Розробка та удосконалення прикладного програмного забезпечення інформаційної системи управління

Розробка та удосконалення прикладного програмного забезпечення інформаційної системи управління (перша черга)ЗУТ № ICB-A1/1 Організація та впровадження аналізу ділових процесів

Завдання1. Проаналізувати законодавчу/нормативну базу діяльності2. Вивчити існуючи ділові процеси3. Сформувати опис ділових процесів (нотації BPMN 2.0)4. Надати рекомендації щодо оптимізації/покращення існуючих ділових процесів5. Взаємодіяти з розробниками програмного забезпечення на стадії формування технічного завдання/технічного проекту

Консультант з аналізу ділових процесів НЕ Є: Аудитором з перевірки конкретної операціїКонтролером якості поточної роботи. Вирішувачем поточних питань/ проблем організаціїЄ: Незалежним експертом зі збору та аналізу інформації щодо способів та методів здійснення діяльності організаціїКваліфікованим фахівецем із комунікацій з учасниками процесів з метою ідентифікації зон/можливостей для оптимізації/покращення та способів їх реалізації Посередником між Замовником та Виконавцем, який має поєднати ідеї та можливості щодо оптимізації процесів

Результат роботи Незрозумілий, непрозорий, неконтрольований процес ...… буде оформлений в організовану схему та опис процесу, з чітким розподілом ролей та відповідальності учасників, точками їх взаємодії, та об’єктами процесу, що мають контрольований термін, форму та повноту опрацювання Виконавцем

Графік реалізації проекту. Строки реалізації етапу аудиту процесів дуже обмежені!

Схема обробки процесу (стадії процесу) 2 години*12 годин2 години2 години2 години2 години3 робочі дні*- необхідні зусилля в годинах (Time effort)** - норматив загального часу (Time elapsed)

Обов'язки консультанта з бізнес-аналізу та представника Замовника в процесі взаємодіїКонсультанту з бізнес-аналізу Скласти та погодити із Замовником поетапний план співпраці за кожним процесом. Консультувати, надавати пояснення щодо принципу опису та графічного зображення процесів (BPMN 2.0)Затвердити та передати Замовнику документацію по процесу у текстовому та графічній формі (BPMN 2.0)Представнику Замовника. Визначити та надати контакти Координатора (SPOC 1) з боку Замовника - особу, яка відповідальна за організацію взаємодії консультанта та учасників на території Замовника та (SPOC 2), Координатора на рівні регіональних управлінь. Забезпечити доступ до приміщень Замовника (перепустки)Гарантувати доступність, вільний час учасників для інтерв'ю та демонстрації виконання операцій процесу з 10-00 по 13-00 (з попереднім узгодженням)Забезпечити місце переговорів консультанта з учасниками процесу та відповідальними фахівцями. Гарантувати можливі способи зв'язку: наявна зустріч, телефонний зв’язок, спілкування засобами електронної пошти та месенджерів. Надавати в усній та/чи паперовій формі повну інформацію та приклади щодо виконання операцій учасниками і надавати відповідь у погоджений час. Забезпечити робоче місце (приміщення) для 5 консультантів з доступом до електромережі та мережі Інтернет. SPOC- single point of contact (основна контактна особа)

Опитувальник по процесу Для аналізу та опису ділового процесу використовують формулу 5 W1 HWhy? - Головна мета/задача кожного процесу? Які результати?Who? - Скільки та які учасники задіяні в процесі (тобто виконавці конкретних операцій всього процесу)? Хто (посада та ПІБ) відповідальній за результати всього процесу?What? – Які операції мають бути виконані для здійснення процесу? When? - Коли/в який термін має бути проведена кожна операція процесу і в Який термін завершено сам процес? Where? - Як (вручну чи автоматизовано) має проводитися кожна операція?How? – Які є проблеми/складнощі при здійсненні кожної операцій процесу і Як можливо їх змінити/уникнути?

Приклад текстового описання процесів

Приклад графічного зображення процесів BPMN 2.0 (1/2) BPMN (англ. Business Process Model and Notation, нотація та модель бізнес-процесів) — система умовних позначень (нотація) для моделювання процесів. Розроблена Business Process Management Initiative (BPMI) та підтримується Object Management Group. після їх злиття в 2005 році.

Приклад графічного зображення процесів BPMN 2.0 (2/2)

Попередній графік аудиту ділових процесів. До 30.03.2018 – заповнення опитувальників. До 15.04.2018 – проведення інтерв'ю з методистами. До 25.05.2018 – проведення інтерв'ю з представниками місцевих органів соціального захисту. До 15.06.2018 - опис ділових процесів. До 30.06.2018 – формування рекомендацій щодо оптимізації/виправлення існуючих ділових процесів