Презентація на тему "Поняття документу. Призначення та класифікація документів. Документообіг. "

Поняття документу. Призначення та класифікація документів. Документообіг. Загальні правила оформлення документів. Підготувала вчитель інформатики. Шабельна Інна Григорівна

Поняття документу. Документ - це засіб фіксації певним чином на спеціальному матеріалі інформації про факти, події, явища об'єктивної дійсності та розумової діяльності людини. Документом називають все те, що використовується для реєстрації, передачі та збереження інформації про будь-який предмет. Офіційно-ділова сфера діяльності суспільства знаходить найповніше відображення у документах

Документи:

Призначення документів. Основною одиницею офіційно-ділового стилю є документ. Він використовується в різних галузях діяльності суспільства, галузях знань, сферах життя, тощо.

Класифікація документів. Види документів: За найменуванням - заява, лист, телеграма, службова записка, протокол тощо. За походженням - службові (офіційні) та особисті документи. За призначенням - щодо особового складу (заява, автобіографія, резюме, наказ), довідково-інформаційні (довідка, службова записка, протокол, витяг із протоколу, телеграма, факс, стаття), обліково-фінансові (акт, доручення, розписка, список, таблиця), розпорядчі (постанова, ухвала, вказівка, розпорядження), організаційні (положення, статут, інструкція), господарсько-договірні (договір, трудова угода, контракт).

Класифікація документів4. За формою - стандартні (типові) й індивідуальні (нетипові).5. За терміном виконання - звичайні безстрокові, термінові, дуже термінові.6. Зо ступенем гласності - для загального користування, для службового користування, таємні, цілком таємні.7. За стадіями створення - оригінали й копії. 8. За терміном зберігання - тимчасового (до 10 років), тривалого (понад 10 років), постійного зберігання.

Документообіг. Документообіг - це рух документів в організації з моменту їх створення або отримання до завершення виконання або відправлення. За загальним принципам організації документообігу можна віднести наступні:- Оперативність руху документів, його цілеспрямоване регулювання і оптимальне здійснення;- Забезпечення однаковості в порядку проходження і технології обробки основних категорій документів;- Виключення інстанцій проходження і дій з документами, не обумовлених ділової необхідністю.

Документообіг. Вся документація установи ділиться на три документопотока: Вхідні (надходять) документи. Вихідні (відправляються) документи. Внутрішні документи

Документообіг. Прийом і первинна обробка документів. Попередній розгляд і розподіл документів. Контроль за виконаннямІнформаційно-довідкова робота Реєстрація документів. Виконання документів і відправлення. У технологічному ланцюжку обробки і руху документів можна виділити наступні етапи:

Документообіг. Для автоматизації документаційного забезпечення управління використовують різні інформаційні технології: Програмне забезпечення для підготовки графічних і текстових документів, обробки зображень і оптичного розпізнавання символів (дозволяє працювати з графічними образами документів і текстовими файлами);Системи управління документами, що забезпечують автоматизацію зберігання, пошуку і управління електронними документами;Системи автоматизації ділових процедур, призначені для забезпечення колективної обробки документів у процесі реалізації різних бізнес-процесів;Програмні системи для робочих груп, службовці організації електронної взаємодії виконавців на основі постійного обміну документами.

Інструкція з діловодства повинна містити: Зразки оформлення документів із зазначенням імен файлів, при цьому на комп'ютерах співробітників повинні бути встановлені шаблони документів, що застосовуються в роботі організації;Номенклатуру справ організації та порядок її складання, затвердження і перегляду;Порядок реєстрації документів;Правила зберігання файлів (із зазначенням директорії і папки, в якій слід зберігати файли різних видів документів);Терміни зберігання документів і файлів;Правила роботи з версіями документів, для яких передбачено знищення всіх попередніх варіантів (тобто зберігання тільки одного файлу з останнім підписаним (затвердженим) варіантом документа);Терміни, порядок і відповідальних за виконання та розсилку документів;Порядок інформування керівництва організації про стан виконання документів;Правила складання та оформлення справ;Порядок тимчасового вилучення документів із справ;Правила проведення науково-технічної обробки документів для передачі їх на архівне зберігання;Порядок знищення документів після розгляду описів та актів експертною комісією;Методичне керівництво роботою з документами.