Служби онлайнового документообігу. Спільна робота з онлайновими документами

Урок 32

Тема: Служби онлайнового документообігу. Спільна робота з онлайновими документами

Навчальна мета: Познайомити учнів з основами роботи з спільним використанням документів та опрацюванням даних за допомогою служб онлайнового документообігу

Розвивальна мета: Розвиток пізнавальних інтересів, уміння запам’ятовувати.

Виховна мета: Виховання уважності, акуратності, дисциплінованості, посидючості.

Тип уроку: Урок вивчення нового матеріалу.

Структура уроку

1. Організаційний момент
2. Етап орієнтації
3. Етап проектування
4. Етап навчальної діяльності
5. Закріплення матеріалу
6. Контрольно-оцінювальний етап
7. Домашнє завдання

Хід уроку

І. Організаційний момент

ІІ. Етап орієнтації

Отже, сьогодні ми будемо знайомитися з темою «Середовище для спільної роботи  з документами. Колективне виконання завдань з опрацювання даних. Служби онлайнового документообігу. Спільна робота з онлайновими документами». Запишіть до вашого робочого зошита сьогоднішнє число, класна робота, тема уроку.

IIІ. Етап проектування

1. Вивчення нового матеріалу (лекція)
2. Закріплення матеріалу
3. Домашнє завдання

ІV. Етап навчальної діяльності

Система електронного документообігу (СЕД) повинна виконувати наступні функції: 
· Створення, зберігання, редагування документів. 
· Управління доступом до документів. 
· Можливість інтеграції з іншими підсистемами ІАІС та іншими програмними засобами, призначеними для роботи з документами. 
· СЕД повинна бути максимально орієнтована на цільову аудиторію і передбачати для кінцевого користувача зручний web-інтерфейс. 
Виходячи з функціонального призначення, майбутньої СЕД пред'являється ряд вимог, умовно розділяються на дві групи. До загальних відносяться ті класичні вимоги, які пред'являються до всіх аналогічним системам, покликаним вирішувати проблеми обробки даних (масштабованість, розподіленість, відкритість, модульність). До спеціальних можна віднести ті специфічні вимоги, які актуальні саме для даної СЕД, враховуючи об'єктивні умови її подальшого функціонування. 
Спираючись на досвід існуючих розробок], можна виділити ряд функціональних компонент, які повинна містити СЕД: 
Користувачі - суб'єкти системи разом зі своїми інструментальними засобами, які звертаються до СЕД за інформацією або з метою виконання певних дій. 
Система управління доступом - правила, відповідно до яких для кожного користувача визначений набір привілеїв на відповідний набір об'єктів (документів і / або дій над документами). Користувачі можуть об'єднуватися в групи з єдиним набором привілеїв. 
Система управління документами - алгоритми обробки, створення, модифікації та руху документів - це головна ланка СЕД. 
Система імпорту-експорту документів, що забезпечує конвертацію документів різних типів у прийнятний формат і сумісність їх з низкою інших прикладних програм. 
Система зберігання даних - модель даних та механізми її реалізації, яка може бути організоване на кількох рівнях: на рівні неструктурованої інформації (файли) і структурованої - бази даних. 
Всі компоненти взаємопов'язані, а функціональність всієї СЕД забезпечується функціонуванням кожної окремої компоненти та їх регламентованим взаємодією один з одним. 

Спільна робота з документами – це важливий елемент ефективної групової роботи на підприємстві. Одночасне використання технологій SharePoint 2010 і системи Office 2010 дає змогу використовувати різні способи спільної роботи з документами, наприклад функцію співавторства в електронних таблицях або надсилання бізнес-плану через робочий процес. Дуже важливо знати способи спільної роботи з документами, оскільки це допомагає зробити найкращий вибір відповідно до власних потреб і оптимізувати роботу з відомостями.

Незалежно від способу спільної роботи з документами пересилання вкладень електронною поштою більше не використовується. Відтепер не потрібно розсилати документи, а потім намагатись узгодити конфлікти версій, уручну виконувати злиття та узгоджувати зміни, відстежувати авторів внесених змін і здійснювати пошук останніх версій.

Способи спільної роботи з документами

Під час спільної роботи з документом документ або колекцію документів разом використовують кілька авторів. Вони одночасно можуть працювати у співавторстві над документом або переглядати специфікацію в рамках структурованого робочого циклу. Функція співавторства в документах входить до функції спільної роботи з документами й означає роботу над документами одночасно з одним або кількома іншими користувачами. Існують різні способи спільної роботи з документами та співавторства в них, у яких поступово залучається додаткова структура та керування процесом спільної роботи з документами. Щоб визначити, який спосіб і продукт для спільної роботи з документами вам підходить, доцільно передбачити ваші варіанти з низки способів.

 Напівофіційне співавторство. Кілька авторів одночасно редагують будь-яку частину документа. Приклади: повторювані протоколи, колективні обговорення й довідковий матеріал для програми OneNote; розроблені групою фінансові моделі, бюджети та списки контролю за активами для програми Excel.

 Офіційне співавторство. Кілька авторів одночасно змінюють вміст і зберігають його, коли він готовий для загального використання. Змінення вмісту відбувається контрольовано. Приклади: бізнес-плани, бюлетені й основні юридичні відомості для програми Word; маркетингові презентації та презентації на конференціях для програми PowerPoint.

 Додавання коментарів і рецензування. Основний автор просить виконати редагування та додати коментарі (наприклад, ланцюжкові обговорення), надсилаючи документ у робочий цикл, але лише він керує остаточною публікацією документа. Приклади: довідка в Інтернеті, офіційні документи та специфікації.

 Набори документів. Кільком авторам призначаються окремі документи в рамках робочого циклу, після чого публікується один набір головних документів. Приклади: довідкові матеріали про нові товари та книга продажів.

Продукти, у яких підтримуються функції співавторства

Кілька продуктів системи Office 2010 і веб-застосунків Office Web Apps дають змогу багатьом авторам одночасно редагувати документи. Функції співавторства дуже схожі в усіх продуктах. Однак існують певні відмінності у структурі, які зумовлюють різні способи спільної роботи та відповідні сценарії. У таблиці нижче наведено зведені відомості для кожного продукту з функцією співавторства.

Співавторство та взяття документів на редагування

Функція співавторства несумісна з функцією взяття документів на редагування та повернення їх із редагування в бібліотеці. Узяття документа на редагування означає, що лише вам потрібно зробити в ньому запис, а потім через певний час повернути його з редагування, щоб інші могли побачити внесені зміни або далі працювати з документом. Тому після взяття файлу на редагування інші користувачі не зможуть разом із вами бути співавторами документа. За промовчанням у бібліотеках не вимагається взяття файлів на редагування, і цю функцію не слід вмикати, якщо буде використовуватися співавторство. Вам також не слід явно брати документ на редагування, якщо вам потрібно бути його співавтором.

Додавання коментарів і рецензування

Додавання коментарів і рецензування – це поширений і традиційніший спосіб спільної роботи з документами. У даному випадку один автор просить інших авторів, наприклад рівноправних учасників або експертів, надати рецензії та відгуки, але бажає мати більший контроль над процесом внесення змін і кінцевою публікацією.

Щоб витратити менше часу на керування даними процесу рецензування документа та мати більше часу для роботи над документами, можна використати робочий процес на сайті SharePoint 2010 для збирання відгуків про документ. Робочі процеси зменшують витрати й час, необхідні для координації спільних бізнес-процесів (наприклад, рецензування документа), керуючи й відстежуючи завдання, які виконуються людьми та входять до цих процесів. Оскільки робочий процес призначає завдання, надсилає нагадування, відстежує участь, стежить за дотриманням запланованих дат і створює запис цілого процесу, можна зосередитися на виконанні роботи замість керування "логістикою" процесу рецензування документа.

Наприклад, можна запустити робочий цикл збирання відгуків, заповнивши форму ініціалізації робочого циклу та вказавши в ній імена користувачів, які мають перевірити документ. Ви можете надати рецензентам певні інструкції, а також вказати дату, коли учасники робочого циклу повинні завершити рецензування. Учасники можуть переглядати стан робочого циклу під час його виконання або відкрити сторінку "Стан робочого циклу", щоб дізнатися, які учасники виконали своє завдання робочого циклу. Власник робочого циклу може настроїти робочий цикл так, щоб учасники могли паралельно або послідовно працювати над завданнями, оновлювати активні завдання, додавати або оновлювати рецензентів, указувати термін для кінцевих результатів і позначати робочий цикл як завершений, коли всі завдання виконано.

Набори документів

У деяких випадках вам потрібно групувати та узгоджувати пов’язані документи, але при цьому призначати певний документ кожному автору, який часто незалежно працює над документом у рамках офіційного процесу, під час якого ці документи поєднуються в один кінцевий результат.

Як ви вже знаєте, такі функції технологій SharePoint, як списки, бібліотеки, папки, оповіщення та робочі процеси, забезпечують надійну інфраструктуру керування створенням одного документа. Набори документів створюються на цій основі, даючи змогу зосередитися на групуванні та керуванні кількома документами, їхніми чернетками й остаточними версіями, які складають один кінцевий результат. До прикладів наборів документів відносяться: пропозиції товарів для клієнтів, які включають настроювані презентації, електронні таблиці детального бюджету та документи контракту; маркетингові матеріали, такі як дані в табличному поданні, брошури й посібники із продукту.

Функція наборів документів забезпечує кілька способів зручного керування та успішної публікації кінцевих результатів, зокрема такі:

• Тип вмісту за промовчанням, який можна використовувати без змін, настроювати або використовувати як основу для настроюваного шаблону набору документів.
• Можливість указувати документи за промовчанням, які автоматично створюватимуться щоразу під час створення нового набору документів.
• Відоме користувачам упровадження як папки бібліотеки, яке має багато однакових настройок, властивостей і параметрів стандартних папок бібліотек.
• Настроювана сторінка привітання, яка відкривається в разі переходу за посиланнями на набір документів. Ви можете використовувати цю сторінку привітання за промовчанням або створити та підготувати власну. Сторінка привітання – це сторінка спеціальної веб-частини, на якій відображаються метадані, описи, списки документів та інші відомості, а також інтегрована стрічка команд, пов’язаних із набором документів.
• Можливості керування версіями, які дають змогу зробити знімок журналу версій у наборі документів, який посилається на поточні версії документів у наборі документів.
• Робочі цикли, розроблені для створення наборів документів. Наприклад, можна використовувати вбудовані робочі цикли для керування діями, такими як створення, рецензування та ухвалення вмісту для окремих документів і всього набору документів.

Користувачі, які працюють з інформацією, можуть використовувати набори документів для зручного керування загальним процесом від початку до кінця. Також доступна можливість об’єднання документів за допомогою програмних засобів у разі використання інтерфейсу Office Open XML API.

Збереження документів на сайті SharePoint 
Бібліотека на корпоративному сайті SharePoint — це централізоване сховище для збереження документів, до яких ви можете отримати доступ разом із вашими колегами.
Спільний доступ до документа надається за допомогою посилання, а не вкладення. У такий спосіб працюють з однією копією документа. Якщо іншим користувачам потрібно відредагувати його, вони робитимуть це в тій самій копії — їм не потрібно буде узгоджувати кілька версій і копій документа.
На сайті SharePoint можна відстежувати версії документа. Ця функція стане в пригоді, коли потрібно відновити попередню версію. Якщо потрібно, можна отримувати електронною поштою повідомлення про те, що документ змінено.
Якщо в організації використовується версія SharePoint 2010, зі збереженими в бібліотеці SharePoint документами одночасно можуть працювати кілька користувачів, використовуючи програми Місrosoft Word 2010 або Місrosoft РоwerPoint 2010. Крім того якщо настроєно веб-додатки системи Оffiсе, у браузері можна переглядати та редагувати документи Word, Ехсеl, PowerPoint тa ОneNote, а файли Ехеl та ОneNote у браузері можуть ще й одночасно редагувати кілька користувачів.

Загальний порядок дій для збереження в SharePoint

1. Перейдіть на вкладку Файл і виберіть пункт Зберегти та надіслати.
2. Виберіть пункт Зберегти в SharePoint .
3. Натисніть кнопку Пошук розташування.
4. У полі Ім'я файла введіть веб-адресу бібліотеки документів і натисніть клавішу Епter.
5. Введіть ім'я файла, а потім натисніть кнопку Зберегти

Збереження документів у службі SkyDrive
Якщо потрібно зберегти документ у службі SkyDrive, його роз­міщують у центральному сховищі, до якого можна отримати до­ступ практично звідусіль. Тоді з'являється можливість працювати зі своїм документом навіть на іншому комп'ютері: головне, щоб у вас був доступ до Інтернету.
Зберігши документ у службі SkyDrive, можна надати до нього доступ іншим користувачам. Це можна зробити, надіславши їм посилання, а не вкладення. У такий спосіб ви постійно працюєте з однією копією документа. Якщо іншим користувачам потрібно відредагувати його, вони робитимуть це в тій самій копії — їм не потрібно буде узгоджувати кілька версій і копій документа.
Зберігання документів Word, Ехсеl, PowerPoint тa ОneNote у служ­бі SkyDrive дає змогу вам та іншим користувачам переглядати й змінювати документи у веб-браузері, використовуючи веб-додатки Office Web Apps. Це означає, що, надаючи доступ до документи іншим користувачам, ви не перейматиметеся тим, які додатки в них інстальовано, тому що вони працюватимуть із документом у веб-браузері.

Загальний порядок дій

1. Перейдіть на вкладку Файл і виберіть пункт Зберегти та надіслати.
2. Виберіть пункт Зберегти на веб-сайті. 
3. Натисніть кнопку Увійти, введіть свій ідентифікатор Widows Live ID та пароль і натисніть кнопку ОK
4. Якщо потрібно створити новий ідентифікатор, виберіть посилання Зареєструватися у службі Windows Live SkyDrive. 
5. Виберіть потрібну папку у службі SkyDrive, відтак виберіть пункт  Зберегти як. Введіть ім'я файла та натисніть кнопку Збе­регти.

Тепер документ збережено у службі SkyDrive, де можна призна­чати іншим користувачам дозволи на перегляд і змінений вмісту папок. Щоб із документом міг працювати інший користувач, наді­шліть йому посилання в повідомленні електронної пошти.

Додаток Web Арр
Приклад використання Web Арр під час роботи в Ехсеl
Ехсеl Web App — це додаток на основі браузера, який дає змо­гу переглядати й редагувати книги. Додаток Ехсеl Web App і про­грама Ехсеl подібні також оформленням і зручністю використання. У додатку Ехсеl Web App доступно багато функцій програми Ехсеl, проте не всі функції підтримуються та працюють так само. Крім основних функцій, якими можна скористатися через браузер, у до­датку Ехсеl Web App можна відкрити книгу у програмі Ехсеl і по­вторно зберегти змінену книгу на сервері.

Додаток Ехсеl Web App дає змогу:
 

• працювати із програмою Ехсеl у мережі — у веб-середовищі можна користуватися вже звичними можливостями та функ­ціями програми Ехсеl;

• працювати будь-де — для доступу до книг потрібен лише браузер;

• працювати разом — колеги зможуть співпрацювати над спіль­ними проектами незалежно від того, яку версію програми Ехсеl використовують.

Передавання наявної книги
Щоб передати одну або кілька книг для роботи в додатку Ехсеl Web App, виконайте такі дії:
 

1. Увійдіть у службу Windows Live.
2. У меню Останні папки виберіть папку, у яку потрібно передати книги.
3. Виберіть посилання Додати файли, щоб передати книги для опрацювання в додатку Ехсеl Web App. 

Перегляд даних у додатку Ехсеl Web App
Якщо відкрити книгу в додатку Ехсеl Web App у режимі перегляду, дані можна буде переглядати, вибираючи найзручніше подання. Наприклад, можна сортувати або фільтрувати дані у стовпцях, а та­кож, розгортати зведені таблиці, щоб переглядати додаткові відо­мості й тенденції. Щоб змінювати дані, потрібно відкрити документ у режимі редагування.

Порядок дій

1. Увійдіть у службу Windows Live.
2. Відкрийте папку, яка містить потрібну книгу.
3. Клацніть на книзі, яку потрібно переглянути, і виберіть пункт Переглянути.

V. Закріплення матеріалу

VІ. Контрольно-оцінювальний етап

Учитель виставляє оцінки за роботу на уроці та аргументує їх.

VІІ.  Домашнє завдання 

Вивчити теорію і підготуватися до практичної роботи