Презентація "Правила ввічливого листування"

Правила ввічливого листування. Підготувала учениця 10-го класу Дух Евеліна

ВСТУПУявіть, ви пообіцяли колегам надіслати важливі дані та забули про це за купою справ. Або вам потрібно повідомити кандидату на посаду про відмову, чи партнерам –  про те, що наразі ви більше не можете продовжувати співпрацю. Деякі моменти при діловому листуванні змушують замислитися навіть досвідчених менеджерів або посадовців. Тому ми зібрали декілька основних правил для правильного написання листа, за допомогою яких ви уникнете помилок та подальших непорозумінь.

ОСНОВНІ питання ВВІЧЛИВОГО ЛИСТУВАННЯ1. Привітання2. Звертання3. Подяка4. Нагадування5. Прохання6. Відмова7. Підпис8. Чи можна не відповідати на листи?

привітання. Будь-який лист варто розпочинати з привітання. Часто виникає питання, яку форму вживати – «добрий день» чи «доброго дня»? Сучасні мовознавці, зокрема, Олександр Авраменко, радять вживати прикметник «доброго» у родовому відмінку лише до іменника «ранку». А коли мова йде про день чи вечір, то варто вітатися у називному відмінку – «добрий день» або «добрий вечір», тому що ці форми до нас дійшли з давніх часів у багатьох прикладах усної народної творчості: «Добрий день тобі, сонечко яснеє», «Добрий вечір тобі, пане господарю». Що відомо?Вчимося правильно вітатись!

ЗВЕРТАННЯНайпоширеніша форма звертання – за допомогою ім’я та по батькові, які вживаємо у кличному відмінку. Тоді змінюються закінчення і в імені, і у по батькові. Як правило, до них додається присудок ввічливості «шановний». Якщо ми вживаємо слово ввічливості «пан», то його також ставимо у кличний відмінок. Якщо ви звертаєтеся до особи, яка займає високу державну посаду – депутата, міністра, президента, голови – то в діловому листі можна звернутися до цієї людини з використанням назви цієї посади та за допомогою слів «пані», «пан» – теж у кличному відмінку. При таких зверненнях, особливо тих, які містять прохання, варто додати слова поглибленої ввічливості «вельмишановний», «поважний». Що відомо?Слідкуй за цими правилами!

подяка. Далі потрібно переходити до того, заради чого ви, власне, і пишете лист – звернутися, запитати, подякувати тощо. Важливо обміркувати початкову фразу листа, бо від неї може багато залежати. Якщо цей лист – відповідь на запрошення, запит, подяка, то висловити вдячність доречно вже у першому реченні: «щиро дякуємо Вам за лист з рекомендаціями щодо…», «передусім дозвольте подякувати Вам за…». А в листі-підтвердженні можна скористатися фразою, на кшталт: «із вдячністю підтверджуємо свою згоду на…»Дякуйте в міру!Що відомо?

НАГАДУВАННЯСпершу потрібно нагадати адресату, про що саме між вами була досягнута домовленість. Це допоможе йому зорієнтуватися в тому, що, кому і коли він обіцяв. Після цього варто вказати ті терміни, до яких ваша домовленість може бути дійсною, або до яких можна вирішити це питання. Для цього можна використати дієслівні конструкції «нагадаємо», «нагадаю»: «нагадаю, що ця зустріч має відбутися…» або «нагадаємо, що добігають кінця встановлені терміни». Якщо ви звертаєтеся до певних установ, від яких залежить рішення, що важливе для вас або вашої компанії, то варто вказати, що через кілька днів спливає термін, до якого ви можете подати угоду чи звернення. Радимо вжити конструкції «просимо Вас», «наполегливо просимо»: «наполегливо просимо вас розглянути цей лист до певного терміну», «просимо вас підписати папери». Іноді делікатність не дає бажаних наслідків, тоді слід проявити рішучість та навіть категоричність. Наприклад, це можна зробити таким чином: «Незважаючи на неодноразові нагадування, ви так і не надіслали нам обіцяні матеріали. Вважаємо за потрібне попередити вас про свої наміри скасувати угоду». Не соромтеся нагадувати!Що відомо?

ПРОХАННЯДо керівників організацій, клієнтів, партнерів, інвесторів часто доводиться звертатися з проханнями. Для цього можна використати такі фрази як: «просимо прийняти замовлення», «просимо вас терміново оплатити рахунок», «будемо вдячні, якщо ви повідомите про…». Що відомо?Звертайся з проханням!

ВІДМОВАДосить часто представникам компаній або установ доводиться повідомляти адресатам про якусь відмову від імені організації, яку він представляє. Іноді це буває досить складним завданням для самого адресанта. Тут можна застосувати форму: «повідомляємо про те, що…». Говорити «ні» слід аргументовано та доброзичливо. Сформулювати відмову можна таким чином: «докладно вивчивши ваш проект, ми з прикрістю повідомляємо, що не маємо змоги…», «дякуємо за докладені вами зусилля, але ми не можемо прийняти вашу пропозицію…». Якщо існувала попередня домовленість, але потім з певних причин обставини змінилися, і ви мусите надсилати відмову, то варто дати пояснення, у зв’язку з чим змінюєте рішення. Для цього краще вживати конструкції «у зв’язку з тим, що», або «на основі того, що». Пояснення важливе, бо виконання ділової домовленості свідчить про рівень ділової репутації. Що відомо?Відмовляй ввічливо!

ПІДПИСУ діловому листуванні, особливо при використанні e-mail, люди складають постійну форму підпису. Часто можна зустріти приклади: «з повагою, Іван Іванов», або «з найкращими побажаннями, Іван Іванов». В обох цих та інших подібних випадках кому перед ім’ям ставити не потрібно! Тому що це конструкція неповного речення, де опущено присудок. Замість нього можна поставити тире, але воно не є обов’язковим. Отже, правильно писати: «З повагою Іван Іванов», «З найкращими побажаннями Іван Іванов». Чітко підписуйся!Що відомо?

Чи можна не відповідати на листи?Відповідь на звернення від партнерів/клієнтів/інвесторів тощо – дуже важливий елемент для репутації фірми. Якщо компанія про неї дбає, то буде давати зворотній відгук про перебіг подій та результати. Не надавати письмову відповідь можна в межах компанії, якщо ви плануєте відповісти колезі в усній формі при зустрічі. Але відсутність відповіді на «зовнішній» лист, якщо він передбачає продовження спілкування, вважається не ввічливим. Відповісти можна у формах: «Ми отримали ваш лист та взяли його до уваги», «Ми наразі розглядаємо ваш лист». Краще відповісти!Що відомо?

ДЯКУЮ ЗА УВАГУ!