Тема 10.Електронний документообіг

цифровий офіс

електронний офіс

ІКТ- система

 SMART- система

SMART засоби

електронні архіви і сховища даних

електронні засоби опрацювання текстів

ІКТ-технології

регіональні і глобальні комп’ютерні мережі

локальні комп’ютерні мережі і автоматизація робіт з документаційного забезпечення управління

координація діяльності всередині і зовні організації

реалізація можливості ефективно підтримувати і розвивати зв’язки з партнерами, успішно пристосовуватись до швидкозмінюваної економічної ситуації

допомога у виробленні і прийнятті ефективних рішень

виключення затримок і помилок при опрацюванні інформації, документів

всі відповіді вірні

включення фірми до інформаційних структур ринкової економіки країни та світу, доступ до комерційних баз даних, проведення електронного маркетингу, рекламних та інформаційних заходів

використання послуг посередника, у тому числі архівної установи

має бути забезпечена можливість відновлення електронного документа у тому форматі, в якому він був створений, відправлений або одержаний

у разі наявності повинна зберігатися інформація, яка дає змогу встановити походження та призначення електронного документа, а також дату і час його відправлення чи одержання

інформація, що міститься в електронних документах, повинна бути доступною для її подальшого використання

15 років

Від строку, встановленого законодавством для відповідних документів на папері

7 років

1 рік

Секретарі

Заступники

Керівники установ

Системні адміністратори

Захист доступу до комп"ютера

Захист даних на дисках

Захист даних в інтернеті

Захист приміщень де зберігаються документи

перша

друга

третя

так

ні

технології обробки зображень документів

програмне забезпечення для робочих груп

системи оптичного розпізнання символів

системи керування документами

 повно текстові бази даних

всі відповіді вірні

об'єкт, що містить у зафіксованому вигляді інформацію, оформлений у з веденому порядку.

матеріальний об'єкт, що містить у зафіксованому

вигляді інформацію, оформлений у з веденому порядку і має відповідно до чинного законодавства юридичну силу.

написана від руки робота, що містить у зафіксованому вигляді інформацію про особу чи організацію.

рукописна чи машинописна

робота, виготовлена за допомогою друкарської та розмножувальної оргтехніки.

відображення даних, які він містить, електронними засобами або на папері у формі, придатній для сприймання його змісту людиною

документ, інформація в якому зафіксована у вигляді електронних даних, включаючи обов'язкові реквізити документа

це будь-яке джерело інформації, передавання людської думки, знань незалежно від того, чи втілене воно в матеріально фіксованій формі або є провідником (передавачем) інформації в часі

матеріальний об'єкт, що містить у зафіксованому вигляді інформацію, оформлений у зведеному порядку і має відповідно до чинного законодавства юридичну силу

обов’язкові реквізити документу 

обов'язкові структурні частини документу

властивості електронного документу

Електронний цифровий підпис

Електронний документ

Цифровий підпис

Ключ

Документування

Документообіг

Документація

Накази

Протоколи

Тексти

Заяви

Статути

Звіти

Інструкції

Правила

міжвідомчі

внутрішні

зовнішні

місцеві

термінові

першочергові

нетермінові

архівні

Прозорість всіх етапів діяльності компанії

Скорочення часу на операції з документами

Зручність роботи з електронними документами

Підвищення відповідальності працівників підприємства

Поліпшення якості обслуговування клієнтів

тільки в межах клієнтів компанії

тільки в межах адміністрації компанії

тільки в межах структурних підрозділів компанії

не тільки в межах структурних підрозділів компанії, а і з контролюючими органами

Ідентифікація

Аутентифікація

Авторизація

Популяризація

номер телефону 

логін

номер паспорта 

адреса електронної пошти

Парольна

Апаратна

Біометрична

Логічна

Створення електронних документів

Обробка оперативної інформації

Ведення архіву

Оперативне розповсюдження документів і контроль їх проходження

Наявність інформаційних зв’язків між підрозділами і філіалами

Масове виробництво і обробка персональних документів

Текстові редактори

Системи електронної пошти

Системи ділової графіки

Системи розробки баз даних

Електронні таблиці

Процес уведення документа в комп'ютер

процедура розпізнавання суб'єкта за його ідентифікатором (простіше кажучи, це визначення імені, логіна або номера).

механічне або електронне переведення зображень рукописного, машинописного або друкованого тексту в послідовність кодів, що використовуються для представлення в текстовому редакторі

процес розпізнавання користувача системи і надання йому певних прав та повноважень. Його суть — визначити, чи справді індивід є тією особою, якою він або вона себе називає

Шаблонний метод

Структурний метод

Ознаковий метод

табличний метод