Урок виробничого навчання: "Синтетичні та аналітичні рахунки в бухгалтерському обліку"

ТЕМА: СИНТЕТИЧНІ Й АНАЛІТИЧНІ РАХУНКИ ЇХ

ВЗАЄМОЗВ’ЯЗОК.

1. Поняття та значення синтетичних та аналітичних рахунків.

2. Взаємозв’язок між балансом та рахунками.

3.Оборотні відомості та їх значення.

Залежно від обсягів інформації і рівня узагальнення рахунки бухгалтерського обліку поділяють на

синтетичні і аналітичні.
 

Рахунки бухгалтерського обліку, які відкриваються на підставі статей балансу для обліку господарських засобів та їх джерел, містять загальні (синтетичні) показники у грошовій оцінці. Так, рахунок "Основні засоби" відображає наявність і рух основних засобів підприємства (земельні ділянки, будинки і споруди, машини та обладнання, транспортні засоби тощо); рахунок "Виробничі запаси" — наявність і рух матеріальних цінностей даної групи (сировина і матеріали, паливо, будівельні матеріали, запасні частини тощо); рахунок"

Розрахунки з постачальниками та підрядниками" — загальну суму кредиторської заборгованості всім постачальникам і підрядникам за одержані від них матеріальні ресурси, виконані роботи та надані послуги й зміни цієї заборгованості в результаті сплати боргів та ін. Такі рахунки прийнято називати синтетичними.

Термін "синтетичний" походить від лат. syntesis, що означає зведений, узагальнений, об'єднання в одне ціле окремих елементів. Щодо рахунків бухгалтерського обліку тосинтетичними називають рахунки призначені для обліку економічно однорідних груп засобів, їх джерел та господарських процесів у грошовому вимірнику. Облік, який здійснюють на підставі таких рахунків, називається синтетичним обліком. Дані синтетичного обліку використовують при складанні бухгалтерського балансу та інших форм фінансової звітності.

Дані статистичного обліку застосовують для макроекономічного аналізу й управління, тому оперативний і бухгалтерський облік підпорядковують завданням державної статистики.

Однак для оперативного управління підприємством, здійснення контролю за збереженням і використанням ресурсів проведення узагальненої інформації недостатньо, потрібна детальна інформація про конкретні види засобів, їх джерел, а також господарських процесів. Таку інформацію одержують за допомогою аналітичних рахунків.

Термін "аналітичний" походить від лат. analysis— розкладання, розчленування цілого на складові (елементи). Облік, здійснюваний на підставі аналітичних рахунків, називаєтьсяаналітичним. Це облік, в якому, крім грошового, застосовують натуральні й трудові вимірники. Наприклад, до синтетичного рахунка "Розрахунки з оплати праці" відкривають аналітичні рахунки за прізвищами працівників, "Адміністративні витрати" — за видами витрат, "Готова продукція" — за видами готової продукції тощо. Кількість аналітичних рахунків за відповідним синтетичним рахунком визначається залежно від наявності об'єктів обліку і поставлених завдань з деталізації.

Синтетичні рахунки конкретизуються в аналітичних рахунках. Між синтетичними й аналітичними рахунками існує нерозривний взаємозв'язок, оскільки на них на підставі одних і тих же документів відображаються одні й ті самі операції, але з різним ступенем деталізації: на синтетичному рахунку відображається загальна сума, а на його аналітичних рахунках — часткові суми.

Взаємозв'язок між синтетичними й аналітичними рахунками виявляється таким чином.

1. На рахунках синтетичного й аналітичного обліку залишок (сальдо) розміщується на одній і тій же стороні рахунка.
2. Якщо дебетується чи кредитується синтетичний рахунок, то однаково дебетуються чи кредитуються його аналітичні рахунки.
3. Кожну операцію на рахунках синтетичного обліку записують загальною сумою, а на відповідних аналітичних рахунках — частковими сумами.
4. Сума залишків (сальдо) і оборотів за всіма аналітичними рахунками має дорівнювати залишку (сальдо) й оборотам, відповідно, синтетичного рахунка. Відсутність такої рівності свідчить про наявність помилок у бухгалтерських записах, які треба знайти і негайно виправити.

 Аналітичний облік має важливе не тільки пізнавальне, а й контрольне значення. Його показники необхідні менеджерам для управління запасами та збутом готової продукції, а фінансистам — для аналізу дебіторської і кредиторської заборгованості, фінансових результатів за центрами відповідальності. Точність та достовірність показників аналітичного обліку періодично звіряють шляхом проведення інвентаризації.

2. Взаємозв’язок між балансом та рахунками. 

Для потреб економічного аналізу й оперативного управління необхідно мати більш широку інформацію про господарські засоби, їх джерела і господарські процеси, ніж це може забезпечити синтетичний облік. У цьому випадку вдаються до додаткового групування однорідних аналітичних рахунків у межах синтетичного рахунка для отримання узагальнених показників. Таке групування здійснюється за допомогою субрахунків. Так, на синтетичному рахунку "Виробничі запаси" аналітичні рахунки групують за субрахунками: "Сировина і матеріали", "Паливо", "Тара і тарні матеріали", "Будівельні матеріали", "Запасні частини" тощо; синтетичний рахунок "Розрахунки з різними дебеторами" включає субрахунки "Розрахунки за виданими авансами", "Розрахунки з підзвітними особами", "Розрахунки за нарахованими доходами" тощо.
Отже, взаємозв'язок синтетичного й аналітичного обліку є результатом вертикального розрізу інформаційної системи бухгалтерського обліку, що складається з наведених вище рівнів: синтетичні рахунки, субрахунки, аналітичні рахунки.

Систему аналітичного обліку на підприємстві можна побудувати за лінійним або ступінчастим методом. Проілюструємо це на прикладі синтетичного рахунка 20 "Виробничі запаси".
20 — "Виробничі запаси"
20-1 — "Сировина і матеріали"
20-12 — "Матеріали" 
20-121 — "Чорні метали"
20-122 — "Кольорові метали"
20-123 — "Лаки, фарби"
20-1211 — "Сталь листова 1"                                                                                                             20-1212 — "Сталь листова 2 мм"

Відображення господарських операцій за синтетичними та аналітичними рахунками — цепоточний бухгалтерський облік. Оскільки баланс завжди характеризує наявність та стан господарських засобів і їх джерел формування у вартісному вимірнику на певну дату, то для поточного відображення змін цих засобів і джерел призначені рахунки. Рахунки відкривають на підставі даних балансу, залишки якого на початок місяця у вигляді початкового сальдо записують: на активних рахунках — за дебетом, на пасивних рахунках — за кредитом.

Протягом місяця з журналу реєстрації господарських операцій зроблені кореспонденції рахунків (бухгалтерські проводки) переносять на відкриті на підставі балансу синтетичні та аналітичні рахунки. Наприкінці місяця за кожним синтетичним та аналітичним рахунком вираховують обороти за дебетом і кредитом і виводять кінцеве сальдо (залишок на кінець місяця).
Дані синтетичних і аналітичних рахунків узагальнюють за допомогою оборотних відомостей, які складають окремо за синтетичними й аналітичними рахунками.

3.Оборотні відомості та їх значення.

Поточне узагальнення змін, що відбуваються у складі господарських засобів і їх джерел, здійснюють за допомогою оборотних відомостей. Оборотні відомості є способом, узагальнення оборотів і залишків за звітний період (місяць), а також засобом взаємозв'язку між балансом, і рахунками, що має важливе значення для контролю правильності облікових записів.

Оборотні відомості складають як за синтетичними, так і за аналітичними рахунками. У них відображають обороти за дебетом і кредитом рахунків, а також залишки (сальдо) на початок і кінець звітного періоду (місяця).

Оборотна відомість за синтетичними рахунками будується у вигляді багатографної таблиці за контокорентною формою, яка включає послідовно: назву синтетичних рахунків, початкове сальдо за дебетом або кредитом, обороти за місяць за дебетом і кредитом, а також кінцеве сальдо за дебетом або кредитом. За кожною графою оборотної відомості показують підсумки.
За даними нашого прикладу складемо оборотну відомість за синтетичними рахунками.

Оборотна відомість за синтетичними рахунками за травень2012 р.

Як бачимо, оборотна відомість узагальнює дані поточного синтетичного обліку, даючи інформацію про зміни господарських засобів та їх джерел за звітний період, а також їх стан на початок і кінець звітного періоду.

Якщо правильно записані початкові сальдо (залишки) на рахунках, рознесені всі кореспонденції за рахунками (бухгалтерські проводки), підраховані обороти та виведені кінцеві залишки (сальдо), то в оборотній відомості мають місце три пари рівностей.
Рівність підсумків першої пари граф зумовлена рівністю підсумків активу і пасиву балансу, який є підставою для запису на синтетичних рахунках початкового сальдо.

Рівність підсумків другої пари граф зумовлена подвійним записом операцій, згідно з якими кожна господарська операція в одній і тій же сумі відображається за дебетом і кредитом різних рахунків.

Рівність підсумків третьої пари граф зумовлена двома попередніми рівностями: якщо початкові залишки (сальдо) на синтетичних рахунках рівні між собою (баланс початковий), а також рівні суми оборотів за дебетом і кредитом (оборотний баланс), то і залишки (сальдо) на кінець звітного періоду в підсумку мають бути рівні між собою (кінцевий баланс).
Порушення цих рівностей свідчить про помилки, допущені в облікових записах або при складанні оборотної відомості.

Типовими помилками при цьому можуть бути:

• неуважність при записі (відображенні) сум бухгалтерської проводки на рахунках;
• арифметичні помилки при підрахунку оборотів і виведенні сальдо за кожним рахунком;
• неуважність при перенесенні записів із синтетичних рахунків (суми сальдо й оборотів) до оборотної відомості;
• арифметичні помилки при підрахунку підсумків відповідних граф оборотної відомості.

Повноту облікових записів на синтетичних рахунках перевіряють шляхом порівняння підсумків дебетових і кредитових оборотів в оборотній відомості з підсумками Журналу реєстрації за звітний період. При повному відображенні всіх господарських операцій підсумок Журналу реєстрації (хронологічний облік) має дорівнювати підсумку оборотів за дебетом і кредитом оборотної відомості (систематичний облік).

Оборотну відомість за синтетичними рахунками використовують для складання бухгалтерського балансу і заповнення форми фінансової звітності. Крім того, оборотна відомість є важливим джерелом інформації для оцінювання й економічного аналізу руху активів і пасивів підприємства. Так, за даними оборотної відомості можна визначити структуру активів і пасивів та зрушення, що відбувалися у звітному періоді, розрахувати показники (коефіцієнти) руху активів та пасивів, інтенсивність їх змін, провести порівняльний аналіз динаміки фінансового стану та ліквідності активів підприємства.

Оборотна відомість за синтетичними рахунками є способом узагальнення даних поточного бухгалтерського обліку з метою перевірки повноти і правильності облікових записів і характеристики руху засобів та їхніх джерел за звітний період.
Оборотна відомість дає загальну інформацію про стан та рух господарських засобів і їх джерел, але недостатньо розкриває економічний зміст оборотів, їх структуру як за активами, так і за джерелами. Більш ефективною в цьому відношенні є шахова оборотна відомість.
Шахову оборотну відомість будують за принципом шахової дошки.

Всі рахунки в ній записують двічі в одній і тій же послідовності: по вертикалі й горизонталі, за дебетом і за кредитом. Сума в клітинці шахової оборотної відомості показує, який рахунок дебетується, а який кредитується. Обороти за кожним рахунком деталізуються відповідно до кореспонденції. Це порівняно з простою оборотною відомістю дає ширшу картину змін господарських засобів та процесів, що відбулися. У шаховій оборотній відомості можуть бути наведені залишки (сальдо) на початок і кінець місяця, що істотно поліпшує її обліково-аналітичні можливості.

Шаховий принцип побудови записів широко використовують при побудові облікових регістрів, зокрема при журнально-ордерній формі рахівництва. Використання шахової оборотної відомості в практиці бухгалтерського обліку залежить від рівня автоматизації обліково-аналітичних робіт. За великої кількості рахунків і господарських операцій при ручній обробці даних вона стає громіздкою, погіршуються її наочність і аналітичність. Істотно поліпшуються якість і аналітичність шахової оборотної відомості при застосуванні ПЕОМ.

Оборотні відомості за аналітичними рахунками складають для узагальнення інформації в розрізі синтетичного рахунка.
У зв'язку з тим, що одні аналітичні рахунки ведуть лише у грошовому вимірнику, а інші в натуральному та грошовому, то за цією ознакою оборотні відомості поділяють на два види:

• оборотні відомості контокорентної форми;
• оборотні відомості кількісно-сумової форми.

Оборотні відомості контокорентної форми ведуть за аналітичними рахунками розрахунків і джерел засобів оскільки аналітичний облік, як і синтетичний, тут здійснюється у грошовому вимірнику.

Оборотні відомості кількісно-сумової форми ведуть за аналітичними рахунками товарно-матеріальних цінностей, оскільки тут використовують натуральний і грошовий вимірники. Тому в цих оборотних відомостях передбачені графи для запису кількості, ціни і вартості матеріальних цінностей.

Порядок складання оборотних відомостей за аналітичними рахунками в грошовому вимірнику розглянемо на прикладі синтетичного рахунка "Розрахунки з покупцями та замовниками". 
 

У рівності підсумків оборотів і сальдо за всіма аналітичними рахунками і за синтетичним рахунком виявляється взаємозв'язок між синтетичним і аналітичним обліком, між синтетичним рахунком і відкритими до нього аналітичними рахунками.

До більшості синтетичних рахунків відкривають аналітичні рахунки, тому складання оборотних відомостей за аналітичними рахунками сприяє одержанню детальної інформації про рух і сальдо окремих видів засобів і їх джерел, необхідної для оцінювання, контролю та економічного аналізу з метою ефективного управління підприємством.

Контрольні запитання:

1. Дайте характеристику синтетичним і аналітичним рахункам.

2. В чому полягає взаємозв'язок між синтетичним та аналітичним обліком.

3. Що таке оборотна відомість по синтетичних рахунках та які її особливості? 

4. Поясніть рівність підсумків граф оборотної відомості.

5. У чому полягає сутність шахового принципу побудови оборотних відомостей?

    6. Дайте порівняльну характеристику видам оборотної відомості.

7.Охарактеризуйте  контрольно-аналітичне значення і роль оборотної відомості.