Класифікація інформації в системі управлінської діяльності

КЛАСИФІКАЦІЯ ІНФОРМАЦІЇ В СИСТЕМІ УПРАВЛІНСЬКОЇ ДІЯЛЬНОСТІ

Хто володіє інформацією - той володіє світом - цей принцип, актуальний для всієї історії людства, наприкінці ХХ ст. став актуальним як ніколи до цього. У ХХ ст. відбулася трансформація суспільства із промислового на суспільство інформатики.                                                                       Інформацію, що використовується в управлінні, класифікують за різними ознаками:                                                                                                                                            1) за формою відображення - візуальна (графіки, таблиці, табло та ін.), аудіо інформація (сприймається на слух завдяки звукозапису), аудіовізуальна (поєднує інформацію у формі зображення і звуку);                                                                      2) за формою подання - цифрова, буквена і кодована;                                          3) за порядком виникнення - первинна і похідна;                                                        4) за характером носіїв інформації - документована і недокументована;              5) за призначенням - директивна (розпорядча), звітна і довідково-нормативна;                                                                                                                                                          6) за напрямом руху - вхідна і вихідна;                                                                                                  7) за стабільністю - умовно-перемінна, умовно-постійна;                                                        8) за способом відображення - текстова (алфавітна, алфавітно-цифрова) і графічна (креслення, діаграми, схеми, графіки);                                                                                    9) за способом обробки - що піддається і що не піддається механізованій обробці.                                                                                                                              Залежно від функції, яку виконує інформація в управлінському циклі, вона буває розпорядчою, зворотного зв'язку, запам'ятовуючою та ін.                            У процесі управлінської діяльності використовують науково-технічну, адміністративно-правову, метеорологічну, агробіологічну та інші види інформації. Наукову інформацію, у свою чергу, поділяють на економічну, соціально-політичну, ідеологічну та ін. Найбільшу питому вагу у загальній кількості інформації мають економічні дані.                                                                      Економічна інформація - це сукупність цифр, фактів, відомостей та інших даних, які переважно кількісно відображають суспільно-економічні явища і процеси. Вона містить дані соціально-економічного планування і прогнозування, фінансових планів, первинного, оперативного й бухгалтерського обліку, статистичної звітності, економічного аналізу тощо.              Інформацію, яку використовують у народному господарстві, поділяють на відомчу (інформація підприємств, об'єднань, організацій, міністерств і відомств) і народногосподарську (інформація районних, обласних і центральних загальнодержавних органів управління).                                          Економічну інформацію класифікують за фазами, стадіями і циклами відтворення, сферами економіки, ресурсами, що використовуються, факторами виробництва та ін.                                                                                                                За призначенням інформацію поділяють на планову, обліково-бухгалтерську, звітну, статистичну, виробничо-оперативну, розпорядчу, довідкову, нормативну; за способом передачі - на ту, що передається усно, поштою, телефоном, телетайпом, факсом; за періодичністю - на систематизовану (змінну, добову, декадну, квартальну та ін.) і ймовірну, обумовлену зовнішніми і внутрішніми виробничими подіями (вихід з ладу техніки, затримка з поставкою пального, насіння та ін.); за характером носіїв - на документизовану і недокументизовану щодо процесу обробки - на оброблювану, необроблювану й аналітичну.                                                                                    Крім того, інформація може поділятися на достовірну і недостовірну, достатню, недостатню і надлишкову, активну і пасивну, цифрову, алфавітно-цифрову й алфавітну.                                                                                                                                            За місцем виникнення розрізняють зовнішню інформацію, що надходить від вищих органів, а також підприємств, організацій і установ, які підтримують з об'єктом управління господарські зв'язки, і внутрішню - виникає на підприємстві (в об'єднанні). Так, на основі планового завдання приймаються управлінські рішення, які потім відображають у матеріально-технічній підготовці виробництва, техніко-економічному й оперативному плануванні, оперативному управлінні технологічними та економічними процесами, обліку і контролі за фінансовою діяльністю підприємства, звіті, аналізі результатів виробничо-господарської діяльності тощо.                            Інформація, яка використовується в господарському управлінні, існує у вигляді масивів, потоків, а також у розсіяному, незібраному вигляді.Масиви - це інформаційні фонди, матеріали статистичних управлінь, архівів, бібліотек тощо. Сукупність повідомлень (з однаковими або близькими властивостями), що розподілені у даній системі з метою здійснення управління, утворюють інформаційні потоки на підприємстві.                                                                                                  Потоки інформації різноманітні: потоки висхідної інформації - основа для розробки рішень; потоки низхідної інформації - це постанови, рішення, вказівки вищих організацій; потоки регулюючої інформації - зазначені вище документи і деякі спеціальні нормативні положення.                                                        Залежно від того, яку функцію обслуговує економічна інформація, її поділяють на облікову і звітну, що відображає події, які відбулися; планову, що відображає події, які намічаються; нормативну й аналітико-прогнозовану, що відображає події або явища сучасного і майбутнього; регулюючу, що відображає процес досягнення пропорційності у виробничому й управлінському процесах.                                                                                                                              У свою чергу, облікову інформацію поділяють на бухгалтерську, статистичну й оперативно-технічну. Характерною особливістю бухгалтерської інформації є її висока точність. Вона відображає детерміновані події, про які точно відомо, що вони відбулися. Водночас бухгалтерська інформація відображає події, що відбулися із запізненням. Тому якість її визначається тим, наскільки вдається зменшити розрив між строками подій і відображенням їх у бухгалтерських документах. Оперативно-технічна інформація становить систему показників, що відображають діяльність об'єкта на певну дату. На відміну від бухгалтерської, ця інформація не обов'язково має документований вигляд. Вона може бути одержана із телефонних повідомлень або усних доповідей спеціалістів і керівників середньої ланки.                                                                                    У підприємницькій діяльності використовують планову інформацію у вигляді нормативів матеріальних витрат і затрат праці. Від якості нормативної інформації залежать ефективність управління, дієвість рішень, що приймаються, успішність здійснення контрольних та інших функцій.              Різні види економічної інформації виконують неоднакову роль у системі управління. Так, планова і нормативна інформації прямо пов'язані з виробництвом, а бухгалтерська, статистична і оперативно-технічна інформація є засобом зворотного зв'язку. В загальному обсязі економічної інформації питома вага інформації, що виконує функції прямого зв'язку, становить близько 24%, і зворотного зв'язку - 76%.                                                                      Інформація має ряд характерних особливостей, таких як корисність, вірогідність, однозначність, періодичність, несуперечливість, надмірність.              Корисність інформації прийнято оцінювати за тим ефектом, який ця інформація здійснює на результати управління.                                                                                    В інших випадках одержана інформація може призвести до прийняття рішення, що змінює положення об'єкта управління в гірший бік, тобто зменшує імовірність досягнення цілі, тобто ця інформація називається дезінформацією.                                                                                                                                            Важливою якісною характеристикою інформації є її вірогідність. Вірогідною вважають інформацію, яка не перевищує припустимий рівень перекручення дійсного явища або процесу і відображає те, що вона повинна відображати. На вірогідність інформації, яка надходить, впливають інформаційні бар'єри, тобто перешкоди, що заважають збереженню кількості та якості інформації та призводять до її неповноти (географічні, відомчі, економічні, технічні, психологічні бар'єри).                                                                      Надмірність інформації (повторюваність, дублювання) може бути корисною, якщо вона підвищує надійність системи даних, і непотрібною - якщо вона містить дані, які повторюються і не використовуються для прийняття рішень. Кожний менеджер за будь-яких обставин повинен забезпечувати надійну цінність інформації, що передається. Критерієм в оцінці цієї вимоги є глибина, змістовність і ступінь відповідності інформації поставленим цілям.                                                                                                                                                          Для ефективного функціонування системи управління важливе значення має своєчасність надходження інформації. Часткова інформація, одержана своєчасно, значно корисніша для управління, ніж повна інформація за всією формою, яка одержана із запізненням. Досвід показує, що багато простоїв техніки і людей трапляються через недостатнє оперативне забезпечення управлінського апарату потрібною вірогідною інформацією.                            Інформація в процесі управління, в діяльності керівника - це один із найважливіших факторів, який впливає на ефективність управління і розвиток організації в цілому.                                                                                                                Інформація для керівника - це як органи чуттів для людини. Щоб керівник спланував діяльність організації і визначив її мету, йому потрібна інформація про: поведінку споживача, його вимоги; насиченість ринку конкурентами; оцінити ринок постачальників сировини (якщо діяльність виробничого характеру), засобів праці; оцінити політику держави щодо обраної сфери діяльності. Для цього потрібна інформація про ринки.                            Щоб керівник організував діяльність, створив певну виробничу структуру, він підбирає людей для конкретної роботи, делегуючи окремим людям завдання і повноваження, або право використовувати ресурси організації. Для цього потрібна інформація про працівників. Мотивуючи і контролюючи працівників, керівник обмінюється з ними певною інформацією. Отже, ми бачимо наявність інформації у виконанні кожної функції управління, а це вже показує на скільки інформація важлива в діяльності керівника. Діяльність керівника прямо залежить від інформації, яку він отримує ззовні і яка циркулює в організації.