Презентація. Матеріали до семінару керівників закладів освіти з питань правил організації діловодства

ПРАВИЛА організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях ПРАВИЛА організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях

Правила — перший в Україні нормативно-правовий акт, що встановлює єдині вимоги щодо створення управлінських документів і роботи зі службовими документами, а також порядок їх архівного зберігання в державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях незалежно від форм власності (далі — установа), тобто вони є обов’язковим для виконання усіма без винятку юридичними особамина відміну від Типової інструкції з діловодства у центральних органах виконавчої влади, Раді міністрів Автономної Республіки Крим, місцевих органах виконавчої влади, затвердженої постановою Кабінету Міністрів України від 30 листопада 2011 року № 1242 (далі — Типова інструкція з діловодства), яка також залишається чинною, але є обов’язковою для виконання лише певними центральними установами.

НАКАЗ18.06.2015  № 1000/5 Зареєстровано в Міністерстві юстиції України 22 червня 2015 р. за № 736/27181 НАКАЗ18.06.2015 № 1000/5 Зареєстровано в Міністерстві юстиції України 22 червня 2015 р. за № 736/27181 Про затвердження Правил організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях

Міністерство юстиції України наказом від 18.06.2015 р. № 1000/5 затвердило нові Правила діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях. Одночасно з набуттям чинності цими новими правилами втратили чинність Правила роботи архівних підрозділів органів державної влади, місцевого самоврядування, підприємств, установ і організацій, затверджені наказом Державного комітету архівів України від 16.03.2001 р. № 16.

Правила розроблено на підставі Закону України «Про Нацiональний архiвний фонд та архiвнi установи» від 24 грудня 1993 року № 3814-XII, й передусім відповідно до статей 31 і 32 цього Закону, в яких, зокрема, обумовлено, що державні органи, органи місцевого самоврядування, державні і комунальні підприємства, установи та організації створюють архівні підрозділи для тимчасового зберігання архівних документів, що нагромадилися за час їх діяльності, використання відомостей, що містяться в цих документах, для службових, виробничих, наукових та інших цілей, а також для захисту прав і законних інтересів громадян. Зазначені юридичні особи передають документи поточного діловодства до своїх архівних підрозділів у порядку, встановленому Міністерством юстиції України. Об’єднання громадян і релігійні організації, а також підприємства, установи та організації, засновані на приватній формі власності, мають право створювати архівні підрозділи для постійного або тимчасового зберігання документів, що не належать державі, територіальним громадам, передавати документи Національного архівного фонду на зберігання до державних та інших архівних установ. Зазначимо, що загальний обсяг тексту Правил разом із додатками становить близько 180 друкованих аркушів формату А4, а зміст має складну побудову.

I. Загальні положення. II. Документування управлінської інформаціIII. Організація документообігу та виконання документів. IV. Систематизація та зберігання документів у діловодствіV. Експертиза цінності документів. VI. Комплектування архіву. VII. Складання архівних описів справ. VIII. Забезпечення збереженості архівних документів. IX. Організація документів в архівіX. Облік документів в архівіXI. Довідковий апарат до документів архіву. XII. Користування документами архіву установи. XIII. Організація роботи архіву. XIV. Передавання справ на постійне зберігання. XV. Порядок приймання-передавання документів (справ) під час зміни керівника установи, керівника архіву, припинення установи. Додатки до роздiлiв

I. Загальні положення1. Ці Правила встановлюють єдині вимоги щодо створення управлінських документів і роботи зі службовими документами, а також порядок їх архівного зберігання в державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях незалежно від форм власності (далі - установи). Ці Правила є нормативно-правовим актом, обов’язковим для виконання всіма установами.2. Пояснення значення термiнiв Правил…

Із змісту «Загальних положень» стає зрозумілим, що вимоги Правил поширюються лише на організацію загального діловодства, а також забезпечення збереженості, обліку і користування документами в архівах установ, що зберігають документи з паперовими носіями інформації. У зв’язку із цим у пункті 3 обумовлено таке:«3. Особливості організації діловодства зі службовими документами, що містять інформацію з обмеженим доступом, діловодства за зверненнями громадян щодо запитів на інформацію в окремих галузях та сферах суспільних відносин визначаються іншими нормативно-правовими актами. Особливості організації електронного документообігу із застосуванням електронного цифрового підпису, роботи з електронними документами та їх підготовки до передавання на архівне зберігання визначаються Порядком роботи з електронними документами у діловодстві та їх підготовки до передавання на архівне зберігання, затвердженим наказом Міністерства юстиції України від 11 листопада 2014 року № 1886/5, зареєстрованим у Міністерстві юстиції України 11 листопада 2014 року за № 1421/26198 (далі — Порядок роботи з електронними документами)».

Важливо! п. 6  За збереженість службових документів та інформації, яку вони містять, функціонування системи захисту документаційного фонду від незаконного доступу, втрату і несанкціоноване знищення документів, порушення правил користування документами відповідає керівник установи. За зміст, якість підготовки та оформлення на належному рівні документів, а також організацію діловодства та зберігання документів у структурних підрозділах відповідають їх керівники. Установи організовують діловодство відповідно до затвердженої інструкції з діловодства установи. Організація діловодства в установах покладається на самостійні структурні підрозділи з діловодства (документаційного забезпечення), загальні відділи, канцелярії, тощо або особу, відповідальну за діловодство в установі, — секретаря, діловода (далі — служба діловодства). Організація діловодства в структурних підрозділах установ покладається на спеціально призначену для цього особу, у посадовій інструкції якої зазначаються ці обов’язки.

Звертаємо увагу! п.8  Архів є самостійним структурним підрозділом або може входити до складу служби діловодства установи. У малочисельних установах призначається особа, відповідальна за ведення архіву установи.п.9 Служба діловодства та архів, якщо вони є самостійними підрозділами, працюють на підставі положень про них, що погоджуються і затверджуються згідно із законодавством. Якщо функції організації діловодства в установі або ведення архіву установи покладено на відповідальну особу, у посадовій інструкції посадової особи зазначаються ці обов’язки, її права та відповідальність.

Важливо! п.14 Вилучення (виїмка) оригіналів службових документів із документаційного та архівного фондів установи повинно(а) бути тимчасовим(ою) і лише у випадках, передбачених законом. У разі вилучення (виїмки) оригіналів документів, що здійснюється за письмовою вказівкою керівника установи, в установі обов’язково залишаються засвідчені копії цих документів (п. 8, 9 гл. 10 розд. II Правил). Документи НАФ, вилучені відповідно до закону за вмотивованим рішенням слідчого, судді, суду, підлягають обов’язковому поверненню установі, але не пізніше ніж через один рік після провадження у справі.

II. Документування управлінської інформації1 Загальні вимоги до створення управлінських документів 2. Бланки документів3. Печатки4. Датування управлінських документів5. Погодження управлінських документів6. Затвердження управлінських документів8. Загальні вимоги до тексту управлінських документів9. Особливості підготовки та оформлення розпорядчих документів10. Засвідчення копій та витягів службових документів

п.1 Управлінські документи установи за їх назвою, формою та складом реквізитів повинні відповідати уніфікованим формам, які встановлюються національними стандартами, нормативно-правовими актами. Перелік класів управлінських документів визначається Державним класифікатором управлінської документації ДК 010-98, затвердженим наказом Державного комітету України по стандартизації, метрології та сертифікації від 31.12.98 р. № 1024 (із змінами) (далі — ДКУД).

Відповідно до Правил організаційно-розпорядча документація, що є одним із класів управлінської документації, поділяється на: організаційну, яка містить правила, норми, що визначають статус, компетенцію, структуру, штатну чисельність і посадовий склад установи, функціональний зміст діяльності установи та її підрозділів (положення або статут установи, положення про структурні підрозділи установи, посадові інструкції, штатні розписи, договори тощо); розпорядчу, що фіксує рішення нормативно-правового або організаційно-розпорядчого характеру з основних питань діяльності установи, адміністративно-господарських або кадрових (особового складу) питань (постанови, рішення, накази, розпорядження); інформаційно-аналітичну, що містить інформацію, на підставі якої приймаються певні управлінські рішення (акти, довідки, доповідні записки, заяви, пояснювальні записки, протоколи, службові листи тощо).

Право на видання певного виду розпорядчого документа (постанови, рішення, наказу, розпорядження) закріплюється у положенні (статуті) установи і зумовлюється правовим статусом установи та порядком прийняття управлінських рішень (на підставі єдиноначальності або колегіальності). В установах, що діють на основі колегіальності, їх керівники мають право приймати єдиноначальні рішення з вузьких питань і видавати в межах своєї компетенції інші види розпорядчих документів. Спільні розпорядчі документи установ, що видають однакові за формою документи (постанови, рішення, накази, розпорядження), видаються у відповідній формі. Спільні розпорядчі документи установ, уповноважених видавати різні за формою документи, видаються у формі рішення, яке має правову силу розпорядчого документа кожної установи, що приймає цей документ. Важливо!  Розпорядчий документ може бути відмінено (змінено, доповнено) лише новим розпорядчим документом.

Вимоги до оформлення документів. Звертаємо увагу! Оформлення реквізитів організаційно-розпорядчої документації та порядок їх розташування мають відповідати Національному стандарту України «Державна уніфікована система документації. Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлення документів. ДСТУ 4163-2003», затвердженому наказом Державного комітету України з питань технічного регулювання та споживчої політики від 07 квітня 2003 року № 55 (далі — ДСТУ 4163-2003). Під час підготовки, оформлення та/або опрацювання документів застосовують реквізити, що відповідають призначенню документа або способу його опрацювання. На документах, що підлягають поверненню, відмітки про їх опрацювання в установі не проставляють.

Установи здійснюють діловодство державною мовою. Документи оформлюють державною мовою, крім випадків, передбачених законодавством про мови в Україні. Документи, які надсилаються іноземним адресатам, оформлюють українською мовою, або мовою держави-адресата, або однією з мов міжнародного спілкування.

Бланки.   Зразки бланків затверджуються розпорядчим документом установи. Розміщення реквізитів на бланку повинно відповідати ДСТУ 4163-2003. Бланки документів структурних підрозділів, відокремлених підрозділів та бланки документів посадової особи розробляються в тому разі, якщо керівник структурного підрозділу, відокремленого підрозділу чи посадова особа мають право підписувати документи в межах їх повноважень. На бланках посадових осіб та бланках структурних підрозділів, що не є юридичними особами, не відтворюються зображення гербів, емблем або товарного знака (знака обслуговування). Рішення про спосіб виготовлення бланків та необхідність їх обліку приймає керівник залежно від характеру діяльності установи. Бланки, що містять реквізити, викладені іноземною мовою, використовувати в межах України не рекомендується.

  Печатки. Право на застосування гербових печаток установ, які мають право використовувати державну символіку) або печаток установи із зазначенням найменування установи та ідентифікаційного коду (далі — печатка установи) закріплюється у положенні (статуті) установи і зумовлюється її правовим статусом. Дозволяється також застосовувати печатки структурних підрозділів (служби діловодства, бухгалтерії, кадрової служби тощо), печатки для окремих категорій документів (для копій, перепусток, конвертів тощо), а також металеві печатки — для опечатування приміщень, шаф, сейфів, штампи з повним найменуванням установи та іншими реквізитами бланка. Важливо!  Види і кількість печаток, штампів, що застосовуються, перелік документів, підписи на яких відповідно до законодавства необхідно скріплювати печаткою установи, та порядок застосування печаток визначаються інструкцією з діловодства. Порядок використання, місце зберігання печатки установи і посадові особи, відповідальні за її зберігання, а також перелік посадових осіб, підписи яких скріплюються печаткою установи, визначаються розпорядчим документом керівника установи. Право засвідчення документів та їх копій може надаватися посадовим та іншим особам на підставі довіреності. Повноваження щодо засвідчення документів та їх копій визначаються у посадових інструкціях. Облік усіх печаток та штампів, що застосовуються в установі, ведеться у відповідному журналі (додаток 2 до Правил).

Датування.  Датою документа є дата його підписання, затвердження, прийняття, реєстрації або складення (для актів), засідання колегіального органу (для протоколів). Дату оформляють відповідно до ДСТУ 4163-2003 цифровим або словесно-цифровим способом. Усі реквізити на документі, пов’язані з його проходженням і виконанням, датуються і підписуються. Дата документа проставляється посадовою особою, яка його візує, погоджує або затверджує. Дата зазначається нижче підпису ліворуч. Під час реєстрації документа його дата проставляється працівником служби діловодства в лівій верхній частині документа на спеціально відведеному місці на бланку. У документах, складених не на бланку (заяви працівників, доповідні записки, довідки тощо), дата проставляється автором документа нижче підпису. На документі, виданому двома або більше установами, зазначається одна дата, яка відповідає даті останнього підпису.

Погодження. У разі виникнення потреби у проведенні оцінки доцільності створення документа, його обґрунтованості та відповідності законодавству здійснюється погодження проекту документа. Погодження може здійснюватись як в установі посадовими особами, які відповідно до їх компетенції вирішують питання, порушені в проекті документа (внутрішнє погодження), так і за її межами іншими заінтересованими установами (зовнішнє погодження). Внутрішнє погодження оформляють шляхом візування: особистий підпис, ініціали (ініціал імені) і прізвище посадової особи, яка візує документ, дата візування. У разі потреби може бути зазначена посада особи, яка візує документ. Візи проставляються на примірниках документів, що залишаються в установі. Проекти розпорядчих документів візуються на першому примірнику. У разі наявності зауважень і пропозицій до проекту документа вони викладаються на окремому аркуші, про що на проекті робиться відповідна відмітка. Внутрішнє погодження проекту документа залежно від його змісту проводиться в такій послідовності: — працівником, який підготував документ; — керівником структурного підрозділу, в якому його створено; — функціональними, територіальними підрозділами (за необхідності); — посадовими особами, які зазначені в проекті документа як виконавці; — фінансовим підрозділом або головним бухгалтером (бухгалтером) (якщо проект документа стосується фінансових питань); — керівником юридичної служби (юристом) (у разі погодження проектів нормативно-правових актів, організаційних та розпорядчих документів установи); — заступником керівника установи, який відповідає за питання, що містяться в проекті документа. Якщо у процесі візування до проекту документа внесено суттєві зміни, він підлягає доопрацюванню, передрукуванню і повторному візуванню. Зовнішнє погодження проектів документів може бути оформлено аркушем погодження, грифом погодження, довідкою про погодження, листом погодження або представленням протоколу обговорення проекту документа на засіданні колегіального органу. Гриф погодження оформляється відповідно до ДСТУ 4163-2003 (ср. USER_SHOW_ID). Аркуш погодження складається у разі, якщо зміст документа стосується більше ніж трьох установ. Аркуш або аркуші погодження зберігаються разом з документом, який було погоджено. Зовнішнє погодження у разі потреби здійснюється в такій послідовності: — з установами однакового рівня та іншими установами; — з громадськими організаціями; — з органами, які здійснюють державний контроль у певній сфері; — з установами вищого рівня.

Затвердження.  Затвердження управлінських документів здійснюється особисто посадовою особою (посадовими особами) відповідно до її (їх) повноважень або розпорядчим документом установи із зазначенням на документі грифа затвердження, оформленого відповідним чином. Посадовою особою особисто затверджуються документи, що не потребують додаткових вказівок, завдань щодо їх упровадження або виконання (положення (статути) установи, протоколи, акти, плани, звіти, кошториси, штатні розписи, посадові інструкції, програми, нормативи тощо). Якщо документ затверджується конкретною посадовою особою, гриф затвердження оформляється відповідно до ДСТУ 4163-2003. Важливо!  Розпорядчим документом установи затверджуються положення про структурні підрозділи, інструкції, правила, порядки та інші документи нормативно-правового або нормативного характеру.

Підписання. При створенні документів підписується один примірник документа, який є оригіналом. Виняток становлять деякі види документів (наприклад акти, договори, які створюються в кількох примірниках, кожен з яких має силу оригіналу). У разі надсилання документа одночасно кільком установам однакового або вищого рівня керівник підписує всі його примірники. Якщо документ надсилається одночасно кільком підпорядкованим установам, підписується примірник, який залишається у справі установи — автора, а на місця розсилаються засвідчені службою діловодства його копії Підпис складається з назви посади особи, яка підписує документ (повної — якщо документ надрукований не на бланку, скороченої — на документі, надрукованому на бланку), особистого підпису, ініціалів (ініціала імені) і прізвища. Дозволяється в реквізиті «Підпис» після назви посади особи зазначати вчене звання, науковий ступінь. У разі оформлення документа на бланку посадової особи назву посади у підпису не зазначають. Два або більше підписів проставляють, якщо за зміст документа відповідають кілька осіб. При цьому підписи посадових осіб розміщуються один під одним відповідно до підпорядкованості осіб. Спільні документи кількох установ підписуються керівниками однакових посад цих установ. Їхні підписи розміщуються на одному рівні і скріплюються печатками установ (за наявності).  Документи колегіальних органів (рішення, постанови) підписує голова колегіального органу. Протокол підписують головуючий на засіданні колегіального органу і секретар. Документи, складені комісією, підписують голова комісії і всі члени комісії.  Документи, що підлягають затвердженню (інструкції, положення, правила тощо), підписує посадова особа, відповідальна за їх підготовку. Увага! У разі відсутності посадової особи, назва посади, прізвище, ініціали (ініціал імені) якої зазначено на проекті документа, його підписує особа, яка виконує її обов’язки, або її заступник. У такому разі обов’язково зазначаються фактична посада, ініціали (ініціал імені), прізвище особи, яка підписала документ. При цьому виправлення вносять рукописним або машинописним способом, якщо документ неможливо передрукувати. Додавання до назви посади керівника слів «Виконуючий обов’язки» або «В. о.» здійснюється у разі заміщення керівника на підставі розпорядчого документа. Не допускається під час підписання документа ставити прийменник «За» чи правобічну похилу риску перед назвою посади.

Засвідчення копій.  Установа має право засвідчувати копії документів, що створюються в ній, за винятком копій документів, які відповідно до законодавства потребують засвідчення в нотаріальному порядку. Копії документів інших установ можуть виготовлятися і засвідчуватися установою в таких випадках: — на вимогу судових та інших правоохоронних органів; — для внутрішнього використання в установі (під час вирішення питань щодо прийняття громадян на роботу, навчання, засвідчення їх трудових, житлових та інших прав у взаємовідносинах з установою). Копія документа повинна відповідати оригіналу, тобто повністю відтворювати інформацію оригіналу і всі його зовнішні ознаки або їх частину. Копії документів виготовляються і видаються на вимогу інших установ або громадян з дозволу керівника установи, його заступників або керівника структурного підрозділу установи. Не допускається виготовляти копії документів з нерозбірливим текстом, підчистками, приписами та іншими необумовленими виправленнями. Копія набуває юридичної сили лише в разі її засвідчення в установленому порядку. Напис про засвідчення копії складається: — зі слів «Згідно з оригіналом»; — назви посади; — особистого підпису особи, яка засвідчує копію; — її ініціалів (ініціалу імені) та прізвища; — дати засвідчення копії. Напис про засвідчення копії скріплюється відбитком печатки відповідного структурного підрозділу установи або печатки «Для копій». У випадках, визначених законодавством, копії документів засвідчуються відбитком печатки установи. На лицьовому боці у верхньому правому куті першого аркуша документа проставляється відмітка «Копія». Дозволяється виготовляти копію із засвідченої копії документа, якщо оригінал відсутній або його отримати неможливо.

III. Організація документообігу та виконання документів1. Вимоги щодо організації документообігу та визначення його обсягу2. Приймання, первинне опрацювання документів та їх попередній розгляд3. Реєстрація документів4. Організація передачі документів та їх виконання5. Організація контролю за виконанням документів6. Інформаційно-довідкова робота з документами7. Порядок опрацювання та надсилання вихідних документів

У главі 1 розділу ІІІ встановлено загальні вимоги щодо організації документообігу та визначення його обсягу. Зокрема, у пунктах 5–7 надано рекомендації щодо регламентації документообігу в установі у разі запровадження в ній системи автоматизації діловодства або системи електронного документообігу: У пунктах 8 і 9 глави 1 розділу ІІІ слід звернути увагу на правила підрахунку обсягу документообігу в установі. У главі 2 розділу ІІІ встановлено вимоги щодо приймання, первинного опрацювання та попереднього розгляду документів. У цій главі слід звернути увагу на правила приймання й опрацювання. У главі 3 розділу ІІІ визначено основні вимоги до реєстрації документів. У главі 4 розділу ІІІ регламентовано організацію передачі документів та їх виконання. У цій главі прописано порядок:― передання документів на розгляд керівництва (п. 1 і 2);― передання документів безпосереднім виконавцям (п. 3–5);― виконання документів (п. 6–8).

Організацію контролю за виконанням документів установлено у главі 5 розділу ІІІ. Передусім у цій главі слід звернути увагу на пункти, у яких прописано:― правила обчислення строків виконання документів:«4. Строки виконання внутрішніх документів обчислюються в календарних днях, починаючи з дати підписання (реєстрації), а вхідних — з дати надходження (реєстрації). Якщо останній день строку виконання документа припадає на неробочий день, останнім днем строку виконання документа вважається перший робочий день після неробочого дня.5. Документ, в якому не зазначено строк виконання, повинен бути виконаний не пізніше ніж за 30 календарних днів з моменту його реєстрації в установі, до якої надійшов документ. Завдання, визначене у службовому документі, виконується у встановлений строк. Якщо завдання потребує термінового виконання, обов’язково зазначається конкретний кінцевий строк виконання― Випадки, у яких строк виконання може бути змінено.― Порядок взяття документів на контроль― Порядок зняття документів з контролю.

У главі 6 розділу ІІІ визначено правила організації інформаційно-довідкової роботи з документами, зокрема, за умови запровадження в установі системи автоматизації діловодства або системи електронного документообігу. Порядок опрацювання та надсилання вихідних документів обумовлено у главі 7 розділу ІІІ. У цій главі надано лише загальні рекомендації щодо опрацювання і відправлення вихідної кореспонденції засобами поштового зв’язку, каналами електрозв’язку, а також завдяки послугам кур’єрської та фельд’єгерської служб.

IV. Систематизація та зберігання документів у діловодствіФормування справ. Зберігання документів у дiловодствi. Складання номенклатури справ

V. Експертиза цінності документів. Нормативно-методичні засади експертизи цінності документів2. Порядок проведення експертизи цінності документів. Складання актів про вилучення для знищення документів, не внесених до НАФ, та знищення документів

VI. Комплектування архіву. Джерела комплектування та склад документів архіву. Вимоги до оформлення справ, що підлягають архівному зберіганню. Складання та оформлення описів справ структурного підрозділу Передавання справ до архіву установи. Граничні строки тимчасового зберігання документів в архіві установи

VII. Складання архівних описів справ. Порядок складання річних розділів зведених описів справ установи Складання та оформлення річного розділу опису справ постійного зберігання Складання та оформлення зведеного опису справ тривалого (понад 10 років) зберігання. Складання та оформлення зведеного опису справ з кадрових питань (особового складу)Підсумковий запис та засвідчувальний напис до архівних описів справ Передмова до зведених архівних описів справ Нумерація зведених архівних описів. Закінчений архівний опис справ

VIII. Забезпечення збереженості архівних документів. Вимоги до приміщень архіву. Забезпечення пожежної безпеки архіву. Температурно-вологісний і світловий режими в архівіСанітарно-гігієнічний режим в архіві Обладнання архіву. Розміщення справ в архівосховищах. Топографування. Порядок видавання справ з архівосховищ. Транспортування та упакування справ. Перевіряння наявності та стану справ

IX. Організація документів в архівіДокументаційний та архівний фонди установи Документаційний та архівний фонди установи. Хронологічні межі архівного фонду Організація документів у межах архівного фонду

X. Облік документів в архівіЗагальні вимоги до обліку документів. Одиниці обліку Система облікових документів архіву Порядок ведення основних облікових документів

XI. Довідковий апарат до документів архіву. Система довідкового апарату архіву Описи та номенклатури справ. Архівні каталоги та архівні картотеки Покажчики Огляди архівних документів Історична довідка до фонду

XII. Користування документами архіву установи. Доступ до документів. Форми використання відомостей, що містяться в архівних документах Інформаційне забезпечення користувачів. Виконання запитів громадян та установ. Надання архівних документів для роботи в читальному залі та у тимчасове користування поза архівом. Використання документів архіву при підготовці інформаційних заходів, у засобах масової інформації і публікаційній діяльності

XIII. Організація роботи архіву. Планування роботи архіву. Звітування та облік роботи архіву. Здійснення контролю за станом архівної справи Надання платних послуг

XIV. Передавання справ на постійне зберігання. Порядок передавання документів на постійне зберігання. Оформлення приймання-передавання справ на постійне зберігання

XV. Порядок приймання-передавання документів (справ) під час зміни керівника установи, керівника архіву, припинення установи. Приймання-передавання документів під час зміни керівника установи Приймання-передавання справ під час зміни керівника архіву (особи, відповідальної за архів)Передавання документів у разі припинення установи

додаток 4 ПРИМІРНИЙ ПЕРЕЛІК  документів, що не підлягають реєстрації службою діловодства*1. Графіки, наряди, заявки, рознарядки.2. Зведення та інформація, надіслані до відома.3. Навчальні плани, програми (копії).4. Рекламні повідомлення, плакати, програми нарад, конференцій тощо.5. Прейскуранти (копії).6. Норми витрати матеріалів.7. Вітальні листи і запрошення.8. Друковані видання (книги, журнали, бюлетені).9. Наукові звіти за темами.10. Місячні, квартальні, піврічні звіти.11. Форми статистичної звітності.12. Договори.