Документ, інформація в якому зафіксована у вигляді електронних даних, включаючи обов’язкові реквізити документа
цифровий документ
електронний документ
електронний підпис
цифровий підпис
оригінал документа
Електронний документ не може бути застосовано як оригінал, якщо цим документом є
свідоцтво про право на спадщину
свідоцтво про смерть
свідоцтво про народження
документ, який відповідно до законодавства може бути створений лише в одному оригінальному примірнику, крім випадків існування централізованого сховища оригіналів електронних документів
в інших випадках, передбачених законом
Строк зберігання електронних документів на електронних носіях інформації повинен бути не меншим
5 років
1 року
від строку, встановленого законодавством для відповідних документів на папері
10 років
25 років
При збереженні електронних документів обов’язкове дотримання таких вимог
при копіюванні електронного документа з електронного носія інформації обов'язково здійснюється перевірка цілісності даних на цьому носії
інформація, що міститься в електронних документах, повинна бути доступною для її подальшого використання
дає змогу перевірити їх цілісність на цих носіях
має бути забезпечена можливість відновлення електронного документа у тому форматі, в якому він був створений, відправлений або одержаний
має зберігатися інформація, яка дає змогу встановити походження та призначення електронного документа, а також дату і час його відправлення чи одержання
Єдина база документарної інформації для централізованого зберігання передбачає
Однократна реєстрація документа
Безперервність руху документа
Ефективно організовану система пошуку документа
Відправлення та передавання електронних документів
Однократна реєстрація документа
Безперервність руху документа
Ефективно організована система пошуку документа
Паралельне виконання різних операцій з метою скорочення часу руху документів і підвищення оперативності їх виконання
Однократна реєстрація документа
Безперервність руху документа
Ефективно організована система пошуку документа
Сучасний правовий статус безпаперового документообігу із застосуванням електронного цифрового підпису в органах влади визначається законами України:
«Про електронні документи та електронний документообіг» (№ 851-ІV)
«Про забезпечення функціонування української мови як державної» (№ 2704)
«Про електронний цифровий підпис» (№ 852-ІV).
«Про захист персональних даних» (№ 34)
Основні принципи електронного документообігу:
Однократна реєстрація документа
Паралельне виконання різних операцій з метою скорочення часу руху документів і підвищення оперативності їх виконання
Безперервність руху документа
Єдина база документарної інформації для централізованого зберігання документів і що виключає дублювання документів
Ефективно організована система пошуку документа
Переваги електронного документообігу:
Економія часу та ресурсів
Відправлення та передавання документів здійснюються автором або посередником засобами поштового відправлення
Підвищення ефективності. Швидкий пошук документів і автоматизація рутинних завдань
Зручна спільна робота з документами, дозволяє отримати спільний доступ до документів, одночасно працювати над одним документом кільком співробітникам, відстежувати історію змін і легко повернутися до попередніх версій документа.
Підвищення безпеки. Завдяки шифруванню, розмежуванню прав доступу та резервному копіюванню.
Легкість архівування та доступу до документів. Ви можете розмістити всі документи в електронному сховищі, де вони завжди будуть доступні у кілька кліків.
Електронний зовнішній документообіг не дозволяє миттєво передавати документи контрагентам, витрачаючи час й кошти на друк та пересилку
Документообіг буває ...
внутрішнім
зовнішнім
паперовим
електронним
місцевим
Створюйте онлайн-тести для контролю знань і залучення учнів до активної роботи у класі та вдома
Створити тест
Зареєструватись за допомогою Google