Презентація "Основи електронного документообігу. Урок 3"

Стиль ділового листування. Логічні елементи тексту та порядок його викладення. УРОК 3

УРОК 3 Пригадай!Пригадайте,  що таке реквізити документа? Які реквізити документа Ви знаєте?

УРОК 3 Стиль ділового листування Основою службового документа є текст – найважливіший реквізит, завдяки якому складається й оформлюється весь документ. Текст — це сукупність речень, об’єднаних у тематичну й структурну цілісність за правилами певної мовної системи.

УРОК 3 Стиль ділового листування В Україні організації, які здійснюють діловодство, ведуть документацію й листування українською мовою. Документи та листи, які надсилають зарубіжним адресатам, можна оформлюватиу українською мовою або мовою країни адресата, або однією з мов міжнародного спілкування.

УРОК 3 Стиль ділового листування За даними управлінської статистики, понад 50% усіх управлінських документів – це службові листи. Практично кожне третє управлінське рішення або комерційна угода на стадії їх підготовки, а потім і виконання супроводжуються листуванням. Тобто, листи є основним засобом обміну інформацією, як в межах установи, так і між підприємствами та організаціями. 

УРОК 3 Стиль ділового листування Існують численні види службових листів:

УРОК 3 Стиль ділового листування Види службових листів (продовження):

УРОК 3 Стиль ділового листування Види службових листів (продовження):

УРОК 3 Стиль ділового листування Існують численні види службових листів:

УРОК 3 Стиль ділового листування Види службових листів (продовження):

УРОК 3 Стиль ділового листування Будь-який службовий лист складають в офіційно-діловому стилі. Офіційно-діловий стиль — це сукупність мовних за­собів, призначених для регулювання ділових стосунків, спілкування на державно-політичному, громадському, економічному рівні, у законодавстві, сфері управління адміністративно-господарською діяльністю (офіційно-ділова мовна сфера).

УРОК 3 Стиль ділового листування Основними ознаками офіційно-ділового мовлення є: лаконічність, стислість і послідовність викладу фактів;стандартизованість, нейтральний тон мовлення, чіткість і точність висловлювання;документальність, наявність реквізитів, що мають певну черговість;сувора регламентація тексту (виділення параграфів, пунктів, підпунктів);відсутність індивідуальних авторських мовних ознак.

УРОК 3 Логічні елементи тексту та порядок його викладання Структура ділового листа залежить від обсягу та складності інформації, яку відправник хоче донести до одержувача. Найбільш раціональною важається проста структура тексту, що складається з однієї-двох частин: вступу і висновку. При цьому у вступі викладаються факти і події, що послужили підставою для складання документа, а в другій частині містяться висновки, прохання, пропозиції, рішення.

УРОК 3 Логічні елементи тексту та порядок його викладання При необхідності викласти в листі складну для сприйняття, або спірну інформацію, лист слід структурувати наступним чином:вступ,основну частину (доказ),закінчення.

УРОК 3 Логічні елементи тексту та порядок його викладання У вступі зазначається причина написання документа; в основній частині викладається суть питання, наводяться докази, пояснення,міркування; у закінченні вказується мета, заради якої складено документ.

УРОК 3 Логічні елементи тексту та порядок його викладання Універсальними правилами написання текстів документів є такі:слід здійснювати від третьої особи листування й складання більшості службових документів, займенник замінювати на іменник (інститут просить, керівництво не заперечує, підприємство направляє, комісія ухвалила тощо);

УРОК 3 Логічні елементи тексту та порядок його викладання слід викладати від першої особи однини текст у розпорядчих документах, що відображують принцип єдиноначальності, а також в деяких кадрово-контрактних документах (заяви, автобіографії, пояснювальні записки, накази (НАКАЗУЮ), більша частина доповідних записок);

УРОК 3 Логічні елементи тексту та порядок його викладання не слід вживати образних виразів, емоційно забарвлених слів і синтаксичних конструкцій;потрібно уживати стійкі (стандартизовані) сполучення типу: відповідно до, у зв'язку з, згідно з, з метою, необхідний для, в порядку; слід використовувати синтаксичні конструкції типу: Доводимо до Вашого відома, що...; Нагадуємо Вам, що...; У порядку надання матеріальної допомоги...; У порядку обміну досвідом...; У зв'язку із вказівкою...; Відповідно до попередньої домовленості...;

УРОК 3 Логічні елементи тексту та порядок його викладання слід вживати на початку речення дієприслівникові звороти: Враховуючи...; Беручи до уваги...; Розглянувши...; Вважаючи...;потрібно використовувати мовні засоби, що відповідають нормам літературної мови і є зрозумілими для широкого кола читачів;у реченнях слід уживати прямий порядок слів (підмет передує присудкові, означення стоїть перед означуваними словами, додатки — після опорного слова, вставні слова — на початку речення);

УРОК 3 Логічні елементи тексту та порядок його викладання потрібно заміняти на пасивну активну форму дієслів, щоб не виявляти гостроти стосунків з партнером, наприклад: Ви не висловили свої пропозиції – Вами ще не висловлено пропозиції...; якщо ж важливо вказати на конкретного виконавця, то треба вживати активну форму: Університет не гарантує...;

УРОК 3 Логічні елементи тексту та порядок його викладання слід уживати інфінітивні конструкції: створити комісію; відкликати працівників...;треба використовувати скорочення слів, складноскорочені слова й абревіатури, які пишуться у діловодстві за загальними правилами : р-н, обл., км, напр.;слід віддавати перевагу простим реченням та використовувати форми ввічливості за допомогою слів шановний; високошановний; вельмишановний; високоповажний.

УРОК 3 Логічні елементи тексту та порядок його викладання Якщо частини тексту мають різні смислові аспекти або текст документа містить декілька рішень, висновків тощо, його треба розбити на розділи, підрозділи, пункти, підпункти, які нумерують арабськими цифрами і друкують з абзацу.

УРОК 3 Логічні елементи тексту та порядок його викладання Абзац — це відступ управо в початковому рядку, яким починається виклад нової думки у документі, а також фрагмент тексту між двома такими відступами. Абзац у середньому має бути довжиною 4 – 6 речень, хоча в текстах документів є абзаци, що складаються з одного речення через те, що абзац насамперед – це внутрішньо замкнене смислове ціле, яке передає яке передає закінчену думку.

УРОК 3 Висновки Оформлення всіх різновидів службових листів має багато спільного. Офіційне листування повинно вестись відповідно до чинного законодавства та надходити від повноважних органів, установ, фірм і підписуватись компетентними особами. Текст службового листа повинен мати офіційно-діловий стиль викладу, містити граматично й логічно узгоджену інформацію та об’єктивні відомості про висвітлювані події і факти; супроводжуватись необхідними доказами, поясненнями, допоміжними матеріалами.

ПРИКЛАД СЛУЖБОВИХ ЛИСТІВ

ПРИКЛАД СЛУЖБОВИХ ЛИСТІВ

До нових зустрічей!

ВИКОРИСТАНІ ДЖЕРЕЛА: О. О. Карпенко, М. М. Матліна СУЧАСНЕ ДІЛОВОДСТВО. Навчальний посібник. http://docplayer.net/71853592-O-o-karpenko-m-m-matlina-suchasne-dilovodstvo.html Брус М. УКРАЇНСЬКЕ ДІЛОВЕ МОВЛЕННЯ: Навчальний посібник для студентів економічних спеціальностей. http://flightcollege.com.ua/library/8%20 ФИЛОЛОГИЧЕСКИЕ%20 НАУКИ/81%20 ЯЗЫКОЗНАНИЕ/81.2%20 УКР/УКРАЇНСЬКЕ%20 ДІЛОВЕ%20 МОВЛЕННЯ%20(Марія%20 Брус).pdf. Н.І. Гончарова ДОКУМЕНТАЦІЙНЕ ЗАБЕЗПЕЧЕННЯ МЕНЕДЖМЕНТУhttps://epdf.pub/-fa95d7266ed6a1a46d138dd26d065adb8284.html. Новіцька О. СУЧАСНІ КЛАСИФІКАЦІЇ СЛУЖБОВИХ ЛИСТІВ http://www.irbis-nbuv.gov.ua/cgi-bin/irbis_nbuv/cgiirbis_64.exe?I21 DBN=LINK&P21 DBN=UJRN&Z21 ID=&S21 REF=10&S21 CNR=20&S21 STN=1&S21 FMT=ASP_meta&C21 COM=S&2_S21 P03=FILA=&2_S21 STR=sasd_2013_21_14