Презентація : "Професія секретар"

Професія СЕКРЕТАРПРОФОРІЄНТАЦІЯна тему: Виконавець. Магістр фізіології, біолог. Лисенко Ілля Миколайовичсмт Магдалинівка 2020 р.

Обов’язки 1. Здійснювати підготовку необхідних документів, забезпечувати фінансово-господарську діяльність підприємства необхідною документацією та документообігом.2. Забезпечувати прийом, облік, реєстрацію вхідної та вихідної документації, контроль за виконанням документів, інформаційно-довідкове обслуговування і збереження відповідної інформації.3. Контролювати якість підготовки, правильність складання, узгодження і затвердження документів, що подаються на підпис керівництву підприємства.4. Здійснювати контроль за виконанням рішень і доручень керівника, вживати оперативних заходів, спрямованих на своєчасне і якісне їхнє виконання.5. Здійснювати організацію підготовки, ухвалення рішення і доведення їх до безпосередніх виконавців. Проводити аналіз довідок і доповідей, наданих керівнику, давати по них компетентні висновки.6. Здійснювати оперативний зв’язок з іншими організаціями (як комерційними, так і державними) і окремими громадянами з питань поточної діяльності підприємства (телефон, факс тощо).7. Здійснювати прийом відвідувачів

Обов’язки 8. Виконувати роботу з документального забезпечення кадрової діяльності підприємства:– оформлення наказів з особового складу;– оформлення особистих карток форми Т-2 чи особових справ;– оформлення трудових книжок;– оформлення трудових контрактів (договорів);– оформлення документів на відрядження;– оформлення листків непрацездатності;– ведення табеля обліку робочого часу;– видача довідок про виробничий стаж і заробітну плату.9. Забезпечувати виконання машинописних і копіювально-розмножувальних робіт.10. Використовувати ПЕОМ як засіб автоматизації документального забезпечення підприємства.11. Проводити щорічний добір документів на архівне зберігання чи на знищення.12. Виконувати всі доручення керівника

Відповідальність 1. Якість документів, поданих на підпис керівнику підприємства.2. Недбале, халатне відношення до реєстрації і ведення документів.3. Схоронність документації, розголошення відомостей, що мають гриф “Конфіденційно” чи “ДСК”.4. Неточне і несвоєчасне виконання посадових обов’язків, передбачених цією посадовою інструкцією.

Права спеціаліста1. Запитувати від функціональних служб необхідні матеріали, а також пояснення про причини затримки виконання завдань і доручень керівника.2. Розглядати документи і направляти їх на виконання керівникам і фахівцям підприємства.3. Вимагати від виконавців доопрацювання документів, що були підготовлені з порушенням установлених правил їхнього складання й оформлення, міжнародних правил оформлення документів.4. Візувати документи управлінської діяльності в рамках своєї компетенції.5. Вносити на розгляд керівника пропозиції по поліпшенню документального забезпечення діяльності підприємства, удосконаленню форм і методів управлінської діяльності на основі застосування електронної техніки.6. Вимагати від керівника створення нормальних умов для виконання службових обов’язків і схоронності всіх документів, наявних у документообігу при діяльності підприємства.7. Працювати з документами, що мають гриф “ДСК” чи “Конфіденційно”.8. Взаємодіяти з усіма службами (співробітниками) підприємства з питань перевірки виконання рішень керівника і надання необхідної інформації керівнику.

Підготовка СЕКРЕТАРЯ у навчальному закладіСекретар – дуже відповідальна професія, яка потребує високого рівня знань і навичок, тому, для відповідності даним вимогам необхідна підготовка у профільному навчальному закладі(НЗ). Вступити на обрану вами спеціальність здавши Зовнішнє незалежне оцінювання з предметів: українська мова, математика, іноземна мова або історія (залежить від НЗ). До речі, прохідний бал для НЗ таких рівнів має становити 140 і вище. Якщо вам стане знань на вступ до бюджету, кожен абітурієнт прагне цього, то неодмінно до ваших рук потраплять величезні об'єми інформації наукових видань, посібників, підручників з обраного вами напряму. Та важливіше за все – це навички, набуті з викладачами, які мають величезний досвід і готові поділитися ним у будь який час. По закінченні навчання вільні вакансії чекають на вас, адже КВАЛІФІКОВАНИХ спеціалістів в Україні дуже мало.

ПРО ГОЛОВНЕЩо? Де? Коли? Ні, це не усім відома гра ерудитів. Це питання на які у секретаря завжди є відповіді. Якщо ви думаєте, що друга людина на підприємстві, що володіє усією інформацією – це фінансовий директор, або замісник начальника? Мабуть, так і є… Але весь об’єм інформації та документів завжди проходить через руки секретаря. Звичайно, у тих випадках, коли посада секретаря передбачена у штатному розписі…

Дякую за увагу