ІТК "Складання автобіографії, характеристики, графіку відпусток."

№ з/п

Обладнання, матеріали, нормативні документи

Зміст роботи адміністратора

1

ПК, телефон, Інтернет, папір

Алгоритм створення автобіографії

Автобіографія - це документ, у якому особа, що складає його, подає опис свого життя та діяльності в хронологічній послідовності.

Складати автобіографію необхідно керуючись загальними вимогами до написання ділових листів:

1. Треба викладати відомості в розповідній формі (перша особа в однині).

2. Слід дотримуватися чіткого хронологічного порядку у всіх фактах життєдіяльності. Так життєвий шлях особи, її кваліфікацію, досягнення, діяльність у громадянстві можна швидко знайти та нічого не пропустити.

3. Уникайте закреслень та виправлень. За наявності помилок, автобіографію треба переписати.

4. Чорнила зеленого та червоного кольорів заборонено.

5. Оформлення автобіографії на роботу здійснюється на стандартному аркуші паперу.

Основними складовими частинами тексту автобіографії є:

1. Прізвище, ім’я, по батькові (повністю, у називному відмінку).

2.Число, місяць, рік і місце народження.

3. Відомості про навчання (роки й місце, одержана освіта й спеціальність за дипломом тощо).

4. Відомості про трудову діяльність (коли, де, на якій посаді працював автор автобіографії, останнє місце роботи чи навчання, посада).

5. Відомості про громадську роботу, досягнення, заохочення, захоплення.

6. Відомості про родичів (батьків, братів, сестер їхнє прізвище, ім’я, по батькові, дата народження, де й ким працюють, посада або останнє місце роботи).

7. Сімейний стан, та склад сім’ї. (прізвище, ім’я, по батькові, дата народження, де й ким працюють або навчаються, посада або останнє місце роботи).

8. Паспортні дані, домашня адреса, номери телефонів.

9. Повна дата, підпис з ініціалами та прізвищем.

Чоловіки вказують також відомості про проходження військової служби, жінки - про перебування у декретній відпустці. Наприкінці автобіографії вказується контактна інформація, внизу ліворуч ставиться дата написання, внизу справа - підпис.

Для оформлення автобіографії часто необхідний спеціальний бланк. Автобіографія зберігається в особовій справі.

2.

ПК, телефон, Інтернет, папір

Алгоритм створення характеристики

Характеристика - це документ, у якому викладено відомості про службову (трудову) та громадську діяльність працівника, а також надано оцінку ділових і моральних якостей.

Зразок характеристики

При складанні характеристики особливу увагу приділяють оцінці професійних якостей працівника, рівень його підготовки, відповідальність. Крім цього, варто звернути увагу на його роботу в колективі, так як часто сформоване відношення між співробітниками впливає на результат роботи.

Реквізити характеристики:

1. Назва виду документа.

2. Заголовок (прізвище, ім’я, по батькові особи, якій видається характеристика; рік або повна дата народження; посада; якщо треба, та місце проживання).

3. Текст, який містить такі відомості:

- трудова діяльність працівника (з якого часу і в цій установі, на якій посаді);

- ставлення до службових обов’язків та трудової дисципліни (вказуються найбільш значущі досягнення, заохочення та покарання);

- громадська діяльність;

- моральні якості (риси характеру, ставлення до інших членів колективу);

- призначення характеристики.

4. Дата складання.

5. Підпис керівника установи (при потребі – інших відповідальних осіб).

6. Печатка.

Вимоги до оформлення характеристики.

Оцінка рівня професіоналізму проводиться безпосереднім керівником. Крім цього, в якості даних, які беруться за основу, можуть стати факти проходження перепідготовки, курси з підвищення кваліфікації і так далі.

Опис функціональних обов’язків і оцінка їх виконання. У багатьох випадках люди, які займають одну посаду, виконують різну роботу. Саме тому важливо відзначити те, які функціональні обов’язки виконував співробітник і як він з ними справлявся.

Особистісні якості працівника можуть бути відзначені тільки ті, які впливають на його професійну діяльність: рішучість, відповідальність, цілеспрямованість. Наприклад, політичні та релігійні погляди не повинні бути відображені в характеристиці.

Оцінка відносин, які склалися у колишнього співробітника з колективом. У більшості випадків саме здатність працювати в колективі дозволяє досягти великих результатів. В іншому випадку проблеми з якістю виконуваної роботи будуть постійно виникати у керівництва через не сформовану обстановку в колективі.

Варто врахувати й стиль написання характеристики, щоб створений документ було легко та зручно читати. Блоки краще оформити окремими абзацами. Таким чином текст буде доступний до ознайомлення, за необхідності можна легко перейти до потрібного розділу.

Обов'язково вказують, для якої установи надається характеристика. Наприклад, на вимогу військового комісаріату чи суду, для переведення на іншу посаду або для надання під час працевлаштування.

Характеристику пишуть або друкують у двох примірниках, один з яких видають особі, а другий (копію) підшивають до особової справи. Текст викладають від третьої особи.

3.

ПК, телефон, Інтернет, папір

Алгоритм складання та оформлення графіка відпусток

Графік відпусток - це локальний нормативний акт підприємства, який визначає черговість надання оплачуваних відпусток у календарному році. Графік відпусток - не лише обов’язковий організаційний документ, а й зручний інструмент планування. Він містить відомості про розподіл часу відпусток між працівниками всіх структурних підрозділів.

Черговість надання відпусток визначається графіками, що затверджуються роботодавцем.

Зазвичай графік відпусток складають у вигляді таблиці з відповідними графами:

1) найменування структурного підрозділу;

2) посада;

3) прізвище, ім'я та по батькові працівника;

4) табельний номер;

5) вид відпустки;

6) кількість календарних днів відпустки;

7) період, за який надається відпустка;

8) плановий період чи дата надання відпустки;

9) примітки.

Кожен працівник має право запропонувати найбільш сприятливий період для своєї відпустки. Водночас конкретну дату відпустки йому необхідно погодити зі своїм роботодавцем уже з урахуванням інтересів останнього.

Зразок графіка відпусток

Протягом року можуть виникнути різні робочі ситуації, які вимагатимуть внесення змін до графіка відпусток. Наприклад, працівники, включені до графіка, можуть звільнитися. У свою чергу, хтось буде прийнятий на роботу після затвердження графіка. Особи, які мають право на відпустку у зручний для них час, можуть попросити змінити місяць початку відпустки, передбачений графіком. 

До графіка відпусток можуть вноситись зміни протягом усього періоду його дії. Зміни до графіка відпусток вносяться шляхом видання організаційно-розпорядчого документа (наказу, розпорядження, змін до графіка). Тобто зміни до затвердженого графіка відпусток у сам графік не вносяться, а є додатками до нього. Ініціювати зміни до графіка може як роботодавець, так і працівник.

Зразок наказу про перенесення відпустки

У графік відпусток обов’язково мають бути включені щорічні відпустки (основні та додаткові). Також до нього можна включити інші види оплачуваних відпусток, надання яких можна передбачити заздалегідь.