№ з/п

Обладнання, пристрої, матеріали,

нормативні документи

Інструкційно-технологічні вказівки

1.

ПК, Інтернет, телефон, папір, канцелярське

приладдя,  ксерокс

ФОРМУВАННЯ КАДРОВОГО РЕЗЕРВУ

1. Розробляємо Положення про кадровий резерв.

Зразок необхідного нам Положення на прикладі ТОВ:

1. Загальні положення

1.1. Кадровий резерв ТОВ «Усе буде добре» (далі — резерв) — це працівники ТОВ «Усе буде добре» (далі — Товариство), які пройшли кваліфікаційний відбір та зараховані до кадрового резерву для систематичної цільової підготовки, орієнтованої на здобуття знань і навичок, необхідних для призначення на керівну посаду.

1.2. Формування резерву і робота з ним проводяться з метою:

• постійного поповнення кадрового складу керівників Товариства висококваліфікованими фахівцями;
• своєчасного заміщення вакансій за посадами керівників усіх рівнів;
• підвищення рівня підбору і розстановки керівних кадрів, упровадження в практику роботи з кадрами, прогнозування службових переміщень (планування кар’єри), зниження ризиків при призначенні керівних працівників;
• мотивації кар’єрного зростання працівників та додаткового стимулювання їх до підвищення освітнього рівня та професійної кваліфікації.

1.3. Положення про кадровий резерв працівників (далі — Положення) розроблено з метою подальшого поліпшення роботи зі створення резерву в Товаристві, встановлення єдиних організаційних принципів у роботі з резервом і створення системи підготовки резерву керівних кадрів у Товаристві.

1.4. У Положенні визначена структура складу резерву, викладені принципи відбору фахівців, встановлений порядок комплектування та затвердження резерву, рекомендовані методи вивчення, виховання і підготовки резерву, запропоновані порядок перегляду та поповнення складу резерву.

2. Структура складу резерву

2.1. До складу резерву підприємства включають фахівців для заміщення керівних посад усіх рівнів.

3. Принципи підбору фахівців до кадрового резерву

3.1. До кадрового резерву працівника включають за згодою. Вакантні посади керівників заміщують в першу чергу за рахунок працівників, які перебувають у кадровому резерві.

3.2. Зарахування працівника в резерв має за мету його підготовку до роботи на посаді керівника, але не гарантує призначення на посаду, заплановану для заміщення.

3.3. У разі відбору кандидатів для зарахування в резерв на заміщення посад керівників враховуються такі вимоги:

3.3.1. Професійна компетентність — наявність освіти та досвіду роботи за профілем діяльності структурного підрозділу не менше трьох років, відповідних знань і навичок у сфері діяльності Товариства, знання діловодства.

3.3.2. Управлінський потенціал — цілеспрямованість, відповідальність, ініціативність, здатність до лідерства, вміння самостійно приймати рішення і доводити почате до кінця, емоційна врівноваженість, самоконтроль, працездатність, вміння бачити перспективу, готовність опановувати нові знання і освоювати нові методи роботи, вміння знайти вихід зі складних ситуацій, висока мотивація досягнення.

3.3.3. Організаторські здібності — володіння навичками ділового спілкування, управлінськими навичками: постановка завдання, планування забезпечення контролю і координація виконання, мотивування людей, а також вміння працювати в команді, вміння раціонально розподіляти робочий час, впевненість у собі, здатність розуміти думку іншої людини.

3.4. Оцінка професійної компетентності, організаторських здібностей і управлінського потенціалу кожного працівника, зарахованого в резерв, здійснює група експертів, до складу якої належать від трьох до п’яти співробітники, які безпосередньо працюють з кандидатом. Обов’язково до групи включають безпосереднього керівника і (або) керівника структурного підрозділу.

3.5. У разі відбору кандидатів у резерв беруть до уваги:

• облікові дані: вік, освіта, відомості про трудову діяльність і підвищення кваліфікації тощо;
• результати оцінки виконавської діяльності працівника;
• результати оцінки індивідуально-психологічних особливостей, що впливають на виробничу діяльність, отриманих шляхом психологічного тестування, в бесіді з ним, а також з відгуків керівників і колег;
• результати оцінки професійної компетентності.
•  

3.6. Потребу в кадровому резерві визначають на основі аналізу стану управлінського персоналу, динаміки зміни керівників у зв’язку з виходом на пенсію або з інших причин.

4. Комплектування, погодження та затвердження резерву

4.1. Попередній підбір фахівців у резерв для висування на керівні посади всіх номенклатур здійснює директор з управління персоналом. Підібрані кандидатури попередньо обговорюють з керівниками підрозділів. Потім кандидатів затверджує директор Товариства.

4.2. Працівник служби управління персоналом, за дорученням директора з управління персоналом, з урахуванням обміну думками складає списки резерву за встановленою формою із зазначенням термінів перебування у резерві і підготовки.

5. Система підготовки резерву керівників

5.1. Основними методами вивчення фахівців, які перебувають в резерві, є:

5.1.1. Вивчення та оцінка шляхом особистого спілкування, зокрема із застосуванням методу структурованого інтерв’ю.

5.1.2. Оцінка за період навчання і стажування фахівця в групі резерву,  зокрема  навчання на курсах підвищення кваліфікації.

5.1.3. Вивчення та оцінка шляхом отримання відгуків безпосередніх керівників і підлеглих, керівників суміжних служб, колег. Для більш точної і об’єктивної оцінки рекомендовано застосовувати метод експертних оцінок особистості та діяльності фахівця.

5.1.4. Оцінка за підсумками виробничої діяльності ділянки, якою керує фахівець.

5.1.5. Перевірка виконання окремих виробничих завдань і службових обов’язків, оцінка виробничої діяльності.

5.1.6. Проведення атестації керівних працівників і спеціалістів, які перебувають у резерві, отримання рекомендацій атестаційних комісій.

5.1.7. Психологічне тестування та отримання психологічного портрета особистості.

5.2. Підготовка резерву керівних працівників у процесі виробничої діяльності.

5.2.1. Однією з форм виховання і навчання резерву керівників є планомірне переміщення і просування фахівців, що перебувають у резерві, на різні керівні та інженерно-технічні посади з метою набуття ними необхідних знань і досвіду.

5.2.2. Для формування у фахівця необхідних якостей майбутнього керівника складають Індивідуальний план-графік його підготовки. У цьому плані передбачають заходи зі здобуття необхідних технічних і економічних знань, з освоєння роботи на окремих ділянках і в службах Товариства, з вироблення вмінь і навичок управління сучасним виробництвом, а також усунення окремих недоліків.

5.2.3. З метою прискорення підготовки фахівців, що перебувають у резерві, доцільно:

• здійснювати тимчасове заміщення керівників на період їх відсутності фахівцями із числа резерву на цю посаду з метою отримання ними необхідного досвіду керівної роботи;
• давати завдання з вирішення окремих виробничих, технічних, економічних та інших питань для отримання необхідних знань і досвіду, а також вивчення потенційних можливостей на керівній роботі;
• практикувати відрядження фахівців для участі в роботі науково-технічних нарад, семінарів, конференцій з метою ознайомлення з новітніми досягненнями вітчизняної та зарубіжної науки і техніки;
• здійснювати систематичне технічне навчання у Товаристві з керівним складом та фахівцями для підвищення їх кваліфікації;
• залучати фахівців до громадських заходів з метою набуття ними досвіду та навичок проведення організаційної та виховної роботи з кадрами.

6. Оцінка діяльності фахівців, що перебувають у резерві, порядок перегляду та поповнення складу резерву

6.1. Вивчення фахівців, що перебувають у резерві для висунення на керівні посади, проводять протягом усього часу їх перебування у резерві. Результати вивчення систематично відображають в листах обліку діяльності фахівців, що перебувають у резерві, накопичуючи у них дані, які характеризують зазначених працівників.

У цих листах зазначають підсумки виробничої діяльності фахівця та виконання ним окремих завдань і доручень, ефективність його праці, результати навчання в інституті підвищення кваліфікації керівних працівників і фахівців, на факультетах в інститутах менеджменту та управління, в школах резерву підприємств, відгуки про участь у роботі науково-технічних нарад і конференцій, а також у громадській роботі, рекомендації атестаційної комісії, висновок, зроблений за результатами тимчасового заміщення посади керівника на період його відсутності, і т. д.

6.2. Щорічно у IV кварталі у Товаристві проводять аналіз складу резерву, і усім фахівцям, які перебувають у ньому, дають оцінку діяльності за рік, що минув.

У процесі аналізу та оцінки резерву розглядають технічний рівень підготовки кожного фахівця, досвід його роботи на виробництві, вік та інші дані; визначають його здібності і потенційні можливості, вміння працювати з людьми і керувати колективом, ступінь підготовленості до висування на керівну роботу. За результатами оцінки діяльності визначають заходи з навчання і виховання. Фахівців, які продемонстрували відсутність даних для керівної роботи чи негативно проявили себе в моральному аспекті, зі складу резерву виключають.

6.3. Щоб виключити з резерву Товариства керівник готує подання директору з управління персоналом, в якому зазначає мотиви такого рішення.

6.4. Склад резерву поповнюють іншими фахівцями, підібраними з числа перспективних працівників Товариства.

6.4.1. Станом на 1 квітня кожного року у Товаристві підбивають підсумки роботи з перегляду складу резерву і до 20 квітня представляють в порядку, передбаченому розділом 4 цього Положення, такі матеріали:

• список резерву за затвердженою формою, підписаний директором Товариства, в одному примірнику;
• характеристики на всіх фахівців  резерву, з оцінкою їх діяльності за рік, що минув, підписані директором Товариства, в одному примірнику.

6.4.2. На фахівців, які знову включають до складу резерву, подають біографічні довідки з фотокартками, підписані начальником відділу кадрів або його заступником, в одному примірнику.

6.5. На керівні посади призначають, як правило, з числа фахівців, що становлять резерв для висунення на керівну роботу.

2. Визначте вимоги до кандидатів у резерв.

Це можуть бути такі параметри: рівень розвитку компетенцій, результати роботи, особисті якості, знання бізнесу, області відповідальності, стаж роботи, кваліфікація.

3. Сформуйте групи кадрового резерву за різними категоріями.

Служба управління персоналом щорічно визначає оптимальну чисельність кадрового резерву на основі прогнозу та планування потреби в ньому.

4. Організуйте вивчення потенційних претендентів у резерв.

Можете передбачити два шляхи:

• пропозиції про включення кандидатів до кадрового резерву вносять керівники структурних підрозділів після узгодження з керівником організації;
• кандидати можуть самовисуватися, подаючи заявки в службу управління персоналом. Заявка супроводжується есе з описом мотивації.

5. Організуйте попередній відбір кандидатів, які мають потенціал для керівних посад.

Роботу з попереднього відбору можете провести в три етапи:

      працівник служби управління персоналом разом із керівниками структурних підрозділів аналізує документальні дані: особову справу, резюме, характеристику, результати атестації і т. ін.;

      керівник структурного підрозділу оцінює результати трудової діяльності, зокрема, ефективність та якість роботи за останній рік;

      працівники служби управління персоналом проводять співбесіди, щоб виявити потреби, мотиви поведінки, з урахуванням оцінки професійно важливих якостей.

6. Проведіть оцінку попередньо відібраних до кадрового резерву кандидатів.

Мета оцінки — виявити відповідність професійних, ділових і особистісних якостей кандидатів вимогам майбутньої керівної посади.

Для оцінки якостей кандидатів застосововуйте: співбесіду, тестування, асесмент-центр, метод експертних оцінок і самооцінки.

Можете залучити сторонні компанії та спеціалістів.

7. Порівняйте кандидатів.

Працівників, представлених до зарахування в резерв на одну посаду, порівнюють на основі оцінки компетенцій, результатів діяльності та кадрових даних, які найбільш повно задовольняють вимоги відповідної посади.

8. Уточніть і відкоригуйте остаточний список резервістів.

Відомості списку резервістів:

• прізвище, ім’я, по батькові працівника, якого зараховуєте до кадрового резерву за результатами оцінки і порівняння кандидатів;
• найменування посади працівника;
• дата зарахування в кадровий резерв;
• посада, прізвище, ім’я, по батькові працівника, що рекомендував зарахувати зазначеного кандидата до кадрового резерву у списки (при самовисуванні кандидата — вкажіть дату подання заяви в службу управління персоналом).

Список коригуйте за результатами оцінки і порівняння кандидатів.

9. Керівник компанії приймає рішення про зарахування кандидатів до складу резерву.

Перелік кандидатів, зарахованих до кадрового резерву, затвердіть наказом з основної діяльності.

10. Повідомте кандидатів про зарахування їх до кадрового резерву.

Ознайомте працівника з наказом про зарахування до кадрового резерву.

Примітка: ДСТУ 4163:2020 «Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлення документів» за посиланням:

http://www.kdu.edu.ua/Documents/DSTU41632020v1.pdf

Ознайомтеся зі статтею «ОРГАНІЗАЦІЯ РОБОТИ З КАДРОВИМ РЕЗЕРВОМ У БАНКІВСЬКИХ СТРУКТУРАХ» за посиланням:

https://elartu.tntu.edu.ua/bitstream/123456789/20009/2/ConfATMT_2016vII_Garmatiuk_O_O-Organisation_of_work_312-313.pdf