Урок 3. РЕКВІЗИТИ ДОКУМЕНТА. ПРАВИЛА ОФОРМЛЕННЯ СТОРІНКИ.

Мета:

• навчальна: ознайомити учнів з призначенням реквізитів документу, основними правилами оформлення реквізитів та правилами оформлення сторінки.
• розвивальна: розвивати творчі здібності, аналітичне мислення учнів, відпрацювати навички правильного оформлення документів, складання їх за зразком.
• виховна: виховувати інформаційну культуру учнів, наполегливість у навчанні.

Тип уроку: засвоєння нових знань

Обладнання та наочність: комп’ютери з підключенням до мережі Інтернет, навчальна презентація, мультимедійне обладнання.

Хід уроку

1. ОГАНІЗАЦІЙНИЙ ЕТАП

Привітання, перевірка присутніх, перевірка готовності учнів до уроку.

2. АКТУАЛІЗАЦІЯ ОПОРНИХ ЗНАНЬ

Повторення раніше вивченого матеріалу

1. Які способи виділення тексту ви знаєте?

2. Які операції редагування та форматування символів та абзаців тексту ви знаєте? Як вони здійснюються?

4. Яке призначення маркерів на горизонтальній лінійці?

5. Вправа «Пошук та аналіз».

Повторення правил поведінки в комп’ютерному класі.

Використовуючи  Довідку текстового процесора Word заповнити таблицю раціональних прийомів редагування тексту:

3. МОТИВАЦІЯ НАВЧАЛЬНОЇ ДІЯЛЬНОСТІ
4. ЗАСВОЄННЯ НОВИХ ЗНАНЬ

Реквізити документа

Будь-який окремий документ складається з ряду складових елементів, які називаються реквізитами: найменування виду документа, автор, адресат, заголовок, текст, дата, підпис, резолюція та ін.

Під час підготовки, оформлення та опрацювання документів застосовують реквізити, що відповідають призначенню документа.

Розрізняють постійні та змінні реквізити документа. Постійні реквізити друкуються під час виготовлення бланка, змінні фіксуються на бланку в процесі заповнення. Різні документи мають різний набір реквізитів.

 У Національному стандарті України «Державна уніфікована система документації. Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлення документів. ДСТУ 4163-2003» зазначено: «Реквізит – це обов’язковий елемент оформлення офіційного документа. Реквізити у документі розміщують з урахуванням послідовності операцій його підготовки, оформлення i виконання. Кожному реквізиту, який містить постійну інформацію, відводиться суворо обмежений обсяг аркуша, достатній для розміщення максимальної кількості друкованих знаків». Складання й оформлення документів передбачає додержання вимог, що висуваються до реквізитів, інакше документ не матиме юридичної сили.

Державний стандарт України має 32 реквізити:

1 – зображення Державного Герба України;

2 – зображення емблеми організації;

З – зображення нагород;

4 – код організації;

5 – код форми документа;

б – назва міністерства чи відомства;

7 – назва підприємства (структури);

8 – назва структурного підрозділу;

9 – довідкові дані про установу (індекс, поштова адреса, номер телефону, рахунку в банку);

10 – назва виду документа;

11 – дата документа;

12 – реєстраційний індекс (вихідний номер документа);

13 – посилання на реєстраційний індекс і дату вхідного документа,

14 – місце складання чи видання документа;

15 – гриф обмеження доступу до документа;

16 – адресат;

17 – гриф затвердження документа;

18 – резолюція;

19 – заголовок до тексту документа;

20 – позначка про контроль;

21 – текст документа;

22 -  відмітка про наявність додатка;

23 – підпис;

24 – гриф погодження документа;

25 – візи документа;

26 – відбиток печатки;

27 – відмітка про завірення копій;

28 – прізвище виконавця i номер його телефону;

29 – відмітка про виконання документа та направлення його до справи;

30 – відмітка про наявність документа в електронній формі;

31 – відмітка про надходження документа до організації;

32 – запис про державну реєстрацію.

Оформлення реквізитів документації та порядок їх розташування мають відповідати Національному стандарту України «Державна уніфікована система документації. Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлення документів. ДСТУ 4163-2003».

Вимоги i правила щодо оформлення сторінки

Всі види документів оформляються на бланках та аркушах стандартного формату А4 (210х297 мм) та А5 (210х148 мм).

Мінімальні розміри полів бланків: ліве – 30 мм; праве – не менше 10 мм; верхнє – не менше 20 мм; нижнє – не менше 20 мм.

На бланку друкується тільки перша сторінка документа, наступні – на чистих аркушах паперу. На другу (останню) сторінку не можна переносити тільки підпис, на ній має бути не менше двох рядків.

При оформленні документів на двох i більше сторінках, починаючи з другої, вони мають бути пронумеровані. Номер проставляється посередині верхнього поля сторінки арабськими числами. Крапки i тире перед числами i після них не ставляться. Номер сторінки друкують в інтервалі 10 – 15 мм від верхнього поля.

Документ друкується шрифтом Times New Roman, 14 кеглем; вирівнювання – «За шириною»; міжрядковий інтервал «Полуторний» (1,5); абзацний відступ – п’ять знаків (1,25 см); верхнє і нижнє поле – 2 см, ліве – 3 см, праве – 1 см. Абзацний відступ має бути однаковим у всьому тексті і дорівнювати п'яти знакам (1,25 см).

 Якщо документ оформляють також i на зворотному боці (термін зберігання такого документа має становити не більше трьох років), то лівий і правий поля на звороті міняються місцями.

Назва документа має друкуватись 16 кеглем, великими літерами, напівжирним шрифтом i розміщуватись по центру рядка бланка.

Дата у документі записується арабськими числами в один рядок за послідовністю: число, місяць, рік: 12.09.2016. У нормативно-правових актах та фінансових документах застосовується словесно-цифровий спосіб оформлення дати – 15 вересня 2016 року.

Реквізити службового документа, які складаються з кількох рядків, і складові частини реквізитів “Адресат”, “Гриф затвердження”, “Гриф погодження” друкуються через 1 міжрядковий інтервал.

Реквізити службового документа відокремлюються один від одного через 1,5 міжрядкового інтервалу.

Назва виду службового документа друкується великими літерами з використанням напівжирного шрифту.

Розшифрування підпису в реквізиті “Підпис” друкується на рівні останнього рядка назви посади.

5. Застосування знань, формування вмінь та навичок

Завдання для виконання:

1. Проаналізуйте таблицю «Реквізити документів та їх оформлення»    (додаток 3).
2. Виконайте тестові завдання. Оберіть правильний варіант відповіді:

1. Чи можна зазначати вчене звання, науковий ступінь у реквізиті «Підпис» службових документів?

а) так;

б) ні, ДСТУ 4163-2003 не передбачає такого елемента в підписі.

2. Оберіть правильний варіант назви посади:

а) завідуючий канцелярією;

б) завідувач канцелярією;

в) завідувач канцелярії.

3. Адресат документа — Василь Петрович Кіт. Як зазначити адресата в давальному відмінку?

а) Василю Петровичу Кіт;

б) Василю Петровичу Коту.

4. Вкажіть, який із варіантів  правильно оформлено:

а) ЗАТВЕРДЖЕНО

    Наказ відділу освіти

    22 квітня 2013 р. №153

б)     «Затверджено»

     Наказ відділу освіти

22 квітня 2013 р. №153

5. Вкажіть, у якому із варіантів   правильно оформлено  реквізит «Підпис»

а) Начальник відділу освіти         підпис        ініціали, прізвище.

б) Начальник відділу освіти         підпис       прізвище,  ініціали.

6. Напис, зроблений керівником установи на документі, що містить вказівки щодо виконання цього документа, називається:

а) візою;

б) резолюцією;

7.Головний реквізит службового документа, що відображає його зміст, називається:

а) текстом;

б) заголовком.

8.Реквізит «адресат» у документах розташовується:

а) з правого боку у верхній частині сторінки;

б) з правого боку у нижній частині сторінки;

6. Підбиття підсумків уроку

Оцінювання роботи учнів на  уроці.

Рефлексія.

Учням пропонується закінчити речення: "Для мене сьогодні важливим було...", "Сьогодні я дізнався про...", "Мені хотілося в майбутньому  дізнатись про..., навчитись …".

7. Домашнє завдання

Опрацювати конспект уроку, скласти заяву про вступ до навчального закладу.