Презентація "Основи електронного документообігу. Урок 4"

Електронний документ, його ознаки та правовий статус. Електронний документообіг. Електронний підпис. УРОК 4

УРОК 4 Вступ Концепція електронного документа з'явилася в 80-х роках з появою на ринку мікрокомп'ютерів і першого графічного інтерфейсу користувача. За декілька десятиріч концепція електронного документа пройшла шлях від звичайного графічного образу документа до ідеї управління документами. Сьогодні електронні технології створення, обробки і поширення інформації поступово змінюють паперові документи та традиційні форми її опрацювання. Мікрокомп'ю́тер — термін, що вживався з кінця 70-х до кінця 80-х років XX століття поряд з терміном «мікро. ЕОМ» для позначення комп'ютерів, що мали невеликі розміри та були створені на основі мікропроцесора. Термін вийшов з ужитку в 90-ті роки у звязку з появою нового терміну «персональний комп’ютер».  З початку 2010 р. термін знову з’явився у зв'язку з популярністю комп'ютерів, розміром з банківську картку.

УРОК 4 Електронний документ. Електронний образ документа – це копія паперового документа, отримана як результат процесу сканування, що зберігається в інформаційній системі.

УРОК 4 Електронний документ. Електронний документ (ЕД) - документ, інформація в якому зафіксована у вигляді електронних даних, включаючи обов'язкові реквізити документа, склад та порядок яких визначається законодавством.(ст.5 Закону України «Про електронні документи та електронний документообіг»)

УРОК 4 Електронний документ Електронний документ може бути створений, переданий, збережений і перетворений електронними засобами у візуальну форму. Візуальною формою подання електронного документа є відображення даних, які він містить, електронними засобами або на паперіу формі, придатній для сприймання його змісту людиною.

УРОК 4 Електронний документ Функції електронного документау системі управліннязабезпечення ефективного управління за рахунок автоматичного контролю виконання, прозорості діяльності всієї організації на всіх рівнях;ефективний доступ всіх співробітників до інформації;

УРОК 4 Електронний документ Функції електронного документау системі управління (продовження)підтримка комунікацій всередині підприємства за рахунок засобів розвинутої маршрутизації електронного документа;горизонтальний і вертикальний обмін між органами державного управління, між органами державного управління і громадянами.

УРОК 4 Електронний документ Електронні документи характеризується такими ознаками: ЕД є програмно-технічно залежними продуктами;ЕД мають широкий спектр інформаційного відображення (текстові, графічні, електронні таблиці, бази даних, мультимедійні);форма ЕД може бути відокремлена від змісту, а зміст документів може бути фрагментованим (бази даних), тобто фізично документ може зберігатись в кількох різних файлах;

УРОК 4 Електронний документ. ЕД можуть мати посилання, які не контролюються авторами, наприклад, використовування Інтернет-ресурсів;ЕД зберігають на фізичних носіях інформації (магнітні, оптичні пристрої), що не можуть гарантувати довготривале збереження інформації (процес розмагнічування, механічне ушкодження, фізичне та моральне старіння програмнотехнічних засобів).

УРОК 4 Правовий статус електронного документа Юридична чинність і доказовість електронному документу надається за допомогою електронного підпису. Згідно з ст. 6 Закону України "Про електронні документи та електронний документообіг", електронний підпис є обов'язковим реквізитом електронного документа, що використовується для ідентифікації автора чи особи, яка підписала документ.

УРОК 4 Правовий статус електронного документа Пункт 2 ст. 6 "Електронний підпис" містить таке положення: "...накладанням електронного підпису завершується створення електронного документа". Отже, законодавець визначив момент, з якого електронний документ набуває юридичної сили - з моменту накладання електронного підпису.

УРОК 4 Правовий статус електронного документа Електронний підпис (ЕП) – це дані в електронній формі, які додаються до іншихелектронних даних або логічно з ними пов'язаніта призначені для ідентифікації підписувача цих даних.

УРОК 4 Оригінал електронного документа Юридична сила електронного документа забезпечується використанням ЕП, який ідентифікує автора надісланого електронного документа і забезпечує неможливістьзміни документа у процесі доставки. Оригіналом ЕД вважається електронний примірник документа з обов’язковими реквізитами, в тому числі з ЕП автора.

УРОК 4 Оригінал електронного документа В разі надсилання ЕД кільком адресатам або його зберігання на кількох електронних носіях інформації, кожний з електронних примірників вважається оригіналом ЕД. Якщо автором створюються ідентичні за документарною інформацією та реквізитами ЕД та документ на папері, кожен з документів є оригіналом і має однакову юридичну силу.

УРОК 4 Електронний документ: версія, дублікат,копія, витяг Для ЕД, як і для паперових документів, існує також поняття версія, дублікат, копія, витяг. Версія ЕД – примірник ЕД на стадії створення, який відрізняється від інших його примірників порціями вмісту. Дублікат ЕД – примірник ЕД, який має юридичну силу оригіналу.

Копія ЕД – примірник ЕД, який точно відтворює вміст його оригіналу, атакож усі його реквізити чи їх частину. Копією документа на папері для ЕД є йоговізуальне подання на папері, яке засвідчене в порядку, встановленому законодавством. Витяг (з ЕД) – копія ЕД, яка відтворює частину всіх його структур і частину порцій вмісту. УРОК 4 Електронний документ: версія, дублікат,копія, витяг

ЕД не може використовуватися як оригінал, коли йдеться про: свідоцтво про правона спадщину; документ, який відповідно до законодавства може бути створений лише в одному оригінальному примірнику, крім існування центрального сховища оригіналів електронних документів; інші випадки передбачені законом. У такому разі оригінал документа має бути поданий у паперовій формі. УРОК 4 Пам’ятай!

Життєвий цикл ЕД становлять чотири стадії: створення, поширення, виконання та використання, які реалізуються і забезпечуються як сукупність послідовних процесів за допомогою комп’ютерів та засобівзв’язку. При цьому виконання операцій із реалізації процесів відбувається автоматично або керується користувачами відповідних інформаційнотелекомунікаційних систем. УРОК 4 Електронний документообіг

Таким чином, як узагальнене поняття електронний документообіг (ЕДО) можнатлумачити як інформаційні технології, що реалізують життєвий циклелектронного документа. При цьому систему електронногодокументообігу (СЕД) можна визначити як автоматизовану систему оброблення інформації, що реалізує ЕДО та спряжену з іншими системами документообігу. УРОК 12 Електронний документообіг

Процес автоматизації документообігу відбувається поступово за такими стадіями: паперовий документообіг, паперовий документообіг з використанням автономних ПК, змішаний документообіг і безпаперовий (електронний) документообіг. При паперовому документообігу документ проходить всі етапи у паперовій формі: для реєстрації використовуються журнали, картки. УРОК 4 Електронний документообіг

Паперовий документообіг з використанням автономних ПК означає, що ПК використовується для підготовки і реєстрації документів. На даному етапі виникає поняття електронного документа, тобто такого документа, який зберігається машинних носіях. За відсутності локальної мережі передавання, узгодження та затвердження документів здійснюється у паперовому виді. УРОК 4 Електронний документообіг

Змішаний документообіг означає, що комп’ютери, об’єднані у локальну мережу, використовуються для підготовки, передавання і зберігання документів, однак, юридичну силу документ має у паперовому виді. Узгодження і затвердження фінансових і юридичних документів здійснюється у паперовому виді. УРОК 4 Електронний документообіг

Безпаперовий (електронний) документообіг означає, що всі операції з документами виконуються у електронному виді, юридична сила документа засвідчується електронним цифровим підписом. УРОК 4 Електронний документообіг

До нових зустрічей!

ВИКОРИСТАНІ ДЖЕРЕЛА: Золотарьова І. О. АВТОМАТИЗАЦІЯ ДОКУМЕНТООБІГУ. Навчальний посібник. http://www.repository.hneu.edu.ua/bitstream/123456789/3060/1/Навчальний%20посібник.%20 Автоматизація%20документообігу.%20 Золотарьова%20І. О..pdf. Матвієнко О., Цивін М. ОСНОВИ ОРГАНІЗАЦІЇ ЕЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБІГУ. Навчальний посібник. http://www.dut.edu.ua/uploads/l_1583_62194647.pdf. Тарнавський Ю. А. СИСТЕМИ ЕЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБІГУ. Опорний конспект лекцій. https://bdpx.github.io/edm/СИСТ_ЕЛ_%20 ДОКУМЕНТООБІГУ_(Тарнавський_конспект_лекцій).pdf. Кукарін О. Б. ЕЛЕКТРОННИЙ ДОКУМЕНТООБІГ ТА ЗАХИСТ ІНФОРМАЦІЇ. Навчальний посібник. http://academy.gov.ua/NMKD/library_nadu/Navch_Posybniky/157617ed-2d29-45aa-96bd-97e52b5051db.pdf. Н.І. Гончарова ДОКУМЕНТАЦІЙНЕ ЗАБЕЗПЕЧЕННЯ МЕНЕДЖМЕНТУ https://epdf.pub/-fa95d7266ed6a1a46d138dd26d065adb8284.html