Матеріали для уроків з машинопису для 11 класів на тему "Техніка комп'ютерного машинопису та види діловодства"

  ТЕХНІКА  КОМП’ЮТЕРНОГО МАШИНОПИСУ 

ТА  ВИДИ  ДІЛОВОДСТВА

 

ВСТУП

У епоху глобалізації із упровадженням нових інформаційних техно-логій змінюються зміст і форма засобів масових комунікацій, професійна компетентність службовців, які їх обслуговують. Нині спостерігається тенденція, що електронні мас-медіа диктують нові вимоги до спеціалістів, Неможливо підготувати кваліфікованого спеціаліста багатьох виробничих галузей без використання інформаційних технологій. Одним із першочергових завдань  є швидка обробка  інформації і як наслідок необхідність швидкого й грамотного набору текстів, незмінним атрибутом якого є засвоєння «сліпого десятипальцевого методу друку». Метою даної роботи є ознайомлення з технологією засвоєння «сліпого 10-ти пальцевого методу набору тексту» для підвищення ефективності роботи  на комп’ютері.

 

Розглянемо методику оволодіння даною технологією.

Переваги цього методу полягають у задіюванні всіх пальців рук при друку без зорового контролю, що значно підвищує швидкість набору текстів і суттєво економить час . Під час засвоєння цього методу здобуваються ще й навички грамотного друку, що сприяють вдосконаленню знань з англійської мови; з’являється можливість повністю сконцентруватися над змістом роботи, не замислюючись над самим текстом і не шукаючи потрібні літери на клавіатурі; менше напружується зір. Робота з текстами різного змісту призводить до розвитку кругозору та підвищення загальної культури . Розпочинається робота з ознайомлення з основною постановкою рук на клавіатурі, технікою безпеки при роботі з комп’ютером, ритмічністю друку та інших особливостей засвоєння методики. 

Сліпи́й метод набору або ж десятипальцевий метод друку  — набір тексту «наосліп», тобто не дивлячись на клавіші друкарської машинки або ж клавіші комп'ютерної клавіатури. При цьому використовуються усі десять пальців рук, хоч можливе застосування меншої кількості пальців iснує вже більше 120 років. У XIX—XX століттях йому навчали друкарок і секретарів, що збільшувало продуктивність їх праці та зменшило сферу застосування стенографії. З поширенням персональних комп'ютерів його почали вивчати і прості користувачі ПК з допомогою спеціалізованих комп'ютерних програм. Сліпий метод набору розроблено Франком Едгаром Макгурріном, стенографістом суду з Солт-Лейк-Сіті. 25 липня 1888, він, будучи єдиною відомою людиною, яка використовувала даний метод, здобув вирішальну перемогу над Луїсом Тробом, який користувався восьмипальцевим зрячим методом друку. Результати їх першого змагання з друкування в Цинциннаті з'явилися на титульних аркушах багатьох газет: Макгуррін виграв 500 доларів (у перерахунку по індексу споживчих цін на 2008 рік — 11 675 доларів). Перемога викликала широкий інтерес і до сліпого методу друку, і до друкарських машинок — це насправді був день народження сліпого методу друку, на підставі якого надалі будувалися й інші методики набору «наосліп».

Найперша з відомих конструкцій друкарських машинок була запатентована Генрі Міллом в Англії в 1714. Пізніше, в 1808 році, італієць Пеллегріно Туррі виготовив друкарську машинку власної конструкції для графині Кароліни Фантоні де Фівіззоно. Мадам Кароліна не могла писати листа від руки, оскільки страждала сліпотою, і пристрій потрібен був для того, щоб вона могла вести листування з друзями. Однак, цей зразок інженерної думки не зберігся. Докази ж існування друкарської машинки Туррі існують і сьогодні — збереглися листи графині.

Однак перша діюча друкарська машинка була створена  в 1867 у Мілуокі, Вісконсин, США, Крістофером Шоулзом, Карлосом Глідденом і Самуелем Соле. Вона була розміром зі стіл, друкувала лише великими літерами, а результат друку можна було побачити лише в кінці роботи, оскільки папір закладався у середину машини і був недоступним друкарці для огляду.

До 1873 американські зброярі Ремінгтон і сини зробили за контрактом перші машини на продаж, а в 1878 запатентували машинку з перемикачем регістрів (великими і малими літерами). Першою людиною, що отримала друкарську машинку Шоулза, був Марк Твен, і він же став першою людиною у світі, яка віднесла свою публікацію («Пригоди Тома Сойєра і Гекельберрі Фінна») видавцеві в друкованому вигляді. Втім, сам він нічого не друкував — цю важку роботу виконувала друкарка, яка просто передрукувала написаний від руки твір за допомогою новітнього пристрою.

Друкарка повинна вміти друкувати на великій швидкості. Це означає, що передруковуючи текст з аркуша паперу, вона дивиться лише на текст і не має потреби переводити погляд на клавіатуру. Досягається це різноманітними методиками сліпого набору.

Оригінал документу (або рукопис) має бути перед очима друкарки, тому часто його розміщують у спеціальній підставці (тенаклі). Регулюючи положення оригіналу, можна досягти максимальної розбірливості, що забезпечує високу швидкість друку. Також робоче місце може бути обладнане лінійкою з візиром, що допомагає запам'ятати місце в тексті, коли потрібно відірватися від роботи, затискачами для закріплення сторінок та лампою для освітлення робочого місця.

Оригінал може бути рукописом автора книги, вистави чи телепередачі. Там можуть бути їхні власні записи у вигляді скорочень чи стенографії — зазвичай протоколи зборів чи записи промов, лекцій або презентацій. В минулому, коли текстових процесорів не існувало і лише деякі люди могли друкувати, друкарки передруковували дисертації, академічні публікації і листи, що були написані від руки автором. Важливі листи, що були передруковані, здебільшого підписувались секретарем або повертались відправникові для підпису перед відправленням.

При працевлаштуванні друкарка чи секретарка з цими навичками може у своєму резюме вказати швидкість свого друку у кількості слів за хвилину, також її можуть попросити продемонструвати швидкість та акуратність друку під час співбесіди.

Друкарку, що друкує текст не з рукопису, а зі слуху чи аудіозапису, зазвичай називають стенографісткою, хоча в тексті, надрукованому нею, використовуються звичайні літери, а не стенографічні позначки.

Остання друкарська машинка була виготовлена у 2011 році на фабриці «Godrej and Boyce», яка розташовувалася в Мумбаї і була останнім у світі виробником друкарських машинок.

 

Необхідність у вивченні даного курсу учнями 10-х та 11-х класів виникає у зв’язку з вимогами часу. Зараз різко зростає потреба у спеціалістах, які б досконало володіли навиками роботи на комп’ютері на іноземній мові, могли працювати в офісних прогамах , а сааме Word, Excel, вміли швидко і якісно складати, редагувати, форматувати і друкувати ділові документи.

Вивчати методику швидкого набору тексту можна як за допомогою виконання спеціальних тренувальних вправ, де велике значення надається м’язовій пам’яті й тактильним відчуттям пальців, так і за допомогою комп’ютерних тренажерів, таких як: «Соло на клавіатурі», «Стаміна» та ін. Для засвоєння методики швидкого набору тексту потрібно витратити від 40 до 90 годин, це залежить від систематичності занять, кількості затраченого часу, а також індивідуальних особливостей людини. Не менш важливим етапом роботи після засвоєння клавіатури є робота над виробленням швидкості, де багаторазово друкуються спеціально підібрані вправи цікавого інформативного наповнення на певний час.

        Таким чином, засвоєння навичок швидкого набору тексту допоможе зекономити час, здоров’я та надасть можливість бути конкуренто-спроможними на ринку праці й широко використовуються в багатьох сферах трудової діяльності.

У зв'язку з широким розповсюдженням комп'ютерних технологій, робота за комп'ютером (через взаємодію за допомогою його засобів введення, найпоширенішими з яких є клавіатура і миша) стає необхідним і повсякденним завданням. Проте звичайним при початковому вивченні комп'ютера є т. зв. «зрячий» або «двопальцевий» метод набору, «знайти і натиснути», коли набір тексту здійснюється, відшукуючи кожен наступний символ щоразу заново, візуально, орієнтуючись по маркуванню на клавішах (що значно уповільнює набір, але, з іншого боку, — не вимагає ніякої попередньої підготовки користувача). Навчання ж «сліпому» методу може (в деяких випадках — менш ніж за місяць щоденних півгодинних тренувань), при сприятливих умовах (здатність до навчання сліпому методу сильно залежить від психофізіологічних особливостей кожної конкретної людини), дозволить вводити текст «наосліп», швидко і безпомилково. Таким чином, витративши якийсь час, людина набуває вміння, яке може заощадити їй велику кількість часу при роботі з клавіатурою і комп'ютером. При сліпому методі друку більший упор робиться на м'язову пам'ять і тактильні відчуття пальців, ніж на зір. Однак цей метод вимагає спеціального навчання, для чого існують курси машинопису, а також паперові та інтерактивні комп'ютерні самовчителі. У навчанні сліпому методу предметом вивчення є не розташування букв і клавіш на клавіатурі, яка сама по собі запам'ятовується досить просто, а рухи пальців, які необхідно з'єднати в підсвідомості з певною буквою або знаком. Цих рухів три види: Удар по клавішах з вихідних позицій (ASDF JKL;). Рухи від клавішею вихідних позицій до інших клавішах тієї ж зони і удар по ним. Рухи від будь-якої клавіші до будь-якої клавіші тієї ж зони і удар по цих клавішах. Останній тип рухів найбільш складний, і часто не дається в навчальних курсах безпосередньо, маючи на увазі те, що цей тип рухів виробляється сам в процесі застосування. В процесі розробки даних типів рухів, відбувається вивчення розташування клавіш (розкладки). На думку переважної більшості авторів, потрібно категорично заборонити підглядання на клавіатуру не тільки в тих випадках, коли «засліплена» клавіатура, але і в тих випадках, коли навчається  пошуку букв, мати в полі зору добре видиме зображення клавіатури (на стіні або на екрані дисплея). Тоді як на думку інших, якщо набирати строго по зонах десятьма пальцями навіть в разі підглядання можливе поступове формування навички сліпого друку . При навчанні сліпому методу можна використовувати «порожню» клавіатуру (таку, як Das Keyboard, або заклеївши пластиром або замазавши лаком для нігтів букви на звичайній), це психологічно спрощує боротьбу з підгляданням. Хоча навіть у випадку порожньої клавіатури не рекомендується допускати підглядання на рух пальців, це уповільнює утворення зворотного зв'язку заснованої на пропріорецептивній чутливості, або чутливості напруги м’яза . Зазвичай починають з запам'ятовування місцезнаходження клавіш так званої «основної позиції» — A S D F  — для лівої руки і J K L ;  — для правої. Для полегшення пошуку основної позиції і її тактильного розпізнавання, клавіші А і О, в кириличній, F і J – в латинській розкладці клавіатури, — практично на всіх клавіатурах, позначені маленькими горбиками. Освоїти «постановку пальців» — правильне розташування пальців на клавішах «основний позиції» ряду . Подальше вдосконалення швидкісних навичок — справа часу, наполегливих тренувань або практичної роботи

Розкладка клавіатури — форма, розміри і взаємне розташування клавіш на клавіатурі (механічна розкладка) — це, здебільшого, відноситься до службових клавішах, так і маркування клавіш відповідними знаками (візуальна розкладка) — цифри, букви і додаткові символи. Хоча зараз розкладки й стандартизовані, однак і та і інша можуть мати деякі (часом і суттєві) відмінності від клавіатури до клавіатури, ускладнюючи, тим самим, звикання і швидкісний набір . Зазвичай середній ряд у клавіатури іменується домашнім поруч або клавіші  ASDF JKL:, над якими і розташовуються при друку наосліп вісім пальців (великі над пробілом). Більшість комп'ютерних клавіатур мають виступи у вигляді крапок або смужок на тих клавішах, де повинні знаходитися вказівні пальці (F / J в англійській розкладці QWERTY, А / О в українській розкладці ЙЦУКЕН). Таким чином, людина, що набирає текст, може на дотик визначити правильне (над домашнім рядом) положення пальців.

Перехід користувача з одного розкладки на іншу (наприклад з QWERTY на Dvorak) часто вимагає значних зусиль по перенавчанню. Максимальна швидкість набору часто може досягатися тільки на одній розкладці.

Швидкість друку залежить від часу тренувань і від персональної схильності (будова рук, стан нервової системи тощо). Звичайний навчений користувач досягає при проходженні «10-хвилинного-тесту» швидкості від 200 до 400 ударів на хвилину. На національному змаганні в Німеччині була досягнута швидкість 750 ударів / хвилину, а на інтернаціональному — 900 ударів / хвилину (на тренуванні — понад 1200 ударів / хвилину). Вважаються також удари і по регістрових клавішах, і по інших клавішах (наприклад, у французькій — клавіші наголосів).

Навчання сліпому методу друкування

                          

 

                       Позиція пальців під час друку сліпим  методом набору

Друкування сліпим методом на комп'ютерній клавіатурі. У зв'язку з широким розповсюдженням комп'ютерних технологій, робота за комп'ютером (через взаємодію за допомогою його засобів введення, найпоширенішими з яких є клавіатура і миша) стає необхідним і повсякденним завданням. Проте звичайним при початковому вивченні комп'ютера є т. зв. «Зрячий» або «двопальцевий» метод набору, «знайти і натиснути», коли набір тексту здійснюється, відшукуючи кожен наступний символ щоразу заново, візуально, орієнтуючись по маркуванню на клавішах (що значно уповільнює набір, але, з іншого боку, — не вимагає ніякої попередньої підготовки користувача). Навчання ж «сліпому» методу може (в деяких випадках — менш ніж за місяць щоденних півгодинних тренувань), при сприятливих умовах (здатність до навчання сліпому методу сильно залежить від психофізіологічних особливостей кожної конкретної людини), дозволить вводити текст «наосліп», швидко і безпомилково. Таким чином, витративши якийсь час, людина набуває вміння, яке може заощадити їй велику кількість часу при роботі з клавіатурою і комп'ютером. При сліпому методі друку більший упор робиться на м'язову пам'ять і тактильні відчуття пальців, ніж на зір. Однак цей метод вимагає спеціального навчання, для чого існують курси машинопису, а також паперові та інтерактивні комп'ютерні самовчителі. У навчанні сліпому методу предметом вивчення є не розташування букв і клавіш на клавіатурі, яка сама по собі запам'ятовується досить просто, а рухи пальців, які необхідно з'єднати в підсвідомості з певною буквою або знаком. Цих рухів три види: Удар по клавішах з вихідних позицій (ASDF JKL;). Рухи від клавішею вихідних позицій до інших клавішах тієї ж зони і удар по ним. Рухи від будь-якої клавіші до будь-якої клавіші тієї ж зони і удар по цих клавішах. Останній тип рухів найбільш складний, і часто не дається в навчальних курсах безпосередньо, маючи на увазі те, що цей тип рухів виробляється сам в процесі застосування . В процесі розробки даних типів рухів, відбувається вивчення розташування клавіш (розкладки). На думку переважної більшості авторів, потрібно категорично заборонити підглядання на клавіатуру не тільки в тих випадках, коли «засліплена» клавіатура, але і в тих випадках, коли навчання утрудняється  пошуком букв, мати в полі зору добре видиме зображення клавіатури. Тоді , якщо набирати строго по зонах десятьма пальцями навіть в разі підглядання можливе поступове формування навички сліпий друку . Зазвичай починають з запам'ятовування місцезнаходження клавіш так званої «основний позиції» —A S D F  — для лівої руки і J K L ;  — для правої. Освоїти «постановку пальців» — правильне розташування пальців на клавішах «основний позиції» ряду . Подальше вдосконалення швидкісних навичок — справа часу, наполегливих тренувань або практичної роботи.

Перед початком курсу машинопису доцільно провести урок про клавіші редагування, адже комп’ютер тим і відрізняється від друкарської машинки, що текст можна підредагувати, виправити помилки , змінити шрифт, форматування. Учні працюють в текстовому процесорі Word. До клавіш редагування тексту відносяться:

BACKSpace – клавіша, що стирає текст зліва від курсору;

ENTER – клавіша, що переносить текст на рядок нижче

Tab- форматує колонки в таблиці, робить абзац у тексті

Shift- для друкування великої букви. Клавіша нефіксована, тому використовується для початку речення.

Caps Lock – для друкування фрагментів тексту великими буквами. Клавіша фіксована. Має індикатор, що розташовується в різних місцях, залежно від типу комп’ютера.

Delete – стирає текст справа від курсору

Клавіші HOME, END, PgDown, PgUp  допомагають  переміщати курсор на початок і вкінець рядка, а також швидко переглядати сторінки тексту по вертикалі.

При вивченні техніки письма на клавіатурі «сліпим»  методом основою вивчення є не розташування алфавіту на клавіатурі, а рухи пальців, поєднані з певною буквою або символом. Є три типи таких рухів:

•     Натискання клавіш базової позиції (A S D F  J K L ;), що не вимагають переміщення руки по клавіатурі;
•     Рух від базових клавіш  інших клавіш тієї ж зони;
•     Рух до будь-яких клавіш на клавіатурі;

Перші рухи – це  натискання  клавіш базової зони, які не вимагають руху пальців по усій клавіатурі. Важливим є засвоєння розташування базових клавіш відповідно до пальців, що їх натискають.

Другі рухи вже значно важчі, бо пов’язані з певним напрямком  і довжиною руху пальця. Удар по клавіатурі належить робити іншим положенням пальців. І кількість цих рухів є більшою, ніж базових.

І, нарешті треті рухи вже стосуються натискання клавіш по всій клавіатурі і є значно важчими.

При «сліпому» методі найважчим для учнів є початок, тобто засвоєння розташування базових клавіш. Тому бажано приділити цій темі два уроки.  

Як було сказано вище, для зручності  клавіші F і J мають рельєфні позначки, що дають можливість відчути правильне положення рук на початку друкування.

В процесі вивчення клавіатури додаємо послідовно вправи для тренування вказівних пальців обох рух, тобто символи G,R,T,V,B – для лівої руки і H,Y,U,N,M – для правої. Тут має місце вертикальний рух пальців по клавіатурі. Таким чином ми поєднуємо горизонтальну техніку друкування з вертикальною. Горизонтальна система з першого уроку вводить в роботу всі 8 пальців, що отримують рівномірне навантаження. При вертикальній системі має місце послідовна участь у роботі спочатку вказівних пальців (G,R,T,V,B – для лівої руки і H,Y,U,N,M – для правої). Потім приєднуються вправи для середніх пальців (I,K, “,” – права рука, (E,D,C – ліва рука), далі для безіменних (W,S,X – ліва рука, O, L, “.” –права рука) і мізинців (Q,A,Z – ліва рука, P, “;” – права рука).

Вправи нашого курсу побудовані таким чином, що спочатку тренуємо найсильніші пальці – вказівні та середні, а потім поступово вводимо вправи безіменні та мізинці.

Основними принципами підбору вправ є:

• Всі вправи повинні містити слова прості і зрозумілі для учня. Набори символів допускаються при техніці для автоматизму рухів.
• Чим менше рухів пальців в одній праві, тим краще учень засвоює техніку друкування. Починаємо з коротких слів, потім поступово переходимо до довших.
• Починати треба з нижнього регістра, тобто не подавати слова з великої букви. Застосування клавіш Shift і CAPS мають місце після вивчення всіх букв. Клавішу «крапка» подаємо разом із словами на велику букву.
• При переході від одної теми до наступної вправи мають бути побудовані таким чином, щоб вони містили попередні символи з додаванням нових.
• Вивчення буквених клавіш поєднується з вивченням знаків пунктуації - ?, :, (, ). Враховуючи те, що деякі знаки пунктуації друкуються через верхній регістр, то їх вивчають після вправ на застосування клавіш редагування тобто Shift, CAPs Lock.
• Після засвоєння буквеної клавіатури, переходимо до вивчення цифрових клавіш.
• Нижче подано послідовність вправ для засвоєння друку арабських цифр на клавіатурі:

 

            6978   9486   2853   5079  1350  1058  20194  43285  60182  79134  73682

Учні на уроках отримують зразки вправ, що спочатку містять в собі друкування окремих символів, а потім комбінації коротких зрозумілих слів для тренування автоматизму рухів. Крім того ми використовуємо клавіатурні тренажери “STAMINA”,   “Соло на клавіатурі”, що дозволяє тренувати навички «сліпого» друку.

Таким чином, навчальні матеріали  з техніки машинопису можна розділити на такі групи:

• Навчальні  інструкції, містять інструктаж з побудови планування навчання, термінів навчання, що містять добірки вправ, і іншу дуже корисну теоретичну інформацію з техніки набору.
• Клавіатурні тренажери, в тому числі і англомовні,  робота на яких може скласти близько половини всіх вправ у навчанні. Їх роль дуже велика, особливо при правильному доборі вправ, так як вони дозволяють відпрацьовувати символи, що рідко зустрічаються, тренувати більш слабкі пальці. Більшість з них сприймається як весела гра і є потужним механізмом утримання багатьох ледачих учнів від ідеї закинути розпочате навчання.
• Змагання з техніки сліпого машинопису, організовані на спеціальних сайтах. На початкових етапах виконують в основному стимулюючу роль, а для впевнених користувачів служать тренажером для подальшого вдосконалення навички.
• Метод навчання роботою, без якого даний список був би неповним. Метод полягає у розвитку навичок друку безпосередньо систематичним набором на клавіатурі тексту в процесі необхідної сторонньої друкованої роботи на комп'ютері.

 

Діловодство.

Ділові листи відносяться до групи інформаційно-довідкових документів і складають основну масу офіційних документів, що використовуються при документуванні діяльності організації.

Діловий лист - це узагальнена назва різних за змістом документів  для зв'язку і передачі інформації між адресатами в діловій практиці організацій.

Листи виконують такі функції:

- Є засобом комунікації;

- Є засобом ретрансляції інформації;

- Є повідомленням про якийсь факт.

Перші листи на Русі - берестяні грамоти, як правило, були дуже короткі. Найдовші грамоти налічують 166 і 176 слів. Але найчастіше грамоти були набагато коротшими: більшість повністю збережених грамот не довше 20 слів, лише деякі з них довші 50 слів.

Більшість берестяних грамот - це приватні листи. Вони присвячені найрізноманітнішим справах поточного життя - господарським, сімейним, фінансовим, торговим і т.д.

Ділові листи можуть бути класифіковані за такими ознаками:

за видами: гарантійні, інструкційні, супровідні, вітальні, листи подяки та ін. Розподіл ділових листів за видами є ключовим при їх класифікації;

- По типізації: типові, трафаретні, індивідуальні;

- По області застосування: комерційні, адміністративні, судові та ін .;

- За структурою: ділові листи можуть мати просту і складну структуру;

- За потребою продовження листування: ділові листи можуть вимагати відповідного листа (листи-запити, листи-прохання) і не вимагати відповідного листа (інструкційні лист);

- По правовому статусу адресантів: ділові листи можуть бути від державних органів, організацій, громадян та ін .;

- За напрямом діяльності організації; листи можуть охоплювати виробничу, фінансову, консалтингову, проектну діяльність та ін .;

- За способом відправки: листи можуть бути відправлені за допомогою звичайної пошти, електронної (електронне повідомлення), телеграфної (телеграма), факсимільного (факсимільне повідомлення), телефонного (телефонограма), телексного (телекс) зв'язку. Незалежно від способу відправки ділові листи оформляються на спеціальних бланках для листів.  Основним використовуваним форматом паперу для бланків є формат А4. Бланки виготовляються друкарським способом, за допомогою засобів оперативної поліграфії або за допомогою засобів обчислювальної техніки безпосередньо під час підготовки документа.

 Ми вивчаємо два типи листів: приватно –діловий (неофіційний) і діловий лист (офіційний).

 Приватно-діловий лист використовується для переписки між фізичною особою і юридичною, тобто фірмою, організацією. Приклад такого листа є в Додатку 1.

 Лист складається з таких частин:

•                 Адреса автора листа; (return address)
•                 Адреса отримувача листа (letter address)
•                 Ввічливе привітання  (salutation). Привітання завжди розпочинається зі словосполучення “Dear Mr/Mrs”, в залежності від того, до кого йде звертання (Mr-до чоловіка, Mrs – до жінки). Інколи Mr/Mrs та прізвище замінюється на “Dear Sir”. Після цього йде прізвище того, кому надсилається лист, а за прізвищем йде кома. Наприклад: Dear Mr. John, Dear Mrs. Calley, Dear Sir
•                 Інформаційна частина  листа викладена  стисло, в межах сторінки. В цій частині використовується офіційно-діловий стиль.
•                 Ввічливе прощання (salutation). У прощанні частіше використовується слова “Sincerely”, “Cordially”, “Faithfully” після якого йде кома, а з нового рядка йде ім’я та прізвище того, хто пише листа. Між прощанням і ім’ям автора листа залишають 4 рядки на підпис.
•                 Якщо лист містить додаткові матеріали, які відсилаються з листом, то потрібно внизу дописати Enclosure (Додаток) і перелічити документи, що додаються.

    Діловий лист використовується для переписки між юридичними особами.

Він  є своєрідною візитною карткою організації. По тому наскільки правильно і естетично воно складено та оформлено судять про професійні якості працюючих у ній співробітників і про організацію в цілому.

Ділові листи друкують на фірмових бланках. Важливим є їх дизайн. Він повинен  бути в міру яскравим, зрозумілим, містити логотип фірми. Як правило на бланках друкують реквізити фірми. Тому немає потреби в адресі автора листа. Залишається тільки дата. Після адреси отримувача листа додається рядок Тема (Subject), в якій вказують яка тема висвітлюється в листі, що полегшує його скерування до адресата. Звертання в листі може бути до конкретної особи (Dear Mr. John) або узагальненим (Ladies and Gentlemen). Вкінці такого листа після підпису автора додають Прізвище виконавця (reference notation). Зразок такого листа містить Додаток 2).

 Щодо форматування листів перед набиранням листа на клавіатурі слід дотримуватись таких полів: 6 см – зверху сторінки, 3,5 см – зліва, 2,5 см – справа. Весь текст листа форматуємо без абзаців в т.зв. блок-форматі, тобто вирівнюємо з лівого краю сторінки.

Ще одним з видів ділових листів є Memorandum (лист-повідомлення),  в якому  сповіщається про які-небудь події та факти, що становлять взаємний інтерес і передаються в межах однієї організації. Лист-повідомлення може бути ініціативним або бути відповіддю на лист-прохання. Виходячи зі специфіки, листи-повідомлення зазвичай бувають невеликого обсягу і складаються з одного-двох пропозицій. Лист-повідомлення може розпочинатися з обґрунтування або безпосередньо з викладу інформації. Зразок  такого листа є в Додатку 3. Memorandum створюють також на фірмовому бланку. Формат Memorandum  – такий як і для ділових листів.

 Резюме  — це документ, який дозволяє презентувати власні вміння і навички, як в професійному, так і в особистісному плані. Це також можливість розповісти про свої досягнення і унікальності, які можуть бути реалізовані і навіть стати основою при працевлаштуванні на посаду, з метою отримання за них моральної або матеріальної винагороди. В більшості своїй, кінцевим результатом вважають збільшення рівня оплати праці, отримання надбавок, премій або іншого еквівалента фінансової стабільності. По суті, резюме – це візитна картка здобувача посади.

При складанні резюме необхідно дотримуватись таких принципів:
Стислість резюме . Не варто дуже довго і багато розписувати власні заслуги, заглиблюватися в історію придбання навичок, розповідати про етапи свого власного становлення. При своїй оптимальності, важливо сформувати інформацію так, щоб вона змогла вміститися на аркуш формату А4. Серед десятків  надісланих резюме, прочитуючи їх з початку до кінця, роботодавець буде загострювати увагу тільки на важливій інформації. Якщо документ вийде обсягом 3-4 сторінки, є реальна небезпека просто не дістатися до його закінчення. І резюме опиниться відкладеним у бік.

Конкретність резюме При складанні важливо точно і правильно згадати всі необхідні дати або найменування організацій, які мають значення. Якщо немає можливості сподіватися в цьому питанні на пам’ять, краще брати інформацію з самих джерел. Всі відомості повинні бути актуальними.

 Правдивість резюме. Не варто вигадувати і винаходити нові навички, приписувати собі якісь незакінчені курси і розповідати про ті досягнення, які не існували в реальності. Варто керуватися одним простим правилом: «Все таємне рано чи пізно стане явним». Навіть, якщо спочатку, Вам вдасться справити хороше враження при первинному відборі, то на самій співбесіді, результат може виявитися негативним. А, якщо резюме було відправлено кадровому агентству, яке укладає договори на відбір безпосередньо з роботодавцями, то його співробітник залишає за собою право перевірити будь-яку, з вказаної вами інформацію, і навіть зробити кілька підтверджуючих дзвінків.

Вибірковість резюме . Складаючи своє резюме, спрямоване на «завоювання» конкретної посади не варто вказувати всі свої паралельні досягнення. Висвітлювати необхідно тільки ті навички, які цікавлять роботодавця. 

Отже резюме оцінюють за двома критеріями- змістом і формою. Зміст – правдивість наведених даних, форма – належне зручне для читання оформлення.

При написанні документа слово «Резюме» писати не треба. Працюючи в Word, обов’язково вибрати шрифт Times New Roman. Він вважається найбільш зручним і приємним для сприйняття. Колір шрифту вибираємо чорний. Це дозволяє не відволікатися на інші кольори і сконцентруватися на самій інформації. Встановлюємо розмір, рівний 12 кегль. Але, при цьому, в самій верхній частині аркуша обов’язково вказуємо ім’я та прізвище, які просто виділяємо і змінюємо розмір на 14 кегль. Це дає можливість акцентувати увагу саме на особистих даних і запам’ятати їх, що переважно важливо при роботі з іншими резюме. Поля вибудовуємо наступним чином: верхнє – 2 см, нижнє — 2 см, праве — 2 см, ліве — 1 . Зручність розмітки полів таким чином, згодом відображається при формуванні особової справи та збору документів у папку. Міжрядковий інтервал найкраще зробити одинарним. Це дозволить і розмістити більше інформації на одному аркуші, і не порушить структуру самого документа. Якщо раптом виникає необхідність щось особливо виділити або зробити акцент на цій інформації, то найкраще її виділити жирним шрифтом, не вдаючись до послуг підкреслення або курсиву. При такому способі текст буде виглядати органічно і стане легким для сприйняття. За структурою викладу матеріалу, резюме варто розділити на абзаци, візуально визначаючи цілісність всієї інформації. Резюме не повинно займати більше , ніж 2 сторінки формату А4.

Резюме потрібно починати з особистих даних.

Особисті дані треба подавати дуже точно: актуальну адресу, телефон, адресу електронної скриньки. Роботодавець повинен мати змогу швидко зв’язатися з заявником у разі потреби.

Далі викладаємо  Мету пошуку (Objective)  У цьому блоці важливо правильно вказати не тільки назву своєї бажаної посади, але й уточнити рівень заробітної плати.

Професійні навички  (Qualifications). Необхідно описати свій професійний рівень в даному профілі діяльності. Але , якщо мають місце додаткові навички і вміння, які перетинаються з вашим профілем роботи,  їх необхідно вказати, напр. знання іноземної мови, вміння працювати з комп’ютером, вміння водити автомобіль. Крім професійних навичок необхідно вказати і особисті, такі як акуратність, активність, ввічливість,  висока працездатність,  ініціативність,креативність, уміння працювати в команді та ін.
Досвід роботи (Experience) Цей блок описує трудову діяльність. Писати необхідно в хронологічному порядку, починаючи з останнього місця роботи. Необхідно вказувати дати періоду праці, назву компанії,  сферу діяльності,  якими проблемами займались, посаду, обов’язки.
Освіта (Education) .У цьому блоці, зазначаються дані, що підтверджують рівень і ступінь освіти. Причому, спочатку розписують основне, включаючи роки навчання, кваліфікацію або спеціальність і той навчальний заклад, в якому вона була отримана. А потім роблять посилання на додаткові курси, тренінги і семінари. Інформація про це повинна бути максимально розкрита і зручна для користування. Якщо мають місце додаткові курси (напр.. комп’ютерні або іноземної мови) їх необхідно вказати.

Рекомендаційні листи (Reference). Якщо є можливість бажано подати рекомендаційні листи з попередніх місць праці, в яких описано рівень кваліфікації, характеристика працівника, особисті дані.   

В Додатку  4 поданий розширений варіант Резюме, а в Додатку 5 – коротший.

 

ВИСНОВКИ.

 

У даній роботі були розглянуті і обґрунтовані теоретичні і практичні рекомендації щодо оволодіння технікою швидкого друку на комп’ютері, подана методика застосування клавіатурних тренажерів, набуття навичок друку в текстовому процесорі Word, а також розглянуті основні  документи, що застосовуються у міжнародному діловодстві, їх структура , форматування і сфера застосування.

 

 

Додаток 1

 

Додаток  2

 

 

07/06/2018

 

Association of Writers & Writing Programs

5700 Rivertech Ct, Suite 225
Riverdale Park, MD 20737-1250

Dear Hiring Manager:

EXPERIENCE

I'm writing to apply for the position of Conference Registration Coordinator.  I am confident that my skills are well-aligned with the role, and that I would be an excellent fit for the company.

My work has enhanced my experience in conferences, meetings and event management At the National Nanotechnology Coordination Office (NNCO) and the World Technology Evaluation Center (WTEC) I was responsible for planning, managing and coordinating joint high-level meetings, workshops, conferences, and retreats funded by U.S. Federal Government Agencies such as the Department of State, National Science Foundation, and National Institutes of Health. I have excellent organizational, administrative, and interpersonal skills; I am efficient in problem solving, work successfully in team environments, and complete projects on schedule and within set budgets.

My strong experience in meetings, conferences, and symposia management and coordination implementing federal meeting planning principles: including draft budgets and monitor expenses; manage housing; prepare meal plans and room and floor layouts; handle speakers; manage vendor contracts and relationships including transportation, AVs and arrange travel; assist in obtaining visas; website and database administration and email list management systems will make me a very strong candidate for this position. I am proficient in maintaining correspondence, including meeting notifications, annual dues billing, and monthly newsletters;  coordination and follows-up with vendors, hotels, speakers, exhibitors, Committees, Divisions and client POCs on details of assigned meetings. I am a detail - oriented, able to coordinate effectively a number of activities simultaneously, capable to coordinate projects with general supervision, meet deadlines. I have a professional demeanor especially while working under pressure and am proactive and positive. I am available for travel, working evenings, weekends, and immediate employment.

 

Sincerely,

 

Halyna Paikoush, Sales Manager

r.n. Martin Bronson

c Marylou Simpson

 

 

Додаток 3

 

 

MEMORANDUM

 

TO:               Warren E. Latouch, Director of Administration

FROM:         Carla M. Boniface, Chief of Personnel

DATE:          May 21, 2018

SUBJECT:    Employee Evaluation Program

                  As the company continues to expand, it is dtsirable that we establish an effective program for evaluating the performance of all our employees. A sound evaluating program offers many advantages to both the company and our employees, including the following:

1. Assist employees in judging their own value and     accomplishments.

    2.Provides managers with information which they may use to determine promotions

       or lateral reassignments in order to make the most effective use of each employee’s

       abilities.

 

                  Attachment

 

 

Додаток 4

 

 

ALICE  M. WIGGINS

2274 Congswell Road  Baltimore MD 9107-4567 alicewe@verizon.net

 

 

              SKILLS/PROFILE

• Multilingual, versatile, and experienced project and events manager, primarily for U.S. Federal Government agencies and educational institutions working with international organizations, interpreter/translator.
• 16 years’ experience planning and developing programs, executing events, preparing budgets, and negotiating contracts, six of those years for programs specifically focused on Ukraine.
• Efficient in meeting deadlines, making decisions, and executing events within allotted budgets and time frames.
• Proven ability to manage complex, fast-paced projects, work well with team members, and coordinate intricate logistics.
• Outstanding interpersonal communication skills, especially in diverse environments, with strong oral and written skills in English, Ukrainian and Russian; also conversant in Polish and knowledgeable in French and Serbo-Croatian.
• Computer proficiency in software for administrative, communications, and accounting tasks: Microsoft Office Suite (Access, Excel, PowerPoint, Publisher, and Word, including Cyrillic language modules) and QuickBooks.

 

PROFESSIONAL EXPERIENCE

 

• Freelance, Volunteer, and Community Work Nov. 2012- to present Events Planning and Management Consultant, Interpreter/Translator (Ukrainian/Russian) Fundraising events: United Ukrainian American Relief Committee and St. Michael UCC Charitable Fund (2013–present), Ukrainian Genocide Victims Memorial opening events.
• Event management and assistance for various communities and individuals, e.g., Ukrainian Community in Baltimore, various events (2014–2018), two Power of Grassfed Beef presentation and meeting in Bethesda, MD Translation and editing for book, Centennial Anniversary of the Ukrainian Catholic Church in Baltimore (2012–2013).
• Event management, two WTEC events, November–December 2013.
• Translator/interpreter (English, Russian, Ukrainian), Baltimore, MD (1991 – present), (e.g.: International Monetary Fund; Partners in Economic Reforms; misc. U.S. private organizations and individuals).
• Writing/editorial assistance to Eastern European visitors to the United States with paperwork for tourist visa extensions and change of legal immigration status (ongoing), interpretation and translation.

 

Events Manager/ Project Coordinator

National Nanotechnology Coordination Office (NNCO), Arlington, VA

World Technology Evaluation Center, Inc. (WTEC), Baltimore, MD Apr. 2001 – Oct. 2012

NNCO (Jan. 2008-to Oct. 2012): Under a WTEC contract, planned and managed 16 interagency workshops and conferences including 2 international on nanotechnology in support of the National Nanotechnology Initiative and the NSET Subcommittee of the White House Office of Science and Technology: negotiated contracts, prepared and monitored budgets and logistics, prepared materials, ascertained contract fulfillment, reimbursed participants, and submitted financial reports, communicating regularly with organizers, presenters, and event staff. Researched and compiled a daily online nanotechnology digest for the interagency nanotech community.

WTEC (Apr. 2001 – Jan. 2008): Participated in all stages of 29 WTEC-organized international technology assessment studies by expert panelists, with particular responsibility for planning, setup, and logistical support of public workshops and panel presentations for up to 100 participants, including sponsors, members of the scientific community, and the general public. For 5 studies, participated in overall study design and management and in preparing study proposals for submission to funding agencies.

Independent Consultant/Project Manager (project in Ukraine)

Loyola University Maryland, Baltimore, MD, and WTEC Apr. 2001 – Oct. 2006

Deaf Workforce Education in Ukraine, a 3-year pilot program funded by the U.S. Department of State at $300,000 and managed by Loyola and WTEC: Co-authored the proposal; developed the work plan; travelled 6 times to Ukraine to select subcontractors; planned and participated in the U.S.–Ukrainian workshop at Loyola University for representatives of the Ukrainian deaf community;

Coordinator, U.S. Department of State Program

Loyola University Maryland and the International Technology Research Institute (ITRI) Apr. 2000 – Apr. 2002

Distance Learning System for Business Management in Ukraine, a 2-year program funded by the U.S. Department of State at

$280,000 and managed by Loyola and WTEC: Directed the program; developed the work plan; managed program finances

and monitored the budget; organized the workshop at Loyola University for Ukrainian business managers; provided

logistics support, provided interpreting and translation services in Ukrainian and Russian; and prepared interim and final

program reports to the State Department.

Program Coordinator/Office Manager, Interpreter/Translator

Loyola University in Maryland, Baltimore, MD /International Technology Research Institute Nov. 1997 - Mar. 2000

EDUCATION/TRAINING

BA–MA 5-year program (1979), Foreign Languages, Lviv National University, Lviv, Ukraine (Evaluated by Education International in 1996 as the equivalent of a U.S. Master’s Degree)

Executive Management Program, Sellinger School of Business and Management, Loyola University Maryland, Baltimore, MD, Certificate (1998)

Planning Made Easy Seminar, Park University Enterprise, Baltimore, MD, Certificate

Federal Travel Training Course, National Science Foundation, Arlington, VA

Currently pursuing online Project Management Professional (PMP) coursework towards PMP cerification

 

Додаток 5

 

                                                  СПИСОК  ЛІТЕРАТУРИ

 

1. Jerry W. Robinson, Ed.D.,  Keyboarding, Formatting, and Document     processing, South-Western Publishing CO., 1997 (book One&Two)
2. A.Ashley, A handbook of Commercial Correspondtnce, Oxford University Press, 2001
3. Nick Brieger, Jeremy Comfort, Language Reference for Business English. Grammar, functions and communications skiils, Longman, 2000
4. Беспянська Г.В. Діловодство: навч. посіб. для дистанц. навч. / Відкритий міжнародний ун-т розвитку людини «Україна»; Г.В.  Беспянська. – К.: Університет «Україна», 2005
5. І.І.Борисенко, Л.І.Євтушенко, Англійська мова в міжнародних документах і дипломатичній кореспонденції, Київ, Вища школа, 1992
6.  Комова М.В. Діловодство / М.В. Комова. – К.: Алерта; Львів: Тріада плюс, 2007. – 220 с.
7. Крутченко Н.А. Машинопис: Навчальний посібник для вчителів та учнів технологічного профілю навчання. – Ріпки, «Ріпкинська ЗОШ № 2». – 2010
8.  Слободянюк Н.Ю. Діловодство та управлінська документація: навч. посіб. / Н.Ю. Слободянюк. – Вінниця: ВНТУ, 2004. – 79 с.