Кадри!!!!Накази з кадрових питань — розпорядчі документи, що фіксують рішення з управління персоналом. За допомогою кадрових наказів регулюють прийняття, переміщення, звільнення працівників, надання відпусток, присвоєння розрядів, накладення стягнень та заохочення. З-поміж наказів виокремлюють індивідуальні та зведені. Індивідуальний наказ з кадрових питань містить інформацію про одного працівника, зведений — про кількох працівників та різні управлінські дії щодо них. Накази нумеруються в порядку їх видання в межах календарного року;
РОЗПОДІЛ НАКАЗІВ З КАДРОВИХ ПИТАНЬ Складання, реєстрація, формування кадрового наказу до тої чи тої справи залежить від його виду. Розподіл наказів з кадрових питань за видами ґрунтується на статті 16 Переліку типових документів, що створюються під час діяльності державних органів та органів місцевого самоврядування, інших установ, підприємств та організацій, із зазначенням строків зберігання документів, затвердженого наказом Мін’юсту від 12.04.2012 № 578/5.к/тр — для наказів з кадрових питань тривалого (75 р.) строку зберігання;к/тм — для наказів з кадрових питань тимчасового (5 р.) строку зберігання. Цей Перелік є нормативно-правовим актом, призначеним для використання всіма організаціями при визначенні строків зберігання документів, їх відборі на постійне та тривале (понад 10 років) зберігання (далі – архівне зберігання) або для знищення.
НАКАЗИ З КАДРОВИХ ПИТАНЬ ТРИВАЛОГО СТРОКУ ЗБЕРІГАННЯНакази з кадрових питань тривалого строку зберігання (75 років №25 – к)1) Накази про прийняття, переведення, звільнення.2) Накази про суміщення і сумісництво.3) Накази про результати атестації, перенесення, відтермінування атестації.4) Накази про зміну біографічних даних.5) Накази про тарифікацію, розподіл тижневого навантаження.6) Накази про заохочення, нагородження, преміювання.7) Накази про оплату праці, встановлення надбавок, доплат, нарахування матеріальної допомоги, заміни.8) Накази про надання відпусток для догляду за дитиною.9) Накази про надання відпусток без збереження заробітної плати.10)Накази про затвердження штатного розпису і внесення змін до нього.11)Накази про встановлення та скасування режиму неповного робочого часу. НАКАЗИ З КАДРОВИХ ПИТАНЬ ТИМЧАСОВОГО СТРОКУ ЗБЕРІГАННЯ (5 років)№25 - т1) Накази про відрядження.2) Накази про стягнення.3) Накази про відпустки щорічні основні, щорічні додаткові, соціальні, додаткові у зв’язку з навчанням.
СТРОКИ ЗБЕРІГАННЯ1.7. Строки зберігання документів, визначені в цьому Переліку, є мінімальними, їх не можна скорочувати. Продовження в організаціях строків зберігання документів, передбачених цим Переліком, допускається у випадках, якщо ця потреба спричинена специфічними особливостями роботи конкретної організації.2.6. Строк зберігання “Постійно” означає, що такі документи належать до НАФ і підлягають довічному зберіганню.. Строк зберігання “До ліквідації організації” означає, що документи безстроково зберігаються в організації, а у разі ліквідації організації документи підлягають повторній експертизі цінності, і залежно від її результатів ті з них, які зачіпають права громадян, передаються за описами справ до місцевих архівних установ
СТРОКИ ЗБЕРІГАННЯВідмітка “Доки не мине потреба” означає, що документи мають лише тривале практичне значення. Строк їх зберігання визначається самими організаціями, але не може бути меншим одного року. Позначка “ЕПК” поряд зі строком зберігання документів, яку встановлено в цьому Переліку для деяких видів документів, означає, що рішення про внесення до НАФ або знищення цих документів для організацій – джерел формування НАФ приймають експертно-перевірні комісії державного архіву
СТРОКИ ЗБЕРІГАННЯОбчислення строків зберігання документів проводиться з 01 січня року, який іде за роком завершення їх діловодством.2.14. При визначенні строків зберігання документів слід знайти відповідну статтю в Переліку і провести поаркушний перегляд справ. Відбір справ на архівне зберігання або для знищення лише за заголовками в номенклатурі справ, описах або на обкладинках справ не допускається. Документи слід відбирати на архівне зберігання у вигляді оригіналів. У разі відсутності оригіналів приймаються засвідчені в установленому порядку копії відповідних документів.
ЗВЕРНІТЬ УВАГУНакази з кадрових питань залежно від їх строків зберігання кадровики реєструють в окремих журналах, картотеках чи електронних базах. Накази реєструють починаючи з № 1 у межах календарного року. Накази про щорічні відпустки та надання матеріальної допомоги на оздоровлення мають різні строки зберігання, тому оформлюємо їх окремою. Окремо реєструємо та формуємо в окрему справу накази про надання матеріальної допомоги, які належать до наказів тривалого строку зберігання. Передбачте й журнал чи іншу реєстраційну форму для цього виду наказів. Поаркушно перевірте справи з наказами. З’ясуйте, чи є у справах накази з різними строками зберігання. Ретельно перевіряйте, чи не містять справи тимчасового строку зберігання наказів, що зберігають 75 років. Знайшли — вилучіть їх та включіть за хронологією, тобто за датою, до справи з тривалим строком зберігання. Не зважайте на те, що реєстраційні номери наказів мають різні літерні індекси.
Загальні вимоги до створення документів. Створювані управлінські документи повинні відповідати правовому статусу закладу. Управлінські документи закладу за їх назвою, формою та складом реквізитів повинні відповідати уніфікованим формам, які встановлюються національними стандартами, нормативно-правовими актами. В закладах освіти визначається сукупність документів, передбачених номенклатурою справ
ЯК ВНЕСТИ ЗМІНИ?Право на видання певного виду розпорядчого документа (наказу)закріплюється у статуті закладу і зумовлюється правовим статусом закладу та порядком прийняття управлінських рішень (на підставі єдиноначальності або колегіальності). Розпорядчий документ може бути відмінено (змінено, доповнено) лише новим розпорядчим документом
Бланки документів. Бланки документів проектують згідно з додатком А ДСТУ 4163-2020, де у схемах позначено зафіксовані межі зон розташування реквізитів (±2 мм). Для виготовлення бланків організаційно-розпорядчих документівпотрібно використовувати аркуші паперу формату А42. Бланки документів повинні мати такі поля у міліметрах:30 – ліве;10 – праве;20 – верхнє та нижнє.
Вимоги до змісту та розташування реквізитів документів. Оформлення реквізитів організаційно-розпорядчої документації та порядок їх розташування мають відповідати ДСТУ 4163-2020 Наказ оформлюється на бланку наказу закладу. Зміст наказу стисло викладається в заголовку, який починається з прийменника «Про» та складається за допомогою віддієслівного іменника («Про прийняття...», «Про звільнення»….). Констатуюча та розпорядча частини. Констатуюча частина може бути опущена, якщо розпорядча частина не потребує обґрунтування, наприклад у наказах з кадрових питань (особового складу). Розпорядча частина починається дієсловом (залежно від виду наказу), яке друкується з нового рядка великими літерами без відступу від лівого поля і лапок, після чого ставиться двокрапка: НАКАЗУЮ:
ОСОБЛИВОСТІРозпорядча частина поділяється на пункти і підпункти, які нумеруються арабськими цифрами. У кожному пункті повинні бути зазначені виконавці (структурні підрозділи або конкретні посадові (службові) особи), конкретні завдання (доручення) і строки їх виконання: 1. Головному бухгалтеру Централізованої бухгалтерії відділу освіти, молоді та спорту Новгород-Сіверської міської ради Олені ТИЧЕНКО забезпечити виплату компенсації…. До 01.02.2024
ОСОБЛИВОСТІ!!!У наказах з кадрових питань (особового складу) розпорядча частина починається, як правило, з дієслова у формі інфінітива: «ПРИЙНЯТИ», «ПРИЗНАЧИТИ», «ПЕРЕВЕСТИ», «ЗВІЛЬНИТИ», «ВІДРЯДИТИ», «НАДАТИ», «ОГОЛОСИТИ» тощо. Далі зазначаються великими літерами ПРІЗВИЩЕ працівника, на якого поширюється дія розпорядчого документа, і малими – його ім’я та по батькові: ПРИЗНАЧИТИ ПЕТРЕНКО Марину Володимирівну на посаду …. Слово НАКАЗУЮ використовуйте у кадрових наказах, якщо текст наказу містить кілька рішень (звільнити Іваненка, бухгалтерії виплатити компенсацію за невикористану відпустку тощо). Такий текст діліть на пункти (підпункти), нумеруйте їх арабськими цифрами і друкуйте з абзацу. Текст наказу радимо друкувати через 1—1,5 міжрядкових інтервали.
ЗВЕРНІТЬ УВАГУ!Формулювання пунктів повинні бути чіткими, конкретними, відповідати нормам Кодексу законів про працю України (КЗп. П) або іншим правовим актам. У разі призначення або звільнення працівника зазначаються повна дата (число,місяць, рік) фактичного виходу працівника на роботу (припинення трудових відносин), розміри його посадового окладу відповідно до штатного розпису, надбавок: ПРИЗНАЧИТИ ПЕТРЕНКО Марину Володимирівну з 05.02.2024 на посаду…ЗВІЛЬНИТИ ПЕТРЕНКО Марину Володимирівну 06.07.2024…., згідно з п. 2 ст. 36 КЗп. ПУ.
ВАЖЛИВО!!!!У кожному пункті наказу з кадрових питань (особового складу) зазначається підстава щодо його видання (заява працівника, трудовий договір, контракт, доповідна записка, рішення атестаційної комісії тощо). Підстава: заява Марини ПЕТРЕНКО від 05.02.2024, зареєстрована за № 02/02-04 Підстава: трудовий договір із Мариною ПЕТРЕНКО від 01.09.2023 № 124. З наказом з кадрових питань (особового складу) обов’язково ознайомлюють згаданих у ньому осіб, які на першому примірнику документа чи на спеціальному бланку проставляють свої підписи із зазначенням дати ознайомлення. З наказом ознайомлена: Марина ПЕТРЕНКОДАТА ПІДПИС
Якщо наказом відміняється попередній наказ, у розпорядчій частині зазначається пункт, який повинен починатися зі слів: «Визнати таким, що втратив чинність, …». Останній пункт розпорядчої частини у разі потреби може містити рішення про покладення на структурний підрозділ або посадову особу функцій з контролю за виконанням наказу. Наказ набирає чинності з моменту його підписання і реєстрації, якщо в тексті не встановлено інші строки. ПОЗНАЧЕННЯ:накази з кадрових питань закладу тривалого строку зберігання – № 2/02-12/к/тр;накази з кадрових питань закладу тимчасового строку зберігання – № 2/к/т
РЕКВІЗИТИ НАКАЗУ З КАДРОВИХ ПИТАНЬКоли складаєте наказ з кадрових питань, оформіть такі реквізити згідно з ДСТУ 4163:2020:найменування юридичної особи вищого рівня (за наявності);найменування юридичної особи;код ЄДРПОУ;назва виду документа (НАКАЗ);дата (датою наказу є дата його підписання);місце складення;реєстраційний індекс (номер) наказу;заголовок;текст;підпис керівника;візи;гриф погодження (за потреби);відмітка про ознайомлення.
У які строки видавати кадрові накази???? Строк підготовки кадрового наказу залежить від його виду.1. про прийняття на роботу видавайте мінімум за один робочий день до того, як працівник стане до роботи та повідомив податкову службу (ч. 3 ст. 24 КЗп. П). Якщо раніше. Можна й раніше, але не більше аніж за тиждень. Якщо пізніше – до того, як працівник приступить до роботи, але не для освітян. про переведення видавайте мінімум за один робочий день до дати переведення. Яких норм дотримати. Роботодавець не має права вимагати від працівника виконувати роботу, не обумовлену трудовим договором (ст. 31 КЗп. П). ВОЄННИЙ СТАН!!!! Перевести на іншу роботу працівника можна за його згодою (ч. 1 ст. 32 КЗп. П). Без згоди – для відвернення або ліквідації наслідків бойових дій, а також інших обставин, що становять загрозу життю людини. Примусова робота заборонена (ч. 3 ст. 43 Конституції України). До того як працівник візьметься до нових обов’язків, має під підпис ознайомитися з посадовою/робочою інструкцією, можливо, пройти медогляд та інструктаж з охорони праці. Роботодавець вносить запис до трудової книжки про переведення на іншу постійну роботу упродовж тижня від того, як видав наказ (п. 2.4 Інструкції про порядок ведення трудових книжок працівників, затвердженої наказом Мінпраці, Мін’юсту, Мінсоцзахисту від 29.07.1993 № 58; далі — Інструкція № 58).
1. Наказ про прийняття на роботу. Якщо раніше. Можна, але не раніше аніж за тиждень. Працівник може передумати працювати. Роботодавець не матиме права примусити працівника працювати, тож кадровику доведеться скасувати наказ про переведення. Якщо не скасувати наказ, то одного нечудового для роботодавця дня працівник замість роботи піде до суду. Суд змусить підприємство виплатити працівнику середній заробіток за час вимушеного прогулу, а директора чи іншу службову особу, що незаконно перевела працівника на іншу роботу, — покрити шкоду підприємству (ч. 1 ст. 134, ст. 237 КЗп. П). Якщо пізніше. Це допустимо, якщо встигнете. Розраховуйте, що доведеться зранку видати наказ про переведення, ознайомити працівника з наказом і посадовою інструкцією і цього ж дня допустити його до роботи. Інакше помилки у документах неминучі, і не всі зможете потім виправити.
3. Наказ про відпустку. Наказ про оплачувану відпустку видавайте мінімум за чотири календарних дні до початку відпустки, а про відпустку без збереження зарплати — щонайпізніше за день до її початку. Яких норм дотримати. Зарплату працівнику за час відпустки виплачують не пізніше ніж за три дні до її початку (ч. 1 ст. 21 Закону України «Про відпустки» від 15.11.1996 № 504/96-ВР, далі — Закон про відпустки). У цій нормі йдеться про будь-яку оплачувану відпустку — щорічну, навчальну, соціальну додаткову на дітей, учаснику бойових дій. Строки у днях обчислюють із наступного дня, з якого починають строк. Якщо останній день строку припадає на святковий, вихідний або неробочий день, то днем закінчення строку вважають найближчий робочий день (ч. 5 ст. 241-1 КЗп. П). Законодавець не конкретизував, що відпускні виплачують за три робочих дні. Тому розуміємо, що йдеться про календарні (лист Мінпраці «Щодо порядку виплати заробітної плати за час щорічної відпустки» від 26.06.2009 № 155/13/116-09).
Наказ про відпустку. Якщо раніше. Можна й раніше. Роботодавець письмово повідомляє працівника про дату початку щорічної відпустки щонайменше за два тижні до встановленого графіком терміну (ч. 11 ст. 10 Закону про відпустки). Якщо кадровик ознайомить працівника з наказом про щорічну відпустку за два тижні до її початку, дотримає норми закону та зекономить час. Окремо готувати письмове повідомлення про початок відпустки не доведеться. Не видавайте наказ про відпустку раніше аніж за три тижні до її початку. Працівник може захворіти, звільнитися. Можливо, директору знадобиться направити працівника у відрядження, або захворіє чи звільниться інший працівник, якого треба буде замінити. У цьому випадку доведеться за згодою працівника і профспілки видати наказ про перенесення щорічної відпустки на інший період.
3. Наказ про відпустку. Якщо пізніше. Не можна. Ризикують і працівник, і роботодавець. Працівник, який самовільно пішов у відпустку — прогульник (п. 24 постанови пленуму Верховного суду України «Про практику розгляду судами трудових спорів» від 06.11.1992 № 9). Роботодавець не встигне виплатити відпускні щонайменше за три дні до початку відпустки. Підприємство оштрафують у розмірі мінімальної зарплати, а якщо роботодавець затримає виплату відпускних понад місяць — у трикратному розмірі мінімальної зарплати (абз. 4 ч. 2 ст. 265 КЗп. П). Також посадова особа нестиме адміністративну відповідальність 30–100 нмдг (510–1700 грн, ч. 1 ст. 41 Кп. АП).
4. Наказ про звільнення. Яких норм дотримати. У день звільнення роботодавець видає працівникові належно оформлену трудову книжку і розрахунок (ст. 47, 116 КЗп. П). Якщо раніше. Видайте наказ про звільнення за три — п’ять робочих днів до дати звільнення, якщо:директор часто відсутній в офісі у справах;треба звільнити понад 10 працівників в один день;треба звільнити працівника підрозділу в іншому місті. Запис про звільнення до трудової книжки кадровик вносить у день звільнення (п. 2.4 Інструкції № 58). Не поспішайте. Доведеться визнати запис недійсним, якщо:працівник звільнявся за власним бажанням або за угодою сторін і відкликав заяву про звільнення (в останньому випадку — за згодою директора);роботодавець із власної ініціативи звільняв працівника і той у день звільнення захворів.
4. Наказ про звільнення. Якщо пізніше. Можливо, але якщо у день звільнення встигнете підготувати наказ, підписати у керівника, внести запис до трудової книжки і видати її працівнику, передати копію наказу бухгалтеру, а той — розрахувати і перерахувати кошти працівнику на зарплатну картку. Ще пізніше? Не варто. Вам доведеться зробити додаткову роботу, а підприємству — оплатити працівнику вимушений прогул. Якщо роботодавець з власної вини не виплатив у день звільнення працівнику належні кошти, має виплатити йому середній заробіток за весь час затримки по день фактичного розрахунку (ч. 1 ст. 117 КЗп. П). Якщо роботодавець з власної вини затримав видачу трудової книжки, днем звільнення в такому разі вважають день видачі трудової книжки. Про новий день звільнення доведеться видати наказ і внести запис до трудової книжки працівника. Попередній запис про звільнення слід визнати недійсним (п. 4.1 Інструкції № 58). Стаття 47 КЗп. ПУ.
ЗРАЗКИ УКРАЇНАКОМУНАЛЬНА УСТАНОВА «НОВГОРОД-СІВЕРСЬКИЙ ЦЕНТР ПРОФЕСІЙНОГО РОЗВИТКУ ПЕДАГОГЧНИХ ПРАЦІІНИКІВ» НОВГОРОД-СІВЕРСЬКОЇ МІСЬКОЇ РАДИЧЕРНІГІВСЬКОЇ ОБЛАСТІ КОД ЄДРПОУ 44071814 Н А К А З27.03.2023 м. Новгород-Сіверський № 01/02-02 Про звільнення. Катімана М. В. ЗВІЛЬНИТИ КАТІМАНА Миколу Васильовича з посади машиніста (кочегара) котельні Комунальної установи «Новгород-Сіверський центр професійного розвитку педагогічних працівників» Новгород-Сіверської міської ради Чернігівської області 31.03.2023 за угодою сторін згідно п.1 ст. 36 КЗп. П України. Виплатити компенсацію за 10 днів невикористаної основної щорічної відпустки та 2 дні додаткової відпустки згідно з Колективним договором за період роботи з 01.11.2022 по 31.03. 2023. Підстава: заява Миколи КАТІМАНА від 27.03.2023 зареєстрована за №01/02-12 Директор Ірина ЗЮЗЬКОЗ наказом ознайомлений Микола КАТІМАН
ЗРАЗОК УКРАЇНАКОМУНАЛЬНА УСТАНОВА «НОВГОРОД-СІВЕРСЬКИЙ ЦЕНТР ПРОФЕСІЙНОГО РОЗВИТКУ ПЕДАГОГЧНИХ ПРАЦІІНИКІВ» НОВГОРОД-СІВЕРСЬКОЇ МІСЬКОЇ РАДИЧЕРНІГІВСЬКОЇ ОБЛАСТІ КОД ЄДРПОУ 44071814 Н А К А З27.03.2023 м. Новгород-Сіверський № 01/02-02 Про прийняття. Миколи Катімана. ПРИЙНЯТИ КАТІМАНА Миколу Васильовича машиністом (кочегаром) котельні Комунальної установи «Новгород-Сіверський центр професійного розвитку педагогічних працівників» Новгород-Сіверської міської ради Чернігівської області з 31.03.2023 до завершення опалювального сезону. Оплату праці здійснювати за 3 тарифним розрядом з посадовим окладом 3770 грн. Підстава: заява Миколи КАТІМАНА від 27.03.2023 зареєстрована за №01/02-12 З правилами охорони праці та техніки безпеки ознайомлений. Директор Ірина ЗЮЗЬКОЗ наказом ознайомлений Микола КАТІМАН
Особливості воєнного стану24 березня 2022 року набув чинності Закон України «Про організацію трудових відносин в умовах воєнного стану» (далі - Закон), який визначив тимчасові особливості організації кадрового діловодства та архівного зберігання кадрових документів.Інша умова, якої має дотримуватися роботодавець при самостійному визначенні організації кадрового діловодства - обов'язок забезпечення ведення достовірного обліку виконуваної працівником роботи та обліку витрат на оплату праці. Даний обов'язок кореспондується зі ст. 30 Закону України "Про оплату праці".
ЗМІНИ12 травня 2022 року Верховна Рада України прийняла за основу зі скороченням строку підготовки до другого читання проект Закону про внесення змін до деяких законів України щодо оптимізації трудових відносин №7251 (далі - проект Закону), яким з метою оптимізації порядку взаємодії між працівником та роботодавцем, зокрема, запропоновано внести зміни до порядку документообігу з питань трудових відносин на час воєнного стану. Проектом Закону передбачається: На час оголошення воєнного або надзвичайного стану усі повідомлення та документи з питань трудових відносин, накази (розпорядження) власника або уповноваженого ним органу можуть здійснюватися та вестися в електронній формі з використанням технічних засобів електронних комунікацій або шляхом відправлення електронних носіїв, на яких записано цей документ, відповідно до законодавства у сфері електронного документообігу.
ЗМІНИСкасовується право на виплату військовослужбовцям середнього заробітку за місцем роботи, яке за ними зберігається на час призову на військову службу, згідно ч. 3 ст. 119 КЗп. П;- уточнюється, що до стажу, який дає право на щорічну відпустку, не зараховується період перебування працівників на військовій службі, за який зберігається місце роботи та посада (до внесення змін - зберігався і середній заробіток);- під час воєнного стану роботодавець зможе розривати трудовий договір за умови неспроможності забезпечувати працівника роботою, визначеною трудовим договором, у зв'язку зі знищенням (відсутністю) виробничих, організаційних та технічних умов, засобів виробництва або майна роботодавця внаслідок бойових дій. При цьому договір можна буде розірвати, якщо не має можливості перевести працівника на іншу роботу за його згодою. У такому випадку працівнику виплачуватимуть вихідну допомогу в розмірі середньомісячної заробітної плати.- працівники, які виїхали за межі території України або внутріщньо переміщені особи можуть піти у відпустку без збереження заробітної плати тривалістю до 90 календарних днів. При цьому час перебування у цій відпустці не буде входити до стажу роботи, що дає право на щорічну основну відпустку;- збільшувати тривалість робочого часу до 60 годин на тиждень зможуть лише для тих працівників, які зайняті на об'єктах критичної інфраструктури. При цьому має пропорційно збільшитися заробітна плата;
ЗМІНИвствновлено, що окремі положення КЗп. П та Закону про відпустки щодо тривалості роботи напередодні святкових, неробочих і вихідних днів, надурочних робіт, роботи у вихідні, святкові дні, а також щодо тривалості щорічних відпусток та додаткової відпустки працівникам, які мають дітей або дитину з інвалідністю, не застосовуються під час воєнного стану;розширюються підстави для припинення трудового договору з працівником. Новими підставами будуть: відсутність працівника на роботі та інформації про причини такої відсутності тривалістю понад 4 місяці; смерть працівника, ФОПа, що використовує найману працю, або визнання їх безвісно відсутніми чи оголошення їх померлими; Ст. 29 Ст.47
ЗМІНИ- обмежується в часі строк звернення до суду у справах про виплату сум, що належать працівникові при звільненні. Він має становити до 3 місяців із дня отримання відповідного письмового повідомлення роботодавця про такі суми. Нагадаємо, що досі такий строк не обмежувався в часі. Зокрема, в період дії воєнного стану повідомлення працівника про зміну істотних умов праці та зміну умов оплати праці, передбачене ч. 3 ст. 32 та ст. 103 КЗп. П, здійснюється не пізніш як до запровадження таких умов.