Як не загубити вхідного листа і себе у завалах кореспонденції. Тест для діловода

Орест Омелянович доручив помічниці Стефанії надіслати таємні конфіденційні документи для важливого клієнта підприємства. Стефанія розмірковує. Яким видом зв’язку скористатися, щоб надіслати таку кореспонденцію?

Стефанія ознайомлює Соломію зі специфікою роботи діловода. Хто приймає та опрацьовує вхідні документи на великому підприємстві?

Вранці дорогою на роботу Стефанія дістала з корпоративної поштової скриньки стос листів. Незабаром приніс пакети кур’єр. Першим її бажанням було — роздати кореспонденцію адресатам. Однак дівчина вчасно зупинилася і вирішила переглянути листи. Що вона має перевірити?

Стефанія переглядає надписи на листах — «Терміново», «Вручити негайно», «Особисто», «Підлягає поверненню до служби діловодства». На якій кореспонденції вона має зазначити години і хвилини одержання?

Стефанія переглядає величезний документ, який уміщує ще й до десятка додатків. Чи має вона проставити відмітку про надходження на кожному аркуші кожного додатка?

На підприємство приходить різноманітна кореспонденція. Це запрошення, рекламні листи, прайс-листи, каталоги, вітальні листи, повідомлення про зустрічі й перемовини, журнали, брошури, листи з відміткою «Особисто», програми конференцій, нарад тощо. До якого стосу паперів Стефанія має долучити ці документи?

Стефанія аналізує вхідну кореспонденцію, щоб визначити, куди її передати — керівникові підприємства, заступникам чи в підрозділи. Зазвичай більшість надходжень адресована саме керівникові підприємства. Які документи Стефанія має передавати шефу?

Документ на підприємство надійшов повторно, є продовженням обговорення, містить посилання на інші документи. Тобто керівникові, щоб ухвалити рішення, знадобляться додаткові матеріали. Що має зробити Стефанія?

Стефанія перебирає конверти з-під вхідних листів. Вона збентежена — не знає, що з ними робити. Підкажіть їй, коли конверти можна знищити?

Перевіряти правильність надходження документів до підприємства, відповідність вкладень у конверті даним про них, зазначеним у супровідному листі, — обов’язок Стефанії. Вона виявила, що у додатках, указаних у супровідному листі, бракує сторінок. Як Стефанія має вчинити?