Планування — фундамент успіху в бізнесі

Планування — фундамент успіху в бізнесі

Час — це найбільш дефіцитний ресурс, і якщо ним не керувати, то все інше також залишиться некерованим. Пітер Фердинанд Друкер, австрійський вчений, письменник, консультант у галузі менеджменту

Завчасно передбачити всі небезпеки неможливо, тому якщо виникає небезпека шторму, слід відразу скоригувати курс. Так само і в підприємництві — неможливо передбачити всі ризики, але успішні люди швидко адаптуються до змін, перебудовують графік та змінюють стратегію відповідно до ситуації на ринку. Ефективний тайм-менеджмент — це не просто набір технік, це стратегічний компас, що в бізнесі дає змогу уникати небезпечних вод, використовувати попутний вітер можливостей і прокладати курс до успіху.

Тайм-менеджмент (керування часом) — це сукупність прийомів, методів та інструментів, які допомагають ефективно розподіляти час, визначати пріоритети та уникати марнування часу, щоб досягати мети без перенапруження.

Дедлайн — це кінцевий термін або точний час, до якого потрібно повністю завершити завдання чи проєкт

Тайм-менеджмент у дії Уяви, що ти займаєшся підприємництвом. Твій звичний день починається з підписування документів, далі ти плануєш бути на важливій зустрічі. Але раптом з’являється терміновий клієнтський запит, а ще паралельно потрібно вирішити проблему з постачальниками. Здається, що всі справи звалюються одночасно і працювати ефективно майже неможливо.

Тобто що відбувається?

Щоб цього не відбувалось, потрібно вміти керувати своїм часом, працювати ефективно, а не просто багато. Тайм-менеджмент — це не просто одне з умінь у підприємництві. Це також уміння правильно розставляти пріоритети й знаходити баланс між роботою та особистим життям.

Перевіримо, як принципи тайм-менеджменту працюють в екстремальних умовах. Розглянемо декілька прикладів

Розгляньмо основні методи керування часом, які дають змогу уникати хаосу, організовувати роботу та досягати цілей без зайвого напруження. Матриця Ейзенхауера Дуайт Девід Ейзенхауер, 34-й президент США, запропонував простий метод визначення пріоритетів серед списку всіх поточних справ. Це здійснюється за допомогою впорядкування завдань відповідно до їх терміновості та важливості.

Принцип Парето Принцип відкрив американський фахівець у сфері якості Джозеф Мозес Юран, а назвали його іменем італійського економіста Вільфредо Парето, який звернув увагу на те, що 80 % власності в Італії належить 20 % її населення. Принцип Парето також відомий як правило 80 / 20. Його суть полягає в тому, що невелика частина дій або зусиль нерідко забезпечує значну частину результату. Умовно це пояснюють так: приблизно 20 % правильно вибраних справ можуть давати близько 80 % бажаних здобутків

Алгоритм застосування принципу Парето 1. Проаналізуй свої справи та їхній результат. 2. Визнач ті з них, що мають найвищу ефективність. 3. Оптимізуй або скороти рутинні процеси. 4. Зосередься на головному, а не на дрібних справах Складність принципу Парето в тому, що не завжди наперед можна точно визначити ті 20 % завдань, що мають найбільший ефект. Тому його варто використовувати як орієнтир: аналізувати діяльність, оцінювати вплив різних справ на результат і поступово уточнювати пріоритет

Наприклад, підприємиця визначила, що витрачає 80 % часу на адміністративні дрібниці й лише 20 % на стратегію і переговори з партнерами. Отож треба “перевернути” пропорцію і більше часу приділяти ефективнішим завданням. Цікаво, що ця ідея знайшла застосування в багатьох галузях. Однак принцип Парето не є точним математичним законом, це радше практичне правило-орієнтир, тому співвідношення 80 / 20 умовне.

Метод “Pomodoro” Метод, який розробив Франческо Чірілло, допомагає працювати без перенавантаження. Дослідження показують, що із застосуванням “Pomodoro” продуктивність може зрости на 25 %. Назва методу походить від назви кухонного таймера у формі помідора. Метод передбачає розділення робочого часу на відносно короткі інтервали (зазвичай 25 хвилин), названі “pomodorо” (від італійського “pomodori” — помідори). Після кожного “pomodoro” — коротка перерва (зазвичай 5 хвилин), а після чотирьох — довша (зазвичай 15–30 хвилин).

Інструменти тайм-менеджменту: навігація в океані справ Органайзер — це інструмент планування щоденних справ, що допомагає впорядковувати справи, події, ідеї, контролювати дедлайни та ефективно планувати час. Тайм-трекер — це інструмент, який допомагає фіксувати, на що саме витрачено час протягом дня.

Органайзер потрібен, щоб ● не забувати важливі справи; ● бачити весь тиждень загалом; ● залишався вільний час для відпочинку; ● уникати авралів і все встигати без зайвого напруження. Що можна записувати в органайзері?● Найважливіші справи дня або тижня.● Завдання з дедлайнами. ● Ідеї для проєктів або нотатки. ● Мотиваційні фрази чи цілі

Тайм-трекер — це щоденник часу. У нього записуємо, що робимо кожний проміжок часу (наприклад, одну годину). Тобто за допомогою тайм-трекера можна краще планувати свій час і підвищувати ефективність діяльності Тайм-трекер можна вести у вигляді таблиці в блокноті чи зошиті, у спеціальному додатку на смартфоні.

Підсумок1. Маємо усвідомлювати цінність часу. Час — це невідновний ресурс, наш найцінніший актив. 2. У бізнес-компаніях планують свою діяльність — розробляють стратегію, визначають цілі й розподіляють ресурси так, щоб їхня справа рухалася вперед. 3. Тайм-менеджмент допомагає ефективно розподіляти час, визначати пріоритети та уникати непотрібного витрачання часу. 4. Керування часом потрібне всім людям, а не лише тим, хто має власну справу. 5. Упевнено керувати часом допомагають органайзер і тайм-трекер — навігаційні інструменти тайм-менеджменту.

Домашнє завдання. Опрацюйте § 3 на с. 22–31 підручника та повторіть підсумкові висновки. Продовжте виконання завдання 6 на с. 31 підручника: протягом трьох днів фіксуйте в хроніці основні події та часові відрізки, позначаючи корисні справи, рутину й “пожирачів часу”. Наприкінці третього дня дайте відповіді на запитання завдання 6, сформулюйте свої відкриття та порівняйте органайзер із тайм-трекером. Оформіть висновки у вигляді невеликої інфографіки для презентації на початку наступного уроку.