Мовні особливості уніфікації управлінських документів

МОВНІ ОСОБЛИВОСТІ УНІФІКАЦІЇ УПРАВЛІНСЬКИХ ДОКУМЕНТІВ  

ЗМІСТ

ВСТУП

1. Уніфікація управлінських документів

1.1 Напрями уніфікації упрвлінських документів

1.2 Уніфікація управлінських документів за формальною ознакою

1.3 Уніфікація управлінських документів за змістовою ознакою

2. Мовностилістичні особливості уніфікації документів

2.1 Уніфікація тексту документа

2.2 Мовностилістичні особливості документів

2.3 Загальні вимоги до створення тексту управлінського документа

ВИСНОВКИ

СПИСОК ДЖЕРЕЛ І ЛІТЕРАТУРИ

ВСТУП

Актуальність дослідження. В умовах збільшення документопотоків, обсягів документної інформації питання уніфікації документів стало гостро актуальним. Творення систем уніфікованої документації стало одним із найважливіших завдань документознавства. Мовні особливості уніфікації управлінських документів стали актуальними.

Об'єктом дослідження є уніфікація управлінських документів.

Предметом дослідження є мовні особливості уніфікації, та їх особливості.                           

Мета дослідження. З’ясувати мовні особливості уніфікації управлінських документів.

Для реалізації поставленої мети визначені такі завдання :

визначити основні напрями уніфікації управлінських документів;

розкрити уніфікацію управлінських документів за формальною ознакою;

розкрити уніфікацію управлінських документів за змістовою ознакою;

визначити мовні особливості документів;

дослідити уніфікацію тексту документа;

визначити загальні вимоги до створення тексту управлінського документа.

Джерельну базу наукового дослідження складають видання, довідники, архівні матеріали, навчальні посібники, держстандарти.       

Теоретико-методологічну основу дослідження становлять методи: порівняльний, бібліографічний, виокремлення, узагальнення, систематизації, а також елементарно-теоретичний аналіз.

1. УНІФІКАЦІЯ УПРАВЛІНСЬКИХ ДОКУМЕНТІВ

   1.1 Напрями уніфікації упрвлінських документів

Уніфікація документів – це установлення одностайного складу та форми управлінських документів, що фіксують здійснення одно типових управлінських функцій.

Уніфікація документів проводиться з метою скорочення кількості застосовуваних документів, типізації їх форм, підвищення якості, зниження трудомісткості їх обробки, досягнення інформаційної сумісності різних систем документації по однойменних і суміжних функцій управління, більш ефективного використання обчислювальної техніки.

Своєчасний менеджмент являє собою безперервний процес соціально-економічних та організаційно –технічних перетворень ,які здійснюються на основі різних підходів із використанням численних методів і засобів. Однак результативність цих перетворень великою мірою визначається наявністю ефективних зв’язків між керуючим і керованим середовищем, що забезпечує своєчасну і достовірну інформацію про поведінку чи стан об’єктів управління.

Сферою сучасного менеджменту є вся сукупність факторів, що так чи інакше впливають на ефективність виробництва і результативність діяльності підприємства чи установи. Таке розуміння сутності менеджменту вимагає з’ясування питання про необхідну і достатню кількість документів ,що функціонують в управлінському середовищі .Правильно обрана і побудована система менеджменту реалізовує свої основні функції через певні види документів. Більш конкретизовані управлінські рішення потребують використання специфічних документних форм, які засвідчують галузеву належність документів чи їх функціональне призначення. Диференціація систем документації відповідно до функцій управління дозволяє здійснити поділ певних комплексів документів і забезпечити їх функціонування в загальному інформаційному просторі .За цим принципом виділяються такі системи документації:

- галузеві;

- функціональні.

Галузеві системи документації призначені для фіксування виробничої діяльності в конкретній галузі економіки, культури, освіти, торгівлі тощо. Кількість таких систем обумовлена кількості галузей суспільної діяльності, і виникнення нових її напрямів супроводжується появою специфічних видів документів, на основі яких формується нова система документації.

Особливість функціональних систем полягає в тому, що вони можуть поширюватися на всі установи, організації і підприємства, незважаючи на їх галузеву належність.

1.2 Уніфікація управлінських документів за формальною ознакою

Уніфікація управлінських документів за формальною ознакою полягає перш за все у розробці та проектування раціональної структури систем документації, що передбачає визначення:

- переліку документів систем;

- типу носіїв із приведенням їх до однаковості на основі усталеної типізації за формою представлення уніфікованих форм документів;

- типу носіїв із приведенням їх до однаковості на основі усталеної типізації за формою представлення уніфікованих форм документів ;

- встановлення формально-логічних правил подання і розміщення інформації на носіях.

Формально уніфікація повинна відповідати фізичному рівню представлення документної інформації (формат документа ,візуальне сприйняття інформації та зон особливої уваги, пристроях).Поглиблення формалізації є одним із важливих напрямів уніфікації і стандартизації документів у сучасних умовах, що передбачає їх використання у глобальних комп’ютерних мережах.

На початкових стадіях уніфікації документів формалізації підлягали тільки документи, що призначались для обробки засобами електронно-обчислювальної техніки. Формальна уніфікація забезпечувала зручність перенесення даних на машинний носій, і такі документи отримали назву машинно орієнтованих. Пізніше, коли стало можливим автоматизоване введення даних на машині носії .такі формалізовані форми документів стали називатися машинограмами. Сучасна формалізація вимагає більш універсальних підходів, що могли б задовольнити користувачів у процесі використання ними документної інформації в будь-яких системах і мережах-від традиційних комп’ютерних технологій.

1.3 Уніфікація управлінських документів за змістовою ознакою

Уніфікація управлінських документів за змістовою ознакою виходить з аналізу змісту конкретних документів. Вона здійснюється в руслі вдосконалення системи управління, супроводжуваного комп’ютеризацією окремих її складових. Змістова уніфікація документації проводиться на основі її класифікації за різними ознаками: використання стандартизованої термінології; визначення основних положень уніфікованої системи документації;встановлення вимог до складу і змісту уніфікованих форм документів та порядку їх заповнення.

Змістова уніфікація здійснюється шляхом:

- введення обмежувальних переліків форм документів;

- створення взаємопов’язаних комплексів або окремих типових уніфікованих форм для різних видів документів, однакових або близьких за призначенням;

- уніфікації і стандартизації інформаційних складових документації.

Визначення необхідного переліку управлінських документів здійснюється у процесі організаційної розробки методів, прийомів і технологій документування, а також документаційного забезпечення функціонування управлінської системи. Основним об’єктом організаційного проектування є оперативна управлінська інформація, щодо характеру робіт ,виконуваних даним апаратом управління, групою установ одного рівня управління або галуззю в цілому. Основне завдання такої роботи полягає в уникненні дублювання форм документів та окремих показників; пошуку можливості функціонального поєднання різних документів в одній формі;розробці уніфікованих форм таких видів документів, яких бракує для повноцінного документування управлінської діяльності.

Уніфікація інформаційних складових документів, пов’язана з їх змістовою уніфікацією, передбачає розробку спільних лексико-граматичних засобів, що зробить їх загальнозрозумілими і придатними для обробки в електронному режимі. У сучасному менеджменті функціонують документи, які в залежності від сфери їх використання включають кілька десятків інформаційних блоків на певних носіях, що містять загальну або конкретну характеристику стану об’єкта управління. Для процесу управління відомості про сам документ є другорядним, тоді як достовірна інформація про стан системи управління та окремих її складових, що міститься в цих документах, має першочергове значення. На практиці ці поняття часто ототожнюються ,хоча вони не ідентичні: відмінність між ними визначається їх цільовою спрямованістю. Так, показниками оперують при обробці інформації за допомогою електронно-обчислювальної техніки. При цьому провідна інформаційна роль належить показникам, коли необхідність документа обумовлена його значенням як аргументу на користь цих показників чи підтвердження їх достовірності. Реквізит же виступає обов’язковим елементом управлінського документа, надаючи останньому інформаційної повноти і юридичної сили.

2. МОВНОСТИЛІСТИЧНІ ОСОБЛИВОСТІ УНІФІКАЦІЇ ДОКУМЕНТІВ

        2.1 Уніфікація тексту документа

Сучасний службовий документ - це перш за все письмовий текст, зафіксований засобами графіки мови слів. Мовний матеріал, що міститься в елементах оформлення документа або під внетекстових формах передачі інформації - кресленнях, схемах, діаграмах і т. д., виконує вторинну, орієнтувальну функцію.

Тексти документів з лінійним записом мови являють собою послідовність повністю синтаксично оформлених пропозицій, відповідних по стилю викладу традиції службового листування. Прикладами можуть служити доповіді, звіти, службові листи і т.д.

Трафарет - спосіб фіксації інформації у вигляді тексту з пробілами, призначеними для заповнення їх змінною інформацією, яка залежить від конкретної ситуації. Приклади трафаретних текстів - бланки довідок, посвідчень про відрядження.

Процес створення трафаретних документів - це виділення для групи однорідних документів постійних частин тексту або реквізитів та визначення обсягів прогалин для вписування мінливих відомостей. Застосування трафаретних бланків значно скорочує час, що витрачається на складання документів.

При складанні текстів-трафаретів важливо пам'ятати таку закономірність порядку слів в українській мові: постійна інформація завжди передує змінної. Тому текст трафарету не може починатися з пробілу. Постійна інформація завжди розташовується до присудка, яке є організуючим членом речення.

Анкета - спосіб просторової організації тексту, при якому постійна інформація дана у вигляді переліку питань, які передбачають строго певний набір відповідей. У вигляді анкет складаються особисті листки з обліку кадрів, зведення, особові картки, різні замовлення і т.д. Тексти анкети можна розглядати як регламентовану діалогічну мову.

У анкети є схожість з трафаретом, але є й відмінності, наприклад: неоднакова синтаксична організація мовлення; анкета - це перелік заздалегідь підготовлених питань (питання - відповідь, два пов'язаних за змістом самостійних пропозиції). Крім того, зміст анкети, як правило, виявляється більш дробовим, ніж в трафареті. Текст її розташовується по вертикалі.

Таблиця - спосіб просторової організації тексту, який передбачає внесення інформації (показників) у відповідні графи: по горизонталі - загальне найменування показників (постійна інформація), по вертикалі - конкретні дані (змінна інформація) в цифровому або словесному вираженні. Фраза в документі, виконаному у вигляді таблиці, за структурою являє собою пропозицію, в якому в ролі підмета виступають показники документів, а в ролі присудка - їх числові або текстові відповідності.

У таблиці кількісна інформація передається словами, цифрами або змішаним способом.

Слід зазначити, що в одному документі допускається поєднувати тексти різних типів. Традиційна запис зв'язного мовлення може бути ілюстрована табличним матеріалом, вона може випереджати анкету і т. д. Форма, в якій представляються тексти документів, визначається їх характером.

Переваги уніфікації і стандартизації службових документів очевидні: за даними досліджень, уніфікований текст сприймається майже в 10 разів інтенсивніше, ніж неуніфікованих, що дозволяє прискорити роботу над прийняттям конкретного управлінського рішення; крім того, працюючи над складанням документа, його автор одержує можливість зосередити свою основну увагу на найважливіших, властивих тільки цим документом, аспектах.

При уніфікації текстів документів повинні дотримуватися такі принципи:

об'єктивне відображення в тексті змісту службової ситуації;

сувору відповідність між складом інформації і видом документа;

використання текстових формул - стійких зворотів, словосполучень, моделей пропозицій, термінів, які передбачені державними стандартами, прийнятих скорочень, умовних позначень одиниць вимірювання і т.д.

Уніфікація текстів службових документів здійснюється на підставі державних стандартів та інших інструктивних матеріалів. Вони закріплюють: вимоги до змісту документа - його об'єму, внутрішній структурі і т.д.; зразки загальної форми документів - склад реквізитів, їх розташування на полі бланка тощо; вимоги до мови документів.

Із завдань уніфікації і стандартизації випливає і необхідність у створенні шаблонів документів - єдиних за формою для кожної конкретної організації. Шаблони документів передбачають склад реквізитів, необхідних для забезпечення юридичної спроможності майбутнього документа (для кожного виду документів - свій склад реквізитів), а також відповідність потребам документування, що склалися в організації.

Композиційна стрункість документа визначається не тільки послідовністю викладу змісту та розташуванням матеріалу. Багато в чому вона залежить від характеру та обсягу відомостей, що включаються в документ.

Службовий документ бажано присвячувати одному питанню. Незалежно від того, простий документ або складний, він не повинен містити тематично різнорідних, логічно не пов'язаних між собою відомостей.

Документ повинен бути компактним, по можливості коротким. Укладач його зобов'язаний уміти лаконічно викласти суть справи, не переказуючи у вступній частині загальні положення.

      2.2 Мовностилістичні особливості документів

Розпорядчі документи - це документи, за допомогою яких здійснюється розпорядча діяльність, оперативне керівництво у певній установі, організації, фірмі, на підприємстві. Складання службових документів – важкий і складний процес, який займаєбагато часу службовців. Раціоналізувавши цей процес можна добитися економії часу, підвищити культуру документування і управлінської праці. У роботі з документуванням велику роль грає словесне оформлення рішень, дій, зв’язків. При підготовці документів слід пам’ятати, що мова не є пасивним фіксатором прийнятих рішень, а виконує активну стимулюючу роль в управлінській діяльності. Так, дієвість директивної та розпорядчої документації значною мірою забезпечується імперативом – наказовою інструкцією мови наказів, розпоряджень постанов. Відповідних мовних конструкцій потребують документи, що викладають прохання, вимогу, подяку. Ділове мовлення, ділова мова, ділове службове письмо – поняття визначені. У кожній групі стилів є свої різновиди. Так, художньо – белетристичний стиль включає прозовий і поетичний; суспільно – публіцистичний стиль газетно журнальний та літературно критичний. Офіційно-діловий стиль має спецефічні властивості від розмовного мовлення та інших стилів літературної мови. При підготовці тексту документа обов’язкове дотримання таких основних принципів: об’єктивності змісту та нейтральності тону, повноти інформації та стислості викладу, типізації мовних засобів і стандартних термінів. Службові документи, як правило, оформляються від імені юридичної особи установи або її структурного підрозділу. Форми вираження суспільних інтересів у службових документах повинні відповідати нормам адміністративного права. У наші дні одним із сильних засобів впливу на мову мас є друковане слово. Із книг і журналів читачі черпають не тільки спеціальні знання, ай приклади правильного і образного викладу думок. Однак ще дуже часто трапляються відхилення від літературних норм. Стислість викладу досягається шляхом заміни складних речень простими.

Комплекс взаємопов'язаних документів, що регламентують структуру, завдання і функції підприємства, організацію його роботи, має рацію, обов'язки і відповідальність керівників і фахівців підприємства, називається організаційними документами. Організаційні документи представлені статутами, положеннями, зокрема про структурні підрозділи, інструкціями, зокрема посадовими, правилами. Складання службових документів – важкий і складний процес, який займає багато часу службовців. Раціоналізувавши цей процес можна добитися економії часу, підвищити культуру документування і управлінської праці.

Отже, у роботі з документуванням велику роль грає словесне оформлення рішень, дій, зв’язків. При підготовці документів слід пам’ятати, що мова не є пасивним фіксатором прийнятих рішень, а виконує активну стимулюючу роль в управлінській діяльності. Так, дієвість директивної та розпорядчої документації значною мірою забезпечується імперативом – наказовою інструкцією мови наказів, розпоряджень постанов. Відповідних мовних конструкцій потребують документи, що викладають прохання, вимогу, подяку.

2.3 Загальні вимоги до створення тексту управлінського документа

Текст - головний реквізит, завдяки якому складається та оформлюється весь документ. Приступаючи до складання документа, насамперед слід визначити його доцільність, впевнитись у відповідності змісту, що має у ньому бути, компетенції даного суб'єкта, правильно вибрати вид документа для фіксації управлінської дії.

Вид документа в багатьох випадках передбачає його стиль, характер викладу тексту. Однак у практиці документування існують загальні вимоги, які ставляться до всіх документів.

При підготовці тексту документа рекомендовано дотримуватися таких правил:
1. Замінювати складні речення простими, що сприяє прискореному сприйняттю тексту документа.

2. Уживати стійкі (трафаретні) словосполуки, що виражають стандартні аспекти змісту (з метою надання допомоги, у зв'язку з погіршенням стану, згідно з рішенням комісії). Такі стійкі словосполучення й стандартні вирази полегшують сприйняття службового документа, а також увесь процес його складання, дозволяючи не витрачати час на пошуки формулювань.
3. Вживати прямий порядок слів у реченні (підмет передує присудкові; означення - перед означуваним словом; додатки - після керуючого слова; вставні слова - на початку речення) у тому випадку, коли логічний наголос падає на об'єкт дії. Вживати зворотний порядок слів (присудок, а потім підмет) тоді, коли логічний наголос падає на саму дію.

4. З метою скорочення тексту можна вживати дієприслівникові звороти, за допомогою яких можна сформулювати причини, що викликали прийняття того чи іншого управлінського рішення. Дієприслівниковим зворотом треба починати, а не завершувати фразу.

5. Замінювати займенники іменниками.

6. Не вживати емоційних виразів та суб'єктивного ставлення до викладеного явища. В управлінській документації не повинно бути оцінки фактів, що констатуються у тексті документа). Тон службового документа нейтральний.
7. Слід пам'ятати, що автором управлінського документа є юридична особа, і через це його текст викладається від третьої особи.

8. У розпорядчих документах слід вживати мовні конструкції наказового характеру - наказую (у наказі), пропоную (у вказівках). Правила побудови документів допоможуть виробити точний, стислий, ясний та послідовний стиль ділового мовлення.

9. Уживати інфінітивні конструкції: створити комісію, надати допомогу, забезпечити матеріально...

10. Щоб не виявляти гостроти стосунків з партнером, активну форму дієслів слід замінювати на пасивну.

11. Використовувати скорочення слів, складноскорочені слова й абревіатури, які пишуться у документах за загальними правилами: р-н, обл., р/р, a/c.   

Отже, при створенні тексту управлінського документа необхідно дотримуватися певних правил, щоб краще, ефективніше і скоріше зрозуміти текст управлінського документа.

ВИСНОВКИ

Отже, проаналізовані нами джерела, література і держстандарти показують, що уніфікація управлінських документів за формальною ознакою полягає перш за все у розробці та проектування раціональної структури систем документації. Уніфікація документів проводиться з метою скорочення кількості застосовуваних документів, типізації їх форм, підвищення якості, зниження трудомісткості їх обробки, досягнення інформаційної  сумісності різних систем документації по однойменних і суміжних функцій управління, більш ефективного використання обчислювальної техніки.

Мова документів є офіційною і діловою, що зумовлює високий рівень уніфікації тексту документів. Текст документів має певні властивості та ознаки, яких необхідно дотримуватися при складанні тексту управлінського документа. Саме мовні особливості та уніфікація тексту управлінських документів підвищують ефективність роботи та функціонування. Щоб це зробити необхідно дотримуватися певних мовних правил.

Отже, мовні особливості уніфікації управлінських документів є важливою складовою для правильного складання документів та їх ефективного функціонування.

                       СПИСОК ДЖЕРЕЛ І ЛІТЕРАТУРИ:

1. ДСТУ 3843–99. Державна уніфікована система документації. Основні положення.– К.: Держстандарт України, 2000.– 7 с.

2. ДСТУ 3844–99. Державна уніфікована система документації. Формуляр-зразок. Вимоги до побудови.– К.: Держстандарт України, 2000.–    8 с.

3. Бездрабко В. В. Управлінське документознавство: Навч. посіб. – К., 2006. – 208 с.

4. Гончарова Н. І. Документаційне забезпечення менеджменту: Навчальний посібник. – К.: Центр навчальної літератури, 2006. – 260 с.

5. Палеха Ю. І. Документаційне забезпеченні управління: Підручник. – К.: МАУП, 1997. – 344 с.

6. Палеха Юрій. Управлінське документування: Навч. посібник: У 2 ч. Ч. 1. Ведення загальної документації (зі зразками сучасних ділових паперів). – К.: Вид-во Європ. ун-ту, 2001. – 327 с.