Презентація "Робота з автоматизації документообігу"

Робота з автоматизації документообігу.

Систе́ма автоматиза́ції документоо́бігу (Систем́а електро́нного документоо́бігу) — організаційно-технічна система, що забезпечує процес створення, управління доступом і поширення електронних документів в комп'ютерних мережах, а також що забезпечує контроль над потоками документів в організації. Типи електронних документів, доступні для обміну. Договір. Акт. Рахунок. Видаткова. Замовлення. ВкладенняІнші типи документів

Документообіг — рух документів в організації з моменту їх створення або отримання до завершення виконання або відправлення; комплекс робіт з документами: прийом, реєстрація, розсилка, контроль виконання, формування справ, зберігання і повторне використання документації, довідкова робота. Електронний документообіг (ЕДО) — єдиний механізм по роботі з документами, представленими в електронному вигляді, з реалізацією концепції «безпаперового діловодства». Електронний документ (ЕД) — документ, створений за допомогою засобів комп'ютерної обробки інформації, підписаний електронним цифровим підписом (ЕЦП) і збережений на машинному носієві у вигляді файлу відповідного формату. Електронний цифровий підпис (ЕЦП) — аналог власноручного підпису, що є засобом захисту інформації, що забезпечує можливість контролю цілісності і підтвердження достовірності електронних документів.

Основні принципи електронного документообігу. Однократна реєстрація документа, що дозволяє однозначно ідентифікувати документ в будь-якій інсталяції даної системи. Можливість паралельного виконання операцій, що дозволяє скоротити час руху документів і підвищення оперативності їх виконання. Безперервність руху документа, що дозволяє ідентифікувати відповідального за виконання документа (завдання) в кожен момент часу життя документа (процесу).

Єдина (або погоджено розподілена) база документної інформації, що дозволяє унеможливити дублювання документів. Ефективно організована система пошуку документа, що дозволяє знаходити документ, володіючи мінімальною інформацією про нього. Розвинена система звітності по різних статусах і атрибутах документів, що дозволяє контролювати рух документів по процесах документообігу і приймати управлінські рішення, ґрунтуючись на даних із звітів.

Обіг електронних документів. Для організації електронного документообігу на сервері організації створюється база даних, де зберігаються всі створені документи. Доступ до бази даних здійснюється через браузер (як правило, підтримку браузера визначає розробник створеного інтерфейсу). Можливий доступ як по локальній мережі (внутрішньої), так і через інтернет (зовнішній). Документи зберігаються або завантажуються в певні виділені теки (каталоги) організації. Теки розподілені відповідно до ієрархічної структури підрозділу організації. Створювати, модифікувати, видаляти створені документи має право особа, наділена відповідними правами.