Наукова розробка "Загальна характеристика систем управління базами даних"

ЗАГАЛЬНА ХАРАКТЕРИСТИКА СИСТЕМ УПРАВЛІННЯ БАЗАМИ ДАНИХ

1. Технології пошуку та відбору інформації з таблиць БД підприємства із застосуванням запитів вибірки та параметричних запитів.
2. Технології введення, видалення та оновлення інформації із застосуванням запитів дії.
3. Технології виведення інформації із застосуванням перехресних запитів та запитів на створення нової таблиці.
4. Класифікація запитів Access. Режими відображення запитів.
5. Створення розрахункових полів.

1. Існує чимало різних видів запитів, але найпростіші з них і, до того ж, використовувані найбільше часто - це запити на вибірку. З них і прийнято починати знайомство зі створенням запитів. Мета запиту на вибірку полягає в створенні результуючої таблиці, у якій відображаються тільки потрібні за умовою запиту дані з базових таблиць.

Як і інші об'єкти Access 9х, запити можна створювати автоматично за допомогою "Мастера” або вручну. І, як звичайно, на етапі навчання краще не користуватися "Мастeром”, щоб відчути роботу з запитами "кінчиками пальців".

Для цього існує спеціальний вид запиту - запит із параметром.

1. Припустимо, що в базі даних є таблиця, у якій містяться всі результати чемпіонатів світу з футболу. Наша задача: створити запит, за допомогою якого користувач може визначити, у якому році та або інша команда займала перше місце, причому вибір цієї команди - його особиста справа.

2. Для цієї мети служить спеціальна команда мови SQL, що виглядає так: LIКЕ [ .]. У квадратних скобках можна записати будь-який текст, звернений до користувача, наприклад:

LIКЕ [Введіть назву країни]

3. Команду LIКЕ треба помістити в рядку "Условие отбора” і в те поле, по якому робиться вибір. У нашому випадку це стовпець збірних, що займали перші місця в чемпіонатах світу з футболу.

4. Після запуску запиту відкривається діалогове вікно, у якому користувачу пропонується ввести параметр.

5. Якщо в якості параметра ввести слово "Бразилія”, те видається результуюча таблиця, що містить запису по тим чемпіонатам, коли збірна Бразилії ставала чемпіоном.

6. Якщо в якості параметра ввести слово "Італія”, то результуюча таблиця буде іншою.

Зрозуміло, у нашій невеликій таблиці і без запиту неважко знайти збірні, що займали призові місця. Але без запиту не обійтися, якщо в базі містяться сотні тисяч записів, причому розташовані в різних таблицях.

Уведення  конкретних  значень  до  бланка  запиту  певним  чином  обмежує  застосування

створеного  запиту.  Так,  для  відображення  відомостей  про  заповідники  України  потрібно створити  один  запит,  про  заповідники  Італії —  другий,  Росії —  третій тощо.  У  середовищі

СУБД Access можна створити універсальний запит, в якому конкретну назву країни користувач

буде  вводити під  час  виконання  запиту  в  діалоговому  вікні. Для  виведення  діалогового  вікна

застосовується параметр запиту.

Параметр  запиту  зазвичай  визначається  в  рядкові Умова  відбору. Для  поля,  за  яким

відбувається відбір записів, у рядкові Умова відбору записують текст-підказку у квадратних

дужках.  При  виконанні  запиту  цей  текст  буде  виведено  в  діалоговому  вікні,  а  введене

користувачем значення застосовано як критерій відбору.

2. Обчислення в запитах

Подивіться на таблицю результативності команд у фінальних іграх чемпіонатів світу з футболу. У ній є дані про те, скільки ігор зіграла та чи інша команда, є і дані про те, скільки вона забила м'ячів, але немає таких відомостей, як, наприклад, середнє число голів, що забиваються в одній зустрічі. Однак таке поле можна створити за допомогою запиту. Поле, вміст якого є результатом розрахунку по вмісту інших полів, називається полем, що обчислюється .              

Перед тим , як ми навчимося створювати і використовувати поля,що обчислюються, варто звернути увагу на те, що поле,що обчислюється, існує тільки в результуючій таблиці. У вихідних таблицях таке поле не створюється, і при роботі звичайного запиту таблиці не змінюються. Чи не правда, це дуже розумно? Кожний, хто звертається до бази, може за допомогою запитів як завгодно маніпулювати даними й одержувати будь-які результати, але при цьому вихідні таблиці залишаються незмінно однаковими для всіх користувачів.

1. Для створення запиту, що робить обчислення, служить той же самий бланк запиту за зразком. Різниця тільки в тому, що в одному із стовпців замість імені поля записують формулу. У формулу входять поміщені в квадратні дужки назви полів, що беруть участь у розрахунку, а також знаки математичних операцій, наприклад такі:

Результативність : [Забита] / [Гри]

тобто, назва нового поля : Поле_1 / Поле_2

2. У вузький стовпець непросто записати довгу формулу, але якщо натиснути комбінацію клавіш SHIFT+F2, то відкривається допоміжне діалогове вікно, що називається "Область ввода”. У ньому можна ввести яку завгодно довгу формулу, а потім натисненням лівої клавіші миші на кнопці ОК перенести її в бланк запиту за зразком.

3.Якщо включити відображення поля, що обчислюється, результати розрахунків будуть видаватися в результуючій таблиці.

4.Ніщо не перешкоджає зробити поле,що обчислюється, полем сортування, щоб не тільки одержувати нові результати, але й аналізувати їх. Подивіться, як змінюється положення російської збірної після сортування по полю, що обчислюється.

Запити на зміну

Вище ми говорили про те, що усі види запитів на вибірку створюють тимчасові результуючі таблиці. Базові таблиці при цьому не змінюються. Проте, спеціально для розробників баз даних існує особлива група запитів, що називаються запитами на зміну. Вони дозволяють автоматично створювати нові таблиці або змінювати вже наявні. Логіка використання запитів на зміну така:

• створюється запит на вибірку, що відбирає дані з різних таблиць або самий створює нові дані шляхом обчислень;

• після запуску запиту утвориться тимчасова результуюча таблиця;

• дані з цієї тимчасової таблиці використовують для створення нових таблиць або зміни існуючих.

Існує декілька видів запитів на зміну. Самий простий і зрозумілий - це запит на створення таблиці. Повернемося до прикладу з розрахунком середньої кількості забитих м'ячів.

1. Припустимо, що розробник таблиці "Підсумки по командах” захотів включити в неї поле "Результативнiсть”. Звичайно, він може розрахувати середню кількість м'ячів, забитих за гру кожній командою, але якщо ввести в таблицю таке поле, то доведеться заповнювати його вручну. Для таблиць, що містять багато записів, це рішення неприйнятне.

2. Простіше створити запит на вибірку, у який увійдуть усього поля базової таблиці плюс нове, яке обчислюється, поле.

3. Натиснення лівої клавіші миші на кнопці "Вид” дозволяє переконатися, що запит працює як треба і створює результуючу таблицю, більш повну ніж базова. Тепер можна дати команду на створення нової базової таблиці, рівній результуючій.

4. Ця команда знаходиться в меню "Зaпрос”, що доступно тільки в режимі "Конструктора”.

5. У тому ж меню присутні команда для створення запитів на відновлення даних, на додавання записів і на вилучення записів. Всі вони відносяться до запитів на зміну і працюють аналогічно, змінюючи базові таблиці відповідно до даних результуючих таблиць.

3. Перехресні запити є аналогами зведених таблиць у Excel.

В перехресному запиті відображаються результати статистичних розрахунків таких як суми, кількість записів, середні значення, тощо, виконані за даними одного з полів таблиці. Ці результати групуються по двох наборах даних, один з яких розміщується у лівому стовпці таблиці, формуючи таким чином заголовки рядків, а другий – в горішньому рядку, формуючи таким чином заголовки стовпців перехресної таблиці.

горитм створення перехресного запиту

Здійснити процедуру підготовки перехресного запиту.

Вибрати поле або поля, значення яких повинні бути представлені в запиті як заголовки рядків.

Вибрати поле, значення якого повинно бути представлено у запиті як заголовок стовпчиків.

Вибрати поле, значення якого слід використовувати при створенні перехресної таблиці, тобто поле, значення якого заноситимуться на перехрещення рядків і стовпчиків таблиці. Вказати операцію, яку слід здійснити, якщо таке значення не одне. Значення може задаватися лише для одного поля.

У рядку Групповая операция вибрати статистичну функцію, яку буде використано у підсумковому стовпці при заповненні перехресної таблиці (наприклад, Sum, Avg, Count).

Запит на створення таблиці отримує дані з однієї або кількох таблиць, а потім завантажує набір результатів до нової таблиці. Ця нова таблиця може міститись у поточній або новій базі даних.

Зазвичай запити на створення таблиці використовуються для копіювання або архівування даних. Наприклад, є таблиця (або таблиці) із даними про минулі продажі, ці дані використовуються у звітах. Показники продажу не можна змінити, оскільки ці транзакції відбулися принаймні день тому, а постійне виконання запиту для отримання даних може тривати певний час — особливо якщо виконується складний запит для великого обсягу даних. Завантаження даних до окремої таблиці й використання цієї таблиці як джерела даних може зменшити робоче навантаження й створити зручний архів даних. Слід пам’ятати, що дані в новій таблиці є лише знімком; вони не пов’язані та не підключені до вихідної таблиці чи таблиць.

Процес створення запиту на створення таблиці складається з таких основних кроків:

Дозвіл на відкриття бази даних, якщо її не підписано або вона міститься не в надійному розташуванні. Інакше запити на змінення (додавання, оновлення та створення таблиці) не виконуватимуться.

Створення запиту на вибірку в поданні конструктора для запиту та змінення цього запиту для повернення потрібних записів. Можна вибрати дані з кількох таблиць і фактично можна змінити звичайну структуру даних. Наприклад, можна розмістити в одній таблиці дані про клієнта, перевізника й постачальника: це те, що не робиться в робочій базі даних із відповідно впорядкованими таблицями. Можна також використовувати в запиті критерії для подальшого настроювання або звуження набору результатів.

Для отримання додаткових відомостей про впорядкування даних див. статтю Основи розробки баз даних.

Перетворення запиту на вибірку на запит на створення таблиці, вибір розташування нової таблиці та виконання запиту для створення таблиці.

4. Припустимо, що на великому підприємстві є величезна база даних «Кадри», що містить найдокладніші відомості про кожного співробітника. Крім формальної інформації база може містити і конфіденційну, наприклад відомості про заробітну плату. Вся ця інформація зберігається в базових таблицях. Працювати з базою даних «Кадри» можуть різні підрозділи підприємства, і усім їм потрібні різні дані. Не все те, що дозволено знати службі безпеки підприємства, повинно бути доступно головному лікарю, і навпаки. Тому доступ користувачів до базових таблиць закривають.

Для доступу до даних є інший, набагато більш гнучкий і зручний засіб - запити. Для однієї і тієї ж таблиці можна створити багато різних запитів, кожний із який зможе добувати з таблиці лише малу частину інформації, але саме ту частину, що у даний момент необхідна. У співробітника бухгалтерії повинний бути запит, що дозволить визначити скільки днів у році через хворобу був відсутнім той або інший працівник, але в нього не повинно бути запиту, що дозволяє дізнатись, чим він хворів і де лікувався, а в головного лікаря такий запит бути повинний.

У результаті роботи запиту з загальної вихідної бази формується результуюча таблиця, що містить частину загальної інформації, що відповідає запиту.

Важливою властивістю запитів є те, що при створенні результуючої таблиці можна не тільки вибирати інформацію з бази, але й обробляти її. При роботі запиту дані можуть упорядковуватися (сортуватися), фільтруватися (відсіюватися), об'єднуватися, розділя-тися, змінюватися, і при цьому ніяких змін у базових таблицях може не відбуватися.

Результати обробки позначаються тільки на змісті результуючої таблиці, а вона має тимчасовий характер, і іноді її навіть називають моментальним знімком.І ще одною цінною властивістю запитів є їхня можливість виконувати підсумкові обчислення. Запит може не тільки видати результуючу таблицю, але і знайти, наприклад, середнє (найбільше, найменше, сумарне і т.п.) значення по якомусь полю.

Запит - один з найбільш потужних обєктів MS Access, який дозволяє ефективно представити інформацію, що містять таблиці, з певними властивостями. В деякому розумінні запит подібний до фільтрів, коли з таблиць будується виборка за певною умовою. Але на відміну від фільтру запит дозволяє отримати більш змістовний результат. Перш за все, це пояснюється тим, що фільтр дає інформацію для перегляду (друку), але, на відміну від запиту автоматично не зберігається, як окремий об¢єкт бази даних. Запити, маючи таку властивість, дозволяють динамічно поновлювати інформацію у своїх таблицях, якщо у таблицях бази даних виникла зміна інформації. Крім цього, запит має і зворотню дію: якщо змінювати інформацію у його таблицях, то таблиці бази даних, на базі яких побудований запит, будуть адекватно змінювати свою інформацію.

Бази даних можуть містити тисячі і десятки тисяч записів. Типову задачу опрацювання даних формулюють так: серед записів відшукати в БД ті, які задовольняють деякий критерій (умову) і вивести їх на екран, папір чи створити з них іншу таблицю.

Для відшукання потрібних даних використовують фільтри і запити. Фільтри застосовують у випадку нескладних умов пошуку і виведення даних на екран чи папір.

5. Створення розрахункових полів. У запиті можна створювати поля, значення яких розраховуються за допомогою заданого виразу. Під час запису виразу треба дотримуватися певних правил:

·                      імена таблиць, запитів, звітів, полів та елементів управління повинні братися у квадратні дужки (наприклад, [назва матеріалу]). Якщо ім’я не містить пропусків та спеціальних символів, тоді дужки є необов’язковими;

·                      ім’я поля відокремлюється від імені таблиці (запита) крапкою;

·                      текст береться у лапки (наприклад, “мідь”);

·                      дата/час супроводжуються символом # (наприклад, #12.12.00#).

Вираз може містити стандартні функції. Розглянемо деякі з них:

1.                   Математичні функції:

2.                   Логічна функція:

IIF(<умова>;<вираз1>;<вираз2>)

3.                   Функції перетворення типів даних:

· перетворення даних текстового типу у числовий — VAL(x);

· перетворення даних числового типу у текстовий — STR(x);

· перетворення даних текстового типу на тип дати DATEVALUE(х);

· перетворення даних типу ДАТА у текстовий тип CDATE(х).

4.                   Функції дат:

· поточна дата — NOW()