Наукова робота "Проблеми нормативно-правового забезпечення функціонування електронного документа в Україні"

Проблеми нормативно-правового забезпечення функціонування електронного документа в Україні

Актуальність дослідження полягає в тому, що одним з першочергових напрямів побудови та подальшого розвитку інформаційного суспільства в нашій країні є створення нормативно-правового  забезпечення функціонування електронних документів у сфері інформаційних відносин на законодавчому рівні. І хоч електронний документообіг став глобальним і розгалуженим, його розвиток пов'язаний не лише з технологією, а  і з правом та потребує професійних підходів, чіткої взаємодії традиційно далеких одна від одної галузей знань.                                                                                                                Поширення застосування в системі управління автоматизованого опрацювання інформації веде до зростання кількості машинних носіїв  інформації. Ці носії  інформації стали виконувати за певних умов функції електронних носіїв документів. У зв’язку з цим виникла потреба у встановленні поняття машинних носіїв записів, електронних документів та їхнього місця в інформаційно-аналітичному забезпеченні управління, кола завдань, що розв’язуються при їх створенні, використанні та зберіганні.                            На сьогодні єдиного уніфікованого визначення поняття електронний документ і електронний документообіг не існує. Ось, наприклад: Закон України «Про електронні документи і електронний документообіг» від 31 травня 2005 року визначає електронний документ як документ, інформація в якому представлена у формі електронних даних, включаючи обов'язкові реквізити документа, у тому числі й електронний цифровий підпис. А ДСТУ 2732 – 2004 «Діловодство та архівна справа» - документ, який створюють та використовують тільки в межах комп’ютерної системи.                                                        За останнє десятиріччя в Україні ухвалено низку законів та нормативних актів, що складають базу нормативно-правового регулювання сфери інформаційних відносин, зокрема і електронного документообігу. Основними з яких є Закони України «Про електронні документи та електронний документообіг», «Про електронний цифровий підпис» тощо.              Закон України «Про електронні документи та електронний документообіг» від 22 травня 2003 року №851-IV зі змінами від 31 травня 2005 року №2599-IV  встановлює  основні  організаційно-правові  засади електронного    документообігу    та    використання   електронних документів. Дія цього Закону поширюється на  відносини,  що  виникають  у процесі    створення, відправлення,  передавання, одержання, зберігання, оброблення,  використання  та  знищення електронних документів. А Закон «Про електронний цифровий підпис» від 22 травня 2003 року №852-IV зі змінами від 15 січня 2009 року №879-VI визначає  правовий  статус  електронного цифрового підпису  та  регулює  відносини,  що  виникають  при  використанні електронного цифрового підпису.                                                         Входження України до єдиного інформаційного простору та інтенсивний розвиток інформаційно-комунікаційних технологій призвели до стрімкого накопичення документів та інформаційних ресурсів з цифровими носіями. Відтак, перед архівістами постала проблема зберігання такого виду інформації та створення електронних архівів. На сьогодні не створена нормативна база, що має регулювати обмін електронною управлінською інформацією між органами державної влади на всіх рівнях, порядок впровадження й функціонування систем електронного документообігу та систем електронного діловодства в цих органах.                                                                                    У Законах України «Про електронні документи та електронний документообіг» і «Про електронний цифровий підпис» зафіксовані певні вимоги до організації електронного документообігу в установах та використання ними електронного цифрового підпису, окреслені загальні підходи до формування умов зберігання в архівах електронних документів. Водночас, матеріали наради представників архівних установ з розробниками цих законів, яка відбулася 22 жовтня 2003 р., дають підставу зробити висновок, що дія зазначених законів поширюється тільки на документи з електронним цифровим підписом.                                                                                                                              Також майже не забезпечено зберігання документів в електронній формі. Тільки 131 установа (0,5 відсотки від загальної кількості) має спеціальні архіви електронних документів. Проблеми, що заважають застосуванню електронних документів і електронного документообігу в установах протягом останніх десятиріч є: недостатнє фінансове, матеріально-технічне та організаційне забезпечення, зокрема, органів виконавчої влади; відставання нормативно-методичного забезпечення роботи від інформаційно-технологічного; відсутність єдиних мінімальних вимог до технічного, апаратного, телекомунікаційного рівня оснащення, регламентації типів носіїв інформації і форматів для архівного зберігання електронних документів та вимог до їх зберігання; недостатня увага до кадрового забезпечення управління спеціалістами з інформаційних технологій.                                          Упродовж 1990-х рр. у світі були здійснені перші спроби створення електронних архівів. Міжнародна Рада Архівів (ІСА), Комітет електронних документів 1997 р. визначили основні принципи довготривалого зберігання електронних документів в архівах. Основні зарубіжні проекти та ініціативи щодо вирішення проблеми їх архівного зберігання виконані у співпраці асоціацій бібліотекарів, архівістів та керуючих документацією.                            Архівісти та керуючі документацією на початку концентрували свою увагу на створенні електронних документів в автоматизованих системах діловодства. Одним з найперших досліджень був Пітсбургський проект «PITT». Значний внесок також у вирішення зазначеної проблеми отримав проект PANDORA (Preserving and Accessing Networked Documentary Resources of Australia), розроблений співробітниками Національної бібліотеки Австралії. У ньому була запропонована модель (діаграма) зв'язків та відповідних метаданих для інформаційних об'єктів, що також важливо для функціонування електронного документа. Інший значний проект, реалізований в Австралії, це «Стратегія електронних документів штату Вікторія» або VERS (Victorian Electronic Records Strategy).                                                                      У 1998 р. у Великобританії консорціум «The Consortium of University Research Libraries» (Консорціум університетських дослідницьких бібліотек), за участі Національного архіву PRO (Public Records Office), розробили проект типового електронного архіву CEDARS (the CURL Exemplars in Digital Archives). Того ж року у США був створений перший Національний електронний архів – ERA (Electronic Records Archives).                                                        Новим етапом розбудови електронних архівів стало прийняття у 2003 р. ХХХІІ Генеральною конференцією ЮНЕСКО «Хартії про збереження цифрової спадщини». У цьому документі зазначається, що цифрова спадщина – це унікальна скарбниця людських знань, створена як у цифровому вигляді, так і шляхом конверсії існуючих ресурсів на аналогових носіях.                                                                                                                                                                         В Україні процес зберігання цифрової спадщини характеризується прийняттям низки нормативно-правових документів: Законів України «Про електронні документи та електронний документообіг» (2003 р., № 851-IV), «Про електронний цифровий підпис» (2003 р., № 852-IV), «Про основні засади розвитку інформаційного суспільства в Україні на 2007-2015 роки» (2007 р., № 537-V), Порядку зберігання електронних документів в архівних установах (наказ Державного комітету архівів України, 2005 р., № 49, зареєстровано у Міністерстві юстиції України в 2005 р., № 627/10907) та ін.                            Законотворчий процес триває і надалі. Він відбувається з урахуванням вітчизняних архівознавчих традицій та сучасних світових інформаційних технологій. У 2007 р. було створено Центральний державний електронний архів України (ЦДЕА України). Ця подія стала одним із важливих досягнень за останні роки у системі електронних документів  щодо збереження цифрових ресурсів (електронних документів).                                                                                                  Такі питання як архівування електронних інформаційних ресурсів, приймання до архівів документів з цифровими носіями, розроблення програмного забезпечення для управління значними обсягами цифрових матеріалів тощо піднімались і жваво обговорювались на XVI Міжнародному Конгресі архівів, якій відбувся у 2008 р. у м. Куала-Лумпур (Малайзія). В Україні ці проблеми поступово вирішуються: значна частина архівів створили свої власні сайти, функціонує сайт Держкомархіву України, який у майбутньому буде репрезентувати веб-портал мережевого електронного архіву. З впровадженням сучасних веб-технологій користувач з будь-якого віддаленого місця матиме доступ до електронних архівів мережі Інтернет, використовуючи лише звичайну програму Інтернет-навігатор.                                          Отже, аналіз даного питання показує, що обрана проблема достатньо вивчена, проте існують і неточності, що потребують подальшого удосконалення та напрацювань.  Є значна кількість нормативно-правових актів,  що регулюють функціонування, створення та зберігання електронних документів.                                                                                                                                             Загальна характеристика нормативно – правової бази дає систематизовану теоретичну базу дослідження під час запровадження електронного документообігу. Слід зауважити також, що законодавством не встановлено норм щодо застосування мов у документообігу.  Результати можуть бути корисними для проектувальників і розробників електронного документообігу.              Враховуючи специфіку створення, функціонування та зберігання електронного документа залишається нагальною проблемою сьогодення розробити потужну базу, яка б допомогла уніфікувати безліч діловодних процесів. Або хоча б удосконалити ту, що сформувалась вже.                            Не врегульовані правові відносини з питань єдиних підходів до організації електронного документообігу, використання електронного цифрового підпису, електронних документів і електронних інформаційних ресурсів, авторського права в сфері інформаційних відносин. Також особливої уваги потребує проблема Стандартизації різних сфер діяльності електронного архіву, використання світового досвіду в цій галузі.

СПИСОК ВИКОРИСТАНИХ ДЖЕРЕЛ І ЛІТЕРАТУРИ:

1. Закон України «Про електронні документи та електронний документообіг» від 22 травня 2003 р. № 851-IV // Відомості Верховної Ради України. – 2003. – № 36. – Ст. 275.
2. Закон України  «Про електронний цифровий підпис»  від 22 травня 2003 року № 852-ІV // Відомості Верховної Ради України. – 2003. –             № 36. – Ст. 276.
3. ДСТУ 2732:2004. Діловодство й архівна справа. Терміни і визначення понять. – К.: Держстандарт України, 2004. – 31 с.
4. Кисельова Л. Деякі правові аспекти визначення характеристик електронних документів // Студії з архівної справи та документознавства / Держкомархів України. УНДІАСД. – [Електронний ресурс]. – www.archives.gov.ua.
5. Клименко І.В., Линьов К.О., Горбенко І.Д., Онопрієнко В.В. Електронний документообіг у держ. управлінні: Навчальний посібник. – К.: НАДУ, 2009, Х.: Вид-во «ФОРТ», 2009. – 232 с.
6. Одинока Л.П., Батрак А.А., Романовський Р.В. Концепції побудови систем автоматизації діловодства та документообігу. Електронний документообіг // Бюлетень Галуз. служби НТІ з архівної справи та документознавства. Електронний документ та електронний документообіг. Матеріали до бібліографії. – 2003.  ̶  № 7.