Формування особової справи

Практичні рекомендації учням групи 15 Майстер виробничого навчання Марія ГУРИН Професія 4222: Адміністратор. Тема: Формування особової справи. Мета. Навчальна – відпрацювання з учнями практичних навичок складання плануючої документації, зокрема складання особової справи працівника фірми. Розвивальна – розвивати вміння адміністративного хисту, обов’язками кадрової служби підприємства. Виховна – виховувати в учнів активну позицію щодо практичної реалізації принципу роботи адміністратора.

Загальні вимоги безпеки1.1. До самостійної роботи учні зобов'язані дотримуватись правил безпеки життєдіяльності.1.2. У процесі роботи учень зобов'язаний дотримуватися правил особистої гігієни, а також утримувати в чистоті і порядку робоче місце. 2. Вимоги безпеки перед початком роботи2.1. Учень повинен включити освітлення всього приміщення, достовірно переконатися в справній і правильній роботі світильників, при цьому найменша освітленість робочого місця допускається: при люмінесцентних лампах і не менше 300 лк. (20 вт/м2.), При лампах розжарювання і не менше 150 лк.(48 вт/м2.).2.2. Учень зобов'язаний здійснити провітрювання приміщення і підготовку до роботи необхідних канцелярських приналежностей, а також персонального комп'ютера та принтера, у разі потреби.2.3. При використанні у своїй діяльності персонального комп'ютера, принтера, ксерокса учень повинен переконатися в їх справності і цілісності кабелів живлення, электровилок. 3. Вимоги безпеки під час роботи3.1. Учень зобов'язаний суворо виконувати послідовність роботи з документами, яка встановлена інструкційно-технологічними картками.3.2. Учень повинен забезпечити дотримання порядку робочого місця, не допускаючи його захаращення сторонніми предметами і непотрібною документацією.3.3. При недостатньому освітленні робочого місця необхідно для додаткового освітлення використовувати настільну лампу.3.4. При роботі на персональному комп'ютері, учень зобов'язаний дотримуватися заходів безпеки від ураження електричним струмом:- не підключати до електричної мережі і не відключати від неї комп'ютер мокрими та вологими руками.Інструктаж з охорони праці

3.5. При роботі на персональному комп'ютері учень повинен керуватися «Інструкцією з охорони праці при роботі на персональному комп'ютері».3.6. Для підтримання здорового мікроклімату учню слід через кожні дві години роботи проводити провітрювання приміщення.3.7. При тривалій роботі з документацією і на персональному комп'ютері, з метою зниження стомлення зорового аналізатора, усунення впливу гіподинамії та гіпокінезії, а також запобігання розвитку стомлення від тривалого перебування у незмінній позі, через кожну годину безперервної роботи учень зобов'язаний робити невелику перерву на 10-15 хвилин, під час якої слід виконувати простий комплекс вправ для очей, фізкультурні паузи і фізкультурні хвилинки.3.8. Учень під час роботи слід суворо дотримуватися правил даної інструкції з охорони праці. 4 . Вимоги безпеки в аварійних ситуаціях4.1. У разі появи несправності в роботі персонального комп'ютера, стороннього шуму, іскріння і запаху гару, учень повинен негайно відключити комп'ютер від електричної мережі 4.2. При виникненні пожежі, учень зобов'язаний оперативно передати інформацію до найближчої пожежної частини, потім приступити до гасіння осередку пожежі своїми силами за допомогою первинних засобів гасіння пожеж.4.3. При отриманні травми, учню слід негайно звернутися за медичною допомогою.

Інструктивно технологічна картка Особова справа складається: Автобіографія4 Опис документів особової справи1 Копія наказу про прийняття на роботу7 Особовий листок з обліку кадрів3 Копії документів про освіту5 Заява про прийняття на роботу6 Доповнення до особового листка з обліку кадрів2

Обліковими документами з персоналу є: Особова справа Особова картка типової форми П-2 Особова справа - це комплект документів, які містять біографічні дані працівника, відомості про освіту, роботу, про прийняття на підприємство (установу, організацію), відомості про військову службу, сімейний стан, місце проживання, про державні нагороди (відзнаки), накладання та зняття стягнень та інші документи, зокрема характеристики. В подальшому залучаються до особової справи: Копії наказів про зміну в особових даних Копії документів, які підтверджують підвищення кваліфікації, перепідготовку, стажування, характеристики, атестаційні листи. Не рекомендується долучати до справи: Копії наказів про переведення на іншу роботу, про курси підвищення кваліфікації, перепідготовку, стажування, заохочення, дисциплінарні стягнення, направлення у відрядження Зазначені відомості записуються в доповненні до особового листка з обліку кадрів

Оформлення та зберігання особових справ Особові справи можуть бути систематизовані в алфавітному порядку Особові справи зберігаються так само, як і секретні документи і видаються для службового користування лише тим особам, коло яких визначається керівником закладом під підпис в спеціальному журналіОпис документів особової справи Заповнюється під час первинного оформлення документів особової справи Наступні записи заносяться до справи при залученні додаткових документів. Кожен документ, який включається до особової справи, записується окремо (крім найменування проставляється його номер, дата, дата внесення до справи) Графи Кількість аркушів, Дата вилучення документів, Ким вилучено документ заповнюються відповідно до їх науменування. Доповнення до особового листка з обліку кадрів Заповнюється вперше під час оформлення особової справи

Вимоги до оформлення особового листка з обліку кадрів : Заповнюється особою, яка працевлаштовується Не допускаються підчистки та виправлення Правильність заповнення особистих даних звіряється з документами Обовязково ставиться підпис особи, яка працевлаштовується із зазначенням дати заповнення листка (дата прийняття)Автобіографія – це: Документ, в якому особа, яка складає його, надає опис свого життя та діяльності. Основні вимоги до оформлення автобіографії: Досягти вичерпності потрібних відомостей Логічного і лаконічного викладу Кожне нове повідомлення починається з абзацу. Реквізити автобіографії Прізвище, імя, по батькові в називному відмінку Дата, місце народження Відомості про навчання Відомості про трудову діяльність Відомості про громадську роботу Короткі відомості про склад сімї Дата і підпис автора (дата прийняття)

Оформлення особової картки працівника П-2 Особова картка працівника типової форми П-2 заповнюється працівником служби персоналу (секретарем керівника) Заводяться картки П-2 на основних працівників та тих, які працюють за сумісництвом. Вимоги до оформлення картки П-2 Повна назва навчального закладу Код ЄДРПОУ Дата заповнення (дата прийняття) Індивідуальний ідентифікаційний номер Стать Вид роботи Фото (3,5х4,5 см)Розділ І. Загальні відомості Розділ ІІ. Відомості про військовий облік Розділ ІІІ. Професійна освіта на виробництві (за рахунок підприємства – роботодавця) Розділ IV. Призначення і переведення Розділ V. Відпустки

Картка завдань За поданими зразками створити документи особової справи скласти в папку, та готову роботу відправити на електронну адресу на перевірку mawa1995@ukr.net