Презентація до уроку "Загальні правила оформлення документів. Стиль ділового листування. Логічні елементи тексту та порядок його викладення"

Загальні правила оформлення документів. Ділове листування11 клас. Урок 2

ЯКІ Основні логічні елементи тексту документа. У чому особливості офіційно-ділового стилю. Що таке ділове листування. ЯКІ Є загальні правила оформленнядокументів. Який порядок викладення тексту0102030405 Дізнаємось:

Загальні правила оформлення документів. Вимоги до оформлення документів. Державні стандарти. Відомчі стандарти. Власний корпоративний або фірмовий стиль

ДСТУ 4163-2003 «Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлювання документів»службові документи оформляються на папері формату А4 (210  297 мм) та А5 (210  148 мм);окремі види документів можуть оформлюватися на папері формату A3 (297  420 мм) і А6 (105  148 мм);мінімальні розміри полів складають: ліве – 30 мм; праве – 10 мм; верхнє і нижнє – по 20 мм;шрифт основного тексту – Times New Roman, розмір 12–14 пт, міжрядковий інтервал – 1–1,5 рядка, відступ першого рядка абзацу – 1,25 см;зображення емблеми організації або товарний знак розміщується біля лівого поля на одному рівні з назвою організації.

Ділове листування. Cлужбове листування – важлива частина ділового етикету. Діловий стиль – це сукупність мовних засобів, функція яких – обслуговування сфери офіційно-ділових відносин. Предметом ділового спілкування виступає діяльність організації: управлінська, виробнича, економічна, наукова, технічна і ін.

Інформація в діловому спілкуванні має бути: Офіційною. Адресною, призначеною конкретному одержувачеві, посадовцю, організації, групі організацій. Актуальною (повинна бути саме та інформація, яка необхідна в даний момент часу). Об'єктивною і достовірною. Переконливою, аргументованою. Повною і достатньою для прийняття управлінського рішення.

За змістом і призначенням ділові листи можуть бути:01020304050607Інструктивними. СупровіднимиІнформаційними. Гарантійними. Вітальними. ПодячнимиЄ також листи-прохання, листи-запити, листи-сповіщення, листи-відповіді, листи-запрошення і ін. Кожен різновид листів має свої особливості в складанні і оформленні. Рекламними

Особливості офіційно-ділового стилю документів

101. Точність, послідовність і лаконічність викладу фактів, гранична чіткість у висловленні.

112. Наявність мовних зворотів – кліше,  певна стандартизація початків і закінчень документів. Кліше – це мовні конструкції, яким властиві постійний склад компонентів, їх порядок та усталене звучання. Розрізняють прості, ускладнені та складні кліше. Прості кліше – це мовні конструкції, що складаються з двох слів: згідно з, відповідно до, вжити заходів, оголосити подяку, винести догану, брати участь тощо. Ускладнені – що мають більше двох слів: брати до уваги, згідно з оригіналом, брати активну участь, вжити суворих заходів, винести сувору догану тощо. Складні – мають у своїй структурі два простих кліше, які поєднані в один блок: відділ боротьби з організованою злочинністю, контроль за виконанням наказу залишаю за собою, наказ оголосити особовому складу академії тощо.

3. Наявність реквізитів, які мають певну черговість. Реквізит  (лат. requisition – потрібне, необхідне) — сукупність постійних елементів, з яких складаються документи. Реквізит — обов'язковий елемент, зафіксований в документі для його ідентифікації, організації обліку та надання йому юридичної сили

1 — Державний герб;2 — емблема організації;3 — зображення нагород;4 — код організації;5 — код документа;6 — назва міністерства чи відомства;7 — назва підприємства (установи, організації, фірми);8 — назва структурного підрозділу; ,9 — індекс підприємства зв'язку, поштова та телеграфна адреса, номер телетайпа (абонентського телеграфу), номер Телефону, номер рахунку в банку;10 — назва виду документа;11 — дата;12 — індекс (вихідний номер документа);13 — посилання на індекс та дату вхідного документа;14 — місце складання чи видання;15 — гриф обмеження доступу до документа;16 — адресат;17 — гриф затвердження;18 — резолюція;19 — заголовок до тексту;20 — позначка про контроль;21 — текст;22 — позначка про наявність додатка;23 — підпис;24 — гриф погодження;25 — візи;26 — відбиток печатки;27 — позначка про завірення копії;28 — прізвище виконавця та номер його телефону;29 — позначка про виконання документа та направлення його до справи;30 — позначка про перенесення даних на машинний носій;31 — позначка про надходження.

Обов'язкові реквізити. Назва організаціїНазва виду документа. Дата документа. Реєстраційний індекс документа. Текст документа. Підпис. Якщо у документі відсутній або неправильно оформлений один із цих реквізитів, документ втрачає чинність, не має юридичної сили.

4. Логічність і аргументованість викладу. 5. Відсутність індивідуальних рис стилю. 6. Лексика здебільшого нейтральна, вживається в прямому значенні.

Основними рисами тексту ділових документів є: Нейтральний тон викладу змісту лише у прямому значенніТочність та ясність повинні поєднуватися з лаконічністю, стислістю та послідовністю викладу фактів. Документа-льність, наявність реквізитів, котрі мають свою черговість. Наявність усталених одноманітних мовних зворотів, висока стандартизація вислову. Сувора регламента-ція тексту

Текст документа складається з логічних елементів: Доказ (основна частина)Готує адресата до сприймання теми (подається історія питання, зазначається привід, що став підставою створення документа і тому подібне). Формулюється мета, заради якої складено документ. Воно може бути як активним, так і пасивним. Активне закінчення точно зазначає, яку дію мусить виконати адресат, пасивне – інформує його про якийсь факт, обставину тощо. Викладається суть питання (докази, міркування, пояснення, які можуть супроводжуватися цифрами, розрахунками, посиланнями на законодавчі акти, інші аргументи). Вступ. Закінчення

Рубрикація тексту Рубрикацією називається членування тексту на складові частини, графічне відокремлення однієї частини від другої, а також використання заголовків, нумерації та ін. Найпростішою рубрикою є абзац – відступ вправо на початку першого рядка кожної частини тексту. Цифрова система рубрикаціїВажливими засобами рубрикації є заголовки та підзаголовки. Наприклад, розділи: 1, 2, 3. Глави першого розділу – 1.1., 1.2., 1.3. і т д.

Нумерація сторінок тексту Якщо текст оформлений на кількох сторінках, то кожна сторінка його, окрім першої, повинна бути пронумерована. У документах, оформлених на двох і більше аркушах паперу, нумерація сторінок починається з другої.

Способи виділення тексту в документах Підкреслення частини тексту суцільною або пунктирною лінією. Наприклад, «Технологія обробки і історія. Відображення і дисперсія світла»Написання літер жирним шрифтом  або курсивом. Наприклад: «Велике значення для розвитку держави має міцна фінансова система", "Велике значення для розвитку держави має міцна фінансова система»Написання через розрядку (пробіл), яке виглядає як рівномірні пропуски між літерами тексту. Наприклад,«В призматичних приладах інтервали х в и л ь зменшуються...»Допускає, в окремих випадках, виділення слів з акцентом чи пафосом в текстах великими буквами. Наприклад: «На зламі століть УКРАЇНА зайняла відповідне місце на карті світу...». Передбачає застосування в тексті іншого кольору шрифта. Як правило, текст має чорний колір шрифта.

Додаткові відомості в текстах службових документівдоповнююче пояснення до частини тексту. Примітка оформляється тільки на тій сторінці, де в тексті є вказівка про неї. Вказівка про примітку позначається арабською цифрою у верхньому індексі. Переносити примітку на іншу сторінку не дозволяється.доповнення до слова, фрази, речення. Виноска оформляється в кінці тексту, з урахуванням нижнього поля. Виноска позначається зірочкою (*). Виносок може бути кілька, якщо постала необхідність щось прокоментувати.доповнюють, пояснюють окремі питання документа або документ в цілому. Примітка. Виноска. Додаток

Примітка. Виноска. Додаток

Оформлення титульної сторінки. На титулці проставляється конкретна інформація, яка відповідає змісту, вказує на виконавця документа (роботи), дату створення (видання), місце видання і, подеколи, має прив'язку до організації (підприємства) чи структурного підрозділу (автор документа), де дана робота фіксувалася.

Практична вправа

Завдання. У мережі Інтернет відшукайте інформацію та створіть пам’ятку «Правила ділового листування: 5 обов’язкових пунктів». Уміння вести ділове листування, у тому числі електронною поштою, впливає на підвищення вашого ділового іміджу та, як наслідок, допомагає налагодити ділові відносини з потрібними бізнес-партнерами. Незнання або недотримання елементарних правил при складанні ділових листів ведуть до втрати робочого часу, а іноді - до взаємного нерозуміння.

Завдання на самостійну підготовку. За конспектом:опрацювати записи. Створіть документ, який міститиме діловий лист-прохання.