаний

інформація, що міститься в електронних документах, повинна бути доступною для її подальшого використання

використання послуг посередника, у тому числі архівної установи

у разі наявності повинна зберігатися інформація, яка дає змогу встановити походження та призначення електронного документа, а також дату і час його відправлення чи одержання

у порядку, визначеному законодавством

Визначення потоку внутрішньої документації.

Визначення потоку вихідної документації.

Визначення норми керованості персоналу.

Визначення завантаженості персоналу, який виконує функції діловодства.

Потік вхідної документації.

Змішаний.

Ієрархічний. .

Потік архівної документації.

Рух службових документів з часу їх створення або одержання суб'єктом документаційного забезпечення управління до часу завершення виконання, надсилання або знищення.

Діяльність спеціальних працівників або підрозділів щодо створення документаційної інформаційної бази на різних носіях для використання управлінським апаратом у процесі реалізації його функцій.

Це потік документів, які циркулюють між пунктами опрацювання і створення інформації (керівниками організації і структурних підрозділів, спеціалістами) і пунктами технічного опрацювання документів (експедицією, секретаріатом, канцелярією та ін.).

Попередній розгляд документів службою документаційного забезпечення управління

Система всебічного використання в управлінській діяльності засобів  обчислювальної техніки і телекомунікацій.

Схема потоків інформації, використовуваної в процесі управління, відображає різні процедури виконання функцій управління організацією і представляє за кожним завданням зв'язок вхідних і вихідних документів і показників.

Сукупність суб'єктів управління, які перебувають під організуючим впливом процесів управлінської діяльності

Рух службових документів з часу їх створення або одержання суб'єктом документаційного забезпечення управління до часу завершення виконання, надсилання або знищення

один файл.

кілька файлів.

безліч файлів

п’ять файлів

Використанням електронно-цифрового підпису (ЕЦП), який ідентифікує автора надісланого електронного документа і забезпечує неможливість зміни документа у процесі доставки.

Використанням ксерокопії власного підпису особи, яка надіслала документ.

Використанням факсиміле особи, яка надіслала документ.

Адресою електронної пошти особи, яка надіслала документ.

Інтегрований у інформаційну систему підприємства комплекс апаратно-програмних засобів і технологій, призначений для створення систематизованих каталогів корпоративних документів.

Це організаційний соціально-економічний і науково-технічний процес створення оптимальних умов для функціонування і реалізації прав і повноважень органів державної влади і забезпечення інформаційних потреб суб'єктів, які з ними взаємодіють, на основі формування і використання державних інформаційних ресурсів.

Діяльність спеціальних працівників або підрозділів щодо створення документаційної інформаційної бази на різних носіях для використання управлінським апаратом у процесі реалізації його функцій.

Сукупність процесів створення, оброблення, відправлення, передавання, одержання, зберігання, використання та знищення електронних документів, які виконуються із застосуванням перевірки цілісності та у разі необхідності з підтвердженням факту одержання таких документів.

Забезпечення ефективного виконання функцій засобами сучасних інформаційних технологій.

Насичення комп'ютерно-телекомунікаційними технологіями.

Доступу співробітників до мережі Інтернет.

Всі варіанти