Стиль ділового листування. Логічні елементи тексту та порядок його викладення.

Стиль ділового листування. Логічні елементи тексту та порядок його викладення. Урок 2 Основи електронного документообігу

що таке рубрикаціящо таке клішещо таке офіційно-діловий стильпризначення офіційно-ділового стилюправила укладання тексту. Дізнаєтесь:

Творча робота Пояснити значення слова «діловий» у поданий словосполученнях методом добору до кожного з них синонімів {5 C22544 A-7 EE6-4342-B048-85 BDC9 FD1 C3 A}Діловий стиль Ділова бесіда Ділова пропозиція Діловий лист Діловий вигляд Ділова зустріч Ділові відносини Ділові папери Ділові кола Ділова людина Актуалізація опорних знань

{5 C22544 A-7 EE6-4342-B048-85 BDC9 FD1 C3 A}Діловий стиль авторитетний стиль. Ділова пропозиція вагома, розумна, важлива, бізнес – проект, угода, запрошення. Діловий вигляд професійний, офіційний, суворий, стриманий, імідж. Ділові відносини практичні, серйозні, процесуальні, фахові, корпоративніДілові кола активні, фахові, об’єднання людей, керівний склад, ділове середовище. Актуалізація опорних знань

{5 C22544 A-7 EE6-4342-B048-85 BDC9 FD1 C3 A}Ділова бесіда організована, з визначених питань, нарада, семінар, переговори. Діловий лист спеціальний, лист-пропозиція, нота, вірча грамота, комюніке. Ділова зустріч вирішальна, загострена, партнерська, прес-конференція, бріфінг, збори акціонерів, симпозіум. Ділові папери важливі, офіційні документи, договори. Ділова людина зайнята, офісна, освічена, бізнесмен, політик, банкір, директор, професіонал. Актуалізація опорних знань

Офіційно-діловий стиль - це такий стиль, який обслуговує сферу офіційних ділових відносин переважно в письмовій форміДілові папери бувають різноманітні за жанром і змістом, за обсягом і мовним вираженням. Більшість ділових паперів за своїм змістом зв’язані з діловою сферою спілкування, тож у мові і стилі документа індивідуально-особистий аспект не знаходить відображення. Документ. Мові ділових паперів властива стилістична строгість, об’єктивність викладу. В офіційно-діловому стилі не повинно емоційності та суб’єктивної оцінки. Характерною особливістю офіційно-ділового стилю є використання слів у їх конкретному значенні

Основне призначення офіційно-ділового стилю - регулювати ділові стосунки в зазначених вище сферах та обслуговувати громадські потреби людей у типових ситуаціях. Офіційно-діловий стиль - це стиль, який звернутий до інтелекту, до розуму, а не до почуттів, тому виділяється серед інших функціональних стилів своїми особливими ознаками. Документ. Офіційно-діловому стилю притаманне використання слів тільки в тих значеннях, котрі визначає норма загальнолітературного слововживання, а також значення, традиційні для ділових документів, які не порушують їх стилістичної єдності й відповідають загальній тенденції стандартизації ділової мови

відсутність співрозмовника в момент висловлювання думки, відсутність мовної ситуації;не завжди відома кількість співрозмовників, якісний склад аудиторії;писемна форма є вторинною щодо усної і спирається на усну як на своє джерело;наявність закріплення текстів за формами існування (не всі письмові тексти можуть озвучуватись, наприклад, паспорт);Особливості писемної форми порівняно з усною такі:

монологічний характер писемних текстів, потенційно необмежена кількість копій;наявність системи графічних знаків, властивих тільки писемній формі;спілкування не пряме, а опосередковане, що в свою чергу зумовлює ретельну роботу над добором засобів, їх уточнення, поліпшення, а звідси й сувора регламентація засобів та структури тексту, традиційність і консерватизм у структуруванні, доборі засобів. Особливості писемної форми порівняно з усною такі:

Діловий стиль визначають такі особливостіТочність, послідовність і лаконічність викладу фактів, гранична чіткість у висловленніНаявність мовних зворотів, певна стандартизація податків і закінчень документів (кліше)Наявність реквізитів, які мають певну черговість. Логічність і аргументованісгь викладу. Відсутність індивідуальних рис стилю. Лексика здебільшого нейтральна, вживається в прямому значенні

Шолом Г.І. Клішепростіускладненімовні конструкції, що складаються з двох слів: згідно з, відповідно до, вжити заходів, оголосити подяку, винести догану, брати участь тощомають більше двох слів: брати до уваги, згідно з оригіналом, брати активну участь, вжити суворих заходів, винести сувору догану тощо. Кліше - це мовні конструкції, яким властиві постійний склад компонентів, їх порядок та усталене звучанняскладнімають у своїй структурі два простих кліше, які поєднані в один блок: відділ боротьби з організованою злочинністю, контроль за виконанням наказу залишаю за собою, наказ оголосити особовому складу академії тощо

Шолом Г.І. Рубрикація – це членування тексту на складові частини, графічне відокремлення однієї частини від іншої, а також використання заголовків, нумерації тощо. Рубрикація є зовнішнім вираженням композиційної будови ділового папера. Ступінь складності рубрикації залежить від обсягу, тематики, призначення документа. Найпростіша рубрикація – поділ на абзаци. Формуляр документа

Шолом Г.І. Вимоги до тексту. Вимоги до тексту: Достовірним текст документа є тоді, коли викладені в ньому факти відображають справжній стан речей. Точним текст документа є тоді, коли в ньому не допускається подвійне тлумачення слів та висловів. Доречним є текст, у якому мовні засоби відповідають меті, темі, логічному змістові, ситуації мовлення. Текст є головним елементом документа, що містить сукупність речень, послідовно об’єднаних змістом і побудованих за правилами певної мовної системи

Шолом Г.І. Вимоги до тексту. Вимоги до тексту: Повним називається такий текст документа, зміст якого вичерпує всі обставини справи. Стислим с текст, у якому відсутні зайві слова та смислові повтори, надмірно довгі міркування не по суті справи. Переконливим є такий текст, який веде до прийняття адресатом пропозиції або до виконання прохань, викладених у документі. Текст є засобом відтворення зв’язного мовлення, тобто висловлювання, пов’язаного однією темою, основною думкою та структурою

Текст складається з таких логічних елементіввступдоказзакінчення. Вимоги до текстузазначається привід, що став причиною укладання документа, викладається історія питання та іншівикладається суть питання: докази, пояснення, що супроводжуються цифровими розрахунками, посиланнями на законодавчі акти та інші матеріалиформулюється мета заради якої складено документ

Вимоги до тексту. Текст, що складається з самого закінчення, називається простим, а той, що містить інші логічні елементи, ‑ складним. Залежно від змісту документів застосовується прямий (вступ, доказ та закінчення) чи зворотній (спочатку викладається закінчення, потім доказ, вступ відсутній) порядок розташування логічних елементів.

Правильно й у певній послідовності розміщувати реквізити документа. Текст викладати від третьої особи: комісія ухвалила…, ректорат клопочеться…. Від першої особи викладаються заяви, автобіографії, службові записки, накази…Не вживати образних висловів, емоційно забарвлених слів і синтаксичних конструкцій. Уживати стійкі сполучення типу: відповідно до, у зв’язку з, згідно з метою, в порядку. Під час укладання тексту документа слід дотримуватися таких правил:

Уживати синтаксичні конструкції типу: доводимо до Вашого відома, що; нагадуємо Вам, що; підтверджуємо з вдячністю; у порядку надання матеріальної допомоги; у порядку обміну досвідом; у зв’язку з вказівкою; відповідно до попередньої домовленості; відповідно до Вашого прохання. Дієприслівникові звороти вживати на початку речення: Враховуючи..., Беручи до уваги…, Розглянувши…, Вважаючи…. Уживати мовні засоби, що відповідають нормам літературної мови і зрозумілі для широкого кола читачів. Під час укладання тексту документа слід дотримуватися таких правил:

Уживати прямий порядок слів у реченнях: підмет - перед присудком; означення - перед означуваним словом; додатки - після керуючого слова; вставні слова – на початку речення. Щоб не виявляти гостроти стосунків з партнером, слід замінити активну форму дієслова на пасивну: вами ще не дана відповідь…. Якщо ж важливо вказати на конкретного виконавця, то слід вживати активну форму: комісія підтверджує…, університет не гарантує…. Уживати інфінітивні конструкції: створити комісію…, затвердити пропозицію…. Під час укладання тексту документа слід дотримуватися таких правил:

У розпорядчих документах слід вживати дієслівні конструкції у формі наказового способу: наказую, пропоную. Використовувати скорочення слів, складноскорочені слова й абревіатури, які пишуться у справочинстві, за загальними правилами: р-н, обл., км, напр., канд. філол. наук. Надавати перевагу простим реченням. Використовувати форми ввічливості за допомогою слів: шановний, високошановний, вельмишановний…. Під час укладання тексту документа слід дотримуватися таких правил:

Правила набору тексту. Пробіл слід робити : після, а не до коми, крапки, крапки з комою, двокрапки, тире, знака оклику, знака питання, три крапки, а також дужки, яка закриває, і «лапок» , що закривають; до, а не після дужки, яка відкриває, «лапок» , що відкривають , і крапок на початку речення;до і після довгого тире. Не ставиться пробіл між дужкою чи «лапками» та будь - яким іншим розділовим знаком, крім довгого тире.

Правила набору тексту. Нерозривний пробіл (Ctrl + Shift+ пробіл) ставиться :між ініціалами та прізвищем;після географічних скорочень( м. Київ);між знаками (№) і параграфа та числами, які до них належать;всередині такого скорочення , як і т.д.;між внутрішньотекстовими пунктами й інформацією, яка йди після них ( приклад, 1) підручник із морфології ; а) між підметом і присудком);

Правила набору тексту. Нерозривний пробіл (Ctrl + Shift+ пробіл) ставиться :між числами і одиницями виміру, які до них належать (наприклад 20 кг), а також це стосується і дат ( наприклад, ХХ ст.., 2002р. );перед довгим тире в середині речення ( цей розділовий знак відділяється пробілами з обох боків – нерозривним ліворуч і звичайним праворуч);між класами багатозначних чисел, починаючи з п’ятизначних ;після однобуквених прийменників та сполучників, особливо на початку речення чи в заголовку.

Відкрийте текстовий процесор Word. Встановіть поля згідно стандартів: ліве – 30 мм, праве – 20 мм, верхнє – 20 мм, нижнє – 20 мм., міжрядковий інтервал 1,5 см. Розмір шрифту – 14, шрифт - Times New Roman. Надрукуйте та оформіть службові листи згідно отриманих зразків. Відпрацьовуємо навички. Завдання 1.

Відпрацьовуємо навички. Завдання 2. Доповніть відсутні реквізити і оформіть документ. Шановний Іване Степановичу!Просимо надіслати пакет документів щодо умов проведення загальнодержавної спартакіади серед вищих навчальних закладів 2003 року. Додатки на 10 с. в 1 пр.:характеристика та стан спортивної бази;перелік і характеристика спортивних секцій;список студентів-спортсменів, розрядників, призерів.Із повагою

Подумай. Рубрикація 2=И

Подумай. Формуляр1=М

Подумай. Діловий стиль3=И

Домашнє завдання. Підготувати текст ділового листа до фірми «BRAIN»Знайти та виписати 5 простих, 5 ускладнених та 5 складних кліше.