ЕЛЕКТРОННІ ТАБЛИЦІ. ТАБЛИЧНИЙ ПРОЦЕСОР

Тема: ЕЛЕКТРОННІ ТАБЛИЦІ. ТАБЛИЧНИЙ ПРОЦЕСОР

План

1. Загальні відомості про MS Excel.
2. Введення текстових та числових даних. Формат комірок.
3. Виконання обчислень в MS Excel.
4. Абсолютна, відносна, змішана адресація комірок.
5. Використання формул і функцій.
6. Побудова діаграм в MS Excel.
7. Друк таблиць в MS Excel

1. Загальні відомості про MS Excel

Перші комп'ютери створювалися для виконання математичних обчислень. Незважаючи на те, що сфера використання комп'ютерів згодом значно розширилася, задачі, пов'язані з виконанням математичних обчислень, залишаються однією з найважливіших галузей застосування комп'ютерів. Створено спеціальні програми, які забезпечують швидке й надійне виконання обчислень, — електронні таблиці.

Перша електронна таблиця з'явилася в 1979 р. Її створили випускники Массачусетського технологічного інституту Ден Бриклін і Боб Фрепстон. Вона називалася VisiCalk (від англ. Visible Calculator - видимий калькулятор). Згодом з'явилася електронна таблиця Lotus 1-2-3, що поєднувала найкращі якості системи VisiCalc з графічними можливостями і засобами пошуку інформації. Останнім часом найбільш використовуваними є потужні електронні таблиці SuperCalc різних версій, Excel, Quattro тощо. Найбільш вживаною ЕТ в наш час є MS Excel з пакету MS Office.

Excel (чудовий) - це пакет прикладних програм, орієнтований на оброблення даних, поданих у табличній формі. Саме тому його часто називають табличним процесором, або електронною таблицею.

На сьогодні Microsoft Excel є одним із найдосконаліших і найпопулярніших у світі табличних процесорів. Він дає змогу розв'язувати багато видів досить складних фінансово-економічних задач, здатний задовольнити потреби багатьох фахівців з економіки, банківської справи та ін. Ця програма дозволяє вести різноманітні списки, каталоги, таблиці, прайс-листи, складати фінансові звіти, розраховувати дані соціологічних опитувань, результати наукових експериментів і т.д.

Ехcel також здатний:

• подавати дані в наочній графічній формі у вигляді графіків і будь-яких діаграм;
• працювати зі списками (базами даних) - створювати, форматувати та сортувати списки, проводити пошук і вибір їхніх елементів за заданими критеріями- автофільтрами;
• оперативно аналізувати економічну діяльність будь-яких об'єктів (організацій, підприємств, бірж, банків тощо);
• сортувати табличні дані за алфавітом, зростанням (спаданням), датами, місяцями і т. д.;
• проводити обмін даними з іншими програмами за технологією OLE (Object Linking and Embedding - об'єктно-орієнтований зв'язок і вбудовування);
• створювати макроси, тобто макрокоманди, які використовуються для автоматизації розв'язання задач, що часто повторюються.

Отже, Microsoft Excel з пакету Microsoft Office є програмним засобом з великими можливостями. Від інших відомих табличних процесорів він відрізняється підвищеною комфортністю та значно розширеними можливостями створення реляційних баз даних, зведених звітів зі складною структурою й організації зв'язку з різними додатками Microsoft Office і всесвітньою інформаційною мережею internet

Електронна таблиця - це програма обробки числових даних, що зберігає і обробляє дані в прямокутних таблицях.

Програма MS Excel - одна з найпопулярніших програм для роботи з електронними таблицями на сьогоднішній день, що працює під управлінням системи Windows.

Табличний процесор - це програма, що забезпечує створення і автоматичну обробку електронної таблиці.

Табличні процесори забезпечують:

• Введення, зберігання і коригування даних.
• Автоматичне проведення обчислень по заданих формулах.
• Наочність документів.
• Побудова різного роду діаграм і графіків на основі табличних даних.
• Оформлення і друк таблиць.
• Роботу з електронними таблицями як з базами даних.

Головне достоїнство електронної таблиці - це можливість миттєвого перерахунку всіх даних, пов'язаних формульними залежностями при зміні значення будь-якого операнда.

Табличний процесор MS Excel дозволяє:

Документ електронної таблиці називається робочою книгою. У кожному документі може розміщуватися від 1 до 255 таблиць – робочих аркушів. Документ Excel зберігається у файлі з будь-яким ім’ям і розширенням . xls.

Запуск програми MS Excel. Основні елементи вікна програми.

Для запуску необхідно виконати команду Пуск, Програми, Microsoft Excel. Після запуску перед нами з’явиться вікно електронної таблиці.

Давайте розглянемо основні елементи вікна.

 Робоче вікно програми Excel  містить стандартні елементи інтерфейсу для всіх Windows-додатків. Вікно має наступні основні області:

•      Заголовок, що відображається у верхній частині екрану;
•      Панель швидкого доступу з найбільш часто використовуваними кнопками;
•      Стрічку з набором вкладок;
•      Ярлик Файл, що замінила вкладку Office з версії 2007;
•      Поле імені містить інформацію про активну на даний момент клітинку.
•      Рядок формул (рядок введення) відображає вводяться в клітинку дані. У ній користувач може переглядати або редагувати вміст поточної комірки. Особливість рядка формул - можливість бачити міститься в поточної комірки формули або функції, а не їх результат.
•      Робоче поле - простір електронної таблиці, що складається з комірок, назв стовпців і рядків.
•      Елементи управління включають кнопки навігації, ярлички листів і смуги прокрутки
•      Рядок стану, в якій відображаються (зліва на право): порядковий номер активного листа; мова введення; кнопки перемикання режимів роботи з документом; повзунки зміни масштабу документа.
•      Рядок меню містить імена меню основних режимів програми. Вибравши один з них, користувач отримує доступ до меню, який містить перелік назв команд. Після вибору деяких команд спадаючого меню з'являються додаткові підменю. Панель інструментів містить певну кількість кнопок, призначених для швидкої активізації виконання певних команд меню.

При запуску програми Excel відкривається вікно, що містить нову робочу книгу.

Робоча книга - це багатосторінковий документ табличного процесора.

Кожна сторінка робочої книги називається робочим листом; активна сторінка відображається у вікні документа. У робочий лист можуть входити таблиці, діаграми, макроси. Всі листи робочої книги зберігаються в одному файлі.

Кожен робочий лист розділений на стовпці, рядки та клітинки, відокремлені один від одного розділовими лініями .

Стовпці - це вертикальні розділи. Перший стовпець - стовпець А (літера А зображена в його заголовку).

Горизонтальні розділи - рядки - пронумеровані.

Кожен робочий лист має 256 стовпців (від А до IV) і 65 536 рядків.

Комірка - це область, утворена перетином рядка і стовпця. Кожна комірка має власну адресу, яка визначається ім'ям стовпця і номером рядка, до яких належить ця група. Наприклад, комірка в лівому верхньому кутку робочого листа має адресу А1.

Активна комірка виділена рамкою, яка називається рамкою активної комірки. Заголовки стовпця і рядка активної комірки виділяються більш жирним шрифтом і виглядають рельєфно піднятими. Вводити дані можна тільки в активну комірку. Адреса поточної комірки виводиться в поле імені, а вміст - в рядку введення.

У програмі Excel принаймні одна поточна комірка виділена завжди. Крім того, є можливість виділення блоку комірок, тобто групи послідовних комірок. Блок комірок може складатися з однієї комірки, рядка (або її частини), стовпці (або його частини), а також послідовності рядків або стовпців (або їх частин).

2. Введення текстових та числових даних. Формат комірок.

Табличний процесор оперує з такими об'єктами, як робочі книги і листки, комірки, діапазони комірок, стовпці та рядки. Робота з будь-яким об'єктом завжди починається з його виділення.

Для виділення будь-якої комірки робочого листка, наприклад комірки А1, досить помістити в неї курсор і клацнути мишею. Поява жирної рамки свідчить про те, що комірка стала активною і в неї можна вводити дані або формулу.

Виділення множини комірок окремого стовпця (рядка) здійснюється простим клацанням лівою клавішею миші на його імені. Діапазони суміжних комірок, стовпців, рядків і блоків, виділяються "буксируванням" покажчика миші, тобто перетягуванням його по екрану при натисненій лівій клавіші миші.

Для виділення всього робочого листка (книги) досить клацнути мишею на кнопці “Выделить все”, яка розміщується на перетині заголовків стовпців і рядків робочого листка.

В Excel можна одночасно виділяти також кілька несуміжних комірок або діапазонів, які доступні для оброблення. Для цього потрібно скористатися "буксируванням" покажчика миші при натисненій клавіші <Ctrl> для кожного діапазону, виключаючи перший. Саме таким способом одночасно виділено об'єкти робочого листка.

Більшість ЕТ починаються з текстових даних, які під час введення автоматично вирівнюються системою по лівому краю комірок.

Текст вводиться в активну комірку та у пам'ять при натисненні на клавішу <Enter> або подвійним клацанням лівою клавішею миші. Він може вирівнюватися по лівому краю, центру або по правому краю за допомогою однойменних піктограм-кнопок.

Довгі заголовки таблиці, розміщені в кількох комірках стандартної довжини, як правило, об'єднують, а потім центрують. Ця процедура виконується за допомогою кнопки “Обьединить й поместить в центр”. Примусове перенесення частини тексту на наступний рядок комірки здійснюється за допомогою клавіш <Alt+Enter>.

Взагалі формат комірок і параметри тексту задаються командою Формат/Ячеек, яка активізує однойменне вікно з шістьма вкладками: “Число”, “Выравнивание”, “Шрифт”, “Граница”, “Вид” та “Защита”.

Вкладка “Число” використовується для вибору будь-яких форматів даних.

Вкладка “Выравнивание” забезпечує зміну орієнтації тексту на ± 90%, об'єднання елементів таблиці та автопідбір їхньої ширини, перенос слів у межах комірки, а також відступ і вирівнювання вмісту комірок по горизонталі та вертикалі.

Вкладка “Шрифт” надає широкі можливості шрифтового оформлення робочого листка, а саме:

• вибір типу шрифту (Time New Roman, Arial тощо) і варіанта його зображення (звичайний, курсив, напівжирний або напівжирний курсив);
• установлення або вибір із списку потрібного розміру шрифту у пунктах;
• задання параметрів підкреслення елементів листка (без підкреслення, з підкресленням одинарною, подвійною або штриховою лініями);
• керування спеціальними ефектами під час оформлення тексту робочого листка (із закресленням, верхнім індексом: х², м³,... або з нижнім індексом х₂, ...

Вкладка “Граница” містить будь-які лінії, що створюють контури комірок .

Вкладка “Защита” забезпечує приховування всіх формул робочого листка і захист його комірок. Активізується воно тільки після захисту всього листка за командою Сервис-Защита.

Будь-яке число, як і текст, вводиться у вибраний елемент таблиці. Введення завершується натисненням на клавішу <Enter>, або клацаням на кнопці, розміщеній у рядку формул. За замовчуванням числа вирівнюються вздовж правої межі комірки.

Точність подання чисел із фіксованою комою задається кнопками-піктограмами. Перша збільшує кількість знаків після десяткової коми, а друга зменшує її. Гранично допустима точність — до 30 знаків після коми. У тих випадках, коли розрядність чисел перевищує ширину комірок, система заповнює їх символами #### .

Задання грошового та відсоткового форматів виконується за допомогою кнопок $ , % відповідно.

Формат числових даних вибирається із списку опції “Число” вікна “Формат ячеек”. Останнє, як відомо, активізується за командою Формат— Ячейки.

Формат “Общий” використовується для відображення як текстових, так і числових даних довільного типу.

Формати “Денежный” і “Финансовый” застосовуються для відображення грошових величин із зазначенням валюти (грн., крб., $, тощо).

Формати “Дата” і “Время” зручні для подання дат і часу в різних варіаціях: 16.04.99, травень 99, 13:30, 9:22:37, 3.04.99 12:45 і т. д.

У форматі “Процентный” значення комірок множаться на 100 і виводяться на екран із символом % .

Формат “Текстовий” відображає дані будь-якого типу як рядкові, а формат “Дополнительный” — поштові індекси, табельні та телефонні номери.

Нарешті, опція “Все формати” містить ряд шаблонів, що дають змогу користувачеві створювати нові формати.