Поняття документу. Призначення та класифікація документів. Документообіг. Загальні правила оформлення документів.

письмові

графічні

постачально-збутові

фото

фото документи

організаційно-розпорядчі

графічні

·       фінансово-розрахункові;

постачально-збутові 

довідково-інформаційні (довідки, протоколи, акти, пояснювальні та службові записки, службові листи, відгуки, плани роботи, телеграми, телефонограми, звіти, доповіді 

·         організаційні (положення, інструкції, правила, статути, тощо);

·         розпорядчі (постанови, рішення, розпорядження, вказівки тощо);

·       організаційно-розпорядчі;

·       фінансово-розрахункові;

постачально-збутові

накази,   протоколи,   положення, розпорядження,  вказівки, інструкції,  правила,  статути,  звіти, ордери, плани, службові листи, заяви тощо. 

статути,  звіти, ордери, плани, службові листи, 

·         типові, що розробляються вищими органами для підвідомчих організацій з однорідними функціями і мають обов'язковий характер;

трафаретні, котрі виготовляються друкарським способом: незмінювана частина тексту документа друкується на поліграфічних машинах, а для змінної інформації залишаються вільні місця. 

·         організаційні (положення, інструкції, правила, статути, тощо);

·         розпорядчі (постанови, рішення, розпорядження, вказівки тощо);

·       прості, що містять інформацію з одного питання;

Індивідуальні, які створюються кожного разу по новому

·       складні, які містять інформація щодо двох і більше питань.

прості, що містять інформацію з одного питання

складні, які містять інформація щодо двох і більше питань

·       внутрішні,  що  стосуються  внутрішніх  питань  підприємства(організації, установи) і не виходять за його межі;

·       зовнішні, тобто вхідна та вихідна кореспонденція.

·       внутрішні,  що  стосуються  внутрішніх  питань  підприємства(організації, установи) і не виходять за його межі;

·       зовнішні, тобто вхідна та вихідна кореспонденція.

·       термінові,  що  виконуються у  строки,  встановлені законом,

відповідним правовим актом, керівником, а також документи зпозначкою «Терміново»;

·       нетермінові, які виконуються в строки, визначені керівництвомпідприємства (організації, установи, фірми).

·       службові,  що  стосуються  діяльності  підприємства(організації,установи, фірми);

·       офіційно-особисті, які стосуються конкретних осіб, тобто іменні(скарги, заяви тощо).

·       внутрішні,  що  стосуються  внутрішніх  питань  підприємства(організації, установи) і не виходять за його межі;

·       зовнішні, тобто вхідна та вихідна кореспонденція.

·       звичайні;

·       для службового користування (ДСК);

·       таємні;

·       конфедиційні та інші.

·       службові,  що  стосуються  діяльності  підприємства(організації,установи, фірми);

·       офіційно-особисті, які стосуються конкретних осіб, тобто іменні(скарги, заяви тощо).

·       Постійного зберігання

·       Тривалого зберігання (понад 10 років)

Тимчасового зберігання (до 10 років

·       звичайні;

·       для службового користування (ДСК);

·       таємні;

·       конфедиційні та інші.

·       службові,  що  стосуються  діяльності  підприємства(організації,установи, фірми);

офіційно-особисті, які стосуються конкретних осіб, тобто іменні(скарги, заяви тощо

·       звичайні;

·       для службового користування (ДСК);

·       таємні;

·       конфедиційні та інші.

·       оригінали - перші або єдині примірники офіційних документів;

·       копії - документи, в яких точно відтворено інформацію інших документів, а також усі їхні зовнішні ознаки чи частину їх і відповідним чином оформлені. 

   справжні (істинні), що готуються в установленому законом порядку за всіма правилами.

Своєю чергою, справжні документи бувають: чинні, нечинні. Документ стає нечинним, коли втрачає юридичну силу з будь-яких причин;.

·       фальшиві (підроблені), в яких зміст чи оформлення не відповідає істині

Обсяг документообігу

документів в установі, організації, структурі з часу їх створення чи отримання до завершення чи відправлення адресатові

це кількість документів, що надійшли 

це комп­лекс робіт з документами, створеними чи отриманими установами: прийняття, розподіл, реєстрація, контроль за виконанням, формування справ, зберігання і використання документації, рух документів між інстанціями.