Електронний документ, його ознаки та правовий статус. Електронний документообіг.

цифровий документ

електронний документ

електронний підпис

цифровий підпис

оригінал документа

свідоцтво про право на спадщину

свідоцтво про смерть

свідоцтво про народження

документ, який відповідно до законодавства може бути створений лише в одному оригінальному примірнику, крім випадків існування централізованого сховища оригіналів електронних документів

в інших випадках, передбачених законом

5 років

1 року

від строку, встановленого законодавством для відповідних документів на папері

10 років

25 років

при копіюванні електронного документа з електронного носія інформації обов'язково здійснюється перевірка цілісності даних на цьому носії

інформація, що міститься в електронних документах, повинна бути доступною для її подальшого використання

дає змогу перевірити їх цілісність на цих носіях

має бути забезпечена можливість відновлення електронного документа у тому форматі, в якому він був створений, відправлений або одержаний

має зберігатися інформація, яка дає змогу встановити походження та призначення електронного документа, а також дату і час його відправлення чи одержання

Однократна реєстрація документа

Безперервність руху документа 

Ефективно організована система пошуку документа 

Однократна реєстрація документа

Безперервність руху документа 

Ефективно організована система пошуку документа 

Однократна реєстрація документа

Безперервність руху документа 

Ефективно організована система пошуку документа 

дані, що пов'язані та стосуються електронного документа, містять інформацію про його соціальну визначеність та розуміння змісту, контексту, структури.

відомості, показники, необхідні для ознайомлення з ким-, чим-небудь, для характеристики когось, чогось або для прийняття певних висновків, рішень; підстави, причини

форма представлення знань, інформації; тексти, таблиці, інструкції, відомості про факти, явища і таке інше, представлені у буквено-цифровій, числовій, текстовій, звуковій або графічній формі; дані можуть зберігатися на різних носіях, в тому числі в ЕОМ та пересилатися і піддаватися обробці

інформація (найчастіше цифрова), подана у формалізованому вигляді, прийнятному для обробляння автоматичними засобами за можливої участі людини

«Про електронні документи та електронний документообіг» (№ 851-ІV)

«Про забезпечення функціонування української мови як державної» (№ 2704)

«Про електронний цифровий підпис» (№ 852-ІV).

«Про захист персональних даних» (№ 34)

Однократна реєстрація документа

Паралельне виконання різних операцій з метою скорочення часу руху документів і підвищення оперативності їх виконання

Безперервність руху документа

Єдина база документарної інформації для централізованого зберігання документів і що виключає дублювання документів

Ефективно організована система пошуку документа

Економія часу та ресурсів

Відправлення та передавання документів здійснюються автором або посередником засобами поштового відправлення

Підвищення ефективності. Швидкий пошук документів і автоматизація рутинних завдань

Зручна спільна робота з документами, дозволяє отримати спільний доступ до документів, одночасно працювати над одним документом кільком співробітникам, відстежувати історію змін і легко повернутися до попередніх версій документа.

Підвищення безпеки. Завдяки шифруванню, розмежуванню прав доступу та резервному копіюванню.

Легкість архівування та доступу до документів. Ви можете розмістити всі документи в електронному сховищі, де вони завжди будуть доступні у кілька кліків.

Електронний зовнішній документообіг не дозволяє миттєво передавати документи контрагентам, витрачаючи час й кошти на друк та пересилку

внутрішнім

зовнішнім

паперовим

електронним

місцевим