Головні вимоги. Лаконічність. До розмови треба готуватися: наперед продумати вітальну етикетну формулу, тему розмови, послідовність викладу думок, завершення спілкування й прощання. За правилами телефонного етикету розмову повинен завершувати той, хто телефонує. Якщо співрозмовник старший за віком, посадою або це жінка, то треба їм дати право завершувати розмову. Під час розмови не забувайте про формули ввічливості.
Звернення. Наприклад: Шановний заступнику директора … ; Шановний пане … Заголовок. Тема листа, що стисло та влучно розкриває зміст листа. Компліменти. Наприклад: саме Ваша установа одна з перших, хто апробував нову техніку … ; завдяки Вашому професіоналізму й наполегливості вдалося … і под. Відсутність зайвого. Треба уникати надмірної ввічливості та слів, позбавлених змісту. Велика кількість особових займенників може зашкодити. Складання ділового листа
Важливість дієслів. Уживайте такі дієслова, що позначають виконану дію. Відсутність імперативу (наказовості). Уникайте директивних фраз на зразок якщо Вас зацікавила … , то зверніться до … . Бланк. Ділові листи пишуть (друкують) на фірмовому бланку. Ці правила поширюються й на складання електронного листа. Складання ділового листа