Обов'язкові вимоги щодо організації роботи з документами у школах встановлено Інструкцією з діловодства у закладах загальної середньої освіти. Згідно з нею керівник закладу має затвердити шкільну інструкцію, розроблену на її основі, та призначити особу, відповідальну за організацію діловодства. З моменту затвердження Інструкції були прийняті та набули чинності декілька нових законодавчих актів щодо ведення діловодства, які мають широку сферу застосування та мають бути враховані й закладами освіти. Аби допомогти освітянам забезпечити дотримання нормативних вимог у документуванні управлінської інформації, ми підготували вибірковий огляд Інструкції з урахуванням новацій.
Назва документа
Назви видів документів мають відповідати назвам, передбаченим Національним класифікатором управлінської документації НК 010:2021, який набрав чинності з 19.04.2021 (відповідно Державний класифікатор ДК 010-98, зазначений в Інструкції, втратив чинність). Він містить класифікацію документів, розроблену для практичного використання юридичними особами незалежно від організаційно-правової форми та форми власності. У Класифікаторі представлені такі класи уніфікованих систем документації:
- організаційно-розпорядча документація;
- первинно-облікова документація;
- банківська документація;
- фінансова документація;
- документація із праці, соціальних питань і соціального захисту населення;
- бухгалтерсько-облікова документація;
- документація з Пенсійного фонду.
Оформлення реквізитів організаційно-розпорядчої документації та порядок їх розташування мають відповідати Національному ДСТУ 4163:2020, який виданий на заміну ДСТУ 4163-2003.
Бажаєте дізнатися більше про роботу з нормативними документами? Долучайтеся до Всеукраїнської інтернет-конференцію «Робота з нормативною документацією у сфері освіти», яка відбудеться 01.12.2022! Під час її проведення досвідчені вчителі-практики, освітні експерти та представники шкільної адміністрації поділяться власним досвідом з цього питання й нададуть корисні поради.
Накази
Цей розпорядчий документ видає керівник закладу освіти в межах своєї компетенції і є обов’язковим для виконання всіма підлеглими. Шкільні накази класифікуються за групами, кожна з яких має окрему порядкову нумерацію (у більшості груп до реєстраційного індексу через дефіс додається літерна відмітка):
- накази з основної діяльності;
- накази з адміністративно-господарських питань (№3 – г);
- накази з кадрових питань закладу (№ 2–к);
- накази з руху учнів (№ 2–у).
Інструкцією встановлено вимоги до створення та оформлення цього виду документів, згідно з якими накази мають:
- нумеруватись в порядку їх видання в межах календарного року;
- оформлюватись на спеціальному бланку;
- підписуватись керівником (за його відсутності – особою, яка виконує його обов’язки);
- реєструватись в окремих журналах реєстрації відповідних груп наказів.
Заголовок наказу має починатись з прийменника «Про» та складатись за допомогою віддієслівного іменника («Про затвердження...», «Про створення...») або іменника («Про підсумки...») й містити стислий зміст документа.
Текст всіх груп наказів, крім кадрових питань, має складатись з двох частин:
- констатуючої (преамбули). Тут зазначається підстава, обґрунтування або мета видання наказу. Якщо він видається на підставі іншого розпорядчого документа, зазначають його повну назву, автора, дату, номер та заголовок;
- розпорядчої. Вона починається із слова «НАКАЗУЮ», яке друкується з нового рядка великими літерами без відступу від лівого поля і лапок, після чого ставиться двокрапка.
Протоколи
Це документ, у якому фіксується перебіг ведення засідань, ухвалення рішень дорадчими та колегіальними органами чи комісіями. Під час оформлення цих документів потрібно дотримуватись таких вимог:
- протоколи засідань педагогічної ради нумеруються в межах навчального року, протоколи виборних органів – у межах їхніх повноважень (нумерація за кожною групою ведеться окремо);
- датою протоколу є дата проведення засідання;
- заголовок протоколу має відображати вид засідання (нарада, збори, конференція) або колегіальної діяльності (комісія, рада, збори, робоча група) і включати назву виду документа;
- протоколи засідань педагогічних рад та інших дорадчих і колегіальних органів оформлюються у стислій формі, тобто фіксуються лише прийняті рішення без деталізації перебігу обговорення питання. Протоколи загальних зборів колективу можуть складатися у повній формі за відповідним рішенням;
- у списку присутніх можуть зазначатись посади запрошених осіб та найменування установ (у разі потреби за рішенням відповідного органу);
- якщо кількість присутніх перевищує 15 осіб, у протоколі зазначається їх загальна кількість з посиланням на список (додаток до протоколу);
- протокол підписує головуючий на засіданні колегіального (дорадчого) органу та секретар (за наявності). Протокол засідань комісій підписують усі члени комісії.
Текст протоколу складається зі вступної та основної частин. У вступній частині протоколу зазначають:
- прізвища та ініціали голови, секретаря, запрошених і присутніх осіб;
- порядок денний (перелік розглянутих на засіданні питань). Слова «Порядок денний» друкуються від межі лівого поля, після них ставиться двокрапка. Питання нумеруються арабськими цифрами, друкуються з абзацу та розпочинаються з прийменника «Про».
Основна частина протоколу складається з розділів, які відповідають пунктам порядку денного, і будуються за такою схемою:
- для стислої форми протоколів: «СЛУХАЛИ – УХВАЛИЛИ»;
- для повної форми протоколів: «СЛУХАЛИ – ВИСТУПИЛИ – УХВАЛИЛИ». Після слова «ВИСТУПИЛИ» фіксуються виступ особи, яка взяла участь в обговоренні, із зазначенням посади, прізвища та ініціалу імені у називному відмінку. Тексти виступів у протоколі викладаються від третьої особи однини.
Після слова «СЛУХАЛИ» з нового рядка зазначаються відомості про доповідача (прізвище та ініціал імені). Текст або тези доповіді, оформлені як окремі документи, до тексту протоколу не включаються (після відомостей про доповідача ставиться тире і зазначається «Текст доповіді додається до протоколу»).
Після слова «УХВАЛИЛИ» фіксується прийняте рішення з обговорюваного питання, яке має включати складові, що чітко відповідають на такі питання:
- кому?
- що зробити?
- в який строк?
Якщо приймається рішення про схвалення, погодження, затвердження документа, який обговорювався на засіданні, він додається до протоколу. У разі розгляду інших документів, вони оформлюються у вигляді додатків (з нумерацією арабськими цифрами), а у відповідних пунктах протоколу проставляються на них посилання.
Затвердження документів
Гриф затвердження розміщують у правому верхньому куті першого аркуша документа. Якщо документ затверджує посадова особа в межах своїх повноважень, гриф складається з таких компонентів:
- слово ЗАТВЕРДЖУЮ;
- найменування посади;
- особистий підпис, власне ім'я та прізвище особи;
- дата затвердження.
Приклад:
ЗАТВЕРДЖУЮ
Директор ЗОШ (скорочена назва школи за Статутом)
Особистий підпис Власне ім’я ПРІЗВИЩЕ
25.11.2022
Якщо створений документ затверджено розпорядчим документом закладу освіти, гриф затвердження складається з таких складових:
- слово ЗАТВЕРДЖЕНО;
- назва виду розпорядчого документа в називному відмінку, його дата та номер.
Приклад:
ЗАТВЕРДЖЕНО
Наказ директора ЗОШ № (або Протокол засідання педагогічної ради)
25.11.2022 №3
Погодження документів
У разі потреби проведення оцінки доцільності створення документа, його обґрунтованості та відповідності законодавству здійснюється погодження документа.
Гриф погодження (схвалення) документа розміщують нижче реквізиту «Підпис» на лицьовому або зворотному боці останнього аркуша документа (якщо місця на лицьовому боці останнього аркуша не вистачає). Документ може погоджувати:
1. Посадова особа сторонньої юридичної особи, до повноважень якої належить погодження відповідних питань. У цьому разі гриф погодження (схвалення) складається з таких складових:
- слова ПОГОДЖУЮ;
- найменування посади (включаючи повне найменування юридичної особи);
- особистий підпис, власне ім'я та прізвище особи;
- дата погодження.
Приклад:
ПОГОДЖУЮ
Заступник директора (повна назва установи)
Особистий підпис Власне ім’я ПРІЗВИЩЕ
25.11.2022
2. Інший документ (лист, протокол, акт тощо). Гриф погодження (схвалення) складається з таких компонентів:
- слово ПОГОДЖЕНО (СХВАЛЕНО);
- назва виду погоджувального документа в називному відмінку;
- дата і номер.
Приклад:
ПОГОДЖЕНО
Протокол засідання педагогічної ради
25.11.2022 №3
У разі затвердження або погодження документа кількома посадовими особами або колегіальними органами, оформлюють відповідну кількість грифів. Зокрема, якщо документ затверджують/погоджують:
- дві посадові особи або два колегіальні органи – грифи розміщують на одному рівні горизонтально;
- більше двох – грифи розміщують на одному рівні горизонтально вертикальними рядками в довільному порядку.
Відмітка про ознайомлення
Відмітка про ознайомлення з документом свідчить про факт ознайомлення працівника зі змістом управлінських дій стосовно нього та складається з таких елементів:
- слова «З документом ознайомлений(-а):» (без лапок);
- особистий підпис;
- власне ім'я та прізвище;
- дата, яку кожний працівник власноручно проставляє під час ознайомлення.
У відмітці про ознайомлення з документом замість слова «документ» може бути зазначено його конкретний вид (наказ, розпорядження, акт, посадова інструкція тощо).
Приклад:
З наказом ознайомлений:
Особистий підпис Власне ім’я ПРІЗВИЩЕ
Дата
Відмітку про ознайомлення з документом розміщують нижче реквізиту «Підпис» або «Віза документа» (за наявності).
Приєднуйтеся до нашої конференції та опановуйте мистецтво роботи з нормативними документами разом із командою «На Урок»!
Щоб залишити свій коментар, необхідно зареєструватись.