Передавання електронних документів. Зберігання електронних документів. Забезпечення конфіденційності електронних документів. Електронний офіс.

Електронний офіс

Особистий ключ

Цифровий підпис

15 років

Від строку, встановленого законодавством для відповідних документів на папері

7 років

Суб’єкти електронного документообігу, які здійснюють його на договірних засадах, самостійно визначають режим доступу до електронних документів, що містять конфіденційну інформацію, та встановлюють для них систему (способи) захисту.

Особи, винні в порушенні законодавства про електронні документи та електронний документообіг, несуть відповідальність згідно з законами України.

Склад документованої конфіденційної інформації залежить від компетенції і функцій установи, характеру її діяльності, взаємозв'язків з іншими установами, порядку розв'язання питань.

Суб’єкти електронного документообігу, які здійснюють його на договірних засадах, самостійно визначають режим доступу до електронних документів, що містять конфіденційну інформацію, та встановлюють для них систему (способи) захисту.

Особи, винні в порушенні законодавства про електронні документи та електронний документообіг, несуть відповідальність згідно з законами України.

Склад документованої конфіденційної інформації залежить від компетенції і функцій установи, характеру її діяльності, взаємозв'язків з іншими установами, порядку розв'язання питань.

Має бути забезпечена можливість відновлення електронного документа у тому форматі, в якому він був створений, відправлений або одержаний;

У разі наявності повинна зберігатися інформація, яка дає змогу встановити походження та призначення електронного документа, а також дату і час його відправлення чи одержання.

В ньому конфіденційна інформація повинна захищатися не тільки від утрати, але й від недозволеного виходу такої інформації за межі зони функціонування, що захищається, або встановленого кола осіб, які мають право працювати з нею.

Електронізація

Авторизація

Архівація

Організація

Секретарі

Заступники

Керівники установ

Документаційне забезпечення усіх видів конфіденційної діяльності

Проведення систематичних перевірок наявності документів

Фіксація проходження і місцезнаходження кожного документа

Захист документованої інформації, що утворюється в процесі конфіденційної діяльності

Інформація, що міститься в електронних документах, повинна бути доступною для її подальшого використання

Підготовка інструкції, що визначає порядок обліку, зберігання і використання документів, що містять конфіденційну інформацію

Має бути забезпечена можливість відновлення електронного документа у тому форматі, в якому він був створений, відправлений або одержаний

У разі наявності повинна зберігатися інформація, яка дає змогу встановити походження та призначення електронного документа, а також дату і час його відправлення чи одержання

Виключити затримки і помилки при опрацюванні інформації, документів

Удосконалити розподілення функцій у процесі інформаційного обслуговування керівництва

Відновити традиційну форму концентрації офісної діяльності навколо спеціаліста, або керівника

Відмовитись від внутрішньоофісної документації на паперовій основ