Ведення ділової документації є важливим і відповідальним напрямом діяльності закладу освіти. Адже будь-який аспект роботи має бути правильно задокументованим у відповідності з чинними нормами законодавства. Тож ця справа трудомістка та доволі складна! Аби допомогти освітянам оптимізувати та спростити цей процес, 01.12.2022 ми проводимо Всеукраїнську інтернет-конференцію «Робота з нормативною документацією у сфері освіти», до якої запрошуємо долучитись всіх бажаючих! Під час її проведення досвідчені вчителі-практики, освітні експерти та представники шкільної адміністрації поділяться власним досвідом з цього питання й нададуть корисні поради.
Організація діловодства також передбачає ретельне вивчення та опрацювання нормативних актів, які створені не лише для закладів освіти, а й мають широку сферу застосування. Одним із таких документів є Національний ДСТУ 4163:2020 «Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлення документів», який діє з 01.09.2021. Ним встановлено нові правила щодо створення не лише паперових, а й електронних документів, змінено та деталізовано реквізити й ще багато іншого. Отже, враховуючи фундаментальність та вагомість Держстандарту, наша команда підготувала вибірковий огляд ключових норм.
Вимоги до оформлення бланків документів
ДСТУ визначено перелік організаційно-розпорядчих документів закладу освіти, до якого входять:
- організаційні (положення, статути, посадові інструкції, штатні розписи тощо);
- розпорядчі (рішення, накази тощо);
- інформаційно-аналітичні (акти, довідки, доповідні записки, пояснювальні записки, службові листи тощо).
Бланки документів виготовляють за допомогою автоматизованих та/або друкувальних засобів на білому папері високої якості фарбами насичених кольорів. Окремі внутрішні документи (заяви, пояснювальні та доповідні записки тощо) можна оформлювати рукописним способом.
Під час друкування текстів документів потрібно використовувати:
- гарнітуру Times New Roman;
- шрифт розміром 12–14 друкарських пунктів. Для друкування реквізитів (довідкові дані та код закладу освіти, відомості про виконавця документа) та виносок можна використовувати шрифт розміром 8–12 друкарських пунктів;
- 1–1,5 міжрядкових інтервали (для формату А4), 1 міжрядковий інтервал (для формату А5). Реквізити документа (крім тексту), що складаються з декількох рядків друкують через 1 міжрядковий інтервал. Складові частини реквізитів «Адресат», «Гриф затвердження документа», «Гриф погодження (схвалення) документа» відокремлюють один від одного через 1,5 міжрядковий інтервал.
Документи постійного та тривалого строку зберігання (понад 10 років) друкують на одному боці аркуша, документи тимчасового строку (до 10 років включно) дозволяється друкувати на лицьовому та зворотному боці аркуша. Поля бланків документів мають відповідати таким розмірам:
- ліве – 30 мм;
- праве –10 мм;
- верхнє та нижнє – 20 мм.
ДСТУ встановлено вимоги до відступів від межі лівого поля документа, які мають відповідати для:
- абзаців у тексті – 10 мм;
- реквізиту «Адресат» – 90 мм;
- реквізитів «Гриф затвердження документа» та «Гриф обмеження доступу до документа» – 100 мм;
- розшифрування підпису в реквізиті «Підпис» – 125 мм.
Не роблять відступ від межі лівого поля для:
- реквізитів «Дата документа», «Заголовок до тексту документа», «Текст документа» (без абзаців), «Відмітка про наявність додатків», «Віза документа», «Гриф погодження (схвалення) документа», «Відмітка про засвідчення копії документа», «Відомості про виконавця документа», «Відмітка про ознайомлення з документом», «Відмітка про виконання документа»;
- найменування посади в реквізиті «Підпис»;
- слів «СЛУХАЛИ», «ВИСТУПИЛИ», «ВИРІШИЛИ», «УХВАЛИЛИ», «НАКАЗУЮ»;
- слів «Додаток» і «Підстава», якщо в тексті документа є на них посилання.
Якщо документ складається з двох і більше сторінок, друга та наступні сторінки мають бути пронумеровані (першу сторінку не нумерують). Номери розміщують посередині верхнього поля аркуша арабськими цифрами без зазначення слова «сторінка» та розділових знаків. Якщо документ має додатки, кожен з них нумерується окремо.
Обов’язкові реквізити документів
Для виготовлення бланків документів можна використовувати два варіанти розташування реквізитів:
- кутове – постійні реквізити розміщують у лівому верхньому куті аркуша (кутовий бланк);
- поздовжнє – постійні реквізити розміщують уздовж верхньої частини аркуша (поздовжній бланк).
До обов’язкових реквізитів документа відноситься:
1. Найменування закладу освіти.
Вона має відповідати повному найменуванню, зазначеному в Статуті. Нижче повного найменування (окремим рядком у центрі, у дужках або без них) розміщують скорочене найменування закладу освіти, якщо воно зафіксовано в установчому документі.
Довідкові дані про заклад освіти розміщують нижче найменування та мають містити:
- поштову адресу. Її реквізити розміщують у такій послідовності: назва вулиці, номер будинку, номер корпусу (за потреби), назва населеного пункту, району, області, поштовий індекс;
- інші відомості (номери телефонів (їх оформлюють у такій послідовності: міжміський префікс, код населеного пункту (в дужках), телефонний номер, який відділяють від коду та розділяють пробілами), банківськи рахунки, адреси електронної пошти та офіційного вебсайту тощо).
Найменування юридичної особи вищого рівня та найменування закладу освіти друкують великими літерами, допустимо використовувати напівжирний прямий шрифт.
2. Назва виду документа (крім листів).
Її друкують великими літерами шрифтом розміром 14–16 друкарських пунктів. На поздовжніх бланках назву розміщують посередині, а на кутових – у лівому верхньому куті під реквізитом «Найменування закладу освіти».
3. Дата документа (дата підписання, затвердження, прийняття, реєстрації або складення).
На бланках її проставляють у спеціально відведеному місці, у внутрішніх службових документах, оформлених не на бланку, - ліворуч від особистого підпису автора документа.
Дозволяється використовувати декілька варіантів оформлення дати:
- цифровий спосіб. Елементи дати зазначають арабськими цифрами в один рядок у такій послідовності: день місяця, місяць (їх проставляють двома парами цифр, розділеними крапкою) та рік (чотири цифри). Крапку наприкінці не ставлять.
Приклад: 21.11.2022
- словесно-цифровий спосіб. У фінансових документах застосовують зазначення дат із проставлянням нуля в позначенні дня місяця, якщо він містить одну цифру (також допустимо вживати слово «рік» у скороченому варіанті «р.»).
Приклад: 21 листопада 2022 року (25 листопада 2022 р.)
4. Реєстраційний індекс документа.
Він складається з порядкового номера цього документа в межах групи документів, що реєструють, та індекса за номенклатурою справ. Складові індексу відокремлюють одна від одної правобічною похилою рискою.
Приклади: 123/01-10, 321/01/01-10, 01-10/456
5. Заголовок до тексту документа.
Він має містити стислий виклад основного смислового аспекту змісту документа, бути коротким, граматично узгодженим із назвою документа та відповідати на запитання «про що?», «чого?», «кого?».
Приклади:
- Наказ (про що?) про надання відпустки.
- Лист (про що?) про проведення спортивного змагання.
- Протокол (чого?) засідання педагогічної ради.
- Посадова інструкція (кого?) вчителя.
Заголовок до тексту документа оформлюють у спеціально відведеному місці на бланку. Якщо він перевищує 150 друкованих знаків (5 рядків), його дозволено продовжувати до межі правого поля. Крапку в кінці заголовка не ставлять.
6. Текст документа.
Його оформлюють державною мовою у вигляді суцільного зв’язного тексту, яке сформульоване в заголовку, та подають стисло, грамотно, зрозуміло та об’єктивно.Текст не може містити повторів, а також слів і зворотів, що не несуть змістового навантаження.
7. Підпис.
Він розміщується під текстом документа або під відміткою про наявність додатків та має містити найменування посади особи, яка підписує документ, особистий підпис (крім електронних документів), власне ім’я і прізвище.
Приклади:
Директор Особистий підпис Власне ім’я ПРІЗВИЩЕ
Документи колегіальних органів підписують голова колегіального органу та секретар.
Приклади:
Голова комісії Особистий підпис Власне ім’я ПРІЗВИЩЕ
Секретар Особистий підпис Власне ім’я ПРІЗВИЩЕ
У разі відсутності керівника закладу освіти документ підписує:
- особа, яка виконує його обов’язки. Слова «Виконувач обов’язків» або «В. о.» до найменування посади керівника додають лише в разі його заміщення на підставі офіційного розпорядчого документа.
Приклад:
В. о. директора Особистий підпис Власне ім’я ПРІЗВИЩЕ
- його заступник. Не дозволяється ставити прийменник «За» чи правобічну похилу риску перед найменуванням посади. Обов’язково зазначається посада, власне ім’я та прізвище особи (виправлення вносять рукописним або машинописним способом).
Приклад:
Заступник директора Особистий підпис Власне ім’я ПРІЗВИЩЕ
Директор Власне ім’я ПРІЗВИЩЕ
Печатка
Заклади освіти, які відповідно до Статуту мають гербову печатку, можуть засвідчувати на документі підпис посадової (відповідальної) особи. Відбиток печатки ставлять так, щоб він охоплював останні кілька літер найменування посади особи (не особистий підпис!) або у спеціально призначеному для цього місці з відміткою «МП».
Адресати документів
Адресатами документа можуть бути:
1. Юридична особа або її структурний підрозділ.
У цьому разі найменування установи подають у називному відмінку (допустимо зазначати скорочене найменування).
Приклади:
- Український центр оцінювання якості освіти
- Міністерство освіти і науки України
Департамент правового забезпечення
2. Керівник юридичної особи або його заступник.
Найменування організації має бути складовою частиною найменування посади адресата, яке зазначають у давальному відмінку.
Приклад:
Директору Українського центру оцінювання якості освіти
Власне ім’я ПРІЗВИЩЕ
3. Фізична особа.
У такому листі спочатку зазначають власне ім’я та прізвище адресата в давальному відмінку, потім – поштову адресу.
Приклад:
Юрію Іванову
вул. Миру, буд. 18, м.Харків
Харківська область,
61754
Поштову адресу не зазначають на документах, які надсилають органам законодавчої та виконавчої влади, а також постійним кореспондентам.
Додатки до листів
Повну назву додатків наводять переважно в тексті супровідного листа, відмітку про їх наявність оформлюють після тексту листа перед підписом.
Приклад:
Додаток: на 5 арк. у 2 прим.
Якщо у документі відсутні повні назви додатків, їх потрібно зазначити у відмітці про наявність додатків із зазначенням кількості аркушів у кожному додатку та кількості їх примірників.
Приклад:
- Графік чергування на 3 арк. в 1 прим.
Якщо до документа додають інший документ з додатками, відмітку оформлюють наступним чином:
Додаток: наказ МОН від 12.10.2022 №904 і додаток до нього, всього на 23 арк. в 1 прим.
Додатки до розпорядчих документів
У розпорядчому документі відмітку про наявність додатка оформлюють безпосередньо в тексті документа словами: «що додається», «(додається)», «згідно з додатком 1», «відповідно до додатка 2» або «див. додаток З». На самому додатку у верхньому правому куті першого аркуша проставляють відмітку з посиланням на цей документ, його дату і номер.
Приклад:
Додаток 1
до наказу (повна назва школи)
20 вересня 2022 року № 321
Якщо до розпорядчого документа є один додаток, то його не нумерують. За наявності декількох додатків зазначають їхні порядкові номери (знак «№» не ставлять). На другому та наступних аркушах додатка роблять відмітку «Продовження додатка».
Бажаєте дізнатися більше про роботу з нормативними документами? Долучайтеся до нашої конференції та читайте наш Журнал!
Щоб залишити свій коментар, необхідно зареєструватись.