Технічні засоби обробки документів та інформації

Технічні засоби інформаційної діяльності

Система електронного документообігу (Electronic Document Management Systems EDMS) організаційно-технічна система, що забезпечує процес створення, управління доступом і розповсюдження електронних документів в комп'ютерних мережах, а також контроль над потоками документів в організації. Системи управління інформацією (Information Management Systems - IMS) або портали забезпечують агрегацію інформації, управління інформацією і її доставку через Internet/intranet/extranet. За допомогою порталів забезпечується також доступ до додатків через стандартний Web-навігатор. Системи управління вмістом (Content Management Systems - CMS) забезпечують створення вмісту на рівні об'єктів для їх подальшого багаторазового використання. Програмне забезпечення. Системи електронного кругообігу. Системи управління вмістом. Системи управління інформацією

Засоби обробки та зберігання документів. Засоби обробки та зберігання документів в діловодстві повинні механізувати або автоматизувати (в залежності від типу технічних засобів) практично всі процедури технологічного процесу обробки документів. Підтримка процесів управління супроводжуючими документами і пов'язується з створенням, збереженням, передачею та використанням великих масивів документованої інформації, що вимагає великих трудових затрат. До даних засобів відносяться:несвітлочутливі носії інформації на паперовій основі; носії для репрографічних процесів (термопапір, діазопапір, фотоплівка, калька, папір багатошаровий та інші);мікроносії візуальної інформації;звуконосії;відеоносії;магнітні носії для запису кодованої інформації;машинні перфоносії для запису кодованої інформації.

Також до даних засобів відносяться:ручні письмові засоби;друкарські машинки;диктофонна техніка;друкарські пристрої персональних комп'ютерів і графопобудовувачі;спеціалізовані програмні продукти для персональних комп'ютерів. Велику роль в діловодстві до цього часу відіграють ручні письмові засоби (ручки, олівці та інші). Останнім часом для запису інформації широко використовуються диктофони. Диктофонами називають пристрої для запису та відтворення усної мови. Вони використовуються для підготовки листів, наказів, доповідних записок, відтворення ходу зборів, нарад, засідань, доповідей, лекцій і т.п.

Також до даних засобів обробки:фальцювальні, бігувальні, перфоруючі і ріжучі машини (фольдери);листовідбірні та сортувальні пристрої;скріплююче і склеююче обладнання, брошюровальні машини;конвертовідкриваючі і ріжучі пристрої;машини для нанесення захисних покриттів на документ (ламінатори і лакофарбувальні станки);адресувальні, штемпелювальні і франкірувальні машини;машини для знищення документів (шредери).

Технічні засоби інформаційної діяльності можна класифікувати так:засоби складання і виготовлення документів;засоби копіювання і розмножування документів;засоби зберігання та транспортування документів;засоби адміністративно-управлінського зв'язку;автомати, друкуючі пристрої, диктофони;засоби репрографії, засоби оперативної поліграфії;адресувальні, маркувальні, палітурні машини, ламінатори.

Системи передавання недокументованих даних:телефонний зв'язок;радіопошуковий зв'язок;радіотелеграфний зв'язок;відеотелефонний зв'язок. Системи передавання документованих даних:телеграфний зв'язок;дейтофонний зв'язок;факсимільний зв'язок.